Dokumentenverwaltung mit Vertec

Vertec bietet vielfältige Möglichkeiten für die Dokumentenautomation. Dieser Artikel soll Ihnen eine Übersicht bieten und Sie zu den richtigen Orten in unserer Knowledge Base führen.

Dokumentenverwaltung mit Vertec

Dateiablagestruktur erstellen

File-Ablagestruktur via Script erzeugen

Dokumente in Vertec

Bestehende Dokumente mit Vertec verknüpfen

Dokumente aus Vertec erzeugen

Suchen nach Dokumenten im Vertec

Dokumentenverwaltung mit Vertec

Dokumente wie zum Beispiel Briefe, Faxe oder Rechnungen werden direkt im Vertec erstellt. Das Dokument wird automatisch in der Dateiablage gespeichert und gleichzeitig im Vertec am richtigen Ort verlinkt.

Zudem lassen sich Dokumente aus MS Word, MS Excel und MS Outlook mit wenigen Klicks einem Projekt oder einem Kontakt etc. zuordnen. Dank dem Vertec Explorer Add-In lassen sich auch beliebige andere Dateien in Vertec verlinken und später bequem wieder öffnen. Sie können bei jedem Dokument Kommentare anbringen oder Zuständigkeiten, Termine und andere Aktivitäten definieren. Das Dokument erscheint dann als termingebundene Arbeit in der Aufgabenliste eines Mitarbeiters.

Vertec lässt sich auch mit modernen Dokumentenmanagement-Lösungen kombinieren. Dank einer standardmäßigen Schnittstelle können Sie Dokumente von Vertec aus problemlos in MS SharePoint aus- und einchecken.

Damit das alles richtig funktioniert, müssen in Vertec vorgängig ein paar Dinge eingestellt werden. Diese sind hier nachfolgend beschrieben.

Dateiablagestruktur erstellen

Der Basispfad

Die Ablagestruktur baut auf dem globalen Dokumentenpfad auf. Dieser wird unter Systemeinstellungen > Allgemein > Dokumentenpfad angegeben:

Die Unterordner

Dann geht es weiter mit Ablagepfaden für die einzelnen Klassen wie Projekte, Adressen etc. Unter Systemeinstellungen > Klassen-Einstellungen kann pro Klasse ein Dokumentenpfad angegeben werden. Es gibt folgende Möglichkeiten:

  • Angabe eines Ordnernamens: Dieser wird als Unterordner des Basispfads interpretiert.
  • Ein absoluter Pfad: Dieser übersteuert den Basispfad.
  • Eine OCL-Expression: In %%-Zeichen eingefasst, wird dynamisch berechnet.

Diese Angaben können kombiniert werden. Hier werden zum Beispiel Projektdokumente im Unterordner Projekte und darin unter dem jeweiligen Projektcode abgelegt:

Auf jedem einzelnen Eintrag ist der Speicherpfad sichtbar und kann bei Bedarf auch übersteuert werden:

Änderungen an der Ablagestruktur

Die Pfade werden immer dynamisch berechnet. Der Vorteil: Änderungen am Basispfad wirken sich automatisch auf die Speicherpfade aus. Wenn Sie also Ihre Ablagestruktur einmal umstellen müssen, dann lässt sich Vertec mit einem Klick an die neuen Verhältnisse anpassen und findet die Dokumente automatisch am neuen Ort.

File-Ablagestruktur via Script erzeugen

Firmen haben oft eine einheitliche File-Ablagestruktur, auch für Dokumente, die nichts mit Vertec zu tun haben. Dabei ist es wichtig, dass diese immer gleich ist und keine Tippfehler etc. passieren.

Vertec bietet hier die Möglichkeit, solche Filestrukturen per Script zu erzeugen. Hier im Beispiel wird für ein Projekt die Ordnerstruktur erstellt, bestehend aus Unteordnern Buchhaltung, Korrespondenz und Diverses.

Natürlich können Sie solche Scripts nach Ihren Anforderungen frei anpassen und in Vertec als Menüpunkt registrieren. Das hier vorgestellte Script finden Sie hier: Script: Ordnerstruktur für Projekt erzeugen.

Dokumente in Vertec - Ablage mittels Aktivitäten

Es können bestehende Dokumente mit Vertec verknüpft oder Dokumente aus Vertec heraus generiert werden.

Alle Dokumente in Vertec werden via Aktivität verlinkt. Das heisst, es wird im Hintergrund eine Aktivität erzeugt, das Dokument angehängt und die Aktivität dem entsprechenden Eintrag in Vertec zugeordnet. Die einzelne Aktivität sieht so aus:

  • Klick auf den Pfeil: Das Dokument wird direkt im entsprechenden Programm (z.B. Word, Excel, Outlook) geöffnet.
  • Klick auf die drei Punkte: Öffnet die Dokumentablage im Explorer.

Die Aktivitäten sind auf jedem Eintrag standardmässig unter Aktivitäten zu finden:

Sie können aber auch eigene Strukturen anlegen und die einzelnen Aktivitäten gefiltert darstellen. Hier im Beispiel werden bei jedem Kunden Unterordner angezeigt wie E-Mails IN, E-Mails OUT, Angebote, Verträge, Dokumente etc.:

Dies erreicht man mit sogenannten Custom-Links. Man benötigt dafür Linie Expert.

