Debitoren buchen mit Vertec

Wenn Sie eine externe Buchhaltungslösung angebunden haben, können Sie mit Vertec über eine entsprechende Schnittstelle (Extension) direkt dort hinein buchen. Obwohl sich die verschiedenen Schnittstellen voneinander in einigen Dingen unterscheiden, ist die Handhabung in Vertec doch im Grossen und Ganzen immer gleich.

Ausgangslage

  • Funktionierende Fibu mit eingerichtetem Kontenplan.
  • Extension (Schnittstelle) in Vertec installiert und Grundeinstellungen bereits vorgenommen. Die genauen Einstellungen sind bei der jeweiligen Schnittstelle genau beschrieben.

Systemeinstellungen MWST

Als nächstes müssen die entsprechenden MWST-Codes aus der Fibu importiert werden. Erzeugen Sie unter Systemeinstellungen > MWST für die MWSt-Codes, die Sie im Vertec verwenden wollen, je einen MWST-Eintrag und importieren Sie den entsprechenden Code und Satz aus der Fibu.

Hinterlegen des MWST-Standards

Unter Systemeinstellungen > Rechnung können Sie den Standard MWST Typ dann hinterlegen. Dieser wird dann im Vertec standardmässig verwendet, kann aber auf Ebene Projekttyp und auf Projekt noch überschrieben werden.

Systemeinstellungen Zahlungskonditionen

Als nächstes importieren Sie die Zahlungskonditionen aus Ihrer Fibu ins Vertec. Unter Systemeinstellungen > Zahlungskonditionen wählen Sie Debitoren und klicken dann auf aus Fibu importieren.

Hinterlegen des Zahlungskondition-Standards

Unter Systemeinstellungen > Buchhaltung kann eine Standard Zahlungskondition Debitoren ausgewählt werden. Diese können auf tieferen Ebenen dann überschrieben werden.

Personenkonti erzeugen / verknüpfen

Für jedes Projekt, auf welches gebucht werden soll, muss in der Fibu ein entsprechendes Debitor- Konto bestehen.

Ob bereits ein Personenkonto verknüpft ist, sieht man auf der Adresse auf der Seite Vorgaben > Personenkonto Debitoren / Kreditoren. Ist das nicht der Fall, muss ein Personenkonto verknüpft oder neu erzeugt werden.

Ist das Personenkonto schon in der Finanzbuchhaltungslösung eröffnet, können Sie auf die drei Punkte neben dem Personenkonto-Feld klicken und das entsprechende Konto aus der Fibu auswählen.

Falls in der Finanzbuchhaltung noch kein entsprechendes Personenkonto eröffnet ist, kann dieses auch direkt aus Vertec heraus erzeugt werden. Dies kann auf Ebene Adresse (wird für alle Projekte dieses Kunden übernommen) oder auf Ebene Projekt (gilt nur für das entsprechende Projekt) geschehen.

Beim Anlegen von neuen Debitor- oder Kreditor-Adressen aufgrund eines Adresseintrags in Vertec wird in der Fibu im aktuellen Mandanten eine Adresse angelegt. Soll das in allen Mandanten erfolgen, muss die Systemeinstellung Adressen in allen Mandanten eröffnen auf Y stehen (Hinweis: nur möglich mit der SAGE 200 (Simultan) Debitoren Schnittstelle). Die Liste der Mandanten wird aus allen auf Projekttypen in Vertec festgelegten Mandanten (DatenbankFibu) bestimmt. Dies ist nur möglich, wenn die Fibu Adresse aufgrund einer Vertec Adresse erzeugt wird (nicht für die Erzeugung via Projekt).

Eröffnung einer Debitoradresse

Auf der Detailansicht des entsprechenden Eintrags (Projekt oder Adresse) klicken Sie im Menü Aktionen auf Buchhaltung und wählen den gewünschten Menüpunkt aus:

Es können auch mehrere Adressen resp. Projekte auf's Mal exportiert werden. Markieren Sie dafür die gewünschten Einträge in der Liste und wählen Sie mit der rechten Maustaste aus dem Buchhaltung-Menü die entsprechende Option.

Folgende Angaben werden im Vertec eingetragen:

Bei Erstellung via Adresse:

  • Das Personenkonto Debitoren auf der Adresse (auf der Seite Vorgaben). Dieses wird für die Projekte als Standard verwendet, kann aber auf dem einzelnen Projekt überschrieben werden.
  • Das Personenkonto auf den zugehörigen Projekten, die noch kein Personenkonto eingetragen haben, in schwarzer Schrift (zeigt auf, dass die Personenkontonummer von der Adresse geerbt wird).

