Telefonie-Anbindung

Es gibt Anbindungen von Telefoniesystemen an Vertec, und zwar für Skype oder TAPI Unterstützung. Diese Anbindung, auch CTI (Computer Telephony Integration) genannt, erlaubt sowohl das automatische Wählen aus Vertec wie auch die Behandlung von eingehenden Anrufen.

Voraussetzungen

Skype

Wenn Sie Vertec mit Skype verwenden möchten, muss auf dem Rechner, wo Vertec gestartet wird, Skype installiert und konfiguriert sein.

Tapi

Es ist ein TAPI-Treiber der Version 3.x erforderlich. Möchten Sie mit der TAPI Unterstützung arbeiten, schauen Sie nach, ob diese bei Ihnen im Windows konfiguriert bzw. installiert ist: Die Windows Systemsteuerung > Telefon- und Modemoptionen > Erweitert  zeigt die Liste der installierten Telefonieanbieter (engl. TAPI Service Provider, abgekürzt TSP).  Gewisse TSP müssen konfiguriert werden, was auch in dieser Liste möglich ist.

Damit die Unterstützung für ein bestimmtes Telefon oder Telefonzentrale in der Liste auftaucht, muss ein ensprechender Setup (TAPI TSP Setup) vom Telefonhersteller ausgeführt werden. Angaben zur Konfiguration erhalten Sie vom Hersteller des Telefons.

Bitte beachten Sie, dass TAPI bekanntermassen ein Protokoll ist, welches aufgrund seiner Architektur Abstürze bei Programmen verursachen kann, die wie Vertec über TAPI angebunden sind. Vertec kann deshalb keine Garantie für einen fehlerfreien Betrieb der TAPI-Schnittstelle leisten, da die TAPI-Implementation selber nicht durch Vertec angepasst werden kann.

Installieren der Telefonieanbindung

Das Installieren der Telefonieanbindung in Vertec erfolgt via Telefonie-Extensions. Es gibt die folgenden zwei Extensions:

  • Skype Telefonie Schnittstelle
  • TAPI Telefonie Schnittstelle

Die beiden Extensions können auch parallel betrieben werden.

Die Installation erfolgt wie bei anderen Extensions dadurch, dass im Extension-Fenster links die entsprechende Schnittstelle ausgewählt wird und mit dem Button >> installiert wird.

Das Beispiel zeigt die Installation der Skype Schnittstelle. Die Installation der TAPI Schnittstelle funktioniert analog.

skype_extension.gif

Sollen eingehende Anrufe unterstützt werden, müssen die Telefonie-Extensions beim Start von Vertec geladen werden. Neu können Extensions als AutoLoad konfiguriert werden. Die Telefonie Extension registrieren sich beim Installieren als AutoLoad Extensions.

Dass die Schnittstelle geladen ist, sieht man am kleinen Sternchen neben der installierten Extension:

skype_extension_loaded.gif

Freigabe der Verbindung zu Vertec bei Skype-Schnittstellen

Bei der Skype-Schnittstelle muss zusätzlich beim ersten Laden der Extension mit einer neuen Vertec Version (das heisst, wenn das Vertec.exe mit einer neueren Datei ersetzt wird), die Verbindung zu Vertec.exe in Skype bestätigt werden. Sie erhalten dort eine Anwendungsfreigabe:

skype_anwendungsfreigabe.gif

Klicken Sie auf die Anwendungsfreigabe, um die Verbindung freizugeben:

skype_anwendungsfreigabe_detail.gif

Diesen Vorgang müssen Sie jedesmal durchführen, wenn Sie eine neue Version der Vertec.exe Datei verwenden.

Falls die Anwendungsfreigabe nicht bei den Benachrichtigungen erscheint, können Sie diese auch hervorholen unter Aktionen > Optionen > Erweitert. Ganz unten gibt es dort einen Link Zugriffsverwaltung (externe Anwendungen).

Neue Systemeinstellungen Telefonie

In den Systemeinstellungen erscheint eine neue Sektion Telefonie. Informationen über diese Systemeinstellungen entnehmen Sie bitte dem Artikel über die Systemeinstellungen > Sektion Telefonie.

Telefonnummern normalisieren

Damit eingehende Anrufe erkannt werden können, haben KommMittel ein Attribut NormalizedZiel. Dort steht die Telefonnummer in einem standardisierten (normalisierten) Format drin:

  1. Falls Nummer mit 00 oder + beginnt, wird der Beginn der Nummer als Country-Code interpretiert.

    Country-Codes sind nach einer hierarchischen Struktur 1 - 3 stellig. Vertec verwendet hier die Logik gemäss https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_country_calling_codes. Beispiele:

    Deutschland +49
    USA +1
    Griechenland +30
    Island +354
  2. Wenn nach dem Country-Code eine 0 kommt, wird diese entfernt.
  3. Der Rest ist die Detail-Nummer. Leerzeichen, Klammern oder Bindestriche werden ignoriert.

Bestehende Nummern normalisieren

Bereits bestehende Telefonnummern müssen nach der Installation einer Telefonie-Anbindung einmalig normalisiert werden.

