Kreditoren buchen mit Vertec

Rechnungen Dritter können in Vertec erfasst und einem Projekt zugeordnet werden. Für jede Rechnung wird dafür ein Kreditor erfasst. Diese Einträge können auf Wunsch direkt in eine Kreditorbuchhaltung übertragen werden. Drittrechnungen müssen so nur einmal erfasst werden.

Ebenfalls nützlich sind Kreditoren zum Rückerstatten von Spesen an Mitarbeiter. Die Spesenrückerstattungen können so direkt über eine Kreditorbuchhaltung abgewickelt werden.

Die Zuordnung des Kreditors zum Projekt erfolgt über die zugeordneten Auslagen bzw. Spesen. Sie können also auch Auslagen und Spesen von verschiedenen Projekten einem einzelnen Kreditoren zuordnen. Dies ist zum Beispiel dann nützlich, wenn Sie die Kosten einer Drittrechnung auf mehrere Projekte eines Kunden verteilen möchten.

Kreditor erfassen

Einen Kreditor erzeugen Sie über den Menübutton Neu > Kreditor:

Es erscheint die Detailmaske:

Datum Datum des Kreditoreintrags. Normalerweise das Eingangsdatum der Drittrechnung.
externe Nummer Offene-Posten-Nummer des Lieferanten, also normalerweise die Rechnungsnummer, die auf der Drittrechnung angegeben ist. Nach dieser Nummer kann in den Stammdaten im Ordner 'Kreditoren" gesucht werden.
Belegnummer Die Belegnummer wird bei der Kreditorbuchung von der Kreditorbuchhaltung generiert und hier ausgegeben. Nach dieser Nummer kann ebenfalls im Ordner Kreditoren in den Stammdaten gesucht werden.
interne Nummer Die Nummer, die Sie dem Kreditoren intern geben möchten. Wenn z.B. eingehende Rechnungen mit fortlaufenden Nummern gestempelt werden, könnte diese Nummer hier eingegeben werden. Nach der internen Nummer kann im Ordner Kreditoren in den Stammdaten gesucht werden.
Soll die interne Nummer fortlaufend sein, kann die Verwendung eines Nummerngenerators in Erwägung gezogen werden.
Währung Geben Sie an, welcher Währung die Drittrechnung entspricht. Der Betrag wird dann entsprechend umgerechnet.
Personenkonto Das Personenkonto entspricht dem Personenkonto des Lieferanten in der Kreditorbuchhaltung. Im Vertec wird dieser Wert beim Adresseintrag des Lieferanten auf dem Reiter Vorgaben definiert.
Lieferant Wählen Sie hier den Lieferanten aus. Die Angabe des Lieferanten ermöglicht es, den Kreditoreintrag in die Kreditorbuchhaltung zur übertragen. Als Lieferanten stehen standardmässig die Adressen in Vertec zur Verfügung, die ein Kreditor-Personenkonto zugeordnet haben. Dies kann über die Systemeinstellung Projekt > Auswahl von Lieferanten nur mit Kreditor PK angepasst werden, so dass alle Adressen zur Verfügung stehen.
Text Beliebiger Text, der den Kreditoreintrag bezeichnet. Dieser Text kann in die Buchhaltung geschrieben oder auf Report-Dokumenten verwendet werden. Ist kein Text angegeben, wird der Text der ersten zugeordneten Auslage ins Feld Text kopiert.
Konto PC-Konto bzw. ESR Teilnehmernummer, wo die Kreditorrechnung einbezahlt werden soll.
ESR-Referenz Geben Sie hier bei Bedarf eine ESR-Referenznummer an. Das kann z.B. die Referenznummer auf der Drittrechnung sein.
Zahlungskonditionen Wählen Sie hier eine der in den Systemeinstellungen definierten Zahlungskonditionen.
Fälligkeitsdatum Dieser Wert wird anhand der Zahlungskonditionen berechnet. Alternativ können Sie hier ein Fälligkeitsdatum manuell eintippen. Sie können diesen Wert in Listen anzeigen oder in Expression-Ordnern filtern.
Betrag Hier wird der Bruttobetrag (inkl. MwSt) der Drittrechnung eingegeben.

