Mahnungen

Grundsätzlich ist das Mahnwesen in das externe Buchhaltungsprogramm integriert, mit dem Vertec über eine Schnittstelle verbunden ist. Mahnungen und Zahlungskontrolle werden dann von diesem übernommen.

Es gibt jedoch in Vertec die Möglichkeit, ein eigenes Mahnwesen aufzubauen.

Konzept

  • Rechnungen müssen über eine Zahlungskondition verfügen
  • Zur Zahlung fällige Rechnungen durchsehen
  • Mahnstufe auf der Rechnung einstellen
  • Mahnung (Word-Bericht) unter Berücksichtigung der Mahnstufe drucken
  • Rechnung als bezahlt markieren

Zahlungskondition Debitoren definieren

Voraussetzung für dieses Beispiel ist es, dass bei den Rechnungen die Zahlungskondition angegeben ist. Siehe dazu den Artikel über Sektion Zahlungskonditionen.

Sobald in den Systemeinstellungen > Buchhaltung eine Zahlungskondition Debitoren ausgewählt wurde, verfügen die Rechnungen automatisch darüber. Sie müssen also einfach sicherstellen, dass an dieser Stelle eine Zahlungskondition ausgewählt ist.

Zur Zahlung fällige Rechnungen durchsehen

Für die Durchsicht von fälligen Rechnungen bieten sich Ordner an,  welche die Rechnungen nach verschiedenen Kriterien filtern.

mahnwesen_ordnerstruktur.png

Da es sich immer um unbezahlte Rechnungen handelt, erstellt man am besten als erstes einen SQL-Ordner als Basis, der alle unbezahlten Rechnungen filtert. Auf dieser Basis können dann Abfrage-Ordner mit verschiedenen Filtern aufgebaut werden. Das braucht weniger Laufzeit als z.B. das Erstellen von Expression-Ordnern.

SQL-Ordner mit allen offenen Rechnungen als Basis erstellen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, in dem Sie den Basisordner erzeugen wollen, und wählen Sie Neu > SQL-Ordner. Diesen füllen Sie wie folgt aus:

  • Bezeichnung: Unbezahlte Rechnungen
  • Klasse: Rechnung

Abfragen definieren

  • Button Neu fügt eine neue Zeile hinzu. Geben Sie folgende Expression ein:

    verrechnet <> 0 and bezahlt = 0 and proforma = 0

  • Suchdialog anzeigen: Nein

unbezahlterechnungen.png

Nimmt alle Rechnungen, die verrechnet sind, aber noch nicht bezahlt.

Abfrageordner mit verschiedenen Kriterien aufbauen

Aufbauend auf diesem Basis-Ordner können nun diverse Abfrage-Ordner erstellt werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, in dem Sie die Ordner erzeugen wollen, und wählen Sie Neu > Abfrage-Ordner.

1. Schritt: Basisordner anfügen

Auf dem Reiter Abfrage klicken Sie auf den Button Neu, um eine neue Zeile einzufügen. Über den Button mit den drei Punkten wählen Sie als erstes jeweils den oben erstellten Ordner Unbezahlte Rechnungen an mit der OP Anfügen.

abfrageordner_auswaehlen.png

2. Schritt: Expression eingeben zum filtern

Klicken Sie dann wieder auf Neu, um eine weiter Zeile einzufügen. Wählen Sie als OP Expression aus. Im Feld mit den drei Punkten erscheint self. Wenn Sie auf den Button mit den drei Punkten klicken, erscheint der Expression-Editor.

Hier folgend finden Sie Beispiele für Expressions, die Sie verwenden können, um die Rechnungen gefiltert anzuzeigen.

  • Rechnungen überfällig:

    self->select(not bezahlt)->select(date.dateToFloat - datum.incDay(debiKondition.oclAsType(DebiKondition).frist).dateToFloat > 0)

    liefert alle Rechnungen, die seit mindestens einem Tag bezahlt sein sollten.
  • Rechnungen 1-15 Tage überfällig:

    self->select(not bezahlt)->select((date.dateToFloat - datum.incDay(debiKondition.oclAsType(DebiKondition).frist).dateToFloat > 0) and (date.dateToFloat - datum.incDay(debiKondition.oclAsType(DebiKondition).frist).dateToFloat <=15))

    liefert alle Rechnungen, die 1 - 15 Tage überfällig sind.
  • Rechnungen 16-30 Tage überfällig:

    self->select(not bezahlt)->select((date.dateToFloat - datum.incDay(debiKondition.oclAsType(DebiKondition).frist).dateToFloat > 15) and (date.dateToFloat - datum.incDay(debiKondition.oclAsType(DebiKondition).frist).dateToFloat <=30))

  • Rechnungen > 30 Tage überfällig:

    self->select(not bezahlt)->select(date.dateToFloat - datum.incDay(debiKondition.oclAsType(DebiKondition).frist).dateToFloat > 30)

Dabei wird vom aktuellen Datum (date) das Fälligkeitsdatum abgezogen und so die Differenz berechnet.

Das Fälligkeitsdatum berechnet sich aus dem Rechnungsdatum (datum), zu dem die Zahlungsfrist (debiKondition.oclAsType(DebiKondition).frist) hinzugezählt wird (incDay).

Spalten erzeugen

Zur guten Übersichtlichkeit schlagen wir innerhalb obiger Ordner die Erstellung folgender Spalten vor:

  • Betrag ausstehend:

    total - betragBezahlt

  • Fällig am:

    datum.incDay(debiKondition.oclAsType(DebiKondition).frist)

Weitere Informationen zum Einrichten von Spalten finden Sie im Artikel Listeneinstellungen editieren.

