Projekte erfassen

Ein Projekt muss bereits erfasst und aktiv sein, damit Leistungen von Bearbeitern dafür erfasst werden können. Ob das Projekt aber bereits in der Pre-Sales-Phase, in der Planungsphase, oder erst kurz vor Beginn der "eigentlichen" Arbeiten in Vertec eröffnet werden soll, hängt davon ab, ob z.B. Leistungen für die Offertstellung dem einzelnen Projekt oder einem internen Projekt für Verkaufsaktivitäten zugewiesen werden sollen.

Ein Projekt eröffnen

Um ein Projekt zu erfassen, klicken Sie auf den Menübutton Neu > Projekt.

Projekt-Code

Der Projekt-Code kann aus Buchstaben, Zahlen oder einer Kombination der beiden bestehen.

Projekt-Codes mit mehr als 16 Zeichen sind möglich, doch werden sie in einigen Ansichten nicht vollständig dargestellt. Vertec überprüft nicht, ob ein Projekt-Code schon besteht.

Ist die Systemeinstellung Codes in Grossbuchstaben umwandeln gesetzt, wird der eingegebene Code in Grossbuchstaben umgewandelt.

Aktiv

Die Checkbox Aktiv muss angewählt sein, damit Bearbeiter ihre Leistungen für das Projekt erfassen können. Standardmässig ist ein Projekt immer aktiv.

Der Administrator kann Projekte deaktivieren. Sie sind dann für die Bearbeiter nicht mehr sichtbar, im System aber weiterhin vorhanden. Auf inaktive Projekte kann nicht mehr erfasst werden.

Kunde Klicken Sie rechts im Feld auf den Button mit den drei Punkten. Sie gelangen damit in eine Adressabfrage und können die Kundenadresse aus den bestehenden Adresseinträgen auswählen.
Beschreibung Hier kann eine Beschreibung des Projekts eingegeben werden. Wenn die Systemeinstellung Projekt Beschrieb automatisch setzen aktiviert ist, wird als Beschreibung automatisch die Kundenadresse eingetragen.
Betreffend Das Feld Betreffend wird auf der Standard-Rechnung verwendet und sollte eine kurze, für den Kunden verständliche Beschreibung des Projektes enthalten.
Projekttyp Jedes Projekt wird einem Projekttypen zugeordnet. Für die richtige Auswahl lesen Sie den Artikel über die Projekttypen.
Rechnungsintervall

Mögliche Werte: Kein, Monatlich, Quartalsweise, Halbjährlich oder Jährlich.

Das Rechnungsintervall automatisiert bei der Rechnungsstellung nur das Einsetzen der entsprechenden Datumswerte für eine Abrechnung. "Kein" Rechnungsintervall bedeutet, dass im Falle einer Abrechnung alle offenen Leistungen und Spesen berücksichtigt werden (Ausnahme: Leistungen einer Pauschalphase). Siehe zu diesem Thema den Artikel über die Rechnungsstellung.

Tarifstufe Die Tarifstufe bestimmt die Stundensätze, zu denen die Bearbeiter grundsätzlich verrechnet werden, wenn Sie Leistungen für dieses Projekt erfassen. An dieser Stelle können Sie eine bereits definierte Tarifstufe auswählen.
Währung Die Währung definiert die Projektwährung, standardmässig ist dies die Leitwährung. Die erfassten Leistungen, Spesen und Auslagen werden in dieser Projektwährung erfasst bzw. umgerechnet. Die Projektwährung kann nicht mehr geändert werden, sobald verrechnete Rechnungen auf dem Projekt vorhanden sind.
MwSt Das Projekt verwendet grundsätzlich den MwSt-Typen des zugeordneten Projekttyps. Dieser kann aber auf dieser Ebene überschrieben werden. Wird der MwSt-Typ überschrieben, erscheint er auf dem Projekt in grüner Schrift.
Sprache

Die Definition der Projektsprache hat folgende Auswirkungen:

