Abwesenheiten verwalten

Für die Berechnung der Sollzeiten darf das System nur wirkliche Arbeitstage berücksichtigen. Die Behandlung von Wochenenden als arbeitsfreie Tage ist einfach automatisierbar. Feiertage sind jedoch unregelmässig und ausserdem von Region zu Region verschieden. Deshalb bietet Vertec Abwesenheitslisten, welche die Erfassung von Feier- und sonstigen Frei-Tagen ermöglicht.

Abwesenheitslisten sind auf einzelnen Bearbeitern und zentral auf Bearbeitergruppen verfügbar. Sie erscheinen, wenn der Linktyp Bearbeiter > Abwesenheiten aktiviert ist. Der entsprechende Ordner heisst Abwesenheiten.

Im oberen Bereich wird die Liste der Abwesenheiten von Gruppen angezeigt. Diese ist auf dem einzelnen Bearbeiter nicht beschreibbar. Es ist empfehlenswert, die gesetzlichen Feiertage und ev. Betriebsferien auf der Bearbeitergruppe Standardbenutzer zu erfassen. Falls Sie über Filialen in mehreren Kantonen verfügen, dann können Sie pro Kanton eine Benutzergruppe einrichten und die gesetzlichen Feiertage im entsprechenden Jahreskalender dort erfassen.

Spezielle Frei-Tage und Ferien der einzelnen Mitarbeiter werden in der Abwesenheitsliste im unteren Bereich erfasst. Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet die entsprechende Einzelmaske:

Eine Abwesenheit kann inaktiv gestellt werden. Inaktive Abwesenheiten werden von den Sollzeit- und Ferienberechnungen nicht berücksichtigt. So kann auch ein Workflow aufgebaut werden für die Validierung, Bewilligung, Genehmigung und Freigabe von Abwesenheiten.

Die in den Systemeinstellungen > Projekt / Mandat hinterlegte Sperrperiode bzw. das Sperrdatum gilt auch für Abwesenheiten. Die Bearbeitung einer Abwesenheit wird gesperrt, wenn das Datum oder das Bis-Datum in der Sperrperiode oder kleiner als das Sperrdatum ist.

Stundenweise Abwesenheiten

Ist in der Spalte Stunden nichts angegeben, bezieht sich die Abwesenheit auf die gesamte Sollzeit des Tages (oder des Intervalls). Wenn ein Wert eingegeben wird, wird nur die angegebene Zeit als Abwesenheit behandelt., das heisst, von der Sollzeit abgezogen.

Minusstunden gibt es keine, d.h. wenn die Frei-Abwesenheit an diesem Tag höher ist als die Sollzeit, dann ist die Tagessollzeit null und nicht ein Minuswert.

Der Zugriff via OCL auf das entsprechende Attribut lautet minutenAbwesend auf der Klasse Abwesenheit.

Stundenweise Abwesenheiten bei Teilzeitlern

Beim Erfassen von stundenweisen Abwesenheiten zieht Vertec immer den ganzen erfassten Betrag ab. Wenn also ein 60%-Mitarbeiter mit einer Tagessollzeit von 4.8h auf einen Tag trifft mit einer Frei-Abwesenheit von vier Stunden, dann ist seine Sollzeit 0.8h, unabhängig davon, ob er an diesem Tag 60% oder 100% arbeiten würde.

Dies kann auf dem entsprechenden Bearbeiter übersteuert werden, indem für den einzelnen Bearbeiter eine benutzerspezifische Abwesenheit gleichen Datums erfasst wird.

Diese Einstellungen übersteuern den Eintrag auf der Bearbeitergruppe. Für das genannte Beispiel wird dort eine Abwesenheit für den gleichen Tag eingetragen: 60% von 4 Stunden = 2.4 Stunden. Sie tragen also eine Abwesenheit von 2.4 Stunden ein. Die Sollzeit für diesen Tag ist nun nicht mehr 0.8 h, 4.8 h - 2.4 h = 2.4 h.

Eine automatische Berechnung der anteilmässigen Ansprüche von Teilzeitmitarbeitern ist machbar und muss aber meist kundenspezifisch an die Ausnahmen angepasst werden. Ein Beispiel für die Komplexität ist der Tag vor dem Karfreitag, bei dem häufig die letzte Arbeitsstunde frei ist. Was passiert mit Teilzeitarbeitern, die nur am Donnerstagmorgen oder Donnerstags nur halbtags arbeiten? Die einfachste Lösung ist das benutzerspezifische Übersteuern solcher Feiertage wie hier beschrieben. Falls Sie Interesse an einer automatischen Berechnung der Feiertage für Teilzeitmitarbeitende haben,wenden Sie sich an ihren Vertec Betreuer.

Abwesenheitstypen

Zusätzlich gibt es Abwesenheits-Typen, welche frei definiert werden können. Jeder Abwesenheit wird ein Abwesenheitstyp zugeordnet. Abwesenheits-Typen werden unter Einstellungen > Abwesenheitstypen erfasst.

Code

Das Feld Code gibt es ab Vertec Version 5.8. Dieses Feld ist sprachunabhängig und ermöglicht so eine eindeutige Identifikation von Abwesenheitstypen.

Der Code wird alsStandardanzeige (Stringrepresentation) für den Abwesenheitstyp verwendet.

Der OCL Operator GetAbwesenheitFrei auf Bearbeiter verwendet zur Auswahl des Abwesenheitstyps ab Vertec Version 5.8 den Code.

Bezeichnung

Das Feld Bezeichnung ist ein sprachabhängiges Feld. In der Auswahl auf den Abwesenheiten wird die Bezeichnung angezeigt.

Der OCL Operator GetAbwesenheitFrei auf Bearbeiter verwendet zur Auswahl des Abwesenheitstyps in Vertec Version vor 5.8 die Bezeichnung.

