DATEV Debitoren Format 3.0 Schnittstelle

Diese Schnittstelle erlaubt es, Debitorstammdaten und Debitorbuchungen von Vertec nach DATEV zu übertragen.

Die Debitoren Schnittstelle erlaubt zudem das Importieren von Zahlungsdaten zu Debitorbuchungen aus DATEV in Vertec.

Der Datenaustausch erfolgt über Textdateien. Die Dateien, welche Vertec exportiert, sind im ASCII Format Version 3.0. Die Dateien, welche Vertec importieren kann, müssen im DATEV Format 3.0 vorliegen.

Installieren der Schnittstelle

Öffnen Sie im Vertec im Menü Einstellungen die Extensions. Sie müssen dazu als Administrator in Vertec angemeldet sein.

Aus der Liste Gefundene Extensions wählen Sie die DATEV Debitoren Format 3.0 Schnittstelle und drücken zum Installieren den >>-Button.

Einrichten von Vertec

Damit die Schnittstelle funktioniert, müssen in Vertec diverse Systemeinstellungen vorgenommen werden. Die Systemeinstellungen finden Sie im Ordner Einstellungen.

Einige Systemeinstellungen werden für alle Debitoren installiert. Diese sind im Artikel Systemeinstellungen Buchhaltung aufgelistet. Von diesen sind die Systemeinstellungen Debitoradresse beim Buchen überschreiben (es werden keine Adressdaten geschrieben) und Debitoren Sammelkonto (es werden keine Sammelbuchungen gemacht) ohne Wirkung, das Debitoren Sammelkonto darf aber nicht leer sein.

Für die DATEV Debitoren Format 3.0 Schnittstelle werden folgende zusätzlichen Einstellungen benötigt:

    Beraternummer, Mandantennummer: Hier muss die Beraternummer und Mandantennummer mit Komma getrennt angegeben werden.

    PropertyName: DatenbankFibu. StringProperty.

      Sperrdatum Buchhaltung: Hier kann ein Datum angegeben werden, welches Buchungen in ein Datum VOR dem Sperrdatum verunmöglicht.

      PropertyName: SperrdatumBuchhaltung. DateTimeProperty.

      Wirtschaftsjahr

      Das Wirtschaftsjahr muss grundsätzlich vom 1. Januar bis zum 31. Dezember eines Jahres dauern. Die einzigen Ausnahmen bilden sog. Rumpfwirtschaftsjahre, welche kürzer sind als ein Jahr, im Falle einer Unternehmnensgründung, -auflösungen etc. Aber auch Rumpfwirtschaftsjahre dürfen den Kalenderjahreswechsel nicht überschreiten.

        Datum Wirtschaftsjahr Beginn: Der Beginn des Wirtschaftsjahres. Das Datum muss der 1. Januar eines Jahres sein.

        PropertyName: WirtschaftsJahrBeginn. DateTimeProperty.

          Datum Wirtschaftsjahr Ende: Das Ende des Wirtschaftsjahres. Das Datum muss der 31. Dezember des gleichen Jahres wie das des Datum Wirtschaftsjahr Beginns sein.

          PropertyName: WirtschaftsJahrEnde. DateTimeProperty.

            Wird trotzdem ein kalenderübergreifendes Wirtschaftsjahr eingegeben, so wird beim Import des Buchungsstapels früher oder später folgender Fehler geworfen: Das eingegebene Datum liegt nach dem Wirtschaftsjahresende. Bitte korrigieren Sie die Eingabe.

            Pfad für temporäre DATEV Arbeitsdateien: Verzeichnis, welches von der Schnittstelle benutzt wird, um temporäre Buchhaltungsdateien zu erstellen. Diese werden von Vertec verwendet, um Buchhaltungsdaten zu schreiben. Diese Dateien können noch nicht in DATEV importiert werden.

            PropertyName: DATEVTempPath. StringProperty.

              Pfad für DATEV Datenfiles: Verzeichnis, in welches Vertec die Buchhaltungsdateien schreibt, wenn sie abgeschlossen werden. Diese Dateien sind bereit für einen Import in DATEV.

              PropertyName: DATEVExportPath. StringProperty.

                Sachkontenlänge (4-8): Hier muss die in DATEV eingestellte Sachkontenlänge eingetragen werden. Der Wert muss in einem Bereich von 4 - 8 liegen. Standardwert ist 4.