Die Normalisierung der Telefonnummern hat keinen Einfluss auf die Telefonnummern, die Sie im Vertec erfasst haben. Die bestehenden Telefonnummern werden nicht geändert. Der Normalisierungs-Vorgang schreibt die normalisierte Telefonnummer in ein separates Attribut namens NormalizedZiel. Das geschieht wie folgt:

Öffnen Sie eine beliebige Adresse im Vertec und klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste der KommMittel, in einer Zeile vom Typ Telefon, Mobile oder Fax. Hier erscheint der Menüpunkt Nummern normalisieren...:

normalisieren_menupunkt.gif

Daraufhin erscheint folgendes Fenster:

normalisieren_dialog.gif

Klicken Sie auf den Button Telefonnummern normalisieren. Im gleichen Fenster wird angezeigt, wieviele Telefonnummern normalisiert wurden und bei wievielen die Normalisierung fehlgeschlagen ist:

normalisieren_beendet.gif

Ob eine Telefonnummer normalisiert ist oder nicht, zeigt sich, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Nummer klicken. Sie sehen dann den Menupunkt Eingehend:. Ist dort eine Nummer angegeben, ist die Nummer normalisiert:

nummern_normalisiert.gif

Bei Änderung oder Neuerfassung von Telefonnummern nach der Installation einer Telefonie-Schnittstelle wird die Normalisierung automatisch geschrieben.

Was tun, wenn die Normalisierung irgendwo fehlschlägt?

Falls eine Nummer nicht korrekt in ihre Bestandteile (Landcode, Regionalcode, Detail) aufgesplittet werden kann, bleibt die normalisierte Form leer. Fehler bei Normalisierung entstehen, wenn das Format der Nummer nicht erkannt wird. Z.B. bei Regionscode nicht 3-stellig oder Detail nicht 4-stellig.

Bei Fehlern bei der Normalisierung wird eine Warnung ins Standard-Logfile geschrieben. Dort ist ersichtlich, bei welchen Adresseinträgen problematische Nummern vorhanden sind.

Falls bei Ihnen gewisse Formate nicht unterstützt werden, wenden Sie sich bitte an die Vertec AG, damit wir Ihr Format unterstützen können.

Das Telefonie Journal

Haben Sie eine Telefonie-Schnittstelle installiert, erscheint auf Ihrem Bildschirm ein Telefonjournal, welches alle eingehenden und ausgehenden Anrufe via der mit Vertec verbundenen Telefonleitung auflistet. Das Telefonie Journal wird eingeblendet, sobald der erste (ein- oder ausgehende) Anruf erfolgt und bleibt solange angezeigt, bis Vertec geschlossen wird. Es wird jeweils beim Neustarten von Vertec gelöscht, gilt also nur für die aktuelle Vertec Verwendung.

Wird für eine ein- oder ausgehende Nummer in Vertec ein Komm-Mittel gefunden, dann wird die Nummer dargestellt wie im Komm-Mittel erfasst. Falls kein Komm-Mittel gefunden wurde, erfolgt die Standard-Darstellung mit oder ohne Country-Code:

  • Ohne Country-Code, falls dieser der Landesvorwahl in den Systemeinstellungen entspricht, sonst
  • mit Country-Code, mit +-Präfix und durch Leerzeichen vom Detail getrennt.

Die Position und Grösse des Telefoniejournals wird benutzerspezifisch gespeichert. Es wird bei jedem neuen Öffnen frisch in einer Bildschirmecke (welche am nächsten bei der vorherigen Position liegt) positioniert.

telefonie-journal.gif

Ausgehend von einem Journaleintrag kann folgendes gemacht werden:

journal_icons.gif

  1. Adresseintrag öffnen. Öffnet den entsprechenden Adresseintrag im Detailfenster.
  2. Nummer anrufen. Diese Option ist vor allem für Rückrufe geeignet.
  3. Aktivität erfassen. Der Adresseintrag ist vorausgewählt. Über den Pfeil neben dem Button kann optional direkt ein Projekt ausgewählt werden:
  4. Leistung erfassen: Es wird eine Leistung mit von, bis = Dauer des Telefonats erstellt. Als Tätigkeit wird die unter Systemeinstellungen > Telefonie angegebene Tätigkeit verwendet, falls vorhanden. Über den Pfeil neben dem Button kann optional direkt Projekt gewählt werden.

Automatische Telefonwahl (ausgehend)

Automatische Wahl ab PC aus Vertec ist ab jedem KommMittel des Typs Telefon, Mobile oder Fax per Rechtsklick möglich.

nummer_anrufen.gif

Sie können auch per Rechtsklick auf einen Adresseintrag wählen. Dort können Sie wählen zwischen (Default) Telefon oder Mobile:

anruf_adressliste.gif

Bei jedem ausgehenden Anruf wird ebenfalls ein Journaleintrag angelegt.


08.12.2008 | 21.03.2016: Vertec 6.0: Normalisierung und Darstellung der Telefonnummern neu einheitlich im internationalen Format
Produktlinien: Standard, Expert
Module: Leistung & CRM