FAQ Sollzeit und Ferien

Sollzeit

Ferien / Frei

Ferien- und Überzeitsaldi übertragen

Vertec wird unter dem Jahr in Betrieb genommen

Sollzeit

Sollzeit für Vollzeit-Mitarbeitende hinterlegen

Die Sollzeiten für die normalen Mitarbeitenden werden auf der Benutzergruppe erfasst. In folgendem Beispiel erfassen wir eine Wochensollzeit von 42.5 Stunden für alle Mitarbeitenden:

Auf der Standardbenutzergruppe, auf dem Reiter Vorgaben, wird dafür eine Zeile erfasst. Als Datum wird ein Datum so weit in der Vergangenheit gewählt, dass sicher alle Fälle abgedeckt sind, in unserem Beispiel der 01.01.1900.

Nun geben wir die Wochensollzeit ein.

wochensollzeit.png

Hier soll kein Bis-Datum angegeben werden. Diese Vorgabe gilt bis auf Widerruf. Es muss also nicht jedes Jahr eine neue Vorgabe erfasst werden.

Damit sind die Sollzeitvorgaben für die Bearbeiter bereits erfasst. Sie gelten als 100% Vorgaben für alle Bearbeiter.

Sollzeit für Teilzeitmitarbeitende hinterlegen

Bei Teilzeitmitarbeitenden werden Wochensollzeiten auf dem einzelnen Mitarbeiter erfasst. Dies übersteuert die Angaben auf der Benutzergruppe (der Mitarbeiter kann also trotzdem der Standard-Benutzergruppe zugeordnet sein). Ferienguthaben, Überzeit etc. berechnet Vertec dann automatisch.

Achten Sie immer darauf, dass das Datum, ab dem eine Vorgabe gilt, auf den richtigen Zeitpunkt gesetzt wird bzw. auf einen Zeitpunkt viel früher (z.B. 01.01.1900), um alle Fälle abzudecken.

Arbeitspensum 80%, flach verteilt (auf 5 Tage)

Auf dem einzelnen Bearbeiter, auf dem Reiter Vorgaben, wird eine neue Zeile erfasst. Im Feld Wochensollzeit, über den Button mit den drei Punkten, kann man die Wochensollzeit bearbeiten. Wenn man hier als Beschäftigungsgrad 80 eingibt, wird die Sollzeit flach auf alle Tage verteilt.

wochensollzeit_80_flach.png

Arbeitspensum 80%, jeweils Mo – Do.

In diesem Fall geben Sie im Feld Wochensollzeit, über den Button mit den drei Punkten, an den entsprechenden Wochentagen die Sollzeit ein:

wochensollzeit_80_freitag.png

Dabei gilt: Ein Feiertag, der auf einen Freitag fällt, wird so nicht als Arbeitszeit gutgeschrieben, da keine Sollzeit besteht.

Sollzeit bei Stundenlohn-Angestellten

Stundenlohn-Angestellte haben keine Sollzeit und keinen Ferienanspruch. Sollen sie aber auf Anwesenheitslisten und in der Ressourcenplanung erscheinen, muss trotzdem eine Sollzeit erfasst werden. In diesem Fall gilt alle erfasste Arbeitszeit in Vertec als Überzeit. Wenn dies stört, kann die Berechnung von Ferien- und Überzeitsaldi auf einzelnen Bearbeitern ausgeschaltet werden. Das geschieht über folgende Checkboxen:

Falls diese Optionen auf Nein sind, sind die Saldi für diesen Bearbeiter immer 0. Standardmässig sind die Optionen auf Ja.

Eine andere Variante ist die, die Wochensollzeit auf 0 zu setzen. Damit erlischt automatisch auch der Ferienanspruch. Solche Mitarbeiter haben aber keine planbare Zeit in der Ressourcenplanung und erscheinen nicht in Anwesenheits- oder Präsenzzeitauswertungen.

Wenn Sie das Wochensollzeitfenster öffnen, sind die einzelnen Felder leer. Ein leeres Feld bedeutet aber nicht 0! Sie müssen also die einzelnen Tage explizit auf 0 setzen.

Ein Mitarbeiter tritt ein

Beim Eintritt muss auf dem Mitarbeiter das Eintrittsdatum gesetzt werden. Die Sollzeit und das Ferienguthaben werden von Vertec aufgrund des Eintrittsdatums des Mitarbeiters berechnet.

In diesem Zusammenhang taucht immer wieder die Frage auf, warum Vertec bei einem Mitarbeiter, der z.B. per 1.4 eintritt, nicht exakt auf ein Ferienguthaben von drei Vierteln des Jahresguthabens kommt. Der Grund ist der, dass Vertec das Ferienguthaben auf die einzelnen Kalendertage verteilt (siehe Artikel Ferienberechnung im Vertec).

