Einen Word-Bericht seriendruckfähig machen

Damit ein normaler Vertec Word-Brief an mehrere Adressen gleichzeitig gesendet werden kann, müssen gewisse Anpassungen vorgenommen werden.

Am Besten stellen Sie zuerst die Ansicht im Word so um, dass Sie alle Formatierungszeichen und die Textmarken sehen. Im Menü Datei > Optionen > Anzeige können Sie die Ansicht umstellen:

1. Variable für die Adresse anpassen

In den von Vertec mitgelieferten Briefvorlagen ist als Expression für die Empfängeradresse optarg.adresstext gesetzt.

Für einzelne Briefe ist dies richtig, weil so zusätzlich zur Adresse, die in Vertec angegeben ist, auch die optionale Adresse berücksichtigt wird, die man im Druckdialog angeben kann (siehe zu diesem Thema den Artikel über den Druckdialog bei Word-Berichten.

Bei Briefen, die an mehrere Adressen gesendet werden sollen, funktioniert dies nicht. In diesem Fall muss als Expression adresstext gesetzt werden.

2. Seitenumbruch richtig setzen

Damit die Seitenumbrüche richtig kommen, muss am Schluss des Reports ein Abschnittswechsel gesetzt werden. Setzen Sie dafür den Curson an den Schluss des Reports und wählen Sie Menü Seitenlayout > Umbrüche > Abschnittsumbrüche > Fortlaufend.

Der Abschnittswechsel (fortlaufend) erscheint in Ihrem Report. Doppelklicken Sie darauf und stellen Sie sicher, dass bei Abschnittsbeginn Neue Seite angegeben ist:

Möchten Sie Seitenzahlen pro Abschnitt setzen, beachten Sie den Artikel Seitenzahlen bei Word-Berichten.

3. Das Masterband um alles herum setzen

Wichtig ist, dass sich der Abschnittswechsel wirklich ganz am Schluss des Reports befindet, damit nicht am Anfang des nächtsten Reports noch Leerzeilen kommen.

Um dies sicherzustellen, muss das Masterband so gesetzt werden, dass es unmittelbar nach dem Abschnittswechsel aufhört. Zeichen ausserhalb des Masterbands werden beim Erstellen des Reports nicht beachtet.

Markieren Sie den gesamten Text bis und mit Abschnittswechsel und klicken Sie auf Menü Einfügen > Textmarke. Markieren Sie das bereits bestehende Masterband und klicken Sie auf Hinzufügen. Das Masterband wird damit neu gesetzt:

Damit ist der Report angepasst und kann nun an mehrere Adressen gleichzeitig versandt werden.


09.10.2009 | 12.09.2011: Anpassen an Word 2010 inkl. neue Screenshots, Link zu Seitenzahlen-Artikel.
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