  • Vordefinierte Leistungstexte (bzw. Spesen- und Auslagentexte) werden in der richtigen Sprache eingesetzt, je nachdem, welche Sprache dem Projekt zugeordnet ist.
  • Berichte können in den verschiedenen Sprachen registriert werden. Je nachdem, welcher Sprache ein Projekt zugeordnet ist, wird automatisch die richtige Vorlage ausgewählt.
Projektleiter Als Projektleiter wird ein Bearbeiter ausgewählt. Bei diesem Bearbeiter ist das entsprechende Projekt damit automatisch im Unterordner "eigene Projekte" aufgelistet. Fakturavorschläge und Auswertungen können dann mit der Projektliste eines Projektleiters erstellt werden. Der Projektleiter hat auf seinen eigenen Projekten weitergehende Berechtigungen. Im Benchmarking gibt es ausserdem Projektleiter-Auswertungen.
Hauptbearbeiter
Hauptbearbeiter-Stv.
Sekretariat
Als Hauptbearbeiter, Hauptbearbeiter Stv. und Sekretariat kann optional ebenfalls ein Bearbeiter zugeordnet werden. Hauptbearbeiter werden im Benchmarking gleich wie die Projektleiter ausgewertet, Hauptbearbeiter Stv und Sekretariat dienen zu Ihrer internen Auswertung; Sie können danach gruppieren und filtern oder die Angaben auf Reports anzeigen.

Budget

Auf Projekten und Projektphasen können Budgetwerte hinterlegt werden. Diese dienen dazu, Plan- und Ist-Werte zu vergleichen. Siehe dazu den separaten Artikel Projekt- und Phasenbudgetierung.

Adressen

Auf der Seite Adressen können ausser der Kundenadresse noch weitere Adressen definiert werden:

Durch Klick auf den "..."-Button öffnet sich der Suchdialog für die Adressen in Vertec.

Kunde Weisen Sie dem Projekt aus dem Adress-Stamm eine Kundenadresse zu.
Rechnung an Hier können Sie dem Projekt eine Rechnungsadresse zuweisen. Diese Zuweisung ist nur dann nötig, wenn sich die Rechnungsadresse von der Kundenadresse unterscheidet. Ansonsten wird automatisch die Kunden- auch als Rechnungsadresse eingesetzt.
Auftraggeber Einem Projekt lässt sich neben Kunde und Rechnungsadresse auch noch der Auftraggeber zuordnen. Von der Programmlogik her hat diese Zuordnung keine Funktionalität, es handelt sich um eine rein informative Zuordnung. Sie kann aber via OCL-Begriff auftraggeber in Listen und Berichten verwendet werden.
Adresstext auf Rechnung Hier erhalten Sie die Übersicht über die Adresse inkl. Layout, so, wie die Adresse später auf der Rechnung erscheinen wird.

Vorgaben

Auf der Seite Vorgaben können Vorgaben für die Rechnungsstellung vordefiniert werden. Später erzeugte Rechnungen für dieses Projekt übernehmen diese Vorgaben automatisch.

Alle hier gemachten Angaben beziehen sich auf alle danach erzeugten Rechnungen dieses Projekts. Die Vorgaben eignen sich also nur für Projekte, bei denen diese Angaben für alle Rechnungen gelten.

Alle Angaben können auch auf den einzelnen Rechnungen vorgenommen oder geändert werden.

Ansätze für Leistungen Hier können Stundensätze für dieses einzelne Projekt überschrieben werden. Für eine bessere Übersichtlichkeit empfehlen wir jedoch die Verwendung der Tariftabelle.
Proforma Rechnung Die als proforma markierten Rechnungen können nicht in die Debitorenbuchhaltung gebucht werden (der Button Buchen steht nicht zur Verfügung).
Pauschale Rechnung / Pauschalbetrag Ist eine Rechnung als Pauschal markiert, gilt der unter "Pauschalbetrag" angegebene Betrag als Rechnungsbetrag. Die Werte der zugeordneten Leistungen spielen dann keine Rolle mehr.
Spesenpauschale
Prozent / Betrag
Soll mit der Rechnung eine Spesenpauschale verrechnet werden? Wird eine Prozentzahl angegeben, wird die Spesenpauschale berechnet mit diesem Anteil an der Summe der Leistungen. Andernfalls wird der unter "Betrag" eingegebene Betrag fix verwendet.
Speseneinträge?

