Rechnungsstellung

Module: Leistung & CRM, Budget & Teilprojekt, Fremdkosten
Erstellt: 11.07.2002, Änderung: 24.11.2017
Manipulationsarten genauer beschrieben.
Mehr ansehen

Um eine Rechnung für ein Projekt zu erstellen, klicken Sie auf dem Projekt mit der rechten Maustaste > Neu oder auf den Menübutton mit dem + und wählen Sie Rechnung.

Die Rechnungsnummer wird abhängig von den Systemeinstellungen automatisch erzeugt. Als Datum wird das aktuelle Datum eingetragen, dieses kann bei Bedarf auch überschrieben werden.

Vertec setzt automatisch alle offenen Leistungen, Spesen und Auslagen des Projekts nach folgenden Kriterien auf die Rechnung:

  • Auf dem Projekt ist ein Rechnungsintervall gesetzt: Es werden alle offenen Leistungen, Spesen und Auslagen des Projekts innerhalb des Rechnungsintervalls auf die Rechnung und entsprechend das Von- und Bis-Datum gesetzt. Um zu verhindern, dass Honorare verloren gehen, werden (ab Vertec 5.8) auch ältere Leistungen, Spesen und Auslagen berücksichtigt, wenn sie noch offen sind. Das Von-Datum auf der Rechnung wird entsprechend auf den ältesten Eintrag gesetzt.
  • Auf dem Projekt ist kein Rechnungsintervall gesetzt:

Vorschüsse werden nach folgenden Kriterien hinzugefügt:

  • Es werden nur Vorschüsse berücksichtigt, bei denen die Eigenschaft Autom. auf Rechnung gesetzt ist.
  • Vorschüsse, die sich noch nicht auf einer Rechnung befinden, werden in Rechnung gestellt.
  • Vorschüsse, die bereits verrechnet sind und die noch nicht oder nur teilweise auf anderen Rechnungen abgezogen wurden, werden zum Abzug gebracht.

Wenn Sie danach das Von- oder das Bis-Datum auf der Rechnung anpassen, werden Leistungen, Spesen und Auslagen entsprechend von der Rechnung entfernt oder ihr hinzugefügt. Werden Von-/Bis-Datum gelöscht, werden alle Einträge bis und mit Rechnungsdatum zugeordnet.

Die Rechnungsbeträge berechnen sich wie folgt:

  • Pauschalbetrag: Wird manuell unter Leistungen > Verrechnet ein Betrag angegeben, gilt dieser als Pauschalbetrag. Der Betrag erscheint dann auf der Rechnung in grüner Schrift und es wird ein Text Pauschalbetrag eingeblendet. Wird der Pauschalbetrag gelöscht, wird wieder die Summe der sich auf der Rechnung befindlichen Leistungen verwendet.
  • Rabatt - in Prozent oder als Betrag: Erhält der Kunde auf die Rechnung einen Rabatt? Entweder als Betrag oder als Prozentanteil zu den geleisteten Leistungen.
  • Spesenpauschale - in Prozent oder als Betrag: Wird eine Prozentzahl angegeben, wird die Spesenpauschale als Anteil an der Summe der Leistungen berechnet. Andernfalls wird der unter Verrechnet eingegebene Betrag fix verwendet.
  • Einträge verwenden: Steuert, ob die Rechnung den Wert der sich darauf befindlichen Spesen übernehmen soll. Wird dieses Häkchen nicht gesetzt, dann wird auf der Rechnung der externe Spesenwert auf 0 gesetzt, und die einzelnen Spesen erscheinen auch nicht beim Drucken. Die Spesen bleiben aber auf der Rechnung und werden mit dieser verrechnet.
    Wird eine Spesenpauschale erfasst und ist Speseneinträge trotzdem markiert, wird die Summe der Speseneinträge plus die Spesenpauschale verrechnet.

Diese Angaben können Sie auch in den Projektvorgaben bereits vordefinieren. Siehe dazu den Artikel Projekte erfassen.

Das Formular zeigt Ihnen nun im mittleren Kasten den Aufwand, den gemittelten Stundensatz und die Norm-Kosten, d.h. die Kosten, die dem Break-Even-Point entsprechen (die Norm-Kosten-Sätze sind in der Tariftabelle einzugeben). Liegt das Honorar, dass Sie verrechnen wollen, unter den Norm-Kosten, wird Ihnen dies in roter Schrift angezeigt.

MWST auf der Rechnung

Die Mehrwertsteuer (MwSt) auf der Rechnung kann auch abweichend vom Projekt eingestellt werden. Auf der Seite Weitere Info befindet sich das Feld MwSt:

Wird die MwSt vom Projekt geerbt, erscheint sie hier in schwarzer Schrift. Wurde sie auf dieser Ebene überschrieben, erscheint sie in grüner Schrift wie im obigen Beispiel dargestellt.

