Topal Solutions Debitoren Schnittstelle

Installieren der Schnittstelle

Öffnen Sie im Vertec im Menü Einstellungen die Extensions. Sie müssen dazu als Administrator in Vertec angemeldet sein. Aus der Liste Gefundene Extensions wählen Sie die Topal Solutions Debitoren Schnittstelle und drücken zum Installieren den >>-Button.

Systemeinstellungen

Einige Systemeinstellungen werden für alle Debitoren installiert. Diese sind im Artikel Systemeinstellungen > Buchhaltung aufgelistet.

Die speziellen Systemeinstellungen für die Topal Solutions Debitoren Schnittstelle sind:

Topal Server: der Servername des Topal Servers. Bei Topal Einzelplatzinstallationen kann dieser Wert leer gelassen werde, die Schnittstelle verwendet dann localhost als Servernamen.
Achtung: Bei Topal Netzwerkversionen funktioniert localhost nicht, auch wenn die Schnittstelle lokal auf dem Server verwendet wird, es muss dann immer der Rechnername des Serverrechners eingetragen werden.

PropertyName: TopalServer. StringProperty.

Topal Login via SSL: Ab Vertec 6.1 kann eingestellt werden, ob die Verbindung zu Topal über SSL geschehen soll.

Damit diese Systemeinstellung erscheint, muss die Topal Schnittstelle nach dem Update auf Vertec 6.1 einmal deinstalliert und wieder installiert werden. Öffnen Sie dafür den Extension Manager über das Menü Einstellungen, markieren Sie rechts die Topal Schnittstelle und klicken Sie auf den Button <<. Danach markieren Sie links die Topal Schnittstelle und installieren Sie erneut, indem Sie auf den Button >> klicken. Bereits bestehende Systemeinstellungen gehen dabei nicht verloren. Ist die Systemeinstellung nicht sichtbar (weil man die Schnittstelle nicht de- und wieder installiert hat) oder auf Nein gestellt, bleibt alles wie bisher und die Schnittstelle funktioniert weiterhin.

Weitere Informationen zur Topal SSL Anbindung finden Sie unter http://info.topal.ch/Topal_Media_Server/topal_ssl_anbindung.htm.

PropertyName: TopalUseSSL. BooleanProperty.

Fibu Login: Der Loginname für das Login beim Topal Server.

PropertyName: LoginFibu. StringProperty.

Fibu Passwort: Das Passwort für das Login beim Topal Server.
Achtung: Ein bestimmtes Login kann nur einmal gleichzeitig beim Topal Server angemeldet sein. Falls das Topal Clientprogramm gleichzeitig wie die Vertec Schnittstelle verwendet werden soll, empfiehlt es sich, für die Schnittstelle ein eigenes Login zu verwenden.

PropertyName: PasswortFibu. StringProperty.

Fibu Mandant: Die Mandantennummer (code) des Topal Mandanten.
Wenn Server, Login und Passwort bereits konfiguriert sind, kann der Mandant auch durch Klick auf den Auswahlbutton (3 Punkte) ausgewählt werden.

PropertyName: DatenbankFibu. StringProperty.

Buchhaltungs-Periode: Das Buchungsjahr des Topal Mandanten, das für neue Buchungen verwendet werden soll. Kann durch Klick auf den Auswahlbutton ausgewählt werden (sobald ein Mandant gesetzt ist).

PropertyName: PeriodeFibu. StringProperty.

Nummernkreis Debitorbuchungen: Wählen Sie hier den Debitoren-Nummernkreis direkt aus Topal aus, indem Sie auf den "..."-Button klicken. Der Code des Nummerkreises wird damit hinterlegt. Bei jeder Buchung wird ein Nummernkreis mit diesem Code gesucht und verwendet, wenn gefunden. Wenn in einem Mandanten kein Nummernkreis mit dem hinterlegten Code gefunden wird, so wird einfach kein Nummernkreis übergeben.

Da Nummernkreise in Topal mandantspezifisch sind, kann es sein, dass mit dem hinterlegten Code im einen Mandant ein Nummernkreis gefunden wird, aber im anderen Mandanten nicht. Möchten Sie in Topal mehrere Mandanten bebuchen, müssen alle Mandanten, in denen man einen Nummernkreis verwenden will, einen Nummernkreis mit demselben Code haben.

PropertyName: DebiNummernkreis. StringProperty.

Stornierungsmethode: Versionen vor 5.8 implementieren das Stornieren in Topal als Löschen der Rechnung. Ab Version 5.8 kann die Stornierungsmethode eingestellt werden. Zur Auswahl stehen folgende Optionen:

  • Rechnung löschen: Standardeinstellung. Die Rechnung wird beim Stornieren in Vertec in Topal gelöscht.
  • mit Gutschrift ausgleichen: Topal führt das Stornieren wie folgt durch:

    1. Es wird eine Gutschrift über den Rechnungsbetrag erstellt.
    2. Zusätzlich wird eine sogenannte Null-Summen-Buchung erstellt, welche vom Konto 1100 (Debitorsammelkonto) an das Konto 1100 je im Soll und Haben den entsprechenden Rechnungsbetrag bucht. Die Periodenauswahl bei der Stornierung erfolgt aufgrund des Buchungsjahrs.

