Modernes Mandatsmanagement

Urs Osterhellweg | 21.11.2017 0 Kommentare

Vernetzung, Digitalisierung, Cloud – auch die Treuhand Branche ist längst von den grossen Entwicklungstrends erfasst worden und benötigt exzellente Software-Lösungen. Im Artikel besprechen wir die Frage: Wie kann Software Treuhänder beim Mandatsmanagement unterstützen?

Erfahren Sie im Artikel:

1. Was muss ein ERP für Treuhänder heute leisten?
2. Modernes Mandatsmanagement in Vertec
3. Welchen Nutzen bietet integrierte Prozessabbildung?

 

1. Was muss ein ERP für Treuhänder heute leisten?

Betrachten wir Softwareunterstützung doch mal aus Sicht der Treuhänder und nicht ausgehend von einer festen Feature-Liste. Welche Abläufe und Aufgaben treten immer wieder auf? Wo liegen Potentiale für höhere Arbeitsgeschwindigkeit, niedrigere Fehleranfälligkeit, optimierte Prozesse? Treuhänder führen Mandate, die allenfalls noch in Teilmandate unterteilt sind. Solche Teilmandate können z.B. nach Jahr oder Fachgebiet unterteilt sein (Steuern, MWST, Lohn usw.). Auf diesen wird der Leistungsumfang teilweise sehr detailliert beschrieben.

In der Regel sind Mandate pro Kunde geführt und Leistungen werden entsprechend darauf erfasst. Leistungen werden nach Leistungsart erfasst. Leistungsarten werden in Gruppen strukturiert um diese z.B. auf der Rechnung auszuweisen oder abweichende Verrechnungssätze abzubilden. Hinzu kommen noch Zu- und Abschläge. Und wenn all das noch nicht komplex genug ist, kommt nicht selten noch Projektarbeit hinzu wie z.B. Unternehmensverkäufe oder Nachfolgersuche.

Nun arbeitet kein Treuhand-Unternehmen wie jedes andere. Je nach Standortverteilung, Anzahl Mitarbeitender und gewachsenen Strukturen sind die Arbeitsabläufe verschieden. Ein ideales System passt sich den individuellen Prozessen an und zwingt das Unternehmen nicht dazu, sich stur nach der Software zu richten. Immer noch stark verbreitet zeigt sich hier Excel. Allerdings sind individuelle Workflows und zentrale Datenhaltung damit nicht realisierbar.

2. Modernes Mandatsmanagement in Vertec

Treuhänder, die Ihre Prozesse bereits in grossen Teilen zentral steuern, sprechen gerne vom Mandatsmanagement. Doch was genau ist damit eigentlich gemeint? Aus unserer Sicht bezeichnet Mandatsmanagement die standardisierte Abwicklung (meist jährlich) wiederkehrender Aufgaben innerhalb eines Mandates.

Nehmen wir uns ein Beispiel aus dem Bereich MWST. Bestimmte Stamminformationen müssen hier stets vorhanden sein – u.a. Steuermethode und Steuerart. Darauf aufbauend werden die einzelnen Quartale / Semester verwaltet. Oft arbeiten mehrere Personen an diesen Bereichen des Mandats, was eine zentrale Verwaltung der Daten unerlässlich macht.

Mandatsmanagement mit Jahresuebersicht

Mandatsmanagement mit Jahresübersicht

MWST Quartale

Abrechnungsperioden – je nach Steuermethode entweder Quartale oder Halbjahre.

Wie macht man das in Vertec?

Durch die Zuordnung von Mandatsmanagement-Arten zu den Mandaten kann Vertec vordefinierte Prozesse und Ansichten bereitstellen. So werden bspw. für eine Revision spezifische Fragen in Form einer Checkliste bearbeitet. Auch die Verwaltung von Jahreseinträgen auf dem Mandat wird so zentral dokumentiert. Über sogenannte Rootordner werden übergeordnete Übersichten und Auswertungen verfügbar gemacht.

