Adressen

Vertec kennt fünf Arten von Adressen:

  • Personen
  • Firmen
  • Kontakte, wobei sich der Kontakt aus einer Firma und einer Personeninformation zusammensetzt,
  • Paare, wobei sich das Paar aus zwei Personeninformationen zusammensetzt (nur Linie Expert),
  • Einfache Adressen (nicht standardmässig verfügbar)

Die Adress-Icons sind blau, um sie besonders gut von den grünen Projekt-Icons zu unterscheiden. Neue Adressen erzeugen Sie über den Menübutton Neuer Eintrag.

Person

Erzeugen Sie eine neue Person. Die Einzelmaske sieht aus wie folgt:

Im oberen Bereich des Fensters werden die Adressangaben erfasst. Im Feld Ansicht sieht man eine Voransicht, wie die Adresse später angedruckt wird (siehe zu diesem Thema den Artikel über die Adresslayouts).

Sie können pro Adresseintrag mehrere Anschriften erfassen. Siehe dazu den Artikel Postadressen / Zweitadressen.

Im unteren Bereich werden die Kommunikationsmittel erfasst.

Auf der Seite Weitere Info können zusätzliche Informationen wie wie Geburtsdatum, Alias, Kundennummer etc. eingegeben werden.

Firma

Firmenadressen werden analog den Personenadressen erfasst.

Firmen können zusätzlich als Mutterfirma - Tochterfirmen miteinander verknüpft werden. Eine Firma kann immer nur eine Mutterfirma haben, es können aber beliebig viele Tochterfirmen zugeordnet werden.

Durch Klick auf den Button mit den drei Punkten erscheint die Adress-Auswahl, aus der die Mutterfirma ausgewählt werden kann.

Sobald eine Mutterfirma-Tochterfirma Verknüpfung besteht, erscheint auf der Firma ein Unterordner  Mutterfirma, in dem die verknüpfte Adresse aufgelistet wird. Auf der Mutterfirma selbst erscheint ein Ordner Tochterfirmen, wo alle zugeordneten Tochterfirmen aufgelistet sind.

Kontakt

Ein Kontakt ist ein Zusammenzug einer Firma und einer Personeninformation. Im Vertec gibt es zwei alternative Möglichkeiten, Kontakte zu erfassen.

  1. Kontakt mit einer Ansprechperson bei einer Firma: Dabei wird eine bestehende Firmenadresse aus den Adressen ausgewählt und zugeordnet. Die Person wird direkt mit Name und Vorname auf dem Kontakt erfasst.
  2. Kontakt als Verknüpfung zwischen einer Firma und einer Person: Dabei werden eine bestehende Firmenadresse und eine bestehende Personenadresse miteinander verknüpft.

Auf der Oberfläche wird für Vorname, Name entweder ein Label oder ein Eingabefeld angezeigt, je nachdem ob ein Objekt zugeordnet ist oder nicht. Daneben gibt es Buttons zum Auswählen und Entfernen von Person-Objekten.

Eine Person ist als Vorname, Nachname eingetragen:

Hier kann entweder in die Felder eingetippt werden (Angabe Vor- und Nachname) oder mit dem Button mit den drei Punkten eine Person aus Vertec als Objekt zugeordnet werden.

Die Person ist als Objekt zugeordnet worden:

Über den Button mit dem X kann die Person wieder entfernt werden. Es erscheint dann wieder die andere Ansicht.

Adressinformationen

Die Standardadresse der Firma wird dem Kontakt automatisch als Standard zugewiesen. Möchten Sie weitere Adressen oder eine andere als Standard wählen, gehen Sie gleich vor, wie wenn Sie sonst eine Zweitadresse erfassen wollen. Es erscheint ein Fenster mit allen verfügbaren Adressen der Firma und der Person, woraus Sie die gewünschte Adresse übernehmen können.

Kommunikationsmittel

Auf dem Kontakt werden die Kommunikationsmittel von Firma und, falls vorhanden, Person angezeigt. Es können aber auch eigene Kommunikationsmittel auf dem Kontakt eingegeben werden. Wenn ein Kommunikationsmittel auf dem Kontakt erfasst ist, wird dieses zum Standard. Ob ein Kommunikationsmittel zum Kontakt selber gehört, oder ob es von der Firma oder der Person angezeigt wird, ist daran zu unterscheiden, dass die nur dem Kontakt gehörenden Kommunikationsmittel in der Tabelle grün erscheinen.

Personenkonto

In Versionen vor 5.7 muss das Personenkonto für die Debitorbuchungen explizit gesetzt werden. Ab Version 5.7 wird, falls das Personenkonto eines Kontakts leer ist, das Personenkonto der Firma verwendet. Ist auf dem Kontakt ein eigenes Personenkonto hinterlegt, wird dieses verwendet.