Ein Mitarbeiter tritt aus

Beim Austritt muss auf dem Mitarbeitenden das Austrittsdatum gesetzt werden. Der Ferien- sowie der Überzeitanspruch zum Zeitpunkt des Austritts werden so von Vertec automatisch berechnet. Dies ist bei Vollzeit- wie auch bei Teilzeitmitarbeitenden gleich.

Wiedereintritt eines Mitarbeiters

Wenn ein Mitarbeiter wieder eintritt, ist er normalerweise im System noch vorhanden, aber inaktiv. Wenn Sie nun einfach das Austrittsdatum löschen, berechnet Vertec die Sollzeit, Ferienguthaben etc. für die gesamte Zeit, in der der Mitarbeiter ausgetreten ist, mit. Das ist unerwünscht. Um das zu umgehen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Erfassen Sie die Periode vom Austrittsdatum bis zum Wiedereintrittsdatum in den Vorgaben (mit Datum und Bis Datum). Setzen Sie darin die Sollzeit auf 0, ab besten mit Ferienvortrag 0 und Überzeitvortrag 0. So hat der Mitarbeiter während der Zeit seiner Abwesenheit keine Sollzeit und auch kein Ferienguthaben.
  • Entfernen Sie dann das Austrittsdatum auf dem entsprechenden Mitarbeiter und setzen Sie ihn auf aktiv.

Einem Mitarbeiter wird die Ueberzeit ausbezahlt:

Für die Auszahlung von Überzeit macht man einen Ueberzeitvortrag auf dem Bearbeiter für das Datum, an dem die Ueberstunden zurückbezahlt wurden. Alternativ hat man die Möglichkeit, negative Leistungen zu erfassen.

Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Artikel Kompensation von Überzeit.

Ein Mitarbeiter wechselt die Sollzeit unter dem Jahr

Ein Mitarbeiter reduziert auf den 1. April von 100% auf 80%. Gehen Sie wie folgt vor:

Erfassen Sie in den Vorgaben eine neue Zeile und setzen Sie die Wochensollzeit auf 80% (Beschreibung siehe oben). Wichtig ist, dass Sie als Datum den 01. April setzen und kein bis-Datum. Das bedeutet, dass die neue Sollzeit ab dem 01. April gilt.

Vertec berechnet dann Ferienguthaben und Überzeit gemäss diesen Angaben richtig.

Jahresarbeitszeit

Es gibt immer wieder Anfragen, wie man in Vertec ein Jahresarbeitszeit-Modell einrichten kann. Grundsätzlich baut die Arbeitszeit-Berechnung von Vertec auf der Wochenarbeitszeit und Feiertagen auf. Es ist möglich, eine Jahresarbeitszeit einzurichten, dies muss jedoch manuell gemacht werden. Wir empfehlen wenn immer möglich das normale Arbeitszeitmodell von Vertec zu verwenden.

Folgendes Vorgehen führt zum gewünschten Ergebnis.

Feiertagsimport durchführen und ergänzen durch allfällige zusätzliche Feiertage, sowie auch die Sollzeitreduktionen vor Feiertagen. ACHTUNG: bei Teilzeitmitarbeitern muss auch die stundenweise Abwesenheit skaliert werden, da Vertec diese nicht automatisch skaliert.

Der Standard Report Überstundenkontrolle, welcher auf dem Bearbeiter ausgeführt werden kann, weist die von Vertec berechnete Jahressollzeit aus basierend auf der hinterlegten Wochensollzeit:

In unserem Beispiel ist eine Wochensollzeit von 42 h hinterlegt. Daraus berechnet Vertec, unter Berücksichtigung der eingetragenen Feiertage, die Jahressollzeit.

Wenn Sie nun eine sich unterscheidende vorgeschriebene Jahressollzeit haben, kann die Wochensollzeit wie folgt berechnet werden:

aktuelle Wochensollzeit * gewünschte Jahressollzeit / aktuelle Jahressollzeit
42 * 2100 / 2184 =
40:23

Falls die Systemeinstellung Anzeige Minuten nicht auf Stunden.Dezimal eingestellt ist, sondern auf Stunden:Minuten, muss das Resultat noch in Stunden und Minuten umgerechnet werden.

