Projektphasen

Eine Projektphase unterteilt ein Projekt in Unterprojekte. Projektphasen sind im Modul Vertec-Budget & Teilprojekt verfügbar.

Projektphasen erfassen

Pauschale Phasen

Vorgaben erfassen

Phasenzuordnung von Bearbeitern, Tätigkeiten, Spesen- und Auslagetypen

Phasen erfassen

Projektphasen erfassen Sie am einfachsten in der Phasenliste auf dem übergeordneten Projekt, indem Sie in der Zeile mit dem Stern etwas eintippen oder rechte Maustaste > Neu > Projektphase wählen:

Die einzelne Phase sieht wie folgt aus:

Code Code der Projektphase. Ist die Systemeinstellung Codes in Grossbuchstaben umwandeln auf Ja, wird der eingegebene Code automatisch in Grossbuchstaben umgewandelt.
Verrechenbar

Normalerweise ist eine Phase verrechenbar. Durch die Deaktivierung der entsprechenden Option wird eine Phase als "nicht verrechenbar" gekennzeichnet, z.B. aus Kulanz. Diese Kennzeichnung hat folgenden Effekt:

  • Die Leistungen und Spesen, die auf eine solche Phase erfasst werden, erhalten automatisch den externen Wert 0 zugewiesen. Die anderen Werte bleiben sich gleich, insbesondere für die Nachkalkulation. Die Bearbeiter können ganz normal erfassen. Dass eine solche Leistung (bzw. Spese) nicht verrechenbar ist, erkennen Sie daran, dass der verrechenbare Betrag mit 0.00 ausgewiesen wird (siehe dazu auch abweichender externer Wert):

  • Kommt eine solche Phase auf eine Rechnung, bleibt der verrechenbare Wert 0, auch auf der Rechnung, und die Leistungen erscheinen nicht auf dem Ausduck. Sonst kann mit dieser Phase ganz normal verfahren werden.

Kommt es allenfalls später dazu, dass eine Phase trotzdem noch verrechnet werden kann, kann dieselbe Phase einfach wieder auf verrechenbar gesetzt werden. Vertec passt die Werte dann automatisch wieder an.

Anmerkung: Die Attribute "externe Werte fixieren" etc. beziehen sich auf den tatsächlichen externen Wert, im obigen Beispiel also auf die 480.00. Wenn man also will, dass eine Leistung in jedem Fall mit 0.00 verrechnet werden soll, muss das externe Honorar auf 0.00 gestellt werden und "externe Werte fixieren" angeklickt werden wie bisher, für den Fall, dass eine Phase im Nachhinein doch noch als verrechenbar markiert wird.

Aktiv Es kann nur auf aktive Projektphasen erfasst werden.
Status

Jede Phase kann mit einem Status Angebot, Erteilt, Abgeschlossen oder Abgelehnt versehen werden.

Ein Statuswechsel auf der Phase setzt ein entsprechendes Datum, falls noch keines vorhanden ist und alle darüberliegenden Stati ebenfalls keinen Vermerk haben:

Wird eine Projektphase erzeugt, erhält dasjenige Datum einen Eintrag, in dessen Status die Phase erzeugt wird. Die entsprechende Einstellung wird in den Systemeinstellungen ProjektStatus für neue Projektphasen hinterlegt, wobei ausgewählt werden kann zwischen Angebot und Erteilt.

  • Beispiel für das Setzen eines Datums: Eine Phase befindet sich im Status in Angebot. Nun wird sie auf Erteilt gestellt. Das Erteilt-Datum wird nun auf das heutige Datum gesetzt, das Datum für Abschluss und Abgelehnt bleibt leer.
  • Beispiel für das Zurücksetzen eines Datums:Die Phase befindet sich im Status Abgeschlossen. Nun wird sie wieder auf Erteilt zurückgesetzt. Das Abschluss-Datum erscheint wieder leer, aber das Erteilt-Datum wird nicht verändert, weil sich dort normalerweise das ursprüngliche Erteilt-Datum befindet, das nicht verloren gehen soll.
Zur Anzeige einer Combobox für den Status in einer Phasen-Liste muss als Name des Steuerelements cmbStatus eingetragen werden (Listeneinstellung > weitere Einstellungen...).

Durch eine Kategorisierung der Phasen in verschiedene Status wird es möglich, Auswertungen über die aktuelle Verkaufssituation zu machen, beispielsweise über Expession-Ordner.

