BMD Debitoren Schnittstelle (alt)

Produktlinien: Expert
Module: Leistung & CRM
Erstellt: 18.04.2017, Änderung:
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Bei der BMD Debitoren Schnittstelle handelt es sich um eine Dateischnittstelle. Es werden keine Daten live übertragen, sondern laufend in csv-Dateien geschrieben. Allfällige Fehler beim Import haben keinen Effekt auf die zugrunde liegenden Daten in Vertec. Fehler müssen manuell behoben werden. Für den Import / Export der besagten Dateien ist der Kunde verantwortlich.

Installieren der Schnittstelle

Die BMD Debitoren Schnittstelle erhalten Sie in Form einer Datei namens FibuBMD.py bei Ihrem Vertec Betreuer. Legen Sie diese im Unterordner Extensions Ihres Vertec Installationsverzeichnisses ab und starten Sie Vertec neu.

Öffnen Sie dann in Vertec im Ordner Einstellungen die Extensions. Sie müssen dazu als Administrator in Vertec angemeldet sein. Wählen Sie die BMD Debitoren Schnittstelle und drücken Sie den Installieren-Button.

Systemeinstellungen in Vertec

Einige Systemeinstellungen werden für alle Debitorenschnittstellen installiert. Diese sind im Artikel Systemeinstellungen > Buchhaltung aufgelistet.

Spezielle Systemeinstellungen für die BMD Detitoren Schnittstelle sind:

BMD Exportpfad für CSV Dateien: Alle Dateien, welche von der Schnittstelle geschrieben oder gelesen werden, befinden sich im Dateiverzeichnis, welches hier hinterlegt werden kann.

PropertyName: BMDExportPath. StringProperty.

BMD nächste Kundennummer: Die Nummer des nächsten zu erstellenden Debitor-Personenkontos (fortlaufende Nummer) in BMD wird hier eingetragen. Sie muss zum Nummernkreis in BMD passen. Die Nummer wird automatisch inkrementiert. Wird jedoch in BMD ein Wert verändert, z.B. eine neue Adresse erzeugt, muss der Wert in Vertec manuell entsprechend angepasst werden.

PropertyName: BMDNextKundenNumber. IntegerProperty.

Debitor Adresse beim Buchen überschreiben: BMD speichert das Sammelkonto auf dem DebitorPK. Dieses kann beim Buchen nicht mitgegeben werden. Aus diesem Grund muss diese Systemeinstellung immer auf JA sein, wenn Sie mit der BMD Debitoren Schnittstelle arbeiten und Sammelkonti haben, die sich ändern können. Damit wird vor jeder Buchung / Storno der Debitor aktualisiert.

PropertyName: AutoUpdateDebitor. BooleanProperty.

Sperrdatum Buchhaltung: Gibt an, ab welchem Datum Buchungen zulässig sind. Buchungen mit älterem Datum werden mit Fehlermeldung zurückgewiesen. Wird nichts angegeben, sind alle Buchungen zulässig.

PropertyName: SperrdatumBuchhaltung. StringProperty.

Einrichten der MwSt-Typen in Vertec

In Österreich sind die MwSt-Typen in ihren Ausprägungen gesetzlich standardisiert. Dabei kann ein MwSt-Typ mehrere verschiedene Prozentsätze haben. Der Code des MwSt-Typen bleibt dabei allerdings gleich. So gibt es beispielsweise den MwSt-Typ "1" mit 0, 10, 12, 13 und 20 Prozent.

Da Vertec den MwSt-Typen über seinen Code bestimmt, müssen diese für BMD etwas speziell erfasst werden: Der Code besteht dabei aus dem Code, gefolgt von einem Leerzeichen und dann vom Prozentsatz in Klammern. Dies gewährleistet, dass Vertec den Prozentsatz richtig bestimmen kann. Weiter bietet es den Vorteil, dass im Vertec auf der Seite Buchhaltung einer Rechnung der Prozentsatz eingesehen werden kann.