Verrechnungsart

Die Verrechnungsart bestimmt, wie mit dem Kreditorposten weiter verfahren wird:

  • verrechnen: Die Drittrechnung wird einem oder mehreren Kunden in Rechnung gestellt. Die Weiterverrechnung erfolgt mittels auf dem Kreditor erfasster Auslagen oder Spesen, welche beim Kunden auf der Rechnung erscheinen.
  • weiterleiten: Die Drittrechnung wird nur zu Kontrollzwecken in Vertec erfasst und wird dem Kunden zur direkten Bezahlung weitergeleitet. Die auf dem Kreditor erfassten Auslagen erscheinen nicht auf einer Kundenrechnung. Rechnungen, die nur weitergeleitet werden, werden nicht in der Buchhaltung gebucht. Es können nur Auslagen weitergeleitet werden, keine Spesen (da Spesen ja bereits bezahlt werden müssen, wenn sie anfallen, deshalb können Sie nicht weitergeleitet werden, sondern müssen auf der Kundenrechnung erscheinen).

Der Vorgabewert für die Verrechnungsart wird wie folgt bestimmt:

  1. Explizit gesetzte Verrechnungsart.
  2. Verrechnungsart der ersten angehängten Auslage.
  3. Standardwert verrechnen, falls keine Auslagen.

Auslagen und Spesen zuordnen

Auslagen können direkt im Ordner Auslagen des Kreditors erfasst werden. Bereits bestehende Auslagen können per Drag & Drop oder über den Button Auslagen zuordnen... dem Kreditor zugeordnet werden.

Wenn Sie auf dem Kreditor eine neue Spese oder eine neue Auslage erzeugen (mit dem entsprechenden Icon in der Symbolleiste oder über den Menübutton Neu), wird diese dem aktuellen Kreditoren direkt zugeordnet.

Bereits bestehende Spesen können per Drag & Drop dem Kreditor zugeordnet werden.

Zugeordnete Auslagen und Spesen müssen dabei die folgenden Bedingungen erfüllen:

  • Die Summe der Einkaufspreise der Auslagen und Spesen muss dem Gesamtbetrag des Kreditors entsprechen
  • Alle Auslagen und Spesen müssen dieselbe Währung haben
  • Alle Auslagen müssen von derselben Verrechnungsart sein. Wenn Sie Auslagen sowohl weiterleiten als auch verrechnen wollen, müssen Sie mehrere Kreditoren erfassen.
  • Falls die Auslagen zum Weiterleiten bestimmt sind, müssen alle zum selben Projekt gehören.
  • Spesen können nicht weitergeleitet werden. Ein Kreditor der weitergeleitet werden soll, darf keine Spesen enthalten
  • alle Auslagen und Spesen müssen freigegeben sein (dieses Verhalten kann in den Systemeinstellungen konfiguriert werden)

Falls eine dieser Bedingungen verletzt ist, wird dies auf dem Kreditor im Feld Problembericht angezeigt.

Betrag auf Auslage

Der Button Betrag auf Auslage ist aktiv, wenn sich nur eine Auslage auf dem Kreditoren befindet. In diesem Fall kann über diesen Button der Einkaufspreis der Auslage gesetzt werden.

Sobald dem Kreditoren mehrere Auslagen zugeordnet sind, ist dieser Button inaktiv und kann nicht verwendet werden.

Projekt-Zuordnung der Auslagen bei gebuchten Kreditoren sperren

Die Kreditor-Schnittstelle bietet die Möglichkeit, die Mandanten-Information des Kreditors über die Projekte der Auslagen zu gewinnen. In diesem Fall ist es wichtig, dass sich das Projekt bei solchen Auslagen nicht in Nachhinein ändert.

Um dies zu verhindern, gibt es die Systemeinstellung Projektzuordnung von gebuchten Auslagen und Spesen sperren. Ist diese auf Ja eingestellt, kann die Projektzuordnung der Auslagen nicht mehr geändert werden.

Kreditoren-Kostenstelle auf Spesen und Auslagen

In den Systemeinstellungen > Buchhaltung gibt es die Einstellung Mitarbeiter-Kostenstelle für Kreditorbuchungen verwenden. Ist diese auf Ja, wird bei der Kreditorbuchung von Spesen und Auslagen die Kostenstelle Spesen auf dem Bearbeiter verwendet.

Die Hierarchie für die Kostenstellenberechnung ist wie folgt:

  1. Kostenstelle des Bearbeiters (falls Systemeinstellung auf Ja)
  2. Kostenstelle des Typs
  3. Kostenstelle der Phase
  4. Kostenstelle des Projekts

Kreditor buchen

Mit Hilfe einer Kreditorbuchhaltungs-Schnittstelle lassen sich Kreditoreinträge direkt in die Buchhaltung buchen. Nach der Installation der Kreditoren-Schnittstelle können Sie die Konfiguration der Schnittstelle in den Systemeinstellungen unter Buchhaltung festlegen.

Eröffnen einer Kreditoradresse

Die Eröffnung einer Kreditoradresse erfolgt auf der Adresse über den Menübutton Aktionen > Buchhaltung > Neue Adresse in Kreditorbuchhaltung erstellen.