                PropertyName: Sachkontenlaenge. IntegerProperty.

                  Raffung: Zur Aufteilung von Rechnungen bietet DATEV zwei verscheidene Varianten an: Raffung oder Verrechnungskonto. Die DATEV Debitoren Format 3.0 Schnittstelle unterstützt nur die Variante Raffung.

                  Hier muss ausgewählt werden, ob die Ertragskonti Automatikkonti sind oder ob diese mit Steuerschlüssel bebucht werden müssen. DATEV gibt den Kontenrahmen fix vor. Aus diesen fix vorgegebenen Konten können die gewünschten bebucht werden. Welche Konten "mit Steuerschlüssel" oder "Automatikkonten" sind, ist von DATEV ebenfalls fix vorgegeben. So sind z.B. die Erlöskonten 8000-8099 "mit Steuerschlüssel" und die Konten 8400-8409 "Automatikkonten".

                  Da Vertec nur eine globale Einstellung Raffung mit Steuerschlüssel/Automatikkonten kennt, müssen alle in Vertec hinterlegten Konten von derselben Steuerberechnungsart sein.

                  PropertyName: Raffung. AuswahlProperty.

                    Nächstes Debitorenkonto: Nächste Kontonummer, welche einem neu erstellten Debitor zugewiesen wird. Die Länge dieser Zahl muss gemäss DATEV Konvention die Länge Sachkontenlänge+1 haben.

                    Dieser Wert wird von Vertec initialisiert auf 20000. So bleiben die ersten 10000 Nummern frei für manuelle Erfassungen in DATEV. Sie können aber hier auch eine andere Nummer angegeben werden. Vertec zählt dann von dieser Nummer hinauf. Der Wert wird dabei laufend angepasst.

                    PropertyName: DebitorenPersKonto. IntegerProperty.

                        Zahlungskonditionen

                        Die Zahlungskonditionen können nicht importiert werden. Sie müssen in Vertec manuell angelegt werden. Dabei müssen der Code und die Zahlungsfrist den in DATEV hinterlegten Zahlungskonditionen entsprechen.

                        MWST (Umsatzsteuer)

                        Die MWST Typen können nicht importiert werden. Sie müssen in Vertec manuell angelegt werden. Dabei müssen der Code und der Satz den in DATEV hinterlegten MWST Typen entsprechen.

                        Automatikkonten kennen nur einen einzigen Ust-Satz. Falls auf ein Automatikkonto gebucht wird (siehe Systemeinstellung Raffung) und der in Vertec verwendete Ust-Satz nicht zum Ust-Satz des Automatikkontos passt, so wird der in Vertec verwendete Ust-Satz ignoriert und es wird der Ust-Satz des Automatikkontos verwendet.

                        Zahlungstypen

                        Vertec erlaubt das Setzen von Zahlungstypen auf Projekt und Projekttyp. In DATEV-Buchungen entspricht dies der Bank in Belegfeld2. Vertec überträgt die ersten beiden Zeichen des Vertec-Zahlungstypcodes beim Buchen. Der entsprechende Code muss in DATEV vorhanden sein.

                        Da DATEV beim Zahlungsimport nicht den Bankcode sondern das Konto liefert, sollte jeder Zahlungstyp in DATEV ein eigenes Konto haben.

                        Betrieb der DATEV Debitoren Format 3.0 Schnittstelle

                        Alle Aktionen der Schnittstelle werden laufend in ein temporäres Buchungsfile geschrieben.

                        Alle in Vertec ausgeführten Buchhaltungsaktionen (Buchen, Debitoradressen erstellen) werden laufend in ein temporäres Buchungsfile geschrieben, welches sich im unter Pfad für temporäre DATEV Arbeitsdateien angegebenen Verzeichnis befindet.

                        Periodisch sollten die Buchungsdaten in DATEV importiert werden. Vor dem Import müssen die Buchungsdateien abgeschlossen werden.

                        Dies geschieht in Vertec durch Aufruf des Menüs Aktionen > DATEV Buchhaltungsdateien abschliessen.

                        Damit werden diese Dateien für den Import in DATEV vervollständigt und in das Verzeichnis verschoben, welches in den Systemeinstellungen unter Pfad für DATEV Datenfiles hinterlegt wurde. Bei diesem Vorgang werden immer alle vorhandenen Dateien abgeschlossen.

