Vorschüsse in Vertec

Was ist ein Vorschuss?

Vorschüsse sind Vorauszahlungen auf zukünftige Leistungen, auch Akonti genannt. In Vertec können Vorschüsse verrechnet und danach auf Rechnungen wieder abgezogen werden.

Damit ein Vorschuss / Akonto als bereits geleisteter Vorschuss in Vertec erscheint und auf zukünftigen Rechnungen abgezogen werden kann, muss er zuerst verrechnet werden, also eine Vorschussrechnung erstellt werden.

Vorschussrechnung

vorschussschema_vorschussrechnung.gif

Auf einer Vorschussrechnung wird alleine der Vorschuss verrechnet. Auf der Rechnung im Vertec sieht das so aus:

"normale" Rechnung

vorschussschema_normalrechnung.gif

Auf einer normalen Rechnung werden Leistungen, Spesen und Auslagen verrechnet. Auf der Rechnung im Vertec sieht das so aus:

Rechnung mit Vorschuss abgezogen

vorschussschema_rechnungmitvorschuss.gif

Gibt es auf dem Projekt einen Vorschuss, der bereits verrechnet ist, erscheint er auf der Rechnung als Abzug:

Eine Vorschussrechnung erstellen

Eine Vorschussrechnung umfasst im Wesentlichen die folgenden Schritte:

  1. Einen Vorschuss erstellen.
  2. Eine Rechnung erzeugen und diesen Vorschuss darauf in Rechnung stellen.
  3. Die Rechnung verrechnen (und allenfalls verbuchen).

Sie können diesen Vorgang auch automatisieren. Sehen Sie dazu den Artikel Anwendungsfall: Vorschüsse automatisch verrechnen.

1. Einen Vorschuss erstellen

Ein Vorschuss wird auf einem Projekt erfasst. Klicken Sie auf dem Projekt auf den Menübutton Neu > Vorschuss:

Es erscheint das Detailfenster des neuen Vorschusses. Dort machen Sie die gewünschten Angaben. Der Vorschuss ist bereits dem Projekt zugeordnet.

2. Eine Rechnung erstellen, die nur den Vorschuss drauf hat

Erzeugen Sie nun eine normale Rechnung, indem Sie auf dem Projekt den Menübutton Neu > Rechnung wählen. Nun erscheint eine Rechnung, die ausser dem Vorschuss auch alle offenen Leistungen, Spesen und Auslagen automatisch geladen hat, falls solche vorhanden sind (siehe auch Rechnungsstellung).

Entfernen Sie nun manuell alles ausser dem Vorschuss. Am Beispiel der Leistungen wird hier gezeigt, wie das geht:

Entfernen von Leistungen

Gehen Sie auf den Unterordner Leistungen. Markieren Sie alle Leistungen und klicken Sie mit der rechten Maustaste in die graue Spalte. Wählen Sie Trennen:

Spesen und Auslagen entfernen Sie analog (siehe auch Daten löschen).

Achten Sie insbesondere auch darauf, ob es einen Unterordner Pauschalphasen gibt. In diesem Fall sollten Sie auch die Pauschalphasen nach dem gleichen Muster entfernen.

3. Die Rechnung verrechnen

Kontrollieren Sie zur Sicherheit den Totalbetrag der Rechnung. Dieser sollte nun dem Vorschussbetrag entsprechen. Durch Klick auf den Button Verrechnen ist die Vorschussrechnung im Vertec verrechnet, und bei zukünftigen Rechnungen auf diesem Projekt wird dieser Vorschuss dann abgezogen.

Geleistete Vorschüsse abziehen

Sobald auf einem Projekt eine Rechnung erzeugt wird, werden bereits in Rechnung gestellte Vorschüsse nun als geleistete Vorschüsse von dieser Rechnung abgezogen.

Falls der Vorschuss-Betrag grösser ist als der Rechnungsbetrag, wird im Normalfall der Rechnungsbetrag vom Vorschuss abgezogen. Bei der nächsten Rechnung kommt der Restbetrag des Vorschusses zum Tragen. Ist auf dem Vorschuss die Option Ausgleichen gesetzt, wird der Vorschuss auf der Rechnung total verrechnet, in diesem Fall erscheint ein negativer Rechnungsbetrag.

