Vertec Outlook Addin

Beim Outlook Addin geht es darum, ein- und ausgehende E-Mails mit Aktivitäten in Vertec verknüpfen zu können. Bei allen E-Mails erscheint ein Button In Vertec speichern. Bei noch nicht versandten, neu erstellten E-Mails erscheint zusätzlich ein Button Adressauswahl.

In den Systemeinstellungen > CRM / Aktivitaten kann unter Vertec Dialog beim Senden von Mails anzeigen eingestellt werden, ob der In Vertec speichern Dialog automatisch erscheint, sobald bei einem E-Mail auf Senden geklickt wird. Bei Nein muss der Aufruf manuell erfolgen mittels Klick auf den obengenannten Vertec Button.

    In Vertec speichern

    Ein Klick auf den Button In Vertec speichern ruft den Addin-Dialog auf. Hier kann angegeben werden, mit welchen Objekten die E-Mail verknüpft werden soll.

    Bei der Verknüpfung einer E-Mail mit Vertec wird der Betreff der E-Mail als Titel der Aktivität übergeben. Dieser kann vorab bearbeitet werden, falls er als Titel nicht passt. Da das Titel-Feld auf 255 Zeichen beschränkt ist, wird der Betreff beim Speichern nach 255 Zeichen abgeschnitten, falls er länger ist.

    Im Hintergrund werden die E-mails im entsprechenden Ordner (Dokumentpfad) als .msg Dateien gespeichert und als Dokument mit der Aktivität verknüpft. Das .msg File enthält die gesendete E-Mail. Um dies zu ermöglichen, wird auf den E-Mails, die in Vertec gespeichert werden, der entsprechende Speicherpfad hinterlegt. Sobald die E-Mail versandt und im Outlook in den Ordner gesendete Elemente verschoben wird, wird sie am gleichen Ort erneut gespeichert. Die Outlook Schnittstelle beachtet dabei die Daten aus dem Outlook-Standardkonto (in Outlook unter Datei > Optionen > Kontoeinstellungen).

    Speichern der E-Mails in Sharepoint

    Damit das erneute Speichern der E-Mails auch mit Sharepoint funktioniert, wurde die Sharepoint Schnittstelle entsprechend angepasst. Das Feature funktioniert ab Sharepoint Extension Version 124.

    Mehrere E-Mails in Vertec speichern

    In einer Liste von E-Mails können ab Vertec 6.1 mehrere E-Mails selektiert und per Rechtsklick in Vertec gespeichert werden.

    Der Addin Dialog für die Zuordnung erscheint nur einmal, mit den Angaben der ersten der selektierten E-Mails.

    Für jedes Mail wird daraufhin eine Aktivität in Vertec angelegt mit identischen Zuordnungen.

    Attachments in Vertec speichern

    Ab Vertec 6.1 können auch Attachments aus E-Mails direkt in Vertec abgelegt werden. Ein Rechtsklick auf das entsprechende Attachment hat den Menüpunkt In Vertec speichern.

     

    Daraufhin öffnet sich der Addin Dialog. Es können ein oder mehrere Attachments damit in Vertec abgelegt werden.

    Gespeicherte E-Mails öffnen

    Ein Klick auf den Button Öffnen neben dem Dokument öffnet die E-Mail.

    Auf der Seite Weitere Info auf der Aktivität gibt es drei Felder: E-Mail Angaben, Absender und Empfänger. Diese werden vom Addin mit den entsprechenden Informationen gefüllt.

    Adressauswahl

    Ab Version 5.5 gibt es bei ausgehenden E-Mails einen Button Adressauswahl. Ein Klick auf diesen Button öffnet einen Dialog, in dem Sie auf die Adressen in Vertec zugreifen können. Die entsprechenden E-Mail-Adressen können Sie dann in den Feldern AN, CC, und BCC positionieren. Es können nur Adressobjekte mit einer Standard-Email-Adresse ausgewählt werden. Diese Standard-Email-Adresse wird eingefügt.

