Abacus Kreditoren Schnittstelle

Allgemein

Die Vertec Abacus Kreditoren Schnittstelle ermöglicht die Kopplung der Vertec Leistungssoftware an die Abacus Kreditorenbuchhaltung. Die Schnittstelle erlaubt es, Lieferantenrechnungsdaten von Vertec in Abacus zu übertragen. Die Datenübertragung erfolgt über einfache Textfiles (ASCII Schnittstelle).

Bitte beachten Sie, dass Abacus filebasierte Schnittstellen ab Abacus 2015 nicht mehr unterstützt. Diese Schnittstelle kann deshalb nur mit früheren Versionen von Abacus eingesetzt werden.

Einstellungen in Vertec

Installieren der Schnittstelle

Öffnen Sie in der Vertec Software im Menü Einstellungen die Extensions. Sie müssen dazu als Administrator in Vertec angemeldet sein.

Aus der Liste Gefundene Extensions wählen Sie Abacus Kreditoren Schnittstelle und drücken zum Installieren den '>>'-Button.

Systemeinstellungen in Vertec

Einige Systemeinstellungen werden für alle Kreditoren installiert. Diese sind im Artikel Systemeinstellungen > Buchhaltung aufgelistet.

Die speziellen Systemeinstellungen für die Abacus Kreditoren Schnittstelle sind:

Pfad für Abacus Kreditoren Datenfiles: Beim ersten Buchen wird das Verzeichnis AbacusData unter Extensions im Vertec Installationsverzeichnis angelegt und ein Standard-Nummernfile namens KrediBelegnummer.txt erzeugt, das dort abgelegt wird.

Möchte man nicht dieses Standardverzeichnis verwenden, kann hier ein anderer Pfad angegeben werden.

PropertyName: AbacusKrediExportPath. StringProperty.

Anpassung des Abacus Datenverzeichnisses

Standardmässig liegen die Datenfiles für Konti, Kostenstellen und Lieferantendaten im Unterverzeichnis Extensions\AbacusData der Vertec Installation. Bei Netzwerkinstallationen von Vertec, die sich auf einem Fileserver befinden, ermöglicht dies die Benutzung der Schnittstelle von allen Clients aus.

Falls jedoch lokale Vertec Installationen vorliegen und mehrere Personen die Schnittstelle verwenden sollen, muss das AbacusData Verzeichnis auf einen Fileserver verlegt werden. Die Lage dieses Verzeichnisses muss dann in den Vertec Systemeinstellungen unter Buchhaltung > Pfad für Abacus Kreditoren Datenfiles eingestellt werden. Ein leerer Wert in dieser Einstellung führt zur Verwendung des Standardwertes Extensions\AbacusData.

Bestimmen des Belegnummern Bereiches

Die Schnittstelle vergibt für die Kreditorbelege in Abacus fortlaufende Belegnummern. Der Start des zu verwendenden Nummernbereiches muss der Schnittstelle mitgeteilt werden. Dies geschieht durch Angabe einer Nummer im File KrediBelegnummer.txt, welches sich im Abacus Datenverzeichnis befindet (siehe oben).

Das File ist ein reines Textfile mit 1 Zeile und enthält die als nächstes zu verwendende Belegnummer. Beim Installieren der Schnittstelle wird dieses File erzeugt und als Standard-Einstellung die Nummer 10'000 eingesetzt.

Einstellungen in Abacus

Stammdaten aus Abacus exportieren

Die Schnittstelle benötigt gewisse Stammdaten aus Abacus, damit in Vertec Auswahldialoge angezeigt werden können. Diese Daten können einmalig oder, falls sich Änderungen ergeben, wiederholt aus Abacus exportiert werden. Die Exportfiles werden unter bestimmten Namen im Unterordner Extensions\AbacusData der Vertec Installation abgelegt. Der Export erfolgt in den neueren Abacus Version standardmässig im ANSI (Windows) Encoding, dies kann bei Bedarf in den jeweiligen Einstellungen auf OEM (Dos) umgestellt werden.

Export von Abacus Konten- und Kostenstellen

Damit Konti und Kostenstellen in der Vertec Software ausgewählt werden können, müssen die entsprechenden Datenfiles aus Abacus exportiert werden.

Der Export von Konten- und Kostenstellenplan erfolgt über das Abacus Finanzbuchhaltungs Programm 554 Kontenplan importieren/exportieren.

Wählen Sie Exportieren, Kontenplan und entfernen Sie alle Checkboxen ausser Konten.

Ein Druck auf den Ausführen Button startet den Export und erfragt einen Filenamen für das Export-file. Speichern Sie den Kontenplan als File Kontenplan.txt.

Dasselbe sollte auch für den Kostenstellenplan gemacht werden. Das Exportfile für Kostenstellen muss KSTplan.txt heissen. Beide Exportfiles müssen anschliessend in das Extensions\AbacusData Verzeichnis der Vertec Installation kopiert werden.

Export von ABACUS Lieferantendaten

Falls bestehende Lieferanten in Abacus in Vertec ausgewählt werden sollen, dann ist der Export von Lieferantendaten von Abacus nach Vertec notwendig.

Der Export der Lieferantendaten erfolgt über das Abacus Programm 554, Adressen Standardschnittstelle. Zu finden ist dies unter Adressverwaltung > Hilfsprogramme > Schnittstellen > 554 Standard-Schnittstelle.

Zum Export der Lieferantendaten müssen zuerst die Exportoptionen eingestellt werden. Das Dateiformat für Export sollte ASCII–Benutzerdefiniert (1 Datei) sein.

