Installation Outlook Adress-Schnittstelle

Die Outlook Adressen Schnittstelle ermöglicht es, Adressen von Vertec in Microsoft Outlook zu exportieren oder von Microsoft Outlook in Vertec zu importieren. Nachfolgend finden Sie eine Anleitung zur Installation der Outlook Schnittstelle.

Installation der Schnittstelle

Zur Installation der Schnittstelle gehen Sie wie folgt vor:

  1. Im Vertec-Verzeichnis auf dem Server befindet sich ein Unterverzeichnis für die Extensions (C:\Programme\Vertec\Extensions).
  2. In diesem Verzeichnis müssen sich die Dateien Outlook.py und ExtAdressOutlookExport.ini für den Outlook-Export bzw. ExtAdressOutlookImport.ini für den Outlook-Import befinden. Weiter muss auf dem PC oder Server, auf dem der Import/Export laufen soll, Outlook installiert sein (Exchange-Server reicht nicht).
  3. Starten Sie Vertec und melden Sie sich als Administrator an.
  4. Klicken Sie auf den Menübutton Einstellungen> Extensions.
  5. Im Dialog Extension Manager wählen Sie die zu installierende Schnittstelle und klicken anschliessend auf den Button >>.

Systemeinstellungen

Für die Funktionsfähigkeit der Schnittstelle müssen folgende Systemeinstellungen gesetzt werden:

Outlook Kontakte Ordner

Bestimmen Sie den Outlook Kontakte Ordner, in den die Vertec Adressen exportiert bzw. aus dem sie importiert werden sollen. Unter Systemeinstellungen > Adressen können Sie das Property Outlook Export Kontakte Ordner bzw. Outlook Import Kontakte Ordner setzen.

Klicken Sie in der Classic App auf den Button mit den drei Punkten. Es erscheint folgender Dialog:

Lassen Sie diesen Dialog offen und wechseln Sie ins Outlook. Markieren Sie im Outlook den gewünschten Kontakte Ordner. Kehren Sie dann ins Vertec zurück und klicken Sie in diesem Dialog auf OK. Der im Outlook aktuell markierte Ordner wird eingetragen.

Ab Outlook 2010 wird im Outlook der öffentliche Ordner mit den Benutzerinfos ergänzt (In der Form öffentlicher Ordner - peter.muster). Dies macht es schwierig, diesen Ordner in den Vertec Systemeinstellungen zu definieren, da er benutzerspezifisch ist. Neu gibt es dafür eine Variable in Vertec namens default public. So kann der Pfad wie folgt angegeben werden:

default public\kontaktinfos

Wenn Sie den Pfad wie oben beschrieben auswählen (Ordner in Outlook ansteuern, dann in den Systemeinstellungen auf OK klicken), wird er automatisch so eingetragen.

Vertec Adressen Export Ordner

Das zweite Property Vertec Adressen Export Ordner wird für den Outlook-Export benötigt, um die Schnittstelle im Batchmodus zu betreiben. Es definiert einen Vertec Ordner, aus dem alle vorhandenen Adressen ins Outlook exportiert werden. Klicken Sie auf die drei Punkte um den Dialog aufzurufen.

Wichtig:

  • Die Benutzer, welche Adressen exportieren sollen, müssen auf diesem Ordner Schreibberechtigung haben.
  • Die Quell- und Zielordner für die Outlook Schnittstelle sind im Vertec nicht benutzerspezifisch. Sie gelten somit für alle Mitarbeiter. Es ist aber möglich, das Ganze so einzurichten, dass es doch benutzerspezifisch ist:

Einrichten eines "benutzerspezifischen" Systems

Der Pfad, der als Quell- und Zielordner eingetragen wird, ist relativ. Das heisst, dass auch persönliche Ordner ausgewählt werden können. Wichtig dabei ist, dass sich ein Ordner dieses Namens jeweils bei jedem Mitarbeiter befindet.

Beispiel

Auf einer Adresse im Vertec kann ein Betreuer angegeben werden. Jeder Mitarbeiter, der irgendwo als Betreuer angegeben ist, erhält einen Unterordner betreute Adressen. Dieser kann ausgewählt werden als Quellordner für den Outlook-Export:

Im Outlook funktioniert es gleich: Im Beispiel oben wurde der Ordner Kontakte aus den persönlichen Ordnern ausgewählt (Outlook Export Kontakte Ordner). Die Variable default zeigt dabei auf das Postfach des einzelnen Benutzers.

default/Kontakte

Einrichten des Mapping-Files

Mittels des Mapping Files kann die Zuordnung von Outlook Feldern zu den Vertec Feldern bestimmt werden. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie in den Artikeln Mapping-File (Export) bzw. Mapping-File (Import).


07.06.2002 | 18.07.2012: Hinweis auf default public bei Outlook 2010.