Die so errechnete Wochensollzeit muss nun noch in den Vorgaben des Bearbeiters eingetragen werden:

Ferien / Frei

Ein Mitarbeiter tritt unter dem Jahr ein/aus

Vertec berechnet das Guthaben aufgrund des Ein- bzw. Austrittsdatums, der Ferienvorgabe von der Benutzergruppe sowie dem Beschäftigungsgrad automatisch, man muss nichts von Hand ausrechnen.

Längere Abwesenheit mit Kürzung des Ferienanspruchs (z.B. unbezahlter Urlaub)

Zuerst muss definiert werden, wie sich eine längere Abwesenheit auf den Ferienanspruch des Bearbeiters auswirkt. Falls der Bearbeiter für die Dauer der Abwesenheit so behandelt wird, wie wenn er nicht angestellt wäre, und anschliessend einfach wieder an die gleiche Arbeitsstelle zurückkommt, dann können Sie dafür eine Zeile einfügen und diese mit Datum und Bis Datum versehen. Die Vorgabe gilt dann nur für diese Zeitperiode. Beim unbezahlten Urlaub wird sowohl die Sollzeit wie auch der Lohnanspruch auf 0 gesetzt:

urlaub_unbezahlt.png

In diesem Beispiel nimmt der Mitarbeiter im Juli unbezahlten Urlaub. Das Ferienguthaben dieses Mitarbeiters wird automatisch entsprechend reduziert.

Falls ein Bearbeiter für seinen Sabbatical zuerst seine Ferien und Überstunden aufbrauchen muss und anschliessend unbezahlten Urlaub erhält für den Rest der Abwesenheit, dann muss dies in Vertec genau so erfasst werden:

  1. Die Ferien des Bearbeiters so erfassen, dass der restliche Ferienanspruch für das laufende Jahr = 0 ist.
  2. Für die Überstunden solange keine Leistungen erfassen, bis diese aufgebraucht sind und der Überstundensaldo = 0 ist.
  3. Ab diesem Datum eine Vorgabe erfassen und die Sollzeit auf 0 stellen bis zum Ende der Abwesenheit (Bis Datum).

Längere Abwesenheit ohne Kürzung des Ferienanspruchs (z.B. Mutterschaftsurlaub)

Es gibt längere Abwesenheiten, welche nicht mit anderen Ferienansprüchen verrechnet werden, wie zum Beispiel der Mutterschaftsurlaub, welcher gesetzlich geregelt ist. Aus Vertec-Sicht handelt es sich dabei um eine Serie persönlicher Frei-Tage, wie beispielsweise die gesetzlichen Frei-Tage für familiäre Angelegenheiten wie Hochzeit, Todesfall etc.

Variante 1 mittels Abwesenheitstyp

Die einfachste Umsetzung ist ein eigener Abwesenheitstyp der Abwesenheitsart "Frei" (und nicht Ferien). Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin erfasst einen solchen Urlaub dann als normale Abwesenheit. Der Ferien- und Überstundenanspruch wird dabei unverändert belassen.

Variante 2 als Ferien

Falls ein solcher Urlaub als Ferien (anstatt als Frei-Tag) erfasst werden soll, dann muss auch der Ferienanspruch für diesen Bearbeiter entsprechend erhöht werden. Dies ist ein spezielles Ferienguthaben, welches als Ferienvortrag per Ferienstichtag auf dem Bearbeiter erfasst wird (wie hier nachfolgend beschrieben im Abschnitt Ein Mitarbeiter hat in einem Jahr ein spezielles Ferienguthaben (z.B. Dienstaltersgeschenk)).

Anschliessend wird der Urlaub auf dem Bearbeiter als normale Ferien erfasst.

Ein Mitarbeiter hat in einem Jahr ein spezielles Ferienguthaben (z.B. Dienstaltersgeschenk)

Für die Abweichung (die auch negativ sein kann, falls der Mitarbeiter weniger Ferien als normal bis Ende Jahr zugute hat) erfasst man per Anfang Jahr ein Ferienvortrag. Der Zu- bzw. Abschlag wird damit zum normalen Ferienguthaben, welches Vertec automatisch berechnet, hinzu- oder abgezählt.

Es ist wichtig, dass der Ferienvortrag auf den Ferienstichtag hin erfasst wird, der in praktisch allen Fällen Anfang Jahr ist. Wichtig ist dies deshalb, da jeder Ferien-Eintrag innerhalb eines Jahres skaliert wird, z.B. auf Eintritts- und Austrittsdatum. Der Wert wird also in jedem Fall als Jahreswert angeschaut.

Ein unter dem Jahr angegebener Ferienvortrag überschreibt das Ferienguthaben, das in "Ferien" steht, und wird so als Feriensaldo bis zum nächsten Stichtag angesehen.