Debitoradressen schreiben / aktualisieren

Auf Adressen und Projekten in Vertec können über das Menü Aktionen > Buchhaltung die Funktionen Neue Adresse in Debitorbuchhaltung erstellen und Adressdaten in Debitorbuchhaltung aktualisieren ausgeführt werden.

  • Neue Adresse in Debitorbuchhaltung erstellen: Dabei wird eine neue Debitoradresse angelegt und die in den Systemeinstellungen angegebene nächste Kundennummer verwendet. Diese wird auf der Adresse bzw. dem Projekt automatisch ins Feld Personenkonto eingetragen.
  • Adressdaten in Debitorbuchhaltung aktualisieren: Mit dieser Funktion werden die Adressdaten in BMD durch die Adressdaten in Vertec überschrieben. Die Identifikation der Debitoradresse erfolgt über die Personenkontonummer.

Diese Vorgänge werden jeweils in die Arbeitsdatei Stammdaten.csv  geschrieben, welche im oben genannten BMD Exportpfad für CSV Dateien abgelegt wird.

Rechnungen buchen / stornieren

Über die Rechnungsstellung können Rechnungen in Vertec gebucht und storniert werden. Die Rechnungsnummer wird von Vertec generiert. Sie ist der einzige Identifikator einer Rechnung in BMD. Mehr dazu in unserem Knowledge Base Artikel zur Rechnungsstellung.

Die Buchungsvorgänge werden pro Mandant in eigene Arbeitsdateien geschrieben, welche im oben genannten BMD Exportpfad für CSV Dateien abgelegt werden. Dabei ist die Mandantkennung Teil des Dateinamens. Die Namen der Buchungsdateien folgen dem Muster Buchungen_Mandantkennung.csv. Für einen Mandanten mit Kennung 1 lautet der Dateiname demzufolge Buchungen_1.csv.

Vor dem Einlesen in BMD

Bevor Sie die Buchungsdaten in BMD einlesen können, müssen Sie in Vertec die Buchungsdateien abschliessen. Klicken Sie dafür auf Menü Aktionen > BMD Buchungsdateien abschliessen. Dieser Befehl überführt die Daten aus den Arbeitsdateien (sowohl Stammdaten als auch Buchungsdaten) in Importdateien mit voranstehendem Datums-/Zeitstempel.

Diese Dateien werden von Vertec nicht mehr verändert und können in BMD eingelesen werden. Bei anschliessenden erneuten Buchhaltungsbefehlen in Vertec legt Vertec selbstständig neue Arbeitsdateien an.

Daten in BMD einlesen

Um die korrekte Übertragung der hinterlegten Sammelkonti zu gewährleisten, muss vor jedem Einlesen einer Buchungsdatei die zugehörige Stammdatendatei eingelesen werden. Siehe dazu auch die Erläuterungen bei der Systemeinstellung Debitor Adresse beim Buchen überschreiben.

  1. Lesen Sie also zuerst die Datei YYYYMMDD_HHMM_Stammdaten.csv in den Stammdaten ein. Diese Datei kann vom Kunden nach Wunsch in mehreren Mandanten importiert werden.
  2. Importieren Sie dann das entsprechende Buchungsfile YYYYMMDD_HHMM_Buchungen_Mandant.csv. Da es nicht möglich ist, BMD in den Buchungsdateien eine Mandantkennung mitzugeben, muss der Anwender hier dafür besorgt sein, die Importdateien in den jeweils korrekten Mandanten einzulesen.

Übertrag BMD > Vertec

BMD kann Daten in Dateien exportieren, welche von Vertec gelesen werden können. Es können folgende Daten übertragen werden:

Stammdaten

Bei den Stammdaten werden nicht die ganzen Datensätze von BMD nach Vertec übertragen, sondern jeweils nur die Nummer und Bezeichnung jeden Eintrages. Diese Daten können in Vertec auf den entsprechenden Feldern über die drei Punkte ausgewählt werden.