Wenn Sie einen Vorschuss nicht mit auf der Rechnung abziehen möchten, öffnen Sie im Rechnungsfenster den Unterordner geleistete Vorschüsse. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Vorschuss und wählen Sie Trennen. Damit wird der Vorschuss von der Rechnung entfernt, bleibt im System aber bestehen.

Die Felder auf dem Vorschuss

Projekt Das Projekt, von dem aus der Vorschuss erzeugt wurde, ist als Projekt voreingetragen. Sie können das hier ändern, falls nötig.
Beschreibung Entspricht dem Projektbeschrieb. Falls Sie ein anderes Projekt auswählen müssen, können Sie das entweder über den Projektcode oder über diesen Beschrieb machen.
Betreffend Entspricht dem Projektbetreff und wird automatisch übernommen.
Datum Als Datum wird das Erstelldatum voreingetragen. Sie können dieses aber manuell überschreiben.
Sprache Zeigt die Projektsprache an.
Bezeichnung Geben Sie hier die Bezeichnung für den Vorschuss an. Diese Bezeichnung erscheint auf Vorschuss-Berichten, in der Liste der Vorschüsse, bei der Verbuchung des Vorschusses zum Tragen.
Rechnung Falls Sie den Vorschuss auf einer bereits bestehenden Rechnung in Rechnung stellen wollen (der Vorschuss wird dem Kunden verrechnet, nicht abgezogen!), können sie diese hier auswählen.
Vorschusskonto Vorschusskonto in der Buchhaltung. Wird dieses hier auf dieser Ebene gesetzt bzw. überschrieben, erscheint es in grüner Schrift.
MWST Wird ein Vorschuss erzeugt, erhält dieser automatisch den MWST-Typen des zugehörigen Projekts zugeordnet. Um eine andere MWST zuzuordnen, wählen Sie die entsprechende aus dem Kombinationsfeld.
Nettobetrag, Bruttobetrag Sie können den Vorschussbetrag wahlweise netto oder brutto erfassen. Der jeweils andere Betrag wird automatisch berechnet.
Betrag offen Hier wird angezeigt, wieviel Restvorschuss noch übrig ist, falls der Vorschuss auf einer oder mehreren Rechnungen nicht vollständig abgezogen wurde.
Autom. auf Rechnung Ist die Eigenschaft autom. auf Rechnung deaktiviert, erscheint der Vorschuss automatisch weder zur Verrechnung noch zum Abzug auf einer Rechnung, sondern muss der entsprechenden Rechnung manuell zugeordnet werden.
Ausgleichen Ist auf einem Vorschuss die Eigenschaft Ausgleichen gesetzt, bewirkt das, dass der geleistete, das heisst verrechnete Vorschuss auf einer Rechnung beim Abzug komplett ausgeglichen wird. Falls der Vorschussbetrag grösser als der Rechnungsbetrag ist, resultiert daraus eine Rechnung mit negativem Totalbetrag. Ist die Option nicht gesetzt, wird der Vorschuss bis zum Rechnungsbetrag 0.00 berücksichtigt und der Restvorschuss auf der nächsten Rechnung wieder abgezogen.
Kostenstelle

Ab Vertec 6.0. Die Angabe einer Kostenstelle für die Verwendung in Buchungen ist für bestimmte Buchungs-Szenarien wie z.B. die Abbildung von Abschlagszahlungen mittels Vorschüssen nützlich. Sie wird in den Buchungsbelegen berücksichtigt, sowohl bei in Rechnung gestellten als auch bei abgezogenen Vorschüssen.

Die Auswahl der Kostenstelle erfolgt via Buchhaltungsschnittstelle oder manuell auf der Seite Weitere Info:

Wurde ein Vorschuss in Rechnung gestellt, erscheint die entsprechende Rechnung im Unterordner Rechnung.

Wurde ein geleisteter Vorschuss auf einer Rechnung in Abzug gebracht, erscheint die entsprechende Rechnung im Unterordner abgezogen auf Rechnung.

Abgezogen auf Rechnung

Vertec ordnet beim Erstellen einer Rechnung alle offenen Vorschüsse der Rechnung zu, also auch diejenigen, von denen dann gar nichts in Abzug gebracht wird. In diesem Ordner erscheinen darum auch Rechnungen, auf denen von diesem Vorschuss gar nichts abgezogen wurde.