Folgende Angaben werde im Vertec eingetragen:

  • Das Personenkonto Kreditoren auf der Adresse (auf dem Reiter Vorgaben). Falls die Option Systemeinstellungen > Projekt > Auswahl von Lieferanten nur mit Kreditor PK auf JA gestellt ist, erscheint diese Adresse von jetzt an als Lieferant zur Auswahl.

Spezialfall Sage 200 (Simultan)

Falls mit mehreren Währungen gearbeitet wird, müssen die Adressen auch in allen notwendigen Währungen eröffnet werden. Beim Erstellen des Kreditor Personenkontos aufgrund der Vertec Adresse steht aber keine bestimmte Währung zur Verfügung.

Deshalb muss die Systemeinstellungen > Buchhaltung > Währungen entsprechend gesetzt werden. Ist dort nichts angegeben, wird der Kreditor in CHF eröffnet. Wenn auch Euro verwendet werden soll, muss da 'CHF,EUR' drinstehen.

Achtung: Die notwendigen Vorschläge in Simultan müssen vorgängig für alle verwendeten Währungen in Sage 200 (Simultan) festgelegt werden (siehe SAGE 200 (Simultan) Kreditoren Schnittstelle).

Falls auf der Adresse das Feld Referenznummer gesetzt ist (Seite Weitere Info > Referenznummer), wird diese als adressid einer bestehenden Adresse in Sage 200 (Simultan) interpretiert und beim Erstellen des neuen Kreditors verwendet. Falls dort keine Referenznummer gesetzt ist, wird eine neue Adresse erstellt und die Referenznummer entsprechend eingetragen.

Kreditor buchen

Sobald alle Angaben korrekt eingestellt wurden, können Sie auf dem Reiter Buchhaltung den Kreditor verbuchen. Auf diesem Reiter finden Sie auch eine detaillierte Aufstellung der Buchungen:

Bei der Buchung von Kreditoren der MWST-Code und der MWST-Satz für den Einkauf sowie das Aufwand-Konto fixiert.

Falls Sie eine Vertec Version vor 5.6 einsetzen, beachten Sie bitte den Artikel Einkaufs-MWST mit neuem MWST-Satz.

Kreditorbuchungen mit leerem Sammelkonto

Bei gewissen Fibu-Programmen, z.B. bei Sage 50 (Sesam), ermöglicht die Übergabe eines leeren Sammelkontos die Verwendung der Fibu-eigenen Konfiguration. Ein leeres Sammelkonto beim Buchen übergeben funktioniert ab Vertec Version 5.6, wenn dies im Buchhaltungsprogramm so konfiguriert ist.

Texte für Kreditorbuchungen

Standardtexte Kreditorenbuchungen

Bei Sammelbuchungen (ist auf buchungsbeleg.text und im Text der ersten Buchung):

lieferant.asstring, <text des Kreditors>

Bei Detailbuchungen (auf allen anderen Buchungen)

  • bei Spesen:

    spesen.text, spesen.projekt.asstring, spesen.phase.asstring

  • bei Auslagen:

    auslage.lieferant.asstring, auslage.projekt.asstring, auslage.phase.asstring

Falls gewisse Teile nicht vorhanden sind (z.B. Phase), dann werden die Kommas entsprechend richtig gesetzt.

Texte für Kreditorbuchungen via OCL

Die Texte für die Kreditorbuchungen sind mit OCL konfigurierbar. Dabei können normaler Text und OCL-Expressions (in % eingefasst) kombiniert werden.

In den Systemeinstellungen > Buchhaltung gibt es zwei Einstellungen:

  • Buchungstext Kreditor Sammelbuchung: wird auf Kreditoren verwendet
  • Buchungstext Kreditor Detailbuchungen: wird auf Spesen und Auslagen verwendet

Falls die Expressions leer sind (Standard) werden die Standardtexte verwendet (siehe oben).

Buchen ohne Datenübertragung

Sie möchten einen Kreditor im Vertec auf gebucht setzen, ohne dabei Daten in die Buchhaltung zu übertragen. Das kann z.B. nützlich sein, wenn ein Kreditor im Nachhinein als gebucht im Vertec erscheinen soll, die Buchhaltungsperiode aber bereits abgeschlossen ist.Verwenden Sie dafür das Script: Kreditor auf gebucht setzen.


08.07.2003 | 27.06.2016: Vermerk zu Simultan SBS entfernt, Screenshots Vertec 6.0 eingefügt.
Produktlinien: Standard, Expert
Module: Fremdkosten