ESR im Vertec einrichten

Was ist ESR?

Als ESR bezeichnet man Einzahlungsscheine mit Referenznummer. Dieser Einzahlungsschein mit Referenznummer erlaubt den automatischen Zahlungsverkehr. Bei Zahlungen erhalten Sie als Begünstigter nur noch die Referenznummern zugestellt und können diese direkt in Ihr Buchhaltungsprogramm einlesen. Dabei gibt es VESR (Verfahren der Post) und BESR (Konto bei der Bank).

Als ESR+ wird der Einzahlungsschein ohne vorgedruckten Betrag bezeichnet.

Voraussetzungen

  • Um Einzahlungsscheine mit Referenznummer versenden zu können, brauchen Sie eine Teilnehmernummer. Diese können Sie bei der Post (VESR) oder bei Ihrer Bank (BESR) beantragen.
  • Auf dem Rechner, von dem aus die ESR gedruckt werden sollen, muss eine OCR-B Schrift installiert sein (siehe den Abschnitt über die Schrift weiter unten).
  • Sie benötigen eigene Rechnungsformulare mit integriertem (A4) oder separatem Einzahlungsschein.

Brauche ich VESR oder BESR?

    • Falls Sie ein Postkonto haben und die Einzahlungen auf dieses Konto gutgeschrieben haben möchten, dann verwenden Sie den VESR der Post.
    • Falls Sie ein Bankkonto haben und die Einzahlungen auf dieses Konto gutgeschrieben haben möchten, dann verwenden Sie den BESR der Bank.

    Besonderheiten VESR (Post)

    • Der ESR-Teilnehmer ist beim VESR der Inhaber des Postcheckkontos.
    • Die Referenznummer (16 oder 27 Stellen) kann nach Bedarf verwendet werden (z.B.: Kundennummer und Rechnungsnummer).

    Besonderheiten BESR (Bank)

    • Beim BESR ist die Bank-Niederlassung ESR-Teilnehmer.
    • Die Referenznummer (27 Stellen) muss in den ersten 6 Stellen die Kundenidentifikation enthalten. Die restlichen Stellen stehen zur freien Verfügung (Rechnungsnummer etc.)

    Einrichten von Vertec

    Bevor Sie Vertec für ESR einrichten, stellt sich die Frage, ob Sie (jetzt und in absehbarer Zeit) mit nur einer Zahlungsverbindung oder mit mehreren verschiedenen Zahlungsverbindungen arbeiten.

    Nur eine Zahlungsverbindung

    Wenn Sie mit nur einer Zahlungsverbindung arbeiten, können Sie die Einstellungen dafür in den Systemeinstellungen vornehmen. Die relevanten Angaben sind:

    Systemeinstellungen > Allgemein

    • Firma: Hier wählen Sie aus den Adressen Ihre Firma aus. Diese Angabe erscheint auf dem Einzahlungsschein als Begünstigter.

    Systemeinstellungen > Rechnung / Honorarnote

    • Anzahl Stellen für die Personenkontonummer: Hier können Sie angeben, ob und wieviele Stellen innerhalb der Referenznummer für das Personenkonto verwendet werden sollen. Als Personenkonto ist das entsprechende Personenkonto des Kunden in der Debitorbuchhaltung gemeint. Grundsätzlich ist diese Information auf der Rechnung im Vertec bereits enthalten. Wenn Sie das Debi-Konto nicht in der Referenznummer haben wollen, stellen Sie diesen Wert auf 0.
    • BESR-Bank: Wählen Sie hier die Adresse der Bank aus, deren BESR-Kunde Sie sind. Vertec setzt automatisch die Druckansicht der Standardanschrift ein. Achten Sie deshalb darauf, dass in der Adressverwaltung die Druckansicht der Standardadresse der Bank in der Schreibweise der Vorgabe der Bank für den BESR-Betrieb entspricht.

