Zahlungen erfassen

Falls Sie Ihre Debitorbuchhaltung in einem Buchhaltungsprogramm abwickeln, erfassen Sie die Zahlungen direkt im Buchhaltungsprogramm. Falls es eine Zahlungs-Schnittstelle von Ihrem Buchhaltungsprogramm zu Vertec gibt, können die Zahlungen mit Vertec abgeglichen werden. Siehe dazu auch den Artikel Übersicht Zahlungsabgleich.

Sie können die Zahlungen im Vertec auch manuell erfassen. Auf der Rechnung, für die Sie eine Zahlung erfassen möchten, klicken Sie auf Menü Eintrag > Neu > Zahlung. Es öffnet sich folgendes Fenster:

  • Zahlungstyp: Für die manuelle Erfassung von Zahlungen muss mindestens ein Zahlungstyp vorhanden sein. Wählen Sie hier den entsprechenden Zahlungstyp aus.

  • Zahlungsdatum: Hier ist der heutige Tag voreingetragen. Sie können das Datum manuell ändern, falls nötig.

  • Betrag: Als Zahlungsbetrag ist der Totalbetrag der Rechnung bereits voreingetragen. Falls es sich um eine Teilzahlung handelt, können Sie den Betrag auch manuell anpassen.

  • Rechnung als bezahlt markieren: Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, wird die Rechnung als bezahlt markiert (siehe nachfolgenden Abschnitt):

Rechnung als bezahlt markieren

Ob eine Rechnung als bezahlt gilt, hängt nicht nur davon ab, ob der Betrag ausgeglichen, das heisst vollständig bezahlt wurde. Es gibt zusätzlich eine Option bezahlt auf der Rechnung. So können auch Rechnungen als bezahlt markiert werden, bei denen ein Restbetrag abgeschrieben wurde.

Wenn Sie zum Beispiel einen Filterordner anlegen, der alle als bezahlt markierten Rechnungen ausgibt, kann sich das Resultat unterscheiden von einem Filterordner, der alle Rechnungen ausgibt, bei denen der BetragBezahlt gleich dem Rechnungstotal ist.

Die Option bezahlt können Sie über die Zahlung setzen lassen (Rechnung als bezahlt markieren) oder auf der Rechnung manuell setzen, auf der Seite Weitere Info:

Wird die Option bezahlt auf der Rechnung manuell gesetzt, dann geschieht das, ohne dass der Betragbezahlt geändert wird. Wenn in einer Rechnungskontrolle eine Liste von Rechnungen mit den Spalten betragoffen und betragbezahlt verwendet wird, dann müssen für die Rechnugen auch Zahlungen erfasst werden, damit der betragoffen und betragbezahlt verändert werden. Andernfalls gilt die Rechnung zwar als "bezahlt" (die Checkbox) aber es ist keine Zahlung eingegangen/erfasst worden.

Informationen über den Button Bezahlen... auf dem Reiter Weitere Info

Der Button Bezahlen... auf dem Reiter Weitere Info auf der Rechnung (siehe Bild oben) stammt aus der Zeit bevor es die Möglichkeit der Erfassung von Zahlungen gab. Er diente dazu, bezahlte Beträge manuell zu erfassen. Der entsprechende Betrag wird dabei einfach abgezogen, es gibt weder eine History noch ist es möglich, auf übersichtliche Art Teilzahlungen zu erfassen. Wir empfehlen, diesen Button nicht mehr zu verwenden.

Um zu verhindern, dass durch Druck auf diesen Button aus Versehen der alte Mechanismus verwendet wird, kann der Button ab Vertec Version 5.8.0.19 über folgende Berechtigung deaktiviert werden:

Rechnung > xBetragBezahlt > Schreiben > verweigern

Ab Version 6.0 kann der Button auch via Customizing mit folgenden Zeilen ausgeblendet werden (ausser Classic App):

<Page Override="InvoiceFurtherInfo">
    <Button Override="Pay" Visible="False" />
</Page>

Die Zahlungsobjekte können weiterhin ganz normal erfasst werden.

In Versionen vor 5.8.0.19 ist die Berechtigung an die Erstellberechtigung (create) für Zahlung geknüpft.

Zahlungen einsehen

Erfasste Zahlungen finden Sie auf der Rechnung im Unterordner Zahlungen.

Die Zahlungen können auch z.B. in der Rechnungsliste angezeigt werden. Erstellen Sie eine Spalte Zahlungsbetrag mit der Spaltenexpression: zahlungen.betrag->sum. Sie sehen dann auf einen Blick, wieviel pro Rechnung schon bezahlt ist.

Zahlungen via Script

Es gibt es diverse Scripts als Unterstützung, um das manuelle Erfassen von Zahlungen zu automatisieren. Wenden Sie sich an Ihren Vertec Betreuer, wenn Sie ein solches Script bei sich einrichten möchten.


04.04.2006 | 12.03.2016: Informationen zum Button Bezahlen hinzugefügt. Artikel angepasst an Version 6.0.
Produktlinien: Standard, Expert
Module: Leistung & CRM