Aktivitäten

Mit Vertec Aktivitäten können Sie projektorientiert Ereignisse, Tasks, Wiedervorlagen sowie unerledigten Aktivitäten verwalten. Aktivitäten werden normalerweise von einem Mitarbeiter auf einem Projekt oder einem Teilprojekt erfasst. Typischerweise werden für Kontakte mit dem Kunden (Telefon, Email) Aktivitäten erfasst. Eine Aktivität kann auch Aufgaben-Charakter haben. Dazu kann auf der Aktivität ein zuständiger Mitarbeiter sowie ein Wiedervorlage-Termin angegeben werden.

Aktivitäten erfassen

Eine neue Aktivität wird über den Menübutton + erfasst:

oder direkt in der Aktivitätenliste. Ein Mitarbeiter verfügt standardmässig über 2 verschiedene Aktivitätenlisten:

  • Aktivitäten
  • Aktivitäten offen / pendent

Aktivitäten

Diese Listenansicht verfügt über folgende Filtermöglichkeiten:

  • Einzelner Tag mit Datumsauswahl
  • Kein Filter: Zeigt alle Aktivitäten
  • Intervall: Auswahl von Start- und Enddatum
  • Aktivitätstyp: Zeigt nur die Aktivitäten des entsprechenden Aktivitätstyps an.

Diese Filterfelder sind auf den Containerklassen AktivitaetenContainer, AktivitaetenDateFilterContainer und DateFilterContainer verfügbar.

Aktivitäten offen / pendent

Diese Liste zeigt alle unerledigten Aktivitäten des Mitarbeiters an und ist nur sichtbar, wenn der Mitarbeiter unerledigte Aktivitäten hat, für die er als Zuständiger eingetragen ist.

Die angezeigten Aktivitäten können wahlweise nur bis zu einem bestimmten Termindatum aufgelistet werden. Der Standardwert für den bis Termin wird vom heutigen Datum aus berechnet. Der verwendete Offset kann unter Systemeinstellungen > CRM / Aktivitäten > Anzahl Tage Vorschau in offenen / pendenten Aktivitäten eingestellt werden.

  • Alle anzeigen: Alle Aktivitäten (des entsprechenden Typs, siehe oben) werden angezeigt. Die Filterung Bis Termin wird ignoriert.
  • Bis Termin: Dieser Filter funktioniert nur, wenn Alle anzeigen deaktiviert ist. Es werden alle Aktivitäten mit folgenden Kriterien angezeigt:
    • ein Zuständiger ist eingetragen.
    • das erledigt-Häckchen ist nicht gesetzt.
    • bei Termin ist nichts oder ein Datum vor dem Bis Termin eingetragen.
  • Beide Optionen deaktiviert: Alle nicht erledigten Aktivitäten werden angezeigt:
    • ein Zuständiger ist eingetragen.
    • das erledigt-Häkchen ist nicht gesetzt.
  • Aktivitätstyp: Die Aktivitätenliste kann nach Aktivitätstyp gefiltert werden. Es werden dann nur noch die Aktivitäten des entsprechenden Typs in der Liste angezeigt.

Diese Filterfelder sind auf der Containerklasse AktivitaetenContainerOffen verfügbar.

Die einzelne Aktivität

Eine Aktivität umfasst folgende Informationen:

aktivitaet.png

Datum Erfassungsdatum oder ein relevantes Datum für die Aktivität.
Erfasst von Mitarbeiter, der die Aktivität erfasst hat.
Typ Typ der Aktivität. Mögliche Aktivitätstypen werden in Einstellungen > Aktivitaetstypen erfasst.
Kontakt-Art Art des Kontaktes: Telefon, E-Mail, Schriftlich, Vor Ort, Notiz oder Im Haus. Diese Kontaktarten sind vordefiniert und können nicht erweitert werden. Sie können Sie aber nach Bedarf umbenennen im UserDict.
Termin Falls Aktivität Pendenzcharakter hat, kann hier ein Termin angegeben werden.
Priorität Auswahl aus hoch, normal oder tief.
Zuständig Mitarbeiter, der für Erledigung zuständig ist, falls Aktivität Pendenzcharakter hat.
Erledigt Checkbox für erledigt Status bei pendenzartigen Aktivitäten.
Erledigt am Datum des letzten "auf Erledigt"-Schaltens.
Projekt Projekt, zu dem die Aktivität gehört.
Phase Projektphase, zu dem die Aktivität gehört.
Kontakt Kunde oder Ansprechperson (Adresseintrag), der in Aktivität involviert ist.
Titel Kurztext für Aktivität.
Text Längerer, beschreibender Text.
Objekte aus Ordner / Weitere Adressen zuordnen

Ausser den einzelnen Felder für Kontakt und Projekt können der Aktivität noch weitere Adressen und Objekte zugeordnet werden. Unterhalb des Text-Feldes gibt es dafür zwei Buttons:

Objekte aus Ordner zuordnen...