    • BESR-Kunden-Identifikations-Nummer: Als BESR-Kunde bekommen Sie von der Bank eine Nummer, mit der Sie sich der Bank gegenüber identifizeren können. Diese Nummer wird am linken Ende der Referenznummer gedruckt und ist für gewöhnlich 6-stellig.
    • Sonderzeichen in VESR Referenznummer als ASCII Code darstellen: Standardeinstellung ist auf JA: Wenn z.B. die Rechnungsnummer, die Teil der Referenznummer ist, Sonderzeichen wie ä, Bindestriche etc. enthält, werden diese für die Referenznummer umgewandelt, da Bank und Post keine Sonderzeichen in der Referenznummer erlauben.
    • VESR-Belegart:
      • ESR(Betrag vorgedruckt): Der entsprechende Betrag wird in die Betragsfelder gedruckt.
      • ESR+(Betrag leer): Die Betragsfelder werden leer gelassen.
    • VESR-Referenznummerlänge: Hier können Sie angeben, ob Sie die 16- oder die 27-stellige Referenznummer verwenden. Bei ihrer VESR-Anmeldung bei der Post können Sie diese Länge wählen. Bei BESR wird üblicherweise eine 27-stellige Referenznummer verwendet.
    • VESR-Teilnehmernummer: Wenn Sie VESR-Kunde sind, geben Sie hier Ihre Teilnehmernummer ein (das Konto im Format: XX-YYYYYY-Z). Wenn Sie BESR verwenden, geben Sie die VESR-Teilnehmernummer Ihrer Bank ein (Achtung: nicht ihre Kunden-Identifikations-Nummer).
    • VESR oder BESR verwenden: Hier müssen Sie angeben, ob Sie VESR oder BESR verwenden.

    Mehrere Zahlungsverbindungen

    Wenn Sie mit mehreren Zahlungsverbindungen arbeiten, müssen Sie für jede dieser Zahlungsverbindung einen sogenannten Zahlungstyp erstellen. Auf jedem Zahlungstyp können Sie obengenannte Informationen separat hinterlegen. Siehe dazu auch den Artikel Zahlungstypen.

    Einrichten der Vorlage

    Damit das Drucken von Rechnungen mit Einzahlungsschein aus Vertec heraus funktioniert, muss die Vorlage entsprechend eingerichtet werden. Dabei geht es vor allem um das Positionieren der Werte in die Felder auf dem Einzahlungsschein. Das Einrichten der Vorlage erfolgt jeweils für EINEN bestimmten Drucker und EIN bestimmtes Vorlagenpapier. Wird der Drucker ausgewechselt oder das Vorlagenpapier an einem anderen Ort gekauft, muss die Vorlage überprüft und allenfalls neu justiert werden.

    Als Vorlage finden Sie im Vertec unter Einstellungen > Berichtsvorlagen die folgenden Vorlagen:

      • Rechnung ... (Word): Bei allen Rechnungsvorlagen mit dem Vermerk (Word) steht eine normale Word-Vorlage dahinter. Damit erstellte Rechnungen können Sie abspeichern. Die Vorlage dazu finden Sie in Ihrem Vertec Vorlagenverzeichnis in der jeweiligen Sprache dem entsprechenden Namen Rechnung... .dot.

      Weiter gibt es die Möglichkeit, einen sogenannten Bericht-Designer-Bericht im Vertec zu erstellen. Dieser berechnet sich bei jedem Aufruf neu und ist nicht speicherbar. Diese Vorlage basiert auf der Berichtklasse rbVesrBase.

      Position der Felder

      Die Angaben auf dem Einzahlungsschein müssen innerhalb von vorgegebenen Bereichen liegen. Dies kann zum Testen mit einer Schablone überprüft werden. Diese Schablone erhalten Sie von Ihrer Post oder Bank bei der VESR/BESR Anmeldung.

      Bevor Sie bedruckte Einzahlungsscheine produktiv versenden können, müssen Sie einige Testexemplare zur Prüfung an die Post oder Bank schicken. Erst wenn diese grünes Licht geben, können Sie Ihren Kunden die bedruckten Einzahlungsscheine zusenden.

      Positionieren des ESR in der Word-Vorlage

      Einzahlungsscheine können in den Word-Reports so positioniert werden, dass sie sich nicht mit dem Text verschieben. Das hat den Vorteil, dass man oben beiliebig weitere Zeilen einfügen oder entfernen kann, ohne dass sich unten der ESR mitverschiebt.