Die Verwendung eines Datums bei Statuswechsel ermöglicht zusätzlich eine Historisierung der Verkaufsabläufe. Zudem verwendet der Bericht Verkaufsübersicht die Daten der Statuswechsel, um eine Übersicht der Verkaufssituation darzustellen.

Des weiteren wird der Status für die Offertstellung verwendet, bei der alle Projekte in Angebot berücksichtigt werden.

Beschreibung Beschreibung der Projektphase. Wird neben dem Code bei der Leistungserfassung angezeigt und hilft, die Projektphase zu identifizieren.
Start- und Enddatum Start- und Enddatum haben keinen Einfluss auf die Leistungs-, Spesen- und Auslagenerfassung, sondern dienen dem Projektcontrolling. Sie können beispielsweise mittels Expression-Ordnern ausgewertet werden und sind eine Grundvoraussetzung für die Verwendung des von Vertec standardmässig mitgelieferten Excel-Reports Projektkontrolle.
Verantwortlicher

Auf Projektphasen kann ein verantwortlicher Mitarbeiter angegeben werden. Die Angabe dient vor allem informativen Zwecken (kann z.B. in Listen dargestellt werden), hat aber keine automatische Auswirkung auf Berechtigungen. Die Berechtigung hält weiterhin der Projektleiter des zugehörigen Projekts.

Sie können den Verantwortlichen auf ihren Projektphasen weitere Rechte explizit erteilen. Die entsprechenden Informationen finden Sie im Artikel Berechtigungen für Phasenverantwortliche.

Budget

Auf Projekten und Projektphasen können Budgetwerte hinterlegt werden. Diese dienen dazu, Plan- und Ist-Werte zu vergleichen. Dadurch können z.B. Auswertungen wie Projektphasen mit Budgetüberschreitung gemacht werden. Auf pauschalen Phasen wird mit den Budgetwerten der Pauschalbetrag festgelegt.

Detaillierte Informationen dazu finden Sie im Artikel über die Projekt- und Phasenbudgetierung.

Ausserdem können die Änderungen an sämtlichen Budgetwerten einer Phase mit Datumsangabe protokolliert werden. Siehe dazu den Artikel Protokollierung von Planwerten auf Projektphase.

Werte anzeigen? Mit dieser Checkbox können Sie steuern, ob Sie die Werte effektiv und Differenz direkt anzeigen möchten. Ob das Häkchen standardmässig aktiviert ist, können Sie in den Systemeinstellungen Projekt > Summen anzeigen einstellen. (Bitte beachten Sie, dass das Anzeigen von Budgetwerten eine Auswirkung auf die Performance haben kann).

Pauschale Phasen

Pauschal

Phasen können als pauschal markiert werden. Dies geschieht durch Setzen des Pauschal-Häkchens neben dem Budget. Leistungen, Spesen und Auslagen können separat als pauschal markiert werden. Als Pauschalbetrag gilt der eingegebene Budgetbetrag (bei den Leistungen der angegebene Wert im Feld Honorare).

So lange die Pauschalphase nicht als abgeschlossen markiert ist, erscheint sie und die darauf erfassten Leistungen (bzw. Spesen oder Auslagen, je nach Pauschale) nicht auf einer Rechnung, falls eine solche erzeugt wird (auf dem Fakturavorschlag sind selbstverständlich auch die Einträge von Pauschalphasen zu sehen).

Pauschalen abgeschlossen per

Sobald eine Pauschalphase als abgeschlossen markiert wird, erscheint sie auf der nächsten Rechnung mit dem Betrag, der als Pauschalbetrag angegeben wurde. Pauschale Phasen können nur als Ganzes verrechnet werden.

Es können verschiedene Phasen auf einer Rechnung kombiniert werden. Kommen normale Phasen und Pauschalphasen zusammen auf eine Rechnung, werden die normalen Phasen nach Aufwand und die Pauschalphasen mit dem Pauschalbetrag verrechnet.

Das Setzen des Status Abgeschlossen auf einer Pauschalphase bewirkt nicht das Abschliessen der Pauschalphase selbst, weil der Status ja eventuell noch geändert werden soll. Die Pauschalphase muss dann von Hand noch abgeschlossen werden. Bei einer abgeschlossenen Pauschalphase kann der Status nicht mehr verändert werden.