PropertyName: Stornierungsmethode. AuswahlProperty.

Handhabung der Nummern

Die Topalschnittstelle verwendet die Nummern wie folgend beschrieben. Diese Beschreibung gilt für Topalschnittstellen ab Version 149.

Buchen

Vertec schreibt die Rechnungsnummer im Topal in das Feld FreieRechnungsnummer. Das Feld Rechnungsnummer in Topal wird nicht beschrieben. Topal vergibt die Rechnungsnummer selbstständig.

Dafür sollte die Option Freie Rechnungnummer Eindeutig und Aufsteigend deaktiviert sein. Ansonsten erscheint gegebenfalls eine Fehlermeldung Doppelte freie Rechnungsnummer, und die Rechnung wird nicht gebucht.

Reporting

Soll auf den Topal Reports die Freie Rechnungsnummer anstelle der Rechnungsnummern ausgegeben werden, lässt sich das pro Mandant in den Eigenschaften einstellen.

Die Benutzeroberfläche kann je nach Topal-Version variieren. Alle Einstellungen sind aber immer in den Mandant Eigenschaften zu finden.

Buchung abgeschlossen

Im Vertec wird auf der soeben gebuchten Rechnung die Topal Rechnungsnummer als Belegnummer gespeichert. Sie dient dem Zahlungsabgleich als eindeutige Referenz auf die Topalrechnung.

Einschränkungen

Unterstützung für Saldobesteuerung

Topal 6 unterstützt Buchungen immer mit Bruttobetrag. Damit funktioniert das Buchen auch für Mandanten mit Saldobesteuerung. Die Buchungen aus Vertec wurden dementsprechend umgestellt, mit der Schnittstelle FibuTopal.py ab Version 131 werden nur noch Bruttobeträge an Topal übergeben.

MWST-Abrechnung nach Saldosteuersätzen

Möchten Sie nach Saldosteuersätzen abrechnen, müssen Sie ausserdem folgende Anpassungen vornehmen:

Notwendige Anpassungen in Topal für Saldosteuer:

  • In den Einstellungen des Mandanten muss unter den MWST Einstellungen Saldosteuer ausgewählt werden.
  • Die MWST-Sätze müssen auf die von der Mehrwertsteuerbehörde angegebenen Sätze angepasst werden.

Notwendige Anpassung in Vertec für Saldosteuer:

  • In den Systemeinstellungen > MWST müssen die MWST Codes aus Topal übernommen werden. Danach muss jedoch der Steuersatz manuell überschrieben werden mit 8% resp. 2.5%, da der Kunde ja eine Rechnung mit dem Normalsatz erhalten muss.

Beispiel einer Buchung nach Saldosteuer

Eine Rechnung in Vertec sieht wie folgt aus:

  • Rechnung in Vertec über CHF 1'000.00
  • MWST 8% CHF 80.00
  • MWST Code: UStn

An Topal wird folgendes übergeben:

  • CHF 1'080.00
  • MWST Code: UStn (dies ist zwingend, damit die MWST-Abrechnung in Topal korrekt funktioniert)

Zahlungsabgleich

Sobald Sie die Topal Solutions Debitoren Schnittstelle installiert haben, können Sie den Zahlungsabgleich aufrufen über Menü Einstellungen > Zahlungsabgleich.

Der Zahlungsabgleich sucht im Topal nach der Rechnungsnummer, welche im Vertec als Belegnummer hinterlegt ist, und findet so die zugehörigen Zahlungen.

Daraufhin werden die einzelnen Zahlungen zu einer Rechnung aus Topal eingelesen und die Rechnungen in Vertec entsprechend angepasst. Die durch den Zahlungsabgleich erstellten Zahlungen erhalten als Belegnummer die Zahlungsbelegnummer aus Topal.

Handhabung von Rechnungen mit Minderungsbetrag

Wenn eine Rechnung in Topal mit Minderung oder Skonto bezahlt wird, so erstellt Topal eine Zahlung, als hätte der Kunde den ganzen Betrag bezahlt, und eine zweite Zahlung mit dem Minderungsbetrag.

Beim Zahlungsabgleich mit Vertec wird die Zahlung mit dem Minderungsbetrag ignoriert. So stimmen die Beträge auch bei Teilzahlungen (mit / ohne Minderungsbetrag), und die Rechnung erscheint in Vertec normal bezahlt, der ausstehende Betrag ist 0. Die Minderung kann in Vertec nicht nachvollzogen werden.

Bei Überzahlungen importiert Vertec den kompletten Zahlungsbetrag und setzt das bezahlt-Häkchen; die Rechnung hat dann einen negativen offenen Betrag.

Voraussetzung

Voraussetzung für den Betrieb des Zahlungsabgleichs wie hier beschrieben ist eine Topal Version ab 5.0 und eine Vertec Topal Solutions Debitoren Schnittstelle ab Version 149. Die Schnittstellen-Version finden Sie im Extension-Manager.


05.03.2007 | 23.11.2016: Systemeinstellung Topal Login via SSL hinzugefügt.
Produktlinien: Diverse
Module: Leistung & CRM