DATEV XML Rechnungsdaten Schnittstelle

Mit der DATEV XML-Schnittstelle lassen sich aus Vertec Rechnungsdaten in DATEV-Rechnungswesenprogramme übermitteln zur automatischen Verbuchung. Optional können zugehörige Belegbilder übermittelt werden. Der Datenaustausch erfolgt über ZIP-Dateien, welche mit dem von DATEV gelieferten Programm Belegtransfer nach DATEV geladen werden. Die Dateien, welche Vertec exportiert, sind im DATEV Format Version 1.0.

Installieren der Schnittstelle

Öffnen Sie im Vertec im Menü Einstellungen die Extensions. Sie müssen dazu als Administrator in Vertec angemeldet sein. Aus der Liste Gefundene Extensions wählen Sie die DATEV XML Rechnungsdaten Schnittstelle und drücken zum Installieren den >>-Button.

Einrichten von Vertec

Für den Betrieb der Schnittstelle müssen in Vertec diverse Systemeinstellungen vorgenommen werden:

Einige Systemeinstellungen werden für alle Debitoren installiert. Diese sind im Artikel Systemeinstellungen Buchhaltung aufgelistet. Von diesen ist die Systemeinstellung Debitoren Sammelkonto (es werden keine Sammelbuchungen gemacht) ohne Wirkung, das Debitoren Sammelkonto darf aber nicht leer sein.

Für die DATEV XML Rechnungsdaten Schnittstelle werden folgende zusätzlichen Einstellungen benötigt:

  • Export-Verzeichnis für DATEV Buchungsfiles: Pfad für das Verzeichnis, in welches die ZIP-Dateien geschrieben werden, wenn in Vertec die Debitoren Buchungsfiles abgeschlossen werden. Diese ZIP-Dateien werden später mit dem von DATEV gelieferten Programm Belegtransfer nach DATEV übermittelt (siehe Abschnitt Übertragen von Belegen in DATEV).
  • Debitoradresse beim Buchen überschreiben: diese muss auf NEIN gesetzt werden, da die Schnittstelle das Anlegen von Debitoradressen nicht unterstützt. Sonst erscheint die Fehlermeldung DATEVDebiExtension instance has no attribute 'DoUpdateDebitor'.
  • Systemeinstellungen Zahlungskonditionen: Die Zahlungskonditionen können nicht importiert werden. Sie müssen in Vertec manuell angelegt werden. Dabei müssen der Code und die Zahlungsfrist den in DATEV hinterlegten Zahlungskonditionen entsprechen.
  • Systemeinstellungen MWST (Umsatzsteuer): Die MWST Typen können nicht importiert werden. Sie müssen in Vertec manuell angelegt werden. Dabei müssen der Code und der Satz den in DATEV hinterlegten MWST Typen entsprechen.
  • Systemeinstellungen Allgemein > Firma: Hier muss die Firmenadresse der eigenen Firma hinterlegt sein, da diese in der Schnittstelle verwendet wird. Diese Firmenadresse muss als Land das 2-stellig ISO Kürzel verwenden (z.B. "DE"), sonst erscheint die Fehlermeldung Land in Rechnungsadresse und Firmenadresse muss als 2-stelliger Landcode angegeben werden.

Weitere Voraussetzungen für den Betrieb der DATEV XML Rechnungsdaten Schnittstelle

  • Debitoradressen müssen nicht vorgängig in DATEV angelegt werden, sondern werden mit den einzelnen Buchungen übergeben.
  • Verwendete Rechnungsadressen müssen als Land das 2-stellige ISO-Kürzel verwenden (z.B. "DE").
  • Die Rechnungsadresse wird zusammen mit den Rechnungsdaten übermittelt und kann nicht vorher angelegt werden. Das Menu auf Adresseintrag Buchhaltung > neue Adresse in Debitorbuchhaltung eröffnen ist unwirksam und liefert in jedem Fall eine Fehlermeldung DATEVDebiExtension instance has no attribute 'DoCreateDebitor'.
  • Vertec unterstützt den Modus Die einzelnen Positionen einer Rechnung werden als Buchungsvorschläge verwendet - es werden die in Vertec vorhandenen Buchungszeilen gebucht. Dies muss in DATEV entsprechend eingestellt werden.

Betrieb der DATEV XML Rechnungsdaten Schnittstelle

Beim Buchen von Debitoren in Vertec werden die Buchungsdaten in temporäre Dateien geschrieben. Vor dem Import in ihr DATEV Programm müssen diese Dateien abgeschlossen werden. Dies geschieht in Vertec durch Aufruf des Menüs Aktionen > DATEV Debitoren Buchungsfile abschliessen.

Das Abschliessen des Buchungsfiles ergibt eine ZIP-Datei, deren Name mit dem aktuellen Datum beginnt, z.B. 130624_Buchung.zip. Bei mehreren Buchungsfiles pro Tag wird noch ein fortlaufender Index eingesetzt z.B. 130624_01_Buchung.zip. Diese Dateien werden im Exportverzeichnis für DATEV Buchungsdateien abgelegt (siehe oben).