    Die Adressen werden der Empfängerliste hinzugefügt. Adressen, welche manuell geschrieben werden, bleiben bestehen. Um Mehrfachnennungen zu vermeiden, werden die Listen (An, Cc, Bcc) der bereits eingetragenen Email-Adressen durchsucht und nur jene hinzugefügt, die noch nicht vorhanden sind.

    Zusätzlich können auch bereits Projekte und Phasen vorausgewählt werden. Projekte und Phasen werden oben unter Ausgewählte Einträge dargestellt. Adressobjekte werden dort nicht aufgelistet, sie werden nur in den Feldern AN, CC, BCC als E-Mail-Adresse angezeigt:

    Weiter kann auch eine Datei hinzugefügt werden. Ein Klick auf den Button Datei... öffnet die Dateiablage (Dokumentenpfad) des ersten Objekts in der Liste der ausgewählten Einträge in folgender Reihenfolge:

    1. Projekt
    2. Phase
    3. Adresseintrag

    Diese Einstellungen werden in der E-Mail gespeichert. Sobald die Funktion In Vertec speichern aufgerufen wird, z.B. beim Senden, erscheinen sie bereits voreingestellt.

    Aufbereitung der Daten

    Sowohl der Dialog In Vertec speichern als auch der Dialog Adressauswahl enthalten auf dem Reiter Auswählen eine Baumansicht. Diese stellt die bereits ausgewählten Einträge dar, damit Sie schneller zu den entsprechenden Zugehörigkeiten navigieren können. Immer angezeigt wird ausserdem der aktuell in Vertec eingeloggte Benutzer (im Beispiel Christoph Keller).

    Die ausgewählten Projekte und Projektphasen werden in der E-Mail in das Feld Billinginformation gespeichert. Die Adresseinträge werden bei jedem Aufruf des Dialogs anhand der Emailadressen wie folgt ermittelt:

    Darstellung der Adressen

    DialogStellt folgende Adressen dar
    In Vertec speichern

    Eingehende E-Mail

    Stellt die Adresseinträge dar, welche als Standard-Email die Absenderadresse der aktuellen E-Mail eingetragen haben.

    Ausgehende E-Mail

    Im Baum erscheinen die Adress-Objekte der E-Mail-Adressen, welche sich im Feld AN befinden.

    Adresseinträge von CC- oder BCC-Adressen müssen via Suchfeld gesucht werden und manuell der Liste Ausgewählte Einträge hinzugefügt werden, damit sie im Baum erscheinen.

    Adressauswahl

    Nur ausgehende E-Mail

    Im Baum werden die Adress-Objekte von allen E-Mail-Adressen angezeigt, welche in den Feldern AN, CC und BCC eingefügt wurden.

    Ordner Verwendete Projekte / Projekte als Kunde

    Um die Arbeit noch effizienter zu machen, werden auch berechnete Ordner dargestellt: verwendete Projekte sowie Projekte als Kunde. Diese berechnen sich wie folgt:

    OrdnerStellt folgende Projekte dar
    verwendete Projekte

    Sucht nur in Aktivitäten, die weniger als 1 Jahr zurückliegen:

    • Projekte aller Aktivitäten, bei denen die ausgewählten Adressen irgendwann einmal als Kontakt hinterlegt wurden.
    • Projekte aller Aktivitäten, welche vom gleichen E-Mail-Absender stammen.
    • Projekte aller Aktivitäten, bei denen die ausgewählten Einträge irgendwann einmal als Objekte zugeordnet wurden (Aktivität > Objekte aus Ordner zuordnen oder weitere Adressen zuordnen)
        Projekte als Kunde
        • Projekte aller ausgewählten Adressen.
        • Von allen ausgewählten Kontaktadressen die Projekte, die zu den jeweiligen Firmen gehören.

        23.10.2006 | 22.11.2016: Release 6.1: Mehrere E-Mails und Attachments speichern. Neue Screenshots.
        Produktlinien: Standard, Expert
        Module: Leistung & CRM
        Apps: Desktop App, Cloud App