Auslagen

Die Zuordnung von Teilbeträgen eines Kreditors zu einzelnen Kunden-Projekten in Vertec erfolgt durch die Erfassung von Auslagen. Auslagen haben zahlreiche Ähnlichkeiten mit Spesen, die Eingabemaske gleicht weitgehend der von Spesen.

Unterschied Spesen / Auslagen

Art

Spesen

Auslagen

Wert int/ext

ja

ja

Brutto/Netto Erfassung

ja

ja

Budget auf Typ

ja

ja

Planung/Bestellung

nein

ja

Lieferantenrechnung

nein

ja

Weiterleitung Rechnung

nein

ja

Die Felder Anzahl/Betrag, Brutto, Preis/Marge sowie die verschiedenen direkt beschreibbaren Beträge entsprechen genau den Werten auf einem Speseneintrag. Das System Marge oder Preis wird weiter unten noch erklärt.

Verrechnungsart

Mit der Verrechnungsart kann auf Auslagen bestimmt werden, wie mit der dazugehörenden Drittrechnung (Kreditor) verfahren wird:

  • Verrechnen: Die Drittrechnung wird dem Kunden in Rechnung gestellt.
  • Weiterleiten: Die Drittrechnung wird nur zu Kontrollzwecken in Vertec erfasst und wird dem Kunden zur direkten Bezahlung weitergeleitet.

Der Wert für die Verrechnungsart auf der Auslage bestimmt sich wie folgt:

  1. explizit gesetzter Wert auf Kreditor
  2. explizit gesetzter Wert auf Auslage
  3. Vorgabewert der Projektphase
  4. Vorgabewert des Projekts

Status: Planen und Bestellen mit Auslagen

Auslagen lassen sich bereits vor Eingang einer Drittrechnung (Kreditor) erfassen. Auf diese Weise lassen sich Drittleistungen für Projekte konkret planen. Zur Unterstützung der Auslagenplanung dient die Eigenschaft Status auf Auslagen. Der Status der Auslage kann folgende Werte annehmen:

  • Geplant: die Auslage stellt einen Planwert dar.
  • Bestellt: es wurde für die entsprechenden Leistungen bereits ein Auftrag an den Lieferanten erteilt. Geplante und bestellte Auslagen werden nicht auf eine Kundenrechnung übernommen. Wird eine Auslage auf bestellt gesetzt, so wird der aktuelle Bearbeiter als Besteller gespeichert (sichtbar auf dem Reiter weitere Info).
  • Eingegangen: die Auslage wurde in Rechnung gestellt und kann dem Kunden weiterverrechnet (oder weitergeleitet) werden.

Ein Beispiel für die Anwendung des Status von Auslagen stellt die Liste Auslagetypen auf Projektphasen dar (siehe dazu den Artikel über Auslagentypen). Auf dieser Liste kann auch eine umfassende Budgeplanung vorgenommen werden.

Freigabe

Die Checkbox Freigabe gibt an, ob die Auslage weitergeleitet werden darf, d.h. ob der Eintrag auf einer Rechnung an einen Kunden erscheinen soll.

Ob die Freigabe auf Spesen oder Auslagen berücksichtigt wird, kann über die Systemeinstellungen Projekt / Mandat > Auslagen müssen freigegeben werden gesteuert werden. Standardmässig ist diese Einstellung auf Nein gesetzt, d.h. die Freigabe Checkbox hat keine Auswirkungen.

Marge oder Preis

Es gibt zwei Varianten der Preisberechnung: Preis oder Marge. Auf der einzelnen Auslage kann über die Radiobuttons zwischen Preis und Marge umgestellt werden.

Anzahl und Preis

Diese Berechnung funktioniert nach dem System 5 Stück (Anzahl) à 15 Franken (Verkaufspreis) = 75 Franken. Als Einkaufspreis werden beispielsweise CHF 10.00 angegeben, als Verkaufspreis CHF 15.00. Aufgrund dieser Preise berechnen sich die Beträge.

Weil dabei der Einkaufswert explizit angegeben wird, gibt es ein Problem bei der Verkaufspreis-Berechnung, falls es sich um Bruttobeträge handelt und der MWST Einkauf nicht gleich dem MWST Verkauf ist. In diesem Fall berechnet sich der Verkaufpreis aufgrund des Brutto-Einkaufspreises, weil es sich um eine Brutto-Auslage handelt. Richtig wäre aber eine Berechnung aufgrund des Nettopreises.

Einkaufswert und Marge

Ab Version 5.3.1.7. besteht die Möglichkeit, die Preisberechnung unter Angabe einer Marge durchzuführen. Diese Berechnung funktioniert nach dem System 50 Franken (Einkaufspreis), Marge 1.5 = 75 Franken.