Die so erstellten ZIP-Dateien können anschliessend mit dem Programm Belegtransfer nach DATEV importiert werden.

Übertragen von Belegen in DATEV

Auszug aus dem Dokument Arbeitsschritte zum Upload von Daten der Rechnungsdatenschnittstelle im XML-Format von DATEV, April 2010:

Die folgende Grafik gibt einen Überblick über den Arbeitsablauf bei der Rechnungsdatenübertragung nach DATEV Unternehmen online:

So laden Sie die Belege in DATEV Unternehmen online:

  1. Installieren Sie das Programm Belegtransfer auf Ihrem Rechner. Dieses Programm steht Ihnen zum kostenlosen Download unter www.datev.de/belegtransfer zur Verfügung.
  2. Starten Sie das Programm Belegtransfer.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verzeichnis hinzufügen.
  4. Erfassen Sie im sich öffnenden Fenster Verzeichnis hinzufügen die Berater- und Mandantennummer des betreffenden Bestands in DATEV Unternehmen online.
  5. Wählen Sie im selben Fenster über die Liste den Belegtyp "ohne Belegtyp" für den Transferordner. Die Zuordnung zum Rechnungseingangsbuch oder zum Rechnungsausgangsbuch online wird durch die Transferdatei selbst getroffen.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Basisverzeichnis. Wählen Sie den im Vertec unter Exportverzeichnis für DATEV Buchungsdateien hinterlegten Ordner als Transferordner aus.
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verzeichnis enthält aus DATEV DMS, Dokumentenorganisation oder von externen Beleglieferanten exportierte Dokumente und klicken Sie auf Übernehmen.
  8. Übermitteln Sie die ZIP-Datei nach DATEV Unternehmen online: Starten Sie den Upload mit der Schaltfläche Daten senden - oder, wenn Sie alle ZIP-Dateien, die Sie künftig in dem Transferordner ablegen, automatisch nach DATEV Unternehmen online übermitteln lassen wollen, starten Sie den Upload mit der Schaltfläche Zugang überwachen.

So prüfen und verarbeiten Sie den Upload in DATEV Unternehmen online:

Im Anschluss an die Übermittlung der ZIP-Datei prüfen Sie den Upload im Programm DATEV Unternehmen online.

  1. Starten Sie Belegverwaltung online.
  2. Wählen Sie den Menüpunkt Belegverwaltung > Extras > Import. Wählen Sie in der erscheinenden Maske einen Uploadzeitraum aus. Sie erhalten eine Auflistung aller Uploads dieses Zeitraums.

Weitere Informationen finden Sie in der entsprechenden DATEV Serviceinformation auf der DATEV Website.

Informationen über den Buchungsvorgang

Beim Buchen von Debitoren in Vertec wird pro Rechnung eine XML-Datei namens rechnungsnummer.xml erzeugt. Ausserdem wird in der Datei document.xml ein Eintrag mit dem Tag <document> eingefügt, welcher auf die Datei rechnungsnummer.xml verweist. Diese temporären Dateien werden in ein Unterverzeichnis DATEVRechnungsdaten im Exportverzeichnis für DATEV Buchungsdateien geschrieben.

In der Datei rechnungsnummer.xlm wird (nebst Daten zur Debitorenadresse) pro Buchungszeile ein Eintrag <invoice_item_list> eingefügt, in welchen die Daten der Buchungszeile geschrieben werden. Die <invoice_item> Einträge enthalten ein Attribut 'description_short', welches fix mit dem Text 'Leistung' beschrieben wird, ungeachtet ob die Buchungszeile in Vertec tatsächlich Leistungen repräsentiert.

Nach den Buchungszeilen wird ein Eintrag <total_amount> eingefügt, dieser enthält den Totalbetrag der Rechnung und eine Liste von Einträgen <tax_line>, welche die jeweils summierten Beträge der verschiedenen verwendeten Steuersätze enthalten.

Aktivitäten auf Rechnung

Sind auf einer Rechnung Aktivitäten mit verlinkten Dokumenten vorhanden, so werden im document.xml im <document> Eintrag der Rechnung weitere Einträge mit dem Tag <extension> eingefügt. Darin wird auf die Datei verwiesen (z.B. RechnungXY.pdf, Leistungsliste.doc). Gibt es auf den Rechnungsaktivitäten mehrere gleichnamige Dateien, so wird die Datei der jüngsten Aktivität (datum) verwendet. Die so im document.xml eingetragenen Dateien werden in den Arbeitspfad kopiert.

Storno

Der Storno versucht die zu stornierende Rechnung im document.xml zu finden. Ist sie dort noch vorhanden, so wird ihr Eintrag und ihre eigene Datei rechnungsnummer.xml gelöscht. Die aus den Aktivitäten kopierten Dateien bleiben vorhanden.

Wird die zu stornierende Rechnung im document.xml nicht gefunden, erscheint eine Fehlermeldung.


12.08.2013 | 02.12.2015: Präzisierung des 1. Abschnitts.
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