Werte bei Pauschalphasen und -rechnungen

Bei Leistungen, Spesen und Auslagen, die sich auf pauschalen Phasen und Rechnungen befinden, wird der Wert ext anteilsmässig so berechnet, dass die Gesamtsumme der Pauschalsumme entspricht.

Bei dieser Berechnung gibt es eine Vielzahl von Eckdaten, die berücksichtigt werden müssen, wie z.B. die Verrechenbarkeit von Phasen oder Tätigkeiten, externe Fixierung von Werten etc.

Die Berechnung des externen Werts von Leistungen, Spesen und Auslagen bei pauschalen Phasen und Rechnungen erfolgt nach folgendem Schema:

  • Für die Skalierung wird die Summe der Leistungen, welche nicht aus irgendeinem Grund 0 sein müssen (nicht verrechenbar, nacherfasst, etc.) abzüglich der extern fixierten Leistungen verwendet. Der Anteil der einzelnen Leistung am Gesamtbetrag berechnet sich aufgrund des eigentlichen externen Wertes, den die Leistung hätte (xWertExt).
  • Bei Leistungen auf Pauschalphasen, welche aufgrund ihrer Tätigkeit nicht verrechenbar sind, ist das 'nicht verrechenbar' stärker als die Pauschalphase; die Leistung ist auf jeden Fall 0.
  • Es gilt der Grundsatz: Eine pauschale Phase muss immer verrechenbar sein. Ist eine Phase gleichzeitig pauschal und nicht verrechenbar, gewinnt das pauschal.
  • Die Berechnungen bei Spesen und Auslagen auf Pauschalphasen erfolgt analog. Die Skalierung erfolgt dabei aufgrund des Wertes WertExtEingabe-Rabattbetrag.

Das gleiche Verhalten ist auch für Pauschalrechnungen implementiert. Dies hat nur eine Auswirkung auf Leistungen, da sich das Setzen eines Pauschalwerts auf der Rechnung nur auf die Leistungen auswirkt.

Auswirkungen hat diese Berechnung auch auf das Benchmarking, welches die Zahlen aufgrund der Leistungen berechnet. Die Berechnung nach obiger Methode fliesst direkt in die Shadow Attribute ein.

Pauschalphasen und fixierte Leistungen

Sind Leistungen auf einer Pauschalphase nicht fixiert, werden die externen Werte der Leistungen so manipuliert, dass sie zusammengezählt den Pauschalbetrag ergeben. Sobald aber das "externe Werte fixieren"-Häkchen gesetzt ist, funktioniert das nicht mehr, Vertec passt solche Leistungen nicht mehr an. Der Pauschalbetrag wird in diesem Fall auf etwaige andere, nicht fixierte Leistungen umgelegt. Sind alle Leistungen fixiert, kann der Pauschalbetrag nicht mehr auf die Leistungen verteilt werden.

In diesem Fall kann es sein, dass das Phasentotal, welches auf der (gedruckten) Rechnung ausgegeben wird und das Gesamttotal der Leistungen angibt, nicht mehr dem Pauschalbetrag entspricht. Dem Kunden verrechnet wird aber in jedem Fall der Pauschalbetrag.

Handling von Subphasen auf pauschalen Phasen

Subphasen von pauschalen Phasen werden wie folgt behandelt:

  • Die Leistungen aller Subphasen einer pauschalen Phase werden wie Leistungen der Pauschalphase behandelt. Das heisst sie passen ihren externen Wert an, sobald die Pauschalphase abgeschlossen wird.
  • Subphasen einer pauschalen Phase werden inaktiv, sobald die Pauschalphase abgeschlossen wird.
  • Auf einer Rechnung kann nur die Pauschalphase selbst zugeordnet werden. Die Subphasen und die einzelnen Leistungen darauf werden nicht direkt auf die Rechnung genommen.
  • Subphasen einer pauschalen Phase können nicht pauschal gesetzt werden. Existieren bereits pauschale Subphasen, so wird das Pauschal-Häkchen auf diesen entfernt, sobald die Oberphase pauschal gesetzt wird. Gibt es bereits abgeschlossene pauschale Subphasen, kann die Oberphase nicht mehr pauschal gesetzt werden.
  • Bei Subphasen einer pauschalen Phase wird auf dem Einzelfenster die Pauschal Checkbox ausgeblendet. Damit ist klar, dass es sich um eine Subphase einer pauschalen Phase handelt.