Abwesenheitsarten

Ein Abwesenheitstyp kann einer der drei Abwesenheitsarten Frei, Ferien oder Kompensation zugeordnet werden.

Die verschiedenen Abwesenheitsarten unterscheiden sich durch ihre Auswirkung auf Sollzeit, Arbeitszeit und verfügbare Ressourcenzeit unterscheiden. Wie sie sich auf die verschiedenen Zeitsummen auswirken, zeigt die folgende Tabelle:

ArtBeschreibungSollzeitArbeitszeitRessourcen
Frei Wird für gesetzliche Feiertage und sonstige, nicht ferienrelevante Abwesenheiten verwendet. Minus Minus
Ferien Wird für Ferienbezug verwendet. Plus Minus
Kompensation Wird verwendet, um Abwesenheiten, die nicht Sollzeit- oder Ferienrelevant sind, aber in der Ressourcenplanung sichtbar sein sollen, zu planen. Minus

Priorität

Abwesenheitstypen haben ab Version 5.8 ein Attribut Priorität. Dieses wird bei der Berechnung von Abwesenheiten mit dem OCL-Operator GetAbwesenheitFrei im Falle von überlappenden Abwesenheiten beachtet.

Dem Attribut muss ein Wert zugewiesen werden. Der Standardwert ist 1. Es gilt: Höherer Wert = tiefere Priorität.

Abwesenheitstypen einrichten

Grundsätzlich kann mit den Standard-Abwesenheitstypen Frei, Ferien und Kompensation alles erfasst werden. Feiertage, Krankheiten, Arztbesuche, Hochzeit, Umzugstermine etc. werden dann als Abwesenheiten vom Typ Frei erfasst und mit einem entsprechenden Kommentar versehen.

Als Variante kann zwischen Feiertag für Feiertage und Frei für individuelle Frei-Tage (Krankheit, Hochzeit etc.) unterschieden werden. Dafür erfasst man einen zusätzlichen Abwesenheitstyp der Abwesenheitsart Frei mit dem Code Feiertag.

Sollen die Freitage spezifischer unterschieden werden, können dafür separate Abwesenheitstypen eingerichtet werden. Diese werden – falls vorhanden – gemäss Personalreglement eingerichtet. Erfasst wird ein kurzer Code und in der Beschreibung sinnvollerweise die Regelung gemäss Reglement. Zum Beispiel:

  • Code: Krank, Bezeichnung: Krank (max 2 Tage, Arztzeugnis ab 3.Tag), Abwesenheitsart: Frei.
  • Code: Hochzeit, Bezeichnung: Hochzeit (eigene 2 Tage, Familie 1 Tag), Abwesenheitsart: Frei.

Dargestellt werden die Abwesenheiten auf dem Report Monatsübersicht auf dem Bearbeiter:

Automatischer Import von Feiertagen

Damit Sie Ihre kantonsspezifischen Feiertage nicht von Hand erfassen müssen, bietet Ihnen Vertec ein Excel-Dokument zum Download an, mit dem sich die Feiertage für das aktuelle Jahr in Ihr System importieren lassen.

Über folgenden Link Vertec Feiertage importieren gelangen Sie auf die Download Seite für den Feiertagskalender im Excel Format.

Berechtigungen

Ab Version 5.5.0.78 sind die Abwesenheiten für den eingeloggten Bearbeiter für sich selbst erfassbar, ohne dass spezielle Berechtigungen vergeben werden müssen.

Versionen vor 5.5.0.78

Bei früheren Versionen muss dafür auf der Benutzergruppe die Berechtigung wie folgt vergeben werden:

Berechtigung Ferien

Bei Updates auf Version 5.5.0.78

Bei einem Update von einer früheren Version auf den 5.5 Service Release 2 werden vom Vertec automatisch 3 Berechtigungen erstellt, welche das Anpassen der Abwesenheiten verweigern. So ist es dem einzelnen Benutzer auch mit der neusten Version nicht möglich, seine Abwesenheiten selbst zu erfassen, das heisst, der bisherige Stand wird so beibehalten.

Möchten Sie nun Ihren Mitarbeitern das Erfassen von Abwesenheiten erlauben, können Sie diese drei Berechtigungen in der Standard-Benutzergruppe löschen:

abwesenheit_standardbenutzer_loeschen.png

Bei Updates auf Version 5.7

In Versionen vor 5.7 gibt es die drei Abwesenheitsarten Frei, Ferien, und Kompensation. Für jede dieser Abwesenheitsarten wird ein entsprechender Abwesenheitstyp erfasst und den bestehenden Abwesenheiten zugeordnet.

Der bisherige Ordner Feiertage / Ferien heisst neu Abwesenheiten, funktioniert aber für die Erfassung gleich wie vorher.

Scripts, welche Abwesenheit.typ setzen, werden nach dem Update nicht mehr funktionieren und müssen geändert werden. Neu muss der entsprechende Abwesenheitstyp gesucht werden und dieser der Abwesenheit über abwesenheit.typlink zugeordnet werden. Beispiel:

dim abwesenheit
dim abwesenheitstyp

set abwesenheit = Vertec.argobject
set abwesenheitstyp = Vertec.eval("abwesenheitstyp->select(eintragid='AbwesenheitsTypFerien')->first")

abwesenheit.member("typlink") = abwesenheitstyp

Der Zugriff auf die bisherigen Abwesenheitstypen erfolgt über die eintragid AbwesenheitsTypFerien, AbwesenheitsTypFrei und AbwesenheitsTypKompensation.


27.12.2005 | 13.07.2016: Screenshots Vertec 6.0 eingefügt.
Produktlinien: Standard, Expert
Module: Leistung & CRM