Auf der Seite Exportieren sollten müssen die folgenden Felder angekreuzt sein: ADR.KREDIJN, ADR.NAME, ADR.VORNAME, ADR.ZEILE1, ADR.KREDINR

Nun kann durch Anwählen des Symbols Export der eigentliche Exportdialog aufgerufen werden. Dort geben Sie als Dateiname Lieferanten.txt an und entfernen Sie die Markierung der beiden Schaltflächen 'Aktivitäten selektieren' und Kontakte selektieren. Durch Drücken des Ausführen Buttons wird der Export gestartet.

Kopieren Sie das resultierende File Lieferanten.txt in den Extensions\AbacusData Ordner Ihrer Vertec Installation.

ACHTUNG: Leider funktioniert der Export der Lieferantendaten in gewissen Abacus Versionen nicht korrekt, die Kreditornummer (KREDINR) wird immer als 0.000 exportiert. Falls dies in Ihrer Abacus Version so ist, dann ist eine Auswahl des Lieferanten aus Vertec heraus leider nicht möglich.

Betrieb der Kreditoren Schnittstelle

Kreditoren Buchen

Damit eine Lieferantenrechnung (Kreditor) in die Kreditoren Buchhaltung geschrieben werden kann, muss der Lieferant eine Kreditor-Personenkonto Nummer besitzen. Die Zuordnung eines Personenkontos (=Lieferant in Abacus) kann durch direkte Eingabe der Lieferantennummer aus Abacus oder falls konfiguriert durch Auswahl eines Lieferanten via die Schnittstelle erfolgen.

Ausserdem müssen die Angaben für Kreditorkonto, Aufwandkonti, Steuercodes und Kostenstellen vorhanden sein.

Bevor der Kreditor gebucht werden kann, muss sein Betrag mit der Summe der Spesen und Auslagen übereinstimmen.

Ein Druck auf den Buchen Button schreibt die Daten ins Buchungsfile und setzt eine Belegnummer ein.

Nach dem Buchen heisst der Button neu Stornieren. Stornieren von Kreditorbuchungen in Abacus ist im Moment leider noch nicht möglich.

Lieferanten neu erstellen

Sollte ein Lieferant (Adresseintrag im Vertec) im Abacus noch nicht existieren, können Sie auf der Adresse über die rechte Maustaste oder Menü Aktionen > Buchhaltung - neue Adresse in Kreditorbuchhaltung erstellen den Eintrag im Abacus erstellen lassen. Dadurch werden mit den Kreditor Buchungen auch Lieferantendaten übertragen.

Buchungsfile abschliessen

Alle Aktionen der Schnittstelle werden laufend in ein temporäres Buchungsfile (KrediBuchungen.dat) geschrieben. Periodisch sollten die Buchungsdaten in Abacus importiert werden. Vor dem Import muss das Buchungsfile abgeschlossen werden.

Dies geschieht in Vertec durch Aufruf der Schnittstellenmethode BuchnungenAbschliessen(). Standardmässig sollte dafür in Vertec ein Skripteintrag erstellt worden sein, der diese Methode aufruft. Im Menü Eintrag sollte ein entsprechender Menüeintrag Abacus Kreditoren Buchungsfile abschliessen erscheinen.

Das Abschliessen des Buchungsfiles ergibt ein abgeschlossenes Buchungfile, dessen Name mit dem aktuellen Datum beginnt, z.B. 040816_KrediBuchungen.txt. Bei mehreren Buchungsfiles pro Tag wird noch ein fortlaufender Index eingesetzt z.B. 040816_01_KrediBuchungen.txt. Dieses File kann nun in Abacus importiert werden.

Import des Buchungsfiles in Abacus

Der Import des Buchungsfiles in Abacus geschieht über die Funktion 551 ASCII-Input-Schnittstelle des Abacus Kreditoren-Moduls (Kreditorenbuchhaltung > 5 Hilfsprogramme > 55 Schnittstellen > 551 ASCII-Input-Schnittstelle).

Im Feld Name des einzulesenden ASCII-Files muss nun Pfad und Name des Buchungsfiles eingetragen werden. Anschliessend kann durch Drücken der Taste F6=Start Schnittstelle ein Simulationsimport gestartet werden. Falls bei diesem Testlauf keine Fehler aufgetreten sind, können die Daten definitiv importiert werden. Dafür muss die Checkbox keine Simulation angewählt und erneut F6 gedrückt werden.

Deinstallieren der Schnittstelle

Öffnen Sie in der Vertec Software im Menü Einstellungen die Extensions. Sie müssen dazu als Administrator in Vertec angemeldet sein.

Aus der Liste Installierte Extensions wählen Sie die Abacus Kreditoren Schnittstelle und drücken zum Deinstallieren den '<<'-Button.

Zusätzlich müssen Sie das Script Abacus Kreditoren Buchungsfile abschliessen manuell löschen. Öffnen Sie dafür im Ordner Einstellungen > Scripts das Script und wählen Sie Menü Aktionen > Löschen.

Abacus Fehlermeldungen

5 Konto darf nicht Null oder Kleiner sein PosSKto 0

Die Fehlermeldung 5 Konto darf nicht Null oder Kleiner sein PosSKto 0 besagt, dass in Vertec kein Aufwandkonto definiert wurde.

Abhilfe schafft die Angabe des entsprechenden Aufwandkontos in den Systemeinstellungen Buchhaltung.


24.03.2005 | 29.01.2016: Hinweis auf Abacus: Filebasierte Schnittstelle wird ab 2015 nicht mehr unterstützt.
Produktlinien: Standard, Expert
Module: Fremdkosten