Wiederkehrende Rechnungen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten in Vertec, wiederkehrende Beträge in Rechnung zu stellen. Die effektive Lösung hängt davon ab, wie der zu verrechnenden Betrag in Vertec abgebildet wird. Wird jeweils eine Phase, Leistung, Spese oder Auslage in Rechnung gestellt? Oder soll von einem Betrag in Vertec wiederholt anteilmässig Rechnungen gestellt werden, bis der Betrag aufgebraucht ist?

Verschiedene Konzepte für verschiedene Fälle

Die Idee ist immer, dass man auf einer Phase (oder einem Projekt) alle Daten hat, die man für die wiederkehrende Verrechnung braucht. Am einfachsten ist die Verrechnung von z.B. Wartungsgebühren für Software, da kann einfach eine Auslage erzeugt und gleich auf einer Rechnung platziert werden. Schwieriger wird es bei Gebühren wie z.B. Hotline, weil da der Betrag als Vorschuss zu verstehen ist und man am Ende eine Schlussrechnung machen muss, damit das Benchmarking stimmt.

Die grundlegende Frage ist, welche Art von wiederkehrenden Rechnungen gestellt werden. Sind dies

  • Eigene Dienstleistungen wie z.B. Hotline (Dienstleistungsertrag)?
  • Nicht-eigene Leistungen wie Gebühren, Miete, Lizenzen etc. (Handelsertrag)?

Hier nachfolgend finden Sie ein paar Beispiele für verschiedene Fälle und Anwendungsbereiche. Diese Liste ist aber nicht abschliessend. Den Möglichkeiten sind fast keine Grenzen gesetzt. Wichtig ist, herauszufinden, welches System für Sie das Geeignete ist. Wenden Sie sich dafür an Ihren Vertec Betreuer.

Eigene Dienstleistungen (Dienstleistungsertrag) in Rechnung stellen

Hier gibt es verschiedene Varianten:

Regelmässige Teilrechnungen bis Pauschalbetrag erreicht

Hier werden pauschale Rechnungen gestellt. Eine allfällige Bewertung der erbrachten Leistungen erfolgt zum Rechnungszeitpunkt.

Hier kann nach dem Anwendungsfall: Regelmässige Teilrechnungen bis Pauschalbetrag erreicht vorgegangen werden.

Verrechnung mittels pauschaler Phase

Hier wird eine pauschale Phase in Rechnung gestellt. Die Bewertung der Leistungen erfolgt erst am Ende der gesamten Periode. Hier gibt es folgende Varianten:

  • Der Kunde bezahlt im Voraus: In diesem Fall wird am Anfang der Periode ein Vorschuss in Rechnung gestellt und eine pauschale Phase eröffnet, auf welche die Leistungen erfasst werden. Am Ende der Periode wird die Phase abgeschlossen und verrechnet, unter Abzug des Vorschusses. Es resultiert dann eine Nullerrechnung. Damit stimmt das Benchmarking.
  • Der Kunde bezahlt im Nachhinein: In diesem Fall eröffnet man am Anfang der Periode eine pauschale Phase, auf welche die Leistungen erfasst werden. Diese pauschale Phase wird am Ende der Periode normal abgeschlossen und dem Kunden in Rechnung gestellt.
  • Der Kunde bezahlt in Raten, z.B. 12 Monatsrechnungen. Hier kann nach dem Anwendungsfall: Zahlungspläne in Vertec einrichten vorgegangen werden.
    Siehe dazu auch das Beispiel auf der Funktionsseite Rechnungstellung wiederkehrende Beträge.

Nicht-eigene Leistungen (Handelsertrag) in Rechnung stellen

In diesem Fall ist ein System mittels Spesen oder Auslagen geeignet:

Periodische Wartungsrechnungen mittels Spesen

  • Auf einem Projekt werden Spesenvorlagen inkl. Periodizität und weiteren Angaben wie Anzahl, Preis etc. hinterlegt.

  • Ein Script erzeugt pro Spesenvorlage auf dem Projekt einen Speseneintrag mit Datum gemäss angegebener Periode und Anzahl und erstellt eine Rechnung an den Kunden.

Um ein solches System bei Ihnen einzurichten, wenden Sie sich bitte an Ihren Vertec Betreuer.


02.03.2015 | 30.03.2015
Produktlinien: Expert
Module: Leistung & CRM, Budget & Teilprojekte, Benchmarking, Fremdkosten