Damit das funktioniert, müssen sich die Dateien der entsprechenden Namen im BMD Exportpfad für CSV Dateien befinden.

Da die Daten aus BMD keinen Bezug zu ihrem Ursprungsmandanten haben, ist es Vertec nicht möglich, mandantenspezifische Daten aus BMD zu übernehmen. Denn pro Datenart (Konten, Zahlungskonditionen, etc.) darf es nur eine Datei geben. Dies funktioniert z.B. für den Kontenplan, wenn die verschiedenen Mandanten denselben Kontenplan teilen. Gleiches gilt für Kostenstellen. Personenkonti sind naturgemäss mandantspezifisch und können nicht mandantübergreifend verwendet werden. Bei der Verwendung von mehreren Mandanten in BMD ist eine Übertragung von Personenkontonummern nach Vertec somit nicht möglich.

Personenkontonummern

Die entsprechende Datei muss Kundenstammdaten.csv heissen.

Damit kann auf dem Projekt bzw. der Adresse im Feld Personenkonto das entsprechende Konto ausgewählt werden:

Gibt es in der FIBU noch kein entsprechendes Konto, gehen Sie nach Abschnitt Debitoradressen schreiben vor.

Kontenplan

Die entsprechende Datei muss Sachkonten.csv heissen.

Damit können im Vertec folgende Konti über die drei Punkte ausgewählt werden:

  • Ertragskonto für Leistungen
  • Ertragskonto für Spesen
  • Ertragskonto für Auslagen
  • Sammelkonto für Debitoren
  • Vorschusskonto

Kostenstellenplan

Die entsprechende Datei muss Kostenstellen.csv heissen.

Damit können im Vertec folgende Kostenstellen über die drei Punkte ausgewählt werden:

  • Kostenstelle Leistungen
  • Kostenstelle Spesen
  • Kostenstelle Auslagen

Zahlungsabgleich (Auszifferungen)

Aus BMD können die für eine Rechnung getätigten Auszifferungen nach Vertec eingelesen werden. Pro getätigte Auszifferung wird in Vertec eine Zahlung erstellt und der betreffenden Rechnung angehängt. Die Zahlung enthält folgende Daten: Ausgezifferter Betrag, Datum, Konto, Text und Belegnummer.

Auszifferungsliste in BMD erstellen

Die Datei namens Auszifferungsliste.csv muss in BMD manuell erstellt werden:

  1. Programm F110 Export Schnittstellen aufrufen
  2. Folgende Angaben ausfüllen: Firma, FIBU, Exportmodell, Buchungssymbol Bank, Von Periode, Bis Periode, Von Kunden, Bis Kunden:

Zahlungsabgleich in Vertec durchführen

Liegt eine Datei namens Auszifferungsliste.csv im BMD Exportpfad für CSV Dateien, kann über Menü Einstellungen > Zahlungsabgleich der Zahlungsabgleich in Vertec durchgeführt werden.

Eine einmal erstellte Zahlung wird durch ein erneutes Importieren derselben Auszifferungsdatei nicht erneut erstellt, es entstehen keine Dubletten. Sobald der Betrag aller Zahlungen einer Rechnung den Betrag selbiger erreicht, wird die Rechnung als bezahlt markiert.

Beim Import der Auszifferungen sind keine Mandantinformationan aus BMD vorhanden. Vertec kann die in der Datei Auszifferungsliste.csv gefundenen Daten nur anhand der Rechnungsnummer in Vertec zuordnen. Wird von Vertec in mehrere BMD Mandanten gebucht und die Rechnungen in Vertec tragen (in den unterschiedlichen Mandanten) dieselben Nummern, so ist eine eindeutige Zuordnung nicht möglich und das Ergebnis des Zahlungsabgleichs wird nicht sinnvoll sein.