Ein Mitarbeiter, der unter dem Jahr ein- oder austritt, hat ein spezielles Ferienguthaben

In diesem Fall schreibt man dem Mitarbeitenden für den Rest des Jahres das entsprechende Guthaben manuell gut. Im Beispiel ist das Eintrittsdatum der 01.10.2011, dem Mitarbeitenden werden bis Ende Jahr 50 Stunden gutgeschrieben:

Möglicherweise führt der Vortrag mitten im Jahr zu Problemen mit den Auswertungen, die Kunden für die Ferienabrechnung benutzen. Einige dieser Reports können mit Vorträgen unter dem Jahr nicht umgehen. In diesem Fall könnte man obiges Beispiel wie folgt abbilden:

Hier wird nun das Datum auf den 01.01. des Jahres gesetzt und terminiert auf den 31.12. (Bis Datum). Ferien absolut werden auf 0 gesetzt und dann der Ferienvortrag entsprechend erfasst.

Ein Mitarbeiter erhält für einen Arbeitstag mehr Zeit geschenkt, als er Sollzeit hat

Als Beispiel erhalten die Mitarbeiter eines Betriebs den Freitag nach Auffahrt geschenkt. Wären alle Mitarbeiter 100% angestellt, könnte man diesen Tag einfach als Abwesenheit vom Typ Frei eintragen. Das Geschenk soll aber auch Teilzeitmitarbeitenden zugute kommen, die an diesem Tag weniger oder gar nicht arbeiten. Der Mitarbeiter erhält also mehr Stunden geschenkt, als er Sollzeit hat. Wie bildet man das ab?

In diesem Fall muss für jeden Mitarbeiter ein entsprechender Überzeitvortrag mit dem aktuellen Überzeitsaldo plus der geschenkten Zeit erfasst werden.

Der aktuelle Überzeitsaldo dieses Mitarbeiters beträgt 12 Stunden. Nun sollen ihm 8 Stunden geschenkt werden. Man erfasst also eine Vorgabezeile mit einem Vortrag von 20 Stunden:

So erfassen Mitarbeitende ihre Ferien

Bei der Erfassung von Ferien und Freitagen gibt es zwei Varianten:

Variante 1 – Erfassung über die Abwesenheitsliste

Die einfachere erste Variante ist die Erfassung von Ferien und Freitagen über die Abwesenheitsliste. Dort können Abwesenheiten des Mitarbeiters eingetragen werden. Dadurch reduziert sich automatisch die Sollzeit um die entsprechenden Tage.

Auch bei Teilzeitmitarbeitenden kann die ganze Woche von Montag bis Freitag erfasst werden, Vertec berechnet den Ferienbezug automatisch nur für diejenigen Tage und Stunden, an denen der Mitarbeiter gemäss den Vorgaben auch arbeitet.

Ferien eines einzelnen Mitarbeitenden

Der Mitarbeitende kann seine Ferien in seiner eigenen Abwesenheitsliste eintragen. Vertec berechnet dann automatisch den Ferienbezug während dieser Zeit.

Betriebsferien

Feiertage sowie Betriebsferien, die für alle gelten, werden in der Abwesenheitsliste auf der Standard-Benutzergruppe in der erfasst.

Variante 2 – Erfassung über Leistungen

Bei der zweiten Variante werden die Freitage und Ferien als normale Leistungen erfasst, um so auf die Sollzeit zu kommen. Diese Variante erlaubt es, detaillierte Auswertungen machen zu können, stellt jedoch höhere Anforderungen an die Mitarbeitenden, die Freitage und Ferien zu erfassen.

Über die Ferienerfassung gibt es einen detaillierten Artikel: Ferien erfassen

Wechsel des Ferienanspruches

Beispiel: Herr Meier hat vom 1.1. bis zum 30.6. eines Jahres wie die meisten anderen in der Firma vier Wochen Ferien zu gute. Auf der Standardbenutzergruppe ist das Ferienguthaben entsprechend vermerkt. Am 1.7. wird er 50 Jahre alt und erhält dadurch dauerhaft eine Woche mehr Ferien.

Am besten ist es, wenn man direkt auf dem Bearbeiter eine neue Vorgabe macht per 1.7.12 und dort im Feld Ferien 100% die fünf Wochen einträgt. Diese Vorgabe übersteuert den Wert von vier Wochen auf der Benutzergruppe. Falls Herr Meier sein Arbeitspensum später ändert oder schon ein anderes Pensum hat, berechnet Vertec anteilsmässig den richtigen Wert für das Ferienguthaben.

Wichtig: Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit sollte im Bemerkungsfeld der Grund für die Anpassung angegeben werden.