Wenn eine Aktivität mit vielen Objekten gleichzeitig verknüpft werden soll (Einladungen, Ankündigungen, Massenmails, etc.), gibt es die Möglichkeit, das über eine Ordnerauswahl vorzunehmen. Alle Objekte, die sich im zugeordneten Ordner befinden, werden dabei mit der Aktivität verknüpft. Es können auch mehrere Ordner zugeordnet werden.

Um eine Aktivität via Ordnerauswahl mit den Objekten zu verknüpfen, klicken Sie auf den Button Objekte aus Ordner zuordnen und wählen Sie aus dem Dialog den entsprechenden Ordner aus Vertec aus. Nach einem Klick auf OK werden alle sich im ausgewählten Ordner befindlichen Einträge zugeordnet. Wiederholen Sie den Vorgang für weitere Ordner, falls gewünscht.

Bei den einzelnen Einträgen erscheint die Aktivität dann in der Liste der Aktivitäten. Die Aktivität wird bei den zugeordneten Einträgen als Referenz abgelegt und besteht im System weiterhin nur einmal, unabhängig davon, wie vielen Einträgen sie zugeordnet ist.

weitere Adressen zuordnen...

Sollen einer Aktivität ausser dem Kontakt noch weitere Adressen zugeordnet werden, kann dies über den Button weitere Adressen zuordnen... geschehen. Dabei erscheint der Adressen-Suchdialog, mit dem nach der gewünschten Adresse gesucht werden kann.

Aus dem Resultat der Adress-Suche können eine oder mehrere Adressen der Aktivität zugeordnet werden. Alle zugeordneten Adressen werden auf dem Reiter Zugeordnete Adressen aufgelistet.

Bei den einzelnen Adressen erscheint die Aktivität dann in der Liste der Aktivitäten. Die Aktivität wird bei den zugeordneten Adressen als Referenz abgelegt und besteht im System weiterhin nur einmal, unabhängig davon, wie vielen Adressen sie zugeordnet ist.

Basis-Pfad Pfad eines der Aktivität zugeordneten Dokumentfiles. Der Basispfad für das Dokument wird aufgrund der Projektzuordnung bestimmt.
Dokument

Über den Button mit den drei Punkten neben dem Feld Dokument kann ein Dokument der Aktivität zugeordnet werden. Das Dokument wird direkt in der Dateiablage abgelegt, falls es sich noch nicht dort befindet.

aktivitaet_dokument.png

Falls das ausgewählte File bereits in der Dokumentenablage oder in einem Unterordner davon ist, wird nur der Pfad eingesetzt. Befindet sich die Datei woanders, wird die Datei unter dem gleichen Namen in die Dokumentablage kopiert.

Es gibt die Möglichkeit, Dokumentpfade auf Aktivitäten absolut zu speichern. Bitte beachten Sie dazu die Beschreibung in den Systemeinstellungen > CRM / Aktivitäten. Der Vorgang funktioniert auch mit der Sharepoint Dokument-Schnittstelle.

Berechtigung für das Öffnen eines Dokuments

Die Berechtigungen für das Öffnen des Dokuments (Pfeil) und der Dokumentablage (drei Punkte) auf dem Detailform einer Aktivität sind an folgende Rechte gekoppelt:

  • Öffnen des Dokuments (Pfeil): funktioniert nur, wenn der Benutzer das Ausführen Recht auf der Aktivität hat. Dies ist bei Standard-Benutzern normalerweise der Fall, ausser, Sie haben die Berechtigungen anders eingestellt.
  • Öffnen der Dokumentablage (drei Punkte): Die Berechtigung zum Öffnen der Ordnerablage ist an das Leserecht auf dem Attribut effpfad der Aktivität gebunden.

27.12.2005 | 14.06.2016: Screenshots Vertec 6.0 eingefügt.
Produktlinien: Standard, Expert
Module: Leistung & CRM