Bestehende Dokumente mit Vertec verknüpfen

Die Vertec Addins für Microsoft Word, Excel und Windows-Explorer ermöglichen das Ablegen von bestehenden Dokumenten in Vertec per Knopfdruck.

So können Sie beispielsweise im Windows-Explorer auf eine beliebige Datei mit der rechten Maustaste klicken und In Vertec speichern wählen. In einem Dialog wählen Sie dann Projekt, Adresse etc. in Vertec aus, und schon ist das Dokument in Vertec abgelegt.

Vertec lässt sich zudem mit modernen Dokumentenmanagement-Lösungen kombinieren. Dank einer standardmäßigen Schnittstelle können Sie Dokumente von Vertec aus problemlos in MS SharePoint aus- und einchecken.

Auf diese Weise erhalten Sie automatisch eine umfassende Historisierung von Projekten und Mandaten inklusive der zugehörigen elektronischen Korrespondenz.

E-Mail Handling

Mit dem Outlook-Addin können auch E-Mails in Vertec abgelegt werden. Ein- und ausgehende Nachrichten lassen sich so am richtigen Ort speichern. Sie können in E-Mails direkt auf die Adressen in Vertec zugreifen. Und wenn Sie möchten, zeigt Vertec bei Senden von E-Mails einen Dialog an, wo Sie noch zusätzliche Angeben machen können, wo das E-Mail in Vertec abgelegt werden soll. Systemeinstellungen CRM > Vertec Dialog beim Senden von Mails anzeigen (Outlook).

Oder verwenden Sie IBM Notes? Das Vertec Notes Addin erlaubt es dem Benutzer, in IBM Notes Client erhaltene, versendete und neue E-Mails einfach nach Vertec zu exportieren. Zudem ermöglicht es dem Benutzer, im Notes Client direkt auf E-Mail Adressen aus Vertec zuzugreifen.

Unterordner für E-mail Dokumente

Für alle E-Mail Dokumente gibt es zudem eine Systemeinstellung, wo ein Pfad/Unterordner angegeben werden kann, welcher jeweils an den Dokumentenpfad des betreffenden Objektes angehängt wird. Dort drin werden alle E-Mails, die mit Vertec verknüpft werden, automatisch abgelegt. Systemeinstellungen CRM > Unterordner für E-mail Dokumente.

Dokumente aus Vertec erzeugen

Vertec bietet vielfältige Möglichkeiten für die Dokumentenautomation, so etwa die automatische Erstellung und Speicherung von Word-Dokumenten.

Im Normalfall werden Dokumente wie etwa Briefe, Faxe oder Memos auf einzelnen Adressen erstellt. Ein Dokument kann aber auch ausgehend von einem Projekt oder Mandat erstellt werden. So kann die Verknüpfung mit dem Projekt erhalten und das Dokument wird automatisch in der Dateiablage des Projektes gespeichert, während das eigentliche Dokument an eine andere Adresse als die Kundenadresse adressiert wird.

Berichtsvorlagen in Vertec / Menü "Drucken"

Damit ein Bericht in Vertec über das Drucken-Menü aufgerufen werden kann, muss er in Vertec registriert werden. Für jede verfügbare Sprache in Vertec können separate Vorlagen hinterlegt werden, damit die Dokumente beim Drucken automatisch in der Sprache des Kunden erstellt werden.

Vertec bietet eine Vielzahl von Standard-Berichtsvorlagen. Zusätzlich können mit dem eingebauten Bericht-Designer auch eigene Berichte erstellt oder eigene Word- oder Excel-Vorlagen hinterlegt werden, welche Sie von Vertec aus ansteuern können.

Sie können vordefinieren, ob und wie der Bericht automatisch gespeichert werden soll, wie der Bericht in Vertec verknüpft wird (siehe Abschnitt Dokumente in Vertec), ob ein Dialog angezeigt werden soll, und vieles mehr. Die detaillierte Beschreibung finden Sie im Artikel Reports registrieren.

Massenmailings, Serienbrieffunktion

Mittels Parametrisierung können vorhandene Adress- oder Projektdaten so struktiert werden, dass sich problemlos Serienmailings etwa an sämtliche Kunden aus einer bestimmten Branche oder alle Interessenten für ein bestimmtes Produkt erstellen lassen. Wahlweise kann hierfür die Dokumentenautomation von Vertec oder die in Microsoft Word enthaltene Funktion für Serienbriefe verwendet werden. Auch Serien-E-Mails können in Vertec abgebildet werden.

Suchen nach Dokumenten im Vertec

Ausser auf dem einzelnen Eintrag (in den Aktivitäten) können Sie auch im gesamten Vertec nach Dokumenten suchen. Hier auf dem Bild sehen Sie drei verschiedene Aktivitäten-Suchordner. Im Beispiel wird gerade nach E-Mails gesucht:

Diese Suchordner sind SQL-Ordner, in welchen Sie Ihre Kriterien frei definieren und alle verfügbaren Felder abfragen können. SQL-Ordner sind bereits ab der Linie Standard verfügbar. Das hier abgebildete Beispiel finden Sie in unserem Tipp E-Mails in Vertec: Über eine Volltextsuche einfach auffinden.

Oder Sie erweitern die allgemeine Vertec Suche so, dass sie zusätzlich im Titel von Aktivitäten sucht:


01.04.2014 | 17.06.2016: Screenshots Vertec 6.0 eingefügt.
Produktlinien: Standard, Expert
Module: Leistung & CRM