Modernes Mandatsmanagement

Urs Berli | 12.09.2017 0 Kommentare

Wie man heute Vertec in der Treuhandbranche nutzt

Vernetzung, Digitalisierung, Cloud – auch die Treuhand Branche ist längst von den grossen Entwicklungstrends erfasst worden und benötigt exzellente Software-Lösungen. Während sich die Mandanten Schritt für Schritt digitalisieren, kämpfen nicht wenige Treuhänder noch mit Excellisten und nicht wartbaren Alt-Systemen. Wächst das eigene Team und kommen zusätzliche Standorte hinzu, gerät das Mandatsmanagement zum organisatorischen Drahtseilakt. Wer hat wann was erledigt? Wurden alle Arbeitsschritte berücksichtigt? Qualitäts- und Zeitverlust sind konkrete Risiken, die mit Hilfe von durchdachtem Mandatsmanagement vermieden werden können.

Roland Furger, lic. oec., dipl. Wirtschaftsprüfer und Partner Balmer-Etienne AG

Insellösungen gezielt ablösen

Mit über 100 Mitarbeitenden an drei Standorten gehört die Balmer-Etienne AG zu den führenden Beratungsunternehmen der Schweiz. 2016 stand das Unternehmen vor der Herausforderung ein neues ERP System einzuführen. CRM Daten waren bis dahin in einem separaten System untergebracht. Eine Reihe von Insellösungen also, die nicht mehr zukunftssicher waren. Die Lösung? Ein neues System, aber diesmal integriert, anpassungsfähig, übersichtlich.

Neben einer Vielzahl von Anforderungen stand das Mandatsmanagement im Fokus. Mandate werden in Vertec thematisch zugeordnet - Steuern, Finanzbuchhaltung, Revision, Lohn, MWST usw. Das Mandatsmanagement dient dabei nicht nur der persönlichen Verwaltung von Aufgaben, sondern auch der Gesamtübersicht über ein Portfolio von Mandaten.

«Wir erkannten schnell, dass uns Vertec hier grosse Vorteile bietet», sagt der Wirtschaftsprüfer Roland Furger, Wirtschaftsprüfer und Partner bei der Balmer-Etienne AG. «Dank Vertec können wir nun Mandats- und Kundenbeziehungsmanagement, Rechnungswesen, Workflow usw. einheitlich mit Vertec erledigen».

Checklisten schaffen Sicherheit

Der Weg zum optimalen Mandatsmanagement führte auch für Balmer-Etienne über intensiven Austausch und das gemeinsame Erarbeiten der besten Lösung. Als Standard Software bringt Vertec die Vorteile der permanenten Updatefähigkeit mit. Doch nur in Kombination mit der flexiblen Anpassungsfähigkeit an Unternehmensprozesse entsteht eine wirklich gute Lösung. Bei Balmer-Etienne wird je nach Art des Mandatsmanagements eine Checkliste erstellt. Diese kann durch die Mitarbeiter abgearbeitet und beantwortet werden.

Die Checkliste umfasst z.B. Abklärungen zu Risiken und Bonität oder die systematische Erfassung von Stamminformationen. Auch Fragestellungen im Zusammenhang mit dem GWG (Geldwäschereigesetzt) werden darüber gesteuert. So können Mandate die dem GWG unterliegen besonders behandelt werden.

Grundlagen für die richtigen Entscheidungen

Den Überblick haben und die richtigen Entscheidungen treffen. Was banal klingt, wird für viele Treuhänder mit alten Insellösungen zu einem handfesten Problem. Um Fristen und Termine einzuhalten, bietet Vertec bspw. eine praktische Übersicht auf Knopfdruck.  Darüber hinaus bieten folgende Funktionen Mehrwert für Treuhänder:

  • Laufende Überwachung sämtlicher Mandate
  • Spezifisch anpassbare Parameter und Formulare
  • Arbeitsstand pro Mandat und/oder Tätigkeit auf Knopfdruck
  • Setzen von Fristen je nach Bedarf
  • Zuordnung von Mails und Dokumenten zu Mandaten mit einem Klick
  • Spezielle Überwachung von Risikomandaten
  • Vertragsmanagement

Was modernes Mandatsmanagement leisten kann

Das perfekte Mandatsmanagement sieht wohl für jeden Treuhänder ein wenig anders aus. Zwar sind Geschäftsprozesse ähnlich, aber selten identisch. Somit kann es das eine, perfekte Mandatsmanagement nicht geben. Aber jede Menge best practice, Erfahrungswerte und Know-how. Erfahren Sie beim Branchenevent Modernes Mandatsmanagement für Treuhänder am 16.11.2017 in Zürich mehr über das Potential einer integrierten CRM- und ERP Lösung für Treuhänder.

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