E-Rechnungen mit Vertec

Schweizerische Bundesverwaltung verlangt ab 2016 E-Rechnungen

Der Bundesrat der Schweiz hat beschlossen, die Lieferanten der Schweizerischen Bundesverwaltung zur Einreichung von elektronischen Rechnungen zu verpflichten, sofern der Vertragswert 5'000 Franken übersteigt. Alle Informationen dazu finden Sie auf www.e-rechnung.admin.ch.

Aber auch eine Vielzahl von anderen Firmen arbeiten bereits mit E-Rechnungen. Swisscom beispielsweise nennt aktuell 23'000 Firmen, die ihrer Handelsplattform Conextrade angeschlossen sind.

Rechnungsstellung mittels E-Rechnungen

Bei der elektronischen Rechnungsstellung übermitteln Sie die Daten in einem Metaformat (z.B. XML) an einen Interconnect-Partner (auch Service-Provider genannt), welcher die E-Rechnungen aus Ihren Daten im vom Empfänger verlangten Format gesetzeskonform erstellt, signiert und sicher dem Kunden übermittelt. Diese empfangen die E-Rechnung direkt in ihrem ERP-System oder E-Banking.

Erstellen von E-Rechnungen mit Vertec

Für die Erstellung von E-Rechnungen in Vertec ist die Linie Expert Voraussetzung.

Vorgehen

  1. Spezifikation. Die Spezifikation richtet sich einerseits nach den Anforderungen des Rechnungsempfängers und andererseits nach denen des Interconnect-Partners. Der Umfang der zu übermittelnden Daten (Rechnungsinhalte, Skonti etc.) kann von Kunde zu Kunde variieren und stellt die eigentliche Herausforderung für die Umsetzung in Vertec dar.
  2. Allenfalls Erweiterung in Vertec: Je nach Umfang kann es nötig sein, mit Zusatzfeldern und/oder Zusatzklassen sowie Constraints zu arbeiten.
  3. Ist die Spezifikation erstellt, wird das Vertec Python Script (siehe unten) für die Erstellung der E-Rechnung entsprechend daran angepasst. Das Script erstellt die XML Datei und allfällige Attachments und speichert sie an einem vordefinierten Ort, z.B. direkt im e-Service Connector für die automatische Weiterverarbeitung durch die Conextrade (oder einen anderen Interconnect Partner).

Für eine Implementation in Ihrem Vertec wenden Sie sich bitte an Ihren Vertec Betreuer.

Beispielimplementation

Nachfolgend das Beispiel einer Implementation in Vertec. Das Beispiel bezieht sich auf die Rechnung mit minimalem Inhalt der Spezifikation Version 3.1 der Swisscom für die Handelsplattform Conextrade. Es wird eine ETS-XML Datei erstellt sowie ein PDF als Beilage. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um eine Beispielimplementation handelt. Bei einer realen Umsetzung werden Sie mit eigenen Spezifikationen arbeiten.

Voraussetzungen in Vertec für das Beispiel

Die geforderten Daten müssen zur Verfügung stehen wie im Mapping-File beschrieben. Nachfolgend die Wichtigsten:

  • Unter Systemeinstellungen > Allgemein muss als Firma die eigene Firma hinterlegt werden. Diese muss über folgende Eigenschaften verfügen:
    • Name und Adresse gemäss Handelsregistereintrag.
    • Im Feld MWST-Nummer muss die MWST im UID-Format eingetragen sein (z.B. CHE-123.456.789 MWST).
  • Folgende zwei Systemeinstellungen müssen vorhanden und darin ein Pfad angegeben sein:

  • Falls Sie diese noch nicht haben, können Sie sie mit dem angegebenen Code über den VBScript-Editor einmalig erzeugen:
    cxtExportXMLcxtExportPDF
    option explicit
    dim p

    set p = Vertec.CreateObject("StringProperty")

    p.member("propertyname") = "cxtExportXML"
    p.member("propertycaption") = "Conextrade Exportpfad XML"
    p.member("auswahltyp") = 5
    p.member("gruppe") = 3 'Rechnung
    option explicit
    dim p

    set p = Vertec.CreateObject("StringProperty")

    p.member("propertyname") = "cxtExportPDF"
    p.member("propertycaption") = "Conextrade Exportpfad PDF"
    p.member("auswahltyp") = 5
    p.member("gruppe") = 3 'Rechnung
  • Als PDF wird der Standard-Bericht namens Rechnung (Word) mitgeliefert. Dieser muss unter diesem Namen in Vertec registriert sein (oder im Python Script der entsprechende Name geändert werden).
  • Das Script E-Rechnungen erstellen.py muss in Vertec wie folgt registriert sein:

E-Rechnung erstellen

Auf verrechneten Rechnungen kann nun eine E-Rechnung erstellt werden. Über Menü Eintrag (bzw. rechter Maustaste auf die Rechnung in der Liste) wird die E-Rechnung erstellt:

Falls noch nicht alle geforderten Daten vorhanden sind, erhalten Sie eine Informationsmeldung, und Sie können die Daten entsprechend ergänzen:

Ist die Erstellung der E-Rechnung erfolgreich abgeschlossen, erhalten Sie eine Bestätigung:

An den Orten, die Sie in den Systemeinstellungen hinterlegt haben, befinden sich nun die beiden Dateien:

Dateien

Spezifikation der Felder Beschreibung Business Values ETS 3.1 - Invoice_V1.06_DE.PDF
Mapping-File Vertec Mapping-File.xslx
Script E-Rechnung erstellen.py

28.07.2015 | 26.07.2016: Mapping-File ersetzt mit geänderten Kommentaren. Script und Property-Code im Text ersetzt wegen Schreibfehler (PFD statt PDF). Neue Screenshots.
Produktlinien: Expert
Module: Leistung & CRM