Leistungen, Spesen und Auslagen berücksichtigen die auf der Rechnung gesetzte MwSt, sobald sie dieser zugeordnet werden. An den Vorschüssen, welche bereits selber die Möglichkeit eines eigenen MwSt-Typs aufweisen, wird nichts geändert. Die Vorschüsse übernehmen also die MwSt auf der Rechnung nicht automatisch.

Fälligkeitsdatum auf Rechnung

Ab Version 5.5 gibt es auf der Rechnung ein derived Attribut (berechnetes Datenfeld) namens faelligDatum. Dieses gibt das Fälligkeitsdatum der Rechnung aus.

Das Fälligkeitsdatum berechnet sich aufgrund der zugeordneten Zahlungskondition. Falls keine Kondition zugeordnet ist, wird eine Zahlungsfrist von 30 Tagen angenommen.

In diesem Beispiel ergibt das ein Fälligkeitsdatum 22.04.2016:

Das Fälligkeitsdatum kann in der Liste angezeigt werden (faelligDatum).

Leistungen, Spesen und Auslagen bearbeiten

Leistungen, Spesen und Auslagen können direkt auf den entsprechenden Listen der Rechnung bearbeitet werden.

Leistungen (bzw. deren Honorar), die als verdeckt markiert wurden, werden auf die anderen überwälzt.

Über den Menübutton Aktionen > Phasen auswählen auf der Leistungsliste können Sie auch nur einzelne Phasen verrechnen.

Die Checkboxen haben 3 Zustände:

gecheckt: Alle passenden Einträge dieser Phase werden zugeordnet.
nicht gecheckt: Phase nicht auswählen (alles von der Rechnung entfernen).
grau: Ein Teil dieser Phase ist auf dieser Rechnung zugeordnet (nicht alle).

Handelt es sich um eine Rechnung eines Projekts ohne Phasen, sind also gar keine Projektphasen vorhanden, ist der Button Projektphasen auswählen... nicht aktiviert und kann nicht angewählt werden.

Rechnung manipulieren

Mit Hilfe des Manipulations-Buttons können Sie auch die Rechnung als Ganzes anpassen. Verdeckte Reduktionen oder Erhöhungen werden gewichtet auf die übrigen Einträge umgeschichtet. Klicken Sie dazu auf den Button Manipulationen. Es erscheint folgendes Fenster:

Festlegen des Gesamtbetrags auf

Hier können Sie einen Betrag eingeben, der auf der Rechnung als Gesamtbetrag erscheinen soll. Die folgenden Attribute beziehen sich immer auf diesen Wert.

  • Nur Honorar: Der eingegebene Gesamtbetrag bezieht sich ausschliesslich auf die Leistungen. Spesen und Auslagen kommen noch dazu.
  • Honorar, Spesen, Auslagen: Der eingegebene Gesamtbetrag bezieht sich auf alle angehängten Leistungen, Spesen und Auslagen. Es kommt nichts mehr dazu.
  • Ohne MwSt: Zum eingegebenen Gesamtbetrag kommt auf der Rechnung noch die MWST hinzu.
  • Inkl. MwSt: Der eingegebene Gesamtbetrag ist inkl. MWST gerechnet. Es kommt also keine MWST mehr hinzu.

Manipulationsart

Verdeckt: Die Manipulation wird nicht offen ausgewiesen. Der Kunde soll von der Manipulation nichts merken. Die Leistungen (und je nachdem Spesen und Auslagen) werden dabei effektiv angepasst, so dass die Leistungsliste dem Betrag entspricht und dem Kunden mitgeliefert werden kann. Die Beträge werden auf 5 Minuten gerundet. Es kann deshalb sein, dass der Gesamtbetrag vom eingegebenen Betrag etwas abweicht.Angepasst wird der externe Wert (xWertExt) von allen Leistungen, welche nicht fixiert sind (Häkchen bei Externe Werte fixieren).

Ein Klicken auf den Button Originalzustand herstellen bewirkt, dass der externe Wert der nicht fixierten Leistungen wieder auf den internen Wert gesetzt wird.

Offen (über Rabatt): Die Manipulation wird offen ausgewiesen, z.B. aus Kulanz. Dies geschieht so, dass ein entsprechender Rabatt auf der Rechnung erscheint, der die Rechnung auf den eingegebenen Gesamtbetrag bringt. Diese Möglichkeit eignet sich natürlich nur, wenn der eingegebene Gesamtbetrag kleiner ist als der tatsächliche.