Anmerkung für Versionen vor 5.7

Dieser Abschnitt gilt nur für Versionen ab 5.7. In früheren Versionen wurden Subphasen von pauschalen Phasen wie normale Phasen behandelt. Waren sie selbst nicht pauschal, erschienen die Leistungen darauf separat auf der Rechnung.

Damit pauschale Phasen ohne direkt angehängte Leistungen bei GroupLeistungen und im Benchmarking korrekt behandelt werden, musste die Logik zur Erkennung von Pauschalphasen ohne Leistungen für die Version 5.7 wie folgt ergänzt werden: Neu werden nur Pauschalphasen, welche selbst oder auf direkten Subphasen keine Leistungen haben und deren Subphasen keine weiteren Subphasen aufweisen, als "ohne Leistungen" berücksichtigt. Das bedeutet: eine Pauschalphase mit Subphasen von Subphasen, aber ohne Leistungen in der ganzen Phasenhierarchie wird vom Benchmarking und GroupLeistungen ignoriert. Das ist aber kein Problem, denn eine Subphasenstruktur ist nur zum Erfassen von Leistungen sinnvoll.

Nacherfassen bei abgeschlossenen Pauschalphasen

Auch auf abgeschlossenen Pauschalphasen können noch Leistungen, Spesen und Auslagen nacherfasst werden. Für die Nacherfassung kann die Phase wieder auf aktiv gesetzt werden.

Die nacherfassten Leistungen, Spesen und Auslagen haben immer einen externen Wert von 0, können aber auf einer anderen Rechnung verrechnet werden.

Dafür gibt es auf Leistungen, Spesen und Auslagen ein Member namens nacherfasst. Dieses wird gesetzt, sobald eine Leistung, Spese oder Auslage auf eine abgeschlossene Pauschalphase erfasst wird.

Auf dem Detailfenster von Leistungen, Spesen und Auslagen wird als Grund für den abweichenden externen Wert nacherfasst angezeigt.

Vorgaben erfassen

Auf der Seite Vorgaben können Vorgaben des Projekts gemacht werden:

Ansätze definieren Die Ansätze der erfassten Leistungen, Spesen und Auslagen können an dieser Stelle überschrieben werden. Siehe zu diesem Thema den Artikel Tarifsystem.
Verrechnungsart für Auslagen Definiert, welche Verrechnungsart auf diese Phase erfasste Auslagen erhalten sollen. Erklärungen zur Verrechnungsart finden Sie im Artikel über Kreditoren.
Phasenzuordnungen

Einer Projektphase können Bearbeiter, Tätigkeiten, Spesen- und Auslagetypen zugeordnet werden. Hier kann angegeben werden, ob diese Zuordnungen zwingend sind oder nicht.

Ist eine Zuordnung zwingend, bedeutet das bei:

  • Bearbeitern: Es können nur Bearbeiter auf diese Projektphase erfassen, die auch über eine Bearbeiterzuordnung zugeordnet sind.
  • Tätigkeiten: Es können Leistungen nur mit zugeordneten Tätigkeiten versehen werden.
  • Spesentypen: Es können Spesen nur auf zugeordnete Spesentypen erfasst werden.
  • Auslagetypen: Es können Auslagen nur auf zugeordnete Auslagetypen erfasst werden.

Ob die Checkboxen standardmässig aktiv sein sollen, kann in den Systemeinstellungen > Projekt hinterlegt werden:

  • Bearbeiter zu Phasen Zuordnung zwingend (bei neuen Phasen)
  • Tätigkeit zu Phasen Zuordnung zwingend (bei neuen Phasen)
  • Spesentyp zu Phasen Zuordnung zwingend (bei neuen Phasen)
  • Auslagetyp zu Phasen Zuordnung zwingend (bei neuen Phasen)

      Zuordnungen vornehmen

      Die Zuordnung erfolgt über den entsprechenden Ordner auf der Projektphase direkt in der Liste. Hier im Beispiel wird ein Bearbeiter zugeordnet. Duch Auswahl des entsprechenden Bearbeiters aus der Drop-Down-Liste wird eine neue Zuordnung erzeugt. Ein Doppelklick öffnet die Einzelmaske.