Berechtigungen

Der Auswahlbutton, mit dem man eine Person auswählen kann, ist an das Schreibrecht für das Member person auf dem Kontakt gebunden. Um zu verhindern, dass Personen als Objekte zugeordnet werden können, können Sie diese Berechtigung verweigern:

Paar

Das Paar funktioniert ähnlich wie der Kontakt, beim Paar werden einfach zwei Personen miteinander verbunden. Gleich wie beim Kontakt kann das über einen Link zu einem Personen-Objekt oder einfach als Text geschehen.

Erzeugen Sie ein neues Paar. Sie können nun Person A und Person B eingeben, entweder durch die Eingabe von Vor- und Nachname in die Felder oder durch Auswahl einer Person in Vertec über den Button mit den drei Punkten.

Wird eine der beiden Personen aus Vertec ausgewählt, wird automatisch die Adresse dieser Person als Paar-Adresse eingefügt. Sind beide Personen als Objekte verknüpft, wie hier im Beispiel, gilt die erste Adresse, die hinzugefügt wurde.

Sie können auch bei einem Paar, das aus Verknüpfungen oder einer Verknüpfung und einem Text besteht, eine andere Adresse auswählen oder eine neue erzeugen. Dies funktioniert gleich wie das Erfassen von Zweitadressen auf allen Adressarten.

Werden beide Personen als Text eingegeben, können Sie eine Adresse für das Paar hier manuell eingeben:

Klicken Sie auf den Button Adresse anlegen.... Sie müssen dann eine Bezeichnung angeben, daraufhin erscheinen die üblichen Adressfelder, die Sie ausfüllen können.

Die Kommunikationsmittel funktionieren gleich wie bei den Kontakten. Es werden die Kommunikationsmittel von allen Personen angezeigt, die als Verknüpfung zugeordnet sind. Es können aber auch eigene Kommunikationsmittel auf dem Paar eingegeben werden.

Wenn ein solches auf dem Paar erfasst ist, wird dieses zum Standard. Ob ein Kommunikationsmittel zum Paar selber gehört, oder ob es von einer Person angezeigt wird, ist daran zu sehen, dass die zum Paar gehörenden Kommunikationsmittel in der Liste grün erscheinen.

Einfache Adressen

Einfache Adressen eignen sich für einfache und schnelle Adressverwaltungen. Sie enthalten ein Feld für Vornamen sowie ein zu Handen-Feld. Einfache Adressen können wie die anderen Adressarten überall verwendet werden: Als Rechnungsadresse, Kundenadresse etc. Der Nachteil an den Einfachen Adressen ist der, dass sie nicht mit anderen Adressen verlinkt werden können. Um z.B. mehrere Personen bei einer Firma abzubilden, müsste auch die Firma jedesmal neu erfasst werden. In einem solchen Fall empfiehlt es sich, die Adressen via Personen - Firma - Kontakt zu eröffnen.

Um eine Einfache Adresse zu erzeugen, klicken Sie auf den Ordner Adressen mit der rechten Maustaste und wählen Sie Neu > Adresse (sollte dieser Menüpunkt nicht vorhanden sein, beachten Sie bitte den nachstehenden Abschnitt über die Verfügbarkeit).

Das Neu-Menü um Einfache Adressen ergänzen

Standardmässig sind die Einfachen Adressen im Neu-Menü nicht verfügbar. Das Neu-Menü auf Ordnern können Sie jedoch wie folgt beeinflussen:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Adress-Ordner, wo Sie normalerweise Adressen erfassen (z.B. Stammdaten > Adressen), und wählen Sie Eigenschaften. Unter 'Neu'-Klassen können Sie zusätzlich die Klasse EinfacheAdresse hinzufügen:

Die Adresse erscheint danach im Neu-Menü sowie über den Neu-Button mit dem +.

Betreuer auf Adresseinträgen

Auf Adresseinträgen kann ein Projektbearbeiter als Betreuer zugeordnet werden. Dies geschieht im Feld Betreuer auf der Detailmaske der Adresse:

Auf dem Bearbeiter, der als Betreuer bei Adressen eingetragen ist, erscheinen die Adressen im Ordner betreute Adressen:

Felder auf Weitere Info

Je nach Adresstyp werden auf der Seite Weitere Info unterschiedliche Felder angezeigt.

Anschliessend eine Tabelle, welche Felder wo angezeigt werden:

Feld

Firma

Person

Kontakt

Paar

Einfache Adresse

Alias

x

x

x

x

x

Geburtsdatum

 

x

 

 

x

Gründungsdatum

x

 

 

 

 

MWST

x

 

x

 

x

Stellung

 

 

x

 

x

Abteilung

 

 

x

 

 

Arbeitsplatz

 

 

x

 

 

Bankverbindung

x

x

x

x

x

Referenznummer

x

x

x

x

x

Lieferantennummer

x

 

x

x

x

Kunden-Nr.

x

x

x

x

x

AHV-Nr.

 

x

 

 

 

Falls Sie eines dieser Felder auf der Oberfläche eines anderen Adresstyps benötigen, können Sie es via Customizing in den Klasseneinstellungen Adresseintrag einschalten.


19.10.2009 | 15.11.2016: Abschnitt Felder auf Weitere Info hinzugefügt.
Produktlinien: Diverse
Module: Leistung & CRM