Hier geben Sie einfach den tatsächlichen Einkaufswert an. Aufgrund der Marge berechnen sich die Beträge. Als Einkaufspreis wird beispielsweise CHF 50.00 angegeben, als Marge 1.5. Aufgrund dieser Preise berechnen sich die Beträge.

Der Einkaufswert kann netto oder brutto erfasst werden. Die Marge ist ein Faktor, der immer auf den Nettowert angewendet wird. So ist auch Brutto Einkauf mit unterschiedlichen MWST Sätzen für Einkauf und Verkauf möglich.

Die Marge im Vertec wird als Faktor angegeben. Wenn man z.B. 5% Marge auf einen Preis schlagen möchte, gibt man bei Marge 1.05 an.

Hinterlegen auf Auslagetypen

Auf den Auslagetypen kann eine Marge vordefiniert werden. Ist eine solche angegeben, werden Auslagen, die auf diese Typen erfasst werden, mit dem System Marge berechnet.

Angabe auf Auslagetyp-Phase-Link

Auf der Zuordnung von Auslagetypen zu Phasen können die Margen überschrieben werden. Diese Margen gelten dann für Auslagen, die auf diese Phasen erfasst werden.

Logik beim Wechsel eines Typs / einer Phase

  • Enthält der zugeordnete Spesen- bzw. Auslagetyp einen Preis oder eine Marge, wird in jedem Fall dieser Preis bzw. diese Marge übernommen (wie bisher).
  • Falls Preis oder Marge nicht durch einen Spesen- oder Auslagetyp definiert ist, wird er auf 1.0 gesetzt.
  • Das Setzen von Preis / Marge aufgrund von Spesen-/Auslagentyp erfolgt nur bei Wechsel des Typs oder der Phase.

Voreinstellung

Voreingestellt im Vertec ist die Marge. Steht auf dem Auslagentyp kein Betrag im Stückwert (extern), wird automatisch das System Marge angenommen.

Wenn Sie also nach dem System Anzahl und Preis arbeiten möchten, müssen Sie sicherstellen, dass auf dem Auslagentyp ein Stückwert (extern) angegeben ist:

Adressangaben auf Auslagen

Auf einer Auslage lassen sich verschiedene Adressen angeben.

  • Lieferant: Als Lieferant wird eine Adresse angegeben. Standardmässig erscheinen dort nur die Adressen, welche über eine Kreditoren-PK-Nummer verfügen. Dies kann über die Systemeinstellung Projekt / Mandat > Auswahl von Lieferanten nur mit Kreditor PK jedoch geändert werden.
  • Lieferadresse: Die Lieferadresse enthält als Standardwert die Adresse der eigenen Firma (wie in den Systemeinstellungen Allgemein als Firma hinterlegt).
  • Rechnungsadresse: Der Standardwert für die Rechnungsadresse richtet sich nach der Verrechnungsart der Auslage. Bei weiterzuleitenden Auslagen steht dort die Adresse des Kunden, bei weiterverrechenbaren Auslagen die Adresse der eigenen Firma.

Die Adressangaben auf einer Auslage werden vor allem zur Unterstützung bei der Bestellung verwendet. Eine Word-Berichtvorlage für Bestellungen wird von Vertec standardmässig mitgeliefert (siehe unter Reports für Auslagen).

Positionen

Auf Auslagen können auch einzelne Positionen erfasst werden. Diese ermöglichen eine feinere Strukturierung der Auslage. Auf dem Reiter Positionen können die einzelnen Positionen eingegeben werden:

Eine Auslage kann beliebig viele Positionen umfassen. Sobald Positionen vorhanden sind, berechnet sich der Wert der Auslage anhand der Positionen.

Die Marge wird von der Auslage vorgegeben. Im vorliegenden Beispiel wird eine Auslage vom Typ Hardware erfasst. Dieser hat als Einkaufspreis CHF 1.00 und als Verkaufspreis CHF 1.15 vordefiniert. Die Positionen, die auf dieser Auslage erfasst werden, werden damit automatisch zu 1.15 pro Einheit weiterverrechnet. Muss dieser Wert auf einer Position korrigiert werden, kann die entsprechende Position doppelgeklickt werden und der Wert auf der Detailmaske entsprechend überschrieben werden.

Möchten Sie eine oder mehrere Positionen in einem ersten Schritt noch nicht weiterverrechnen (Teillieferung), können Sie sie mittels Drag & Drop einer anderen Auslage zuordnen.


11.07.2003 | 27.06.2016: Screenshots Vertec 6.0 eingefügt.
Produktlinien: Standard, Expert
Module: Leistung & CRM, Budget & Teilprojekte, Fremdkosten
Apps: Alle