      Neu erzeugte Bearbeiter-Zuordnungen sind standardmässig aktiv, können aber auf inaktiv gestellt werden. Inaktive Bearbeiterzuordnungen werden weder für die Erfassungsberechtigung noch zur Bestimmung von Ansätzen oder der Berechnung von Budgetwerten berücksichtigt, bleiben aber zur Dokumentation der Vergangenheit erhalten.

      Auf den Reitern Tätigkeiten, Spesentypen und Auslagetypen erfolgt die Zuordnung der entsprechenden Vorgaben analog.

      Budgetieren / Ansätze definieren

      Diese Zuordnungen können nun budgetiert werden, analog der Phasenbudgetierung.

      Die entsprechende Phase rechnet das Budget der verschiedenen Zuordnungen zusammen und zeigt dieses an. Zusammengerechnete Budgetzahlen erscheinen schwarz. Ist eine Budgetzahl grün, wurde sie auf der Projektphase überschrieben.

      Weiter können die Ansätze der erfassten Leistungen, Spesen und Auslagen angegeben bzw. definiert werden, ob der Bearbeiter, der auf dieser Phase erfasst, darauf einen speziellen Stundensatz haben soll (siehe zu diesem Thema den Artikel Tarifsystem). Diese Übersteuerungen gelten auch für alle Subphasen einer Phase.

      Achtung: Sind Bearbeiter-Zuordnungen vorhanden, erhalten diese Vorrang, die Budgetzahlen auf der Projektphase beziehen sich dann in jedem Fall auf die Bearbeiter-Zuordnungen.

      Bearbeiterstufe auf Bearbeiter-Zuordnung setzen

      Auf den Zuordnungen von Bearbeitern zu Projekten und Phasen kann für die Tarifberechnung eine Bearbeiterstufe angegeben werden. Dies erlaubt das Übersteuern der Standard-Tarifberechnung pro Bearbeiter und Projekt oder Phase, ohne die Tariftabelle durch Angabe eines fixen Ansatzes zu umgehen.

      Durch Klicken im Feld Bearbeiterstufe auf den Button mit den drei Punkten erscheint die Auswahl der Bearbeiterstufen, von denen die gewünschte ausgewählt werden kann. Soll die Bearbeiterstufe wieder entfernt werden, kann dies durch Klick auf den Button mit dem roten X geschehen.

      Wenn eine Bearbeiterstufe gesetzt ist, berechnet sich der Ansatz aufgrund der Tariftabelle. Wird die Stufe auf einem Projekt gesetzt, gilt diese Stufe auch für alle Phasen des Projekts. Auf der einzelnen Phase wiederum kann die Stufe erneut übersteuert werden. Wird zusätzlich ein expliziter Ansatz gesetzt, gilt dieser.

      Bearbeiter auf Zuordnungen von Tätigkeiten, Spesen- und Auslagetypen

      Der Zuordnung eines Projekteintragstyps (Tätigkeit, Spesen- oder Auslagetyp) zu einer Phase kann ein Mitarbeiter zugewiesen werden. Im folgenden Beispiel ist der Zuordnung Tätigkeit > Phase eine Mitarbeiterin zugeordnet:



      Die Auswirkungen sind wie folgt:

      • Die Vorgabe Tätigkeiten müssen der Phase zugeordnet sein auf der Phase ist gesetzt: Nur der zugeordnete Mitarbeiter kann auf diese Tätigkeit erfassen. Der Ansatz wird von der Bearbeiter-Zuordnung für den passenden Mitarbeiter genommen, ausser er ist auf der Kombination Tätigkeit-Phase-Mitarbeiter überschrieben, dann hat dieser Vorrang.
      • Die Vorgabe Tätigkeiten müssen der Phase zugeordnet sein auf der Phase ist nicht gesetzt: Alle Mitarbeiter können auf diese Tätigkeit erfassen, aber nur für den zugeordneten Mitarbeiter wird ein allfällig hinterlegter Ansatz berücksichtigt.

      Es können mehrere Projekteintragstyp-Phase-Mitarbeiter-Zuordnungen kombiniert werden.


      13.11.2006 | 23.09.2016: Betrag im Abschnitt Verrechenbar korrigiert. Keine inhaltliche Änderung.
      Produktlinien: Diverse
      Module: Budget & Teilprojekte
      Apps: Alle