Möchte man auf diesem Reiter nur die Rechnungen anzeigen, auf denen der Vorschuss tatsächlich in Abzug gebracht wurde, kann der Linktyp abgezogen auf Rechnung - geleistete Vorschüsse angepasst werden:

Die Expression im "Von"-Teil lautet dann anstatt rechnungen wie folgt:

rechnungvorschusslink->select(betragnetto<>0).rechnungen

Als Linkmember wird rechnungen eingetragen.

Behandlung von Netto-Vorschüssen

Die Behandlung von Netto-Vorschüssen wurde mit der Vertec Version 5.6 geändert.

Netto-Vorschüsse sollten in Vertec nicht mehr verwendet werden. In früheren Versionen gab es auf dem Vorschuss eine Checkbox Netto. Diese hatte 2 Effekte:

  • Ermöglichte die Eingabe des Netto-Betrag (ohne MWST) des Vorschusses.
  • Verglich beim Vorschussabzug auf einer Rechnung den Nettobetrag von Vorschüssen und Rechnung. Wenn die Netto-Seite auf einer Rechnung auf 0 ausgeglichen war, dann wurde die Brutto-Seite forciert ebenfalls auf 0 gesetzt. Das konnte zu falschen MWST-Beträgen auf der Rechnung führen.

Der Vergleich von Netto-Beträgen wurde in Vertec unterstützt, damit die Aufteilung einer Rechnung in Teilrechnungen mittels Vorschüssen ohne MWST-Rundungsprobleme möglich war.

Seit Vertec MWST-Einstellungen pro Rechnung unterstützt, kann ein solches Szenario auch ohne Netto-Vergleich von Vorschüssen umgesetzt werden, indem die Sammelrechnung mit Vorschussabzug ohne MWST erstellt wird.

Das spezielle Verhalten von Netto-Vorschüssen führt zu falschen MWST-Beträgen beim Vorschussabzug, wenn die Rechnung verschiedene MWST-Sätze beinhaltet oder wenn der MWST-Satz von Rechnung und Vorschuss nicht übereinstimmt (z.B. bei Umstellung von 7.6% auf 8% MWST).

Für die Umrechnung von Netto in Brutto – damit man die MWST nicht selbst berechnen muss – gibt es in der neuen Vertec Version zwei Felder für die Eingabe namens Nettobetrag und Bruttobetrag (siehe oben).  Es kann wahlweise netto oder brutto erfasst werden, der andere Betrag wird automatisch berechnet.

Es ist nach wie vor möglich, die Vergleichsart auf "netto" umzustellen, die entsprechende Einstellung wurde jedoch auf die Weitere Info Seite verschoben und sollte nur verwendet werden, um bestehende Netto-Vorschüsse gegebenenfalls auf Brutto umzustellen.

Update von früheren Versionen auf Vertec 5.6 oder höher

Kunden, die irrtümlich Nettovorschüsse erfasst haben, wo eigentlich Brutto-Vorschüsse korrekt wären, müssen dies allenfalls nachträglich manuell korrigieren: So lange die Mehrwertsteuersätze von Rechnung und Vorschuss gleich sind, ist dies kein Problem; weichen die Sätze allerdings voneinander ab, müssen die Nettovorschüsse korrigiert werden. Kontaktieren Sie in diesem Fall Ihren Vertec-Betreuer.

Behandlung von negativen Vorschüssen

In Versionen vor 5.7 werden negative Vorschüsse für Rechnungen nicht beachtet. Ab Version 5.7 ist es so, dass positive und negative Vorschüsse analog behandelt werden.

Die Regeln für den Vorschuss-Ausgleich sind wie folgt (es geht dabei um die bereits geleisteten Vorschüsse (Rechnung.vorschuesse):

  • Vorschüsse werden zuerst mit solchen mit umgekehrtem Vorzeichen verrechnet.
  • Eine Rechnung mit positivem Rechnungsbetrag (BetragNetto) wird durch einen positiven Vorschuss-Saldo ausgeglichen.
  • Eine Rechnung mit negativem Rechnungsbetrag wird durch einen negativen Vorschuss-Saldo ausgeglichen.

Insbesondere wird eine positive Rechnung durch gesamthaft negative Vorschüsse nicht beeinflusst. Der Rechnungsausgleich geht immer Richtung 0.


15.09.2008 | 04.04.2016: Artikel an Vertec 6.0 angepasst. Neues Feld Kostenstelle.
Produktlinien: Standard, Expert
Module: Leistung & CRM