                        Die so vervollständigten Dateien können dann in DATEV importiert werden und sollten anschliessend aus dem Verzeichnis entfernt werden, damit sie nicht irrtümlich ein weiteres Mal in DATEV importiert werden.

                        Import Vorgehen in DATEV

                        Um die von Vertec erzeugten Dateien in DATEV zu importieren, muss in DATEV die Importvariante "ASCII" gewählt werden. Ein Import als Stapelverarbeitung ist nicht möglich, selbst wenn gemeldet wird, die Datei sei korrekt formatiert und man könne sie auch als Stapelverarbeitung importieren.

                        Klicken Sie im Importassistent des "ASCII"-Imports nach Auswahl der Datei auf "Weiter" und geben Sie an, dass erst ab der zweiten Zeile importiert werden soll. Ansonsten gibt es Fehlermeldungen.

                        Stammdaten erfassen

                        Personenkontonummern

                        Die von Vertec erzeugten Debitoren beginnen bei der in den Systemeinstellungen Buchhaltung unter Nächstes Debitorenkonto angegebenen Personenkontonummer, standardmässig bei 20000.

                        Projekte/Mandate

                        Ein Debitor kann auf einer Adresse oder einem Projekt/Mandat erstellt werden. Falls er auf einem Projekt/Mandat erstellt wird, werden die Debitoradressdaten von der Rechnungsadresse des Projektes/Mandates genommen, das Projekt/Mandat erhält aber eine neue Debitornummer. In DATEV sind die beiden Debitoradressen bis auf die Debitornummer identisch.

                        Kontakte

                        Wird aus einem Kontakt ein neuer Debitor erzeugt, so wird der Debitor in DATEV als Adressattyp Unternehmen angelegt. Der Debitor erhält die Adressdaten der Firma, zusätzlich erhält er den Namen der Kontaktperson als Ansprechpartner. Die UstID wird vom Kontakt genommen, falls vorhanden, sonst die UstID der Firma.

                        Paar

                        Wird aus einem Paar ein Debitor erzeugt, wird der Debitor in DATEV als Adressattyp "Person" angelegt. Die Vor- und Nachnamen aus Vertec werden je zusammengesetzt und in DATEV in die Felder "Vorname" und "Nachname" geschrieben.

                        Einfache Adressen

                        Wird aus einer EinfachenAdresse ein Debitor erzeugt, wird der Debitor in DATEV als Adressattyp keine Angabe angelegt.

                        Stammdaten aktualisieren

                        Stammdaten werden bei jedem Buchungsvorgang automatisch aktualisiert. Es besteht daher keine Notwendigkeit Stammdaten manuell zu aktualisieren. Wird in Vertec trotzdem ein entsprechender Befehl ausgeführt, so erscheint eine Fehlermeldung.

                        Die Systemeinstellung im Tab Buchhaltung "Debitoradresse beim Buchen überschreiben" ist ohne Wirkung.

                        EU-Land und EU-UstID

                        Eine UstID braucht der DATEV-Anwender nur bei juristischen Personen innerhalb der EU. Natürliche Personen innerhalb der EU und sämtliche natürlichen und juristische Personen ausserhalb der EU brauchen keine UstID. Da Vertec nicht wissen kann welches Land ein EU-Land ist, darf die Ust-ID ausschliesslich bei Stammdaten innerhalb der EU hinterlegt werden. Andernfalls wirft der Import in DATEV Fehler.

                        Anzahlungen/Vorschuss

                        Beträge der geleisteten Vorschüsse werden mit Berichtigungsschlüssel 2 (Generalumkehr) und umgekehrter Seite gebucht.

                        Storno

                        Stornos werden mit Berichtigungsschlüssel 2 (Generalumkehr) und umgekehrter Seite gebucht.

                        Zahlungskonditionen bei Debitorbuchungen

                        Da Vertec die Zahlungskondition mit jeder Buchung überträgt, werden beim Erstellen von Debitoradressen keine Zahlungskonditionen übertragen, obwohl diese in Vertec auf Adresse und Projekt hinterlegt werden können.

                        Die Zahlungskondition wird in das Belegfeld2 geschrieben. Es wird kein Fälligkeitsdatum übergeben.


                        12.08.2013 | 16.07.2014: Schreibfehler korrigiert.
                        Produktlinien: Diverse
                        Module: Leistung & CRM