Mahnstufe einstellen

Auf der einzelnen Rechnung, Reiter Weitere Info, befindet sich das Feld Mahnstufe.

mahnstufe.gif

Für die Mahstufen gibt es keine Vorgaben, sie können diese so verwenden, wie Sie möchten. Wichtig ist einfach, dass Sie in der Vorlage des Mahnbriefes (siehe weiter unten) die gleichen Mahnstufen verwenden.

In unserem Beispiel (sowie in der von Vertec mitgelieferten Vorlage für den Mahnbrief) werden die Mahnstufen wie folgt verwendet:

  • Jede Ziffer ausser 2 und 3 (inkl. 0): 1. Mahnung.

    Der Standardwert der Mahnstufe auf der Rechnung ist 0. Wenn Sie die Mahnung also ausdrucken, ohne an der Mahnstufe etwas zu verändern, erscheint die normale 1. Mahnung.

  • 2 für die 2. Mahnung
  • 3 für die 3. Mahnung

Rechnungen nach Mahnstufen einsehen

Auch für die Durchsicht der Rechnungen nach Mahnstufen können Sie ebenfalls Abfrage-Ordner erzeugten. Führen Sie jeweils zuerst Schritt 1 des obigen Abschnitts Abfrageordner mit verschiedenen Kriterien aufbauen aus. Die Expressions für Schritt 2 lauten dann wie folgt:

  • Rechnungen Mahnstufe 1: Expression:

    self->select((mahnstufe <> 2) and (mahnstufe <> 3))

    für alle Mahnstufen ausser 2 und 3 bzw.

    self->select(mahnstufe = 1)

    falls als Mahnstufe z.B. 1 eingegeben wird.

  • Rechnungen Mahnstufe 2: Expression:

    self->select(mahnstufe = 2)

  • Rechnungen Mahnstufe 3: Expression:

    self->select(mahnstufe = 3)

Spalten erzeugen

Zur guten Übersichtlichkeit schlagen wir innerhalb obiger Ordner die Erstellung folgender Spalten vor:

  • Betrag ausstehend: Expression: total-betragBezahlt ; summiert
  • Mahnstufe: Expression: mahnstufe

Weitere Informationen zum Einrichten von Spalten finden Sie im Artikel Listeneinstellungen editieren.

Mahnbrief anpassen

Die Vorlage für den Mahnbrief finden Sie in Ihrem Vertec Reportvorlagen-Verzeichnis.

In der Mahnbrief-Vorlage sind verschiedene Text-Blöcke so definiert, dass sie je nach auf der Rechnung eingestellter Mahnstufe ausgedruckt werden. Auf diese Art ist es möglich, mit der gleichen Vorlage jeweils auch 2. und 3. Mahnungen versenden zu können.

Vordefiniert sind die Mahnstufen:

  • Jede Ziffer (inkl. 0) ausser 2 und 3: 1. Mahnung.

    Der Standardwert der Mahnstufe auf der Rechnung ist 0. Wenn Sie die Mahnung also ausdrucken, ohne an der Mahnstufe etwas zu verändern, erscheint die normale 1. Mahnung.

  • 2 für die 2. Mahnung
  • 3 für die 3. Mahnung

Wenn Sie andere oder mehr Mahnstufen benötigen, können Sie diese nach dem Beispiel in der Vorlage frei definieren. Es muss jeweils einfach die Expression in der Word-Vorlage mit der Mahnstufe übereinstimmen.

Mahnung anpassen

ESR Codierzeile mit offenem Betrag

Für Mahnungsrechnungen steht ab der Version 5.6 die Kodierzeile auf dem Einzahlungsschein mit dem offenen (ausstehenden) Betrag anstelle des gesamten Rechnungsbetrags zur Verfügung. Dafür gibt es ein Attribut namens VESRKodierzeileOffen.

So wird es möglich, bei Mahnungen auch von Teilbeträgen einen Einzahlungsschein beizulegen. Passen Sie einfach die Expression (bisher: VESRKodierzeile) entsprechend an.

  • VESRKodierzeileOffen: Berechnet sich aufgrund von Rechnung.betragOffen.
  • VESRKodierzeile: Berechnet sich aufgrund von Rechnung.total.

Für die Anpassung von Word-Berichten siehe den Artikel Word-Berichte.

Mahnbrief aktivieren

Der Mahnbrief ist in Vertec standardmässig registriert, jedoch inaktiv geschaltet. Wenn Sie ihn aktivieren möchten, doppelklicken Sie im Ordner Einstellungen > Berichtsvorlagen den Bericht Mahnung (Word) und machen Sie bei ein Häkchen bei aktiv.

bericht_aktivieren.gif

Mahnbrief ausdrucken

Einen Mahnbrief können Sie nun normal im Word ausdrucken: Öffnen Sie die Rechnung. Über das Menü Drucken ist der oben aktivierte Mahnbrief abrufbar:

mahnung_drucken.gif

Rechnung als bezahlt markieren

Damit die Rechnungen nach der Bezahlung in den Filterordnern nicht mehr erscheinen, müssen sie als bezahlt markiert werden.

Haben Sie ein Buchhaltungsprogramm angeschlossen, kann dies über die entsprechende Zahlungs-Schnittstelle geschehen.

Sie können das aber auch im Vertec machen, indem Sie auf der entsprechenden Rechnung die Zahlungen manuell erfassen (Menü Eintrag > Neu > Zahlung). Damit können sowohl Teil- als auch Vollzahlungen erfasst werden.

zahlung.gif

Wichtig ist, dass Sie bei der Zahlung die Option Rechnung als bezahlt markieren anwählen. Dadurch wird auf der Rechnung das Häkchen bezahlt gesetzt.


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