Outlook Adressen Export

Zuerst wird die Outlook Adressen Export Schnittstelle installiert und in den Systemeinstellungen die entsprechenden Ordner hinterlegt. Das genaue Vorgehen ist im Artikel Installation Outlook Adress-Schnittstelle beschrieben.

Nachdem Sie die Outlook Adressen Schnittstelle entsprechend inbetrieb genommen haben, kann im Vertec mit der rechten Maustaste auf eine einzelne Adresse oder einer Liste von ausgewählten Adressen der Export ausgeführt werden:

Alternativ dazu können alle Vertec Adressen aus dem in den Systemeinstellungen hinterlegten Vertec Adressen Export Ordner exportiert werden, indem man den Meupunkt Optionen > Adressen in Outlook exportieren wählt.

Damit dieser Punkt im Menu erscheint, muss der aktuelle Benutzer über die Berechtigung Adress-Administrator oder (ab Version 5.8) Adress-User verfügen.

Kopplung der Outlook Kontakte an die Vertec Adressen

Vertec Versionen vor 5.7: Für die Kopplung von Outlook Kontakten an Vertec wird das Outlook Standard-Feld YomiFirstName verwendet, in welchem die ID des Vertec-Objekts gespeichert wird.

Vertec Versionen ab 5.7: Mit Vertec 5.7 wird die Version 151 der Outlook Adress-Export Schnittstelle installiert. Da das Feld YomiFirstName auf dem iPhone für die Sortierung der Adressen verwendet wird, was zu Problemen führte, wurde der Export so umgestellt, dass in den Outlook Kontakten ein benutzerspezifisches Feld namens vtcID erstellt wird, in welchem die Vertec ID abgelegt wird. Die Synchronisierung achtet neu auf dieses Feld.

Umstellung von älteren Versionen auf Vertec 5.7: Sobald Vertec nach dem Update eine Verbindung zu Outlook herstellt, wird in allen Kontakten, welche im Feld YomiFirstName eine Zahl hinterlegt haben, das neue Feld vtcID erstellt, der Wert aus YomiFirstName übernommen und YomiFirstName geleert. Deshalb kann der erste Aufruf je nach Datenmenge einige Zeit in Anspruch nehmen.

Outlook Kontakte, zu welchen keine korrespondierenden Vertec Adressen mehr existieren, werden gelöscht, sofern die Systemeinstellung Adressen > Nicht mehr verknüpfte Adressen entfernen auf JA eingestellt ist.

Möglicher Fehler wegen Berechtigung

Das Feld vtcID wird auch auf dem Ordner erstellt. Dabei kann folgender Fehler auftreten:

 "Sie besitzen nicht die erforderliche Berechtigung, um diesen Vorgang auszuführen." 

Abhilfe bieten folgende beiden Möglichkeiten:

  • Den ersten Export als Besitzer des Ordners ausführen (der Besitzer ist erkennbar über Rechtsklick > Eigenschaften).
  • Der Besitzer des Ordners gibt "allen" die Besitzer Rolle.

Batch Benutzung

Zusätzlich zur oben beschriebenen Benutzung besteht die Möglichkeit, von der Kommandozeile aus alle Vertec Adressen aus dem in den Systemeinstellungen hinterlegten Vertec Adressen Export Ordner zu exportieren. Dies geschieht mit folgender Kommandozeile:

[pfad] /USERNAME [username] /PASSWORD [password] /BATCH /ADRESSENEXPORT

wobei pfad den Netzwerkpfad zum Vertec.exe bezeichnet. Der unter username angegebene Benutzer muss mindestens über Adressadministratoren Rechte verfügen, damit der Export durchgeführt werden kann.

Im Outlook wird das Profil des zur Zeit eingeloggten Users verwendet. Dies ist beim Scheduling der unter Ausführen als angegebene User.

Zur Verwendung der Adressenschnittstelle als Geplanter Vorgang (Scheduling) unter Windows siehe den Artikel Vorgänge in Vertec automatisieren.

Mögliches Problem mit Outlook 2010

Mit Outlook 2010 kann es vorkommen, dass beim Adressenexport von Vertec ins Outlook das + der Ländervorwahl nicht exportiert wird. Dies ist ein bekanntes Outlook 2010 Problem, welches auch ohne Vertec reproduziert werden kann , indem  man versucht, in Outlook einen Kontakt zu erfassen mit einer Telefonnummer, welche mit einer Landesvorwahl mit + beginnt. Dieses wird von Outlook dann einfach abgeschnitten (siehe dazu das Microsoft Forum).

Abhilfe

Navigieren Sie in der Windows Systemsteuerung zum Punkt Telefon und Modem. Folgendes Fenster erscheint:

Bestätigen Sie dies mit OK. Daraufhin erscheint folgendes Fenster:

Bestätigen Sie dies ebenfalls mit OK. Danach kann Outlook mit dem + vor der Landesvorwahl richtig umgehen.


24.10.2005 | 12.08.2013: Hinweis auf Adress-User Berechtigung ab Version 5.8
Produktlinien: Standard, Expert
Module: Leistung & CRM