      Gesamte Tabelle mit dem ESR markieren und mit rechter Maustaste > Tabelleneigenschaften aufrufen:

      Wenn man den Textumbruch auf Umgebend umstellt, erscheint der Button Positionierung... Dieser öffnet den Dialog mit den Tabellenpositionen:

      Hier muss die Option Mit Text verschieben deaktiviert werden.

      Dann kann man die Seite positionieren. Hier wählt man unter Position zuerst aus, von wo aus man messen will, in unserem Beispiel von der linken Seite her. Dann tippt man dort, wo nun "Links" im Feld steht, einfach die gewünschte Zahl darüber, und klickt auf OK.

      WICHTIG: In diesem Dialog darf immer nur ein Wert aufs Mal bearbeitet werden. Wenn man also sowohl die horizontale als auch die vertikale Position verändern muss, dann ändert man die horizontale, klickt auf OK, ruft dann den Dialog wieder auf und nimmt die nächste Anpassung vor.

      Die hier gezeigten Masse stammen aus einem Vertec Standardreport.

      • Horizontal: 0.7 cm, Position: Links, Gemessen von: Seite
      • Vertikal: 19.4 cm, Position: Oben, Gemessen von: Seite

      Schrift

      Für die Kodierzeile (die lange Nummer im weissen Teil unten rechts auf dem Einzahlungsschein) müssen Sie eine OCR-B1 Schrift verwenden. Die Schrift muss in einem Format sein, das Ihr Computer (und Drucker) erkennt. Normalerweise ist das eine TrueType oder OpenType Schriftart mit der Endung .ttf.

      Diese erhalten Sie nicht mit Vertec geliefert, sondern müssen Sie separat erwerben. Mögliche Quellen sind z.B.

      Damit der Vertec-interne Standardbericht (siehe oben) die OCR-Schrift erkennt, ist es wichtig, dass im Namen der Schrift OCR-B (in Grossbuchstaben) vorkommt.

      Zahlungen erfassen

      Falls Sie Ihre Debitorbuchhaltung in einem Buchhaltungsprogramm abwickeln, erfassen Sie die Zahlungen direkt im Buchhaltungsprogramm. Falls es eine Zahlungs-Schnittstelle von Ihrem Buchhaltungsprogramm zu Vertec gibt, können die Zahlungen mit Vertec abgeglichen werden. Siehe dazu auch den Artikel Übersicht Zahlungsabgleich.

      Sie können die Zahlungen im Vertec auch manuell erfassen. Auf der Rechnung, für die Sie eine Zahlung erfassen möchten, klicken Sie auf Menü Eintrag > Neu > Zahlung. Es öffnet sich folgendes Fenster:

      • Zahlungstyp: Wählen Sie hier den entsprechenden Zahlungstyp aus.

      • Zahlungsdatum: Hier ist der heutige Tag voreingetragen. Sie können das Datum manuell ändern, falls nötig.

      • Betrag: Als Zahlungsbetrag ist der Totalbetrag der Rechnung bereits voreingetragen. Falls es sich um eine Teilzahlung handelt, können Sie den Betrag auch manuell anpassen.

      • Rechnung als bezahlt markieren: Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, wird die Rechnung als bezahlt markiert (Reiter weitere Info auf der Rechnung).

      Erfasste Zahlungen finden Sie auf der Rechnung auf dem Reiter Zahlungen.

      Anzeige in der Rechnungs-Liste

      Die Zahlungen können z.B. in der Rechnungsliste angezeigt werden. Erstellen Sie eine Spalte Zahlungsbetrag mit der Spaltenexpression: zahlungen.betrag->sum. Sie sehen dann auf einen Blick, wieviel pro Rechnung schon bezahlt ist.

      Weitere Informationen

      Handbuch ESR (PDF) der Postfinance


      29.01.2009 | 28.07.2014: Abschnitt über das Positionieren des ESR in der Word-Vorlage eingefügt.
      Produktlinien: Standard, Expert
      Module: Leistung & CRM