Damit hat man auf einen Blick die Übersicht über betroffenen Mandate und sieht gleich, wenn z.B. ein Arbeitsschritt ausstehend ist. Vorteile sind unter anderem die einfache Einhaltung von Fristen und Terminen, die in einer Excelliste schnell verloren gehen können. Die Bearbeitung der diversen Arbeitsschritte wird über Logs dokumentiert.

Uebersicht zu gesamten Mandatsmanagement

Übersicht zu gesamten Mandatsmanagement (Rootordner)

MWST Stammdaten in Vertec

Grundsätzlicher Aufbau eines MWST-Jahres-Eintrages: Enthält die Stamminformationen, die sich aber für jedes Jahr ändern können.

Logeintraege im Mandatsmanagement

Logeinträge im Mandatsmanagement

3. Welchen Nutzen bietet integrierte Prozessabbildung?

Prozesse bilden definierte Leitplanken und Wegweiser für wiederkehrende Arbeiten. Im Fall von Treuhändern betrifft das beispielsweise die Mandatseröffnung oder den Mandatsabgang. Einige Vertec-Kunden haben mit der Einführung unserer Software die Nutzung von Papierformularen ersetzt. Nicht nur sind diese für die Mandanten unkomfortabel in der "Bedienung", auch die Verarbeitung der Daten ist aufwändig, fehleranfällig und bildet keine Basis für die nächsten Schritte.

Beispiel Mandatseröffnung

Um den Start mit einem neuen Mandat schnell und fehlerfrei realisieren zu können, unterstützt Vertec Treuhänder mit zentralen Checklisten. Üblicherweise wird dafür zwischen den Mandatsarten Steuern, Fibu, Lohn, Revision und MWST unterschieden. Die Checkliste bildet Abklärungen oder Prozessschritte ab, die bei der Mandatseröffnung durchgeführt werden müssen.

Mandatseroeffnung in Vertec

Mandatseröffnung in Vertec mit Hilfe von Checklisten

Beispiele dafür sind Abklärungen zu Risiken und Bonität oder die systematische Erfassung von Stamminformationen. Auch Fragestellungen im Zusammenhang mit dem GWG (Geldwäschereigesetz) werden darüber gesteuert. So können Mandate die dem GWG unterliegen besonders behandelt werden. In den meisten Fällen arbeiten verschiedene Personen im Prozess.

Vertec vermerkt, wer den Eintrag bearbeitet hat und was das Ergebnis der Abklärung war. Somit steht eine zentrale Verwaltung offener Checklisten-Einträge zur Verfügung. Darüber hinaus können auch die Mandate angezeigt werden, deren Checkliste noch unvollständig ist.

Mandate mit offener Mandatseroeffnung

Mandate mit offener Mandatseröffnung

Greifbare Vorteile für Treuhänder

Den Überblick haben und die richtigen Entscheidungen treffen – was banal klingt, wird für viele Treuhänder mit alten Insellösungen zu einem handfesten Problem. Zu Ihrer Unterstützung bildet das Mandatsmanagement jährlich wiederkehrende, repetitive Arbeiten ab.

Darüber hinaus bieten folgende Funktionen Mehrwert für Treuhänder:

  • Laufende Überwachung sämtlicher Mandate
  • Spezifisch anpassbare Parameter und Formulare
  • Arbeitsstand pro Mandat und/oder Tätigkeit auf Knopfdruck
  • Setzen von Fristen je nach Bedarf
  • Zuordnung von Mails und Dokumenten zu Mandaten mit einem Klick
  • Spezielle Überwachung von Risikomandaten
  • Vertragsmanagement

Jetzt Ihr Mandatsmanagement kennenlernen

Das perfekte Mandatsmanagement sieht wohl für jeden Treuhänder ein wenig anders aus. Zwar sind Geschäftsprozesse ähnlich, aber selten identisch. Somit kann es das eine, perfekte Mandatsmanagement nicht geben. Aber jede Menge best practice, Erfahrungswerte und Know-how.

Erfahren Sie in einer unverbindlichen Online-Demo (ca. 45 Minuten) mehr über das Potential einer integrierten CRM- und ERP Lösung für Ihr Unternehmen. 

Was sagen Sie zu diesem Thema?
Diskutieren Sie mit!