Bei Erstellung via Projekt:

  • Das Personenkonto auf dem Projekt (Projekt > Seite Buchhaltung > Personenkonto) in grüner Schrift (zeigt auf, dass das Personenkonto auf dieser Ebene erstellt wurde und nur für dieses Projekt gilt.

Spezialfall Sage 200 (Simultan)

Falls mit mehreren Währungen gearbeitet wird, müssen die Adressen auch in allen notwendigen Währungen eröffnet werden. Beim Erstellen des Debitor Personenkontos aufgrund der Vertec Adresse steht aber keine bestimmte Währung zur Verfügung.

Deshalb muss die Systemeinstellungen > Buchhaltung > Währungen entsprechend gesetzt werden. Ist dort nichts angegeben, wird der Kreditor in CHF eröffnet. Wenn z.B. auch Euro verwendet werden soll, muss da 'CHF,EUR' drinstehen.

Achtung: Die notwendigen Vorschläge in Sage 200 (Simultan) müssen vorgängig für alle verwendeten Währungen in Sage 200 (Simultan) festgelegt werden (siehe SAGE 200 (Simultan) Debitoren Schnittstelle).

Das Anlegen von Adressen in mehreren Mandanten und mehreren Währungen wird nur unterstützt, wenn die Fibu Adresse aufgrund einer Vertec Adresse erstellt wird. Wird eine Fibu Adresse aufgrund eines Vertec Projekts erstellt, dann wird nur der Mandant und die Währung des Projekts verwendet.

Beim Erstellen einer Debitoradresse aufgrund eines Vertec Projekts wird der Debitor in der Währung des Projekts eröffnet.

Falls auf der Adresse das Feld Referenznummer gesetzt ist (Vertec Adresseintrag > weitere Info > Referenznummer), wird diese als adressid einer bestehenden Adresse in Sage 200 (Simultan) interpretiert und beim Erstellen des neuen Debitors verwendet. Falls dort keine Referenznummer gesetzt ist, wird eine neue Adresse erstellt und die Referenznummer auf der Adresse entsprechend eingetragen.

Falls auf der Adresse das Feld Kundennummer gesetzt ist (Vertec Adresseintrag > weitere Info > Kundennummer), wird diese Nummer als Personenkontonummer interpretiert.

Falls das Projekt bereits eine Personenkonto Nummer hat, so wird diese als Nummer des neuen Debitor Personenkontos verwendet.

Spezialfall Topal

Damit eine Adresse / ein Projekt aus Vertec nach Topal geschickt werden kann (Neue Adresse in Buchhaltung erstellen), muss das Standardland auf der Vertecadresse der ISO-Code eines Landes sein. Ansonsten wirft Topal einen Fehler der Art Unbekanntes Land Schweiz. Ist das Standardland auf der Vertecadresse leer, wird immer CH übergeben.

Debitor-Rechnungen buchen

Um eine Rechnung buchen zu können, muss sie im Vertec verrechnet sein.

Das Verrechnen und Verbuchen kann in einem Schritt erfolgen, wenn die Systemeinstellung Beleg direkt buchen (Systemeinstellungen > Buchhaltung) auf Ja eingestellt wird.

Falls das Verrechnet-Setzen und Buchen getrennt gehandhabt wird, erfolgt das Buchen der Rechnung über die Seite Buchhaltung auf der Rechnung. Dort ist auch der Buchungsbeleg einsehbar.

Wie die einzelnen Werte zustande kommen, können Sie dem Artikel Felder in Buchungsbeleg entnehmen.

Ein Druck auf den Button Buchen schreibt die Buchungen in die Fibu. Der Button wechselt dann seine Bezeichnung und heisst neu Stornieren.

Pro Rechnung wird ein offener Posten in der Fibu angelegt. Die Ertragsbuchungen werden für Leistungen, Spesen, Auslagen und Vorschüsse getrennt ausgeführt. Ebenfalls berücksichtigt werden Rechnungsrabatte.

Nach dem Buchen einer Rechnung ist auch das Feld Belegnummer auf der Buchhaltungsseite gefüllt. Es enthält nun die Belegnummer der Debitor Buchung in der Fibu.

Zum Stornieren der gemachten Buchung kann der Button, welcher nun Stornieren heisst, nochmals gedrückt werden.

Das Buchen und Stornieren einer Rechnung kann auch über das Eintrag Menü oder über das Kontextmenü (Rechtsklick auf Rechnung in einer Liste) erfolgen.

Spezialfall Abacus

Das Buchen mit der Abacus Schnittstelle bucht nicht direkt in die Fibu, sondern schreibt entsprechende Einträge ins Buchungsfile. Die Handhabung des Buchungsfiles entnehmen Sie bitte dem Artikel über die Abacus Debitoren Schnittstelle.