Der externe Wert der Leistungen (xWertExt) wird dabei nicht angepasst.Um diese Eingabe rückgängig zu machen, können Sie den eingetragenen Rabattwert einfach wieder löschen.

Offen (pauschal): Die Manipulation wird offen ausgewiesen, indem die Rechnung pauschal auf den eingegebenen Gesamtbetrag gesetzt wird. Dabei wird der entsprechende Betrag auf der Rechnung als Pauschalbetrag eingetragen.

Der externe Wert der Leistungen (xWertExt) wird dabei nicht angepasst.Um diese Eingabe rückgängig zu machen, können Sie den eingetragenen Pauschalbetrag einfach wieder löschen.

Reduktion oder Erhöhung des Honorars (verdeckt)

Der eingegebene Betrag in der Projektwährung wird je nach Vorzeichen (- oder +) vom Gesamtbetrag der Leistungen abgezogen oder diesem hinzuaddiert. Diese Manipulation ist verdeckt und wird nicht offen ausgewiesen. Die Leistungen werden dabei angepasst. Wegen Rundungsdifferenzen kann der Gesamtbetrag vom eingegebenen Betrag abweichen.

Reduktion oder Erhöhung des Aufwandes (verdeckt)

Der eingegebene Aufwand ist ein Minutenwert (z.B. 120 = 2 Stunden). Der eingegebene Aufwand wird je nach Vorzeichen (- oder +) vom Aufwand der Leistungen abgezogen oder diesem hinzuaddiert. Diese Manipulation ist verdeckt und wird nicht offen ausgewiesen. Die Leistungen werden dabei angepasst. Wegen Rundungsdifferenzen kann der Gesamtaufwand vom eingegebenen Aufwand abweichen.

Haben Sie sich bei der Manipulation der Rechnung vertan, verwenden Sie den Button Originalzustand herstellen.

Verschieben von Leistungen zwischen Rechnungen

Ab Version 5.5 können Leistungen, Spesen und Auslagen von einer Rechnung direkt auf eine andere verschoben werden. Voraussetzung dafür ist, dass es sich bei beiden Rechnungen um offene Rechnungen desselben Projekts handelt.

Platzieren Sie die beiden Rechnungen nebeneinander. Nun können Sie die gewünschten Leistungen, Spesen und Auslagen via Drag-and-Drop von einer auf die andere Rechnung verschieben.

Rechnung drucken

Wenn Sie die definitive Rechnung vor sich haben, können Sie über den Menüpunkt Drucken verschiedene Berichte ausdrucken wie Rechnung, Begleitbrief, Leistungslisten als Beilagen etc.

Rechnung verrechnen

Sind Sie mit der Rechnung zufrieden, verrechnen Sie sie mit dem Button verrechnen. Dadurch wird die Rechnung in Vertec fixiert und kann nicht mehr weiter angepasst werden. Auch die Vorschüsse sind so fixiert. Die sich auf der Rechnung befindlichen Leistungen, Spesen und Auslagen werden von offene in verrechnete umgewandelt.

Zusätzlich werden beim Verrechnen die folgenden Attribute auf der Rechnung fixiert:

  • RechnungsAdressText
  • RechnungsBriefanrede
  • RechnungsGrussformal

Diese Attribute sind derived und werden bei offenen Rechnungen direkt aufgrund des Adresseintrags (Rechnungsadresse etc.) berechnet.

Bei verrechneten Rechnungen kommen die Werte von den Attributen verrRechnungsadressText, verrRechnungsBriefanrede und verrRechnungsGrussformel, welche beim Verrechnen fix gesetzt werden. Das bedeutet, dass sich verrechnete Rechnungen im Nachhinein nicht mehr anpassen, auch wenn zum Beispiel für neue Rechnungen die Rechnungsadresse ändert.

Rechnung verbuchen

Wenn Sie eine Buchhaltungsschnittstelle lizenziert haben, erscheinen durch die Verrechnung auf der Seite Buchhaltung die entsprechenden Buchungsbelege. Diese werden durch Klick auf den Button Buchen direkt in Ihr Buchhaltungsprogramm verbucht.

Proforma Rechnungen (Häkchen Proforma auf dem Reiter Weitere Info ist gesetzt) können nicht gebucht werden, weil dort der Button Buchen nicht zur Verfügung steht.

Für das Buchen von Rechnungen ist eine Berechtigung nötig. Ohne diese Berechtigung können dafür autorisierte Benutzer zwar Rechnungen erstellen und diese auch verrechnen, aber nicht in der Buchhaltung verbuchen.

Das entsprechende Standard-Benutzerrecht lautet Rechnungen buchen.