Steuert, ob die Rechnung den Wert der sich darauf befindlichen Spesen übernehmen soll. Wird dieses Häkchen nicht gesetzt, dann wird auf der Rechnung der externe Spesenwert auf 0 gesetzt, und die einzelnen Spesen erscheinen auch nicht beim Drucken. Die Spesen bleiben aber auf der Rechnung und werden mit dieser verrechnet.

Wird eine Spesenpauschale erfasst und ist "Speseneinträge" trotzdem markiert, wird die Summe der Speseneinträge plus die Spesenpauschale verrechnet.

Rabatt
Prozent / Betrag
Erhält der Kunde auf die Rechnung einen Rabatt? Entweder als Betrag oder als Prozentanteil zu den geleisteten Leistungen.
Verrechnungsart für Auslagen
  • verrechnen: Die Auslagen werden dem Kunden in Rechnung gestellt, erscheinen also auf der Rechnung.
  • weiterleiten: Die Auslagen werden nur zu Kontrollzwecken erfasst und erscheinen nicht auf der Rechnung.
Planungsebene für Ressourcenplanung Plandaten können entweder für Projekte oder für Phasen erfasst werden. In den Systemeinstellungen > Ressourcenplanung kann hinterlegt werden, ob standardmässig auf Projekten oder auf Phasen geplant wird. Die entsprechende Systemeinstellung lautet Planungsebene für neue Projekte. Hier auf dem einzelnen Projekt kann dieser Wert übersteuert werden.
Zahlungskonditionen Debitoren In diesem Feld kann eine in den Systemeinstellungen hinterlegte Zahlungskondition ausgewählt werden. Aufgrund der Farbe ist ersichtlich, ob der Wert von der oberen Ebene übernommen oder hier überschrieben wurde:
  • Schwarze Schrift: Wert wird von der oberen Ebene übernommen.
  • Grüne Schrift: Wert wurde auf dieser Ebene überschrieben

Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel Debitoren buchen mit Vertec.

Bearbeiter zuordnen

Im Unterordner Bearbeiter können Projektbearbeiter dem Projekt zugeordnet und gewisse Werte übersteuert werden. Ist die Systemeinstellung Bearbeiter müssen bei Projekten zugeorndet werden auf JA, ist eine Zuordnung die Voraussetzung, dass ein Bearbeiter auf dieses Projekt erfassen kann (diese Zuordnung kann auch auf dem Projekttyp gemacht werden und gilt dann für alle Projekte dieses Typs).

Diese Verknüpfung, der sogenannte BearbeiterLink, ist ab Vertec Version 5.8 ein eigenständiger UserEintrag und kann in Ordnern dargestellt, verlinkt und mit Zusatzfeldern versehen werden.

Die Zuordnung von Bearbeitern erfolgt die * Zeile, mit einer Dropdown-Liste für die Auswahl der Bearbeiter. Bearbeiter und Listen von Bearbeitern können auch per Drag & Drop hinzugefügt werden.

Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet den einzelnen BearbeiterLink im Detailfenster.

Linktypen für die Verbindung von Bearbeitern und Projekten

Für die Darstellung von Verbindungen zwischen Bearbeitern und Projekten gibt es folgende 3 Linktypen, die fast gleich heissen:

Name des LinktypsBeschreibung
Projekt - Bearbeiter stellt Bearbeiterlinks auf Projekt dar. Container Bearbeiter auf dem Projekt wird angezeigt.
Projekte - Bearbeiter Wird auf der Oberfläche nicht angezeigt, ermöglicht aber die Zuordnung von Bearbeiter zu Projekt via Drag & Drop.
Projekte - Bearbeiter Zeigt den Ordner Projekte bzw. Mandate auf dem Bearbeiter dar. Enthält die Liste der Projekte, auf die der Bearbeiter erfassen darf (Projektbearbeiter.erfprojekte).

08.07.2002 | 05.04.2016: Artikel angepasst an Vertec 6.0. Artikel Projektadressen integriert. Keine inhaltliche Änderung.
Produktlinien: Standard, Expert
Module: Leistung & CRM