Berechnung von Kurs für Debitorbuchungen

Bei einer Debitor-Buchung wird in Versionen vor 5.8 immer der Kurs zur Vertec Leitwährung übergeben. Wenn eine Rechnung in einen Mandanten gebucht wird, dessen Währung von der Leitwährung in Vertec abweicht, also beispielsweise beim Buchen einer EUR Rechnung in einen EUR Mandanten, sollte aber ein Kurs von 1 übergeben werden.

Ab Version 5.8 gibt es deshalb auf Rechnung ein berechnetes (derived) Attribute namens DebiKurs. Dieses berechnet den Kurs für die Rechnung relativ zur Mandantenwährung (anstelle Leitwährung). Die Debitor-Schnittstellen verwenden zum Buchen von Rechnungen neu diesen Kurs.

Abweichende Mandanten in Vertec werden üblicherweise via Projekttyp konfiguriert. Wenn der Projekttyp des Projektes der Rechnung unter Buchhaltung > Datenbank Fibu einen separaten Mandanten sowie eine eigene Währung gesetzt hat, wird DebiKurs aufgrund dieser Währung berechnet. Andernfalls hat DebiKurs den Wert des bestehenden Kurs Attributes.

Arbeiten mit Kostenstellen

Kostenstellen können in Vertec auf Projekttyp-, Bearbeiter-, Projekt-, Projektphasen- oder Tätigkeitsebene definiert werden. Die Hierarchie ist wie folgt:

5. Projekttyp
4. Bearbeiter )*
3. Projekt
2. Projektphase
1. Tätigkeit, Spesen- oder Auslagetyp

)* Auf Bearbeiter-Ebene kann je eine Kostenstelle für Leistungen und für Spesen angegeben werden. Damit diese berücksichtigt werden, muss die Systemeinstellung Mitarbeiter Kostenstellen für Debitorbuchungen verwenden auf Ja gestellt sein (Systemeinstellung > Buchhaltung).

Die Angabe der Kostenstellen erfolgt jeweils auf der Seite Buchhaltung:

Die Buchungen (Buchungsbeleg auf der Rechnung) werden dann zusätzlich nach Kostenstelle aufgeteilt.

Überschreiben der Standardwerte

Die Einstellungen, die in den Systemeinstellungen gemacht werden, können auf anderen Ebenen für einzelne Gruppen von Projekten oder Adressen überschrieben werden. Die Hierarchie ist wie folgt:

8. Systemeinstellungen
7. Projekttyp
6. Adresse
5. Bearbeiter
4. Projekt
3. Projektphase
2. Tätigkeit, Spesen- und Auslagetyp
1. Rechnung

Die Seite Buchhaltung auf dem Projekttyp sieht beispielsweise so aus:

Aufgrund der Farbe sieht man jeweils, ob der Wert von der oberen Ebene übernommen oder hier überschrieben wurde:

  • Schwarze Schrift: Wert wird von der oberen Ebene übernommen
  • Grüne Schrift: Wert wurde auf dieser Ebene überschrieben

Möchten Sie einen überschriebenen Wert löschen und stattdessen wieder den Werte der übergeordneten Ebene übernehmen, löschen Sie einfach die Angabe im Feld bzw. klicken Sie auf den Button x.

Überschreibungstabelle

WertSystemeinstellungenProjekttypAdresseBearbeiterProjektPhaseTätigkeit,
Spesen-
+ Auslagetyp
Rechnung
Datenbank Fibu, Login Fibu, Passwort Fibu x x x
Ertragskonto Leistungen x x x x x
Ertragskonto Spesen x x x x x
Ertragskonto Auslagen x x x x x
Sammelkonto Debitoren x x x
Passivkonto Vorschüsse x x x
Kostenstelle Leistungen x x )* x x x
Kostenstelle Spesen x x )* x x x
Kostenstelle Auslagen x x x x
Zahlungskonditionen Debitoren x x x x x
MWST-Typ x x x x
Zahlungstyp (für VESR Angaben) x x x

)* Damit die Kostenstellen auf Bearbeitern berücksichtigt werden, muss die Systemeinstellung Mitarbeiter Kostenstellen für Debitorbuchungen verwenden auf Ja gestellt sein (Systemeinstellung > Buchhaltung).

Buchen ohne Datenübertragung

Sie möchten eine Rechnung im Vertec auf gebucht setzen, ohne dabei Daten in die Buchhaltung zu übertragen. Das kann z.B. nützlich sein, wenn eine Rechnung im Nachhinein als gebucht im Vertec erscheinen soll, die Buchhaltungsperiode aber bereits abgeschlossen ist.Verwenden Sie dafür das Script: Rechnung auf gebucht setzen.


26.01.2009 | 23.11.2016: Spezialfall Topal und neue Screenshots hinzugefügt.
Produktlinien: Standard, Expert
Module: Leistung & CRM