Wenn die Ferien über verschiedene Benutzergruppen abgebildet sind

Gewisse Kunden haben die Ferien  Benutzergruppen abgebildet, das heisst, sie haben eine Benutzergruppe für Mitarbeitende mit vier Wochen Ferien, eine Gruppe für Mitarbeitende mit fünf Wochen etc. Wenn nun der Ferienanspruch eines Mitarbeiters ändert, muss dieser auch die Gruppe ändern. Dadurch entsteht aber das Problem, dass die Werte der Vergangenheit ebenfalls verändert werden. Am besten wird in diesem Fall der Wert der alten Benutzergruppe mit einer Vorgabe direkt auf dem Bearbeiter fixiert: Im Feld Ferien 100% gibt man das alte Guthaben an, im Feld Bis Datum das Datum, bis wann der alte Wert gültig ist. Als Datum dieser Vorgabe (in der ersten Spalte) kann man das Eintrittsdatum des Mitarbeiters setzen oder - falls er schon einmal die Feriengruppe gewechselt hat - das Datum des damaligen Wechsels.

Wichtig: Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit sollte im Bemerkungsfeld der Grund für die Anpassung angegeben werden.

Frei-Tage bei Teilzeitmitarbeitenden

Es gibt den Fall, dass Mitarbeiter, die Teilzeit arbeiten, für Feiertage, die nicht den ganzen Tag dauern, zuviel Zeit gutgeschrieben bekommen.

Das Problem tritt auf bei stundenweisen Feiertagen wie 1h vor Karfreitag oder 4h Sechseläuten. Möchte man einem Teilzeitmitarbeitenden den Freitag aufgrund seines Pensums teilweise gutschreiben, kann man den Freitag direkt auf dem Bearbeiter erfassen und in der Spalte Stunden den gewünschten Wert eingeben. Dieser so erfasste Feiertag übersteuert die Vorgabe auf der Benutzergruppe. Falls viele entsprechende Bearbeiter vorhanden sind, kann die manuelle Erfassung mühsam sein, in diesem Fall kann man die Anforderung über Benutzergruppen lösen.  Mehr Informationen dazu finden Sie im separaten Artikel Frei-Tage bei Teilzeitmitarbeitenden.

Ferien- und Überzeitsaldi übertragen

Ferien- und Überzeitsaldi müssen nicht übertragen werden, sondern werden vom System auch über die Jahresgrenze hinweg weitergerechnet.

In folgenden Fällen werden Ferien- und Überzeitsaldi manuell übertragen:

  • Es wird Überzeit kompensiert (siehe Artikel Kompensation von Überzeit).
  • Ferien können nicht über mehrere Jahre kumuliert werden, sondern "verfallen".

Der Übertrag von Saldi kann auf einem einzelnen Bearbeiter oder auf einer Benutzergruppe (für alle Bearbeiter) geschehen. Eine Beschreibung des genauen Vorgehens finden Sie im Artikel Saldi übertragen.

Vertec wird unter dem Jahr in Betrieb genommen

Es gibt immer mal wieder den Fall, dass Kunden, welche unter dem Jahr Vertec in Betrieb nehmen, Probleme haben beim Hinterlegen der Vorgaben, wenn die Bearbeiter mit dem effektiven Eintritts-Datum erfasst werden in Vertec.

Folgendes Vorgehen hat sich bewährt:

  1. Auf der Standardbenutzergruppe wird wie üblich per 1.1.1900 die Wochensollzeit für ein 100% Pensum hinterlegt, sowie im Feld Ferien 100% das Jahresferienguthaben in Stunden.
  2. Beim einzelnen Mitarbeiter sollten folgende Einträge vorgenommen werden:
  • Per 1.1. des „Going-Live“-Jahres muss folgender Eintrag vorgenommen werden:

    Überzeitvortrag: 0 / Ferienvortrag: eventueller Ferienvortrag für das aktuelle Jahr

  • Per „Going-Live“-Termin muss nochmals ein Eintrag erfolgen:

    Überzeitvortrag: 0 oder effektive Überstunden, welche übernommen werden

Beispiel

  • Bearbeiter: Christoph Keller
  • Eintritts-Datum: 01.04.2004
  • Going-Live: 01.03.2012
  • Ferienübertrag: 144 h
  • Jahresferienguthaben: 200 h
  • Überzeitvortrag: 3 h


20.07.2010 | 17.06.2015: Beschreibung: Ein Mitarbeiter erhält für einen Arbeitstag mehr Zeit geschenkt, als er Sollzeit hat.
Produktlinien: Standard, Expert
Module: Leistung & CRM