Adressimport via Excel

Für den einmaligen oder wiederkehrenden Import von Adressen als Firmen-Kontakte-Personen in Vertec steht ein generischer Excelimport zur Verfügung. Die Quelladressen werden in die dafür vorgesehenen Spalten im Excel kopiert und vom Excel in Vertec importiert. In Vertec können die importierten Adressen über eine pro Import erzeugte ID selektiert werden.

Die erste Zeile mit den Spaltentitel ist geschützt und darf nicht verändert werden. Es dürfen auch keine Spalten hinzugefügt, umbenannt oder entfernt werden. Für kundenspezifische Ergänzungen wie Zusatzfelder oder Stichworte wenden Sie sich bitte an Ihren Vertec Betreuer.

Bitte stellen Sie sicher, dass ein Backup der bestehenden Datenbank vor dem Import vorhanden ist, welches Sie im Fall eines Fehlers zurückspielen könnten.

Die Datei liegt hier zum Download bereit: Vertec Adressimport.xlsm.

Bereitstellen der Daten

Firmenadressen

Aus den grünen Spalten mit den Titeln Firma.. wird eine Firmenadresse erzeugt - falls nicht schon vorhanden: Beim Import wird der Firmenname, die Adresse und die PLZ verglichen mit bestehenden Firmenadressen. Stimmen Firmenname, Adresse und PLZ exakt überein, wird keine neue Firmenadresse erzeugt. Stimmen Firmenname und PLZ nicht überein, wird eine neue Firmenadresse erzeugt. Bei abweichenden Schreibweisen (z.B. "Baslerstrasse" vs "Baslerstr.") wird also keine Übereinstimmung gefunden und entsprechend eine neue Firmenadresse erzeugt.

Kontaktadressen

Aus den blauen Spalten mit den Titeln Kontakt.. wird, falls ein Firmenname in der ersten Spalte steht, ein Kontakt erzeugt, sonst eine Person.

Beim Import wird der Firmenname, Adresse und die PLZ verglichen mit bestehenden Firmenadressen. Stimmen Firmenname, Adresse und PLZ überein und besteht der Kontakt mit Vorname und Name noch nicht bei dieser Firma, wird ein neuer Kontakt der bestehenden Firmenadresse angehängt.

Stimmen Firmenname, Adresse und PLZ nicht überein, wird zuerst eine neue Firmenadresse erzeugt, an welche dann der Kontakt angehängt wird.

Personenadressen

Aus den blauen Spalten mit den Titeln Kontakt.. wird, falls kein Firmenname in der ersten Spalte steht, eine Person erzeugt, sonst ein Kontakt.

Es wird beim Importieren einer Person nicht überprüft, ob eine Person oder ein Kontakt mit gleichen Vornamen und Namen bereits besteht.

Einzelne Spalten

  • Betreuer Kürzel: Weist beim Import den in Vertec vorhandenen Bearbeitern die importieren Adressen als Betreuer zu. Die in Vertec definierten Bearbeiterkürzel werden als Eingabe in dieser Spalte erwartet.

Es gibt Spalten, in welche nur ein Wert eingegeben werden muss, falls er vom Standard in Vertec abweicht:

  • Sprache: falls keine Angabe ist, wird die Standardsprache in Vertec verwendet.
  • Kontakt Anrede, Kontakt Briefanrede, Kontakt Grussformel: nur einfüllen, falls nicht die automatisch berechnete Anrede/Briefanrede/Grussformel in Vertec verwendet werden soll.
  • Firma Alias, Kontakt Alias: nur einfüllen, falls der automatisch erzeugte Alias in Vertec übersteuert werden soll.

Daten in Vertec importieren

Durch Klick auf den Button In Vertec importieren im Excel starten Sie den Import. Jede erzeugte Adresse wird mit einer pro Import eindeutigen ImportID versehen, um die Adressen eines bestimmten Imports einfach zu identifizieren und weiterverarbeiten zu können (siehe Abschnitt Kontrolle der importierten Daten). Diese wird am Schluss des Imports in einer Dialogbox angezeigt und setzt sich zusammen aus dem Datum und der Uhrzeit (CStr(Format(Date, "yymmdd") & Format(Time, "hhmm"))):

Gibt es einen Fehler und eine Adresse kann nicht importiert werden, wird im Excel-File ein Kommentar ins entsprechende Feld geschrieben.

Wenn aufgrund von Daten ein Vertecobjekt gesucht und nicht gefunden wird (z.B. Zahlungstyp, Betreuer), wird ebenfalls ein Kommentar ins entsprechende Feld geschrieben.

Kontrolle der importierten Adressen

Beim Import wird jeder importieren Adresse eine pro Import eindeutige Nummer mitgegeben. Diese wird in ein Feld namens eintragID geschrieben, welches auf jeder Adresse vorhanden ist (im Hintergrund). Diese EintragId wird pro Import berechnet aus aktuellem Datum und Uhrzeit: YYMMDDHHMM. Ein Import am 12. Dezember 2016 um 10:56 beispielsweise erhält die EintragID 1612121056.

Zur Kontrolle kann in den Listeneinstellungen der Adressen eine Spalte mit der Expression eintragid erstellt werden.

SQL Suchordner nach EintragID

Es kann ein SQL Suchordner erstellt werden, mit dem die importierten Adressen kontrolliert werden können.

  • Klasse: Adresseintrag
  • SQL-Expression: eintragID like '%\1%'
  • Suchdialog anzeigen

Diese Suche erlaubt auch die Suche nach Teilstrings (z.B. 161015 für alle Imports vom 15.10.2016).


28.03.2014 | 22.09.2014: Neue Screenshots.
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