Dokumenten­verwaltung

Übersichtliche Verwaltung sämtlicher Dokumente

Mit Vertec lassen sich projekt- und adressenbezogene Dokumente wie Briefe, Faxe oder Rechnungen einfach und automatisiert verwalten. Sie können dank der MS-Office Integration und mehrerer Add-Ins Ihre gesamte Dokumentenverwaltung in Vertec abwickeln.

Vertec lässt sich auch mit modernen Dokumentenmanagement-Lösungen kombinieren. Dank einer standardmässigen Schnittstelle können Sie Dokumente von Vertec problemlos in MS SharePoint aus- und einchecken.

Enthalten im Modul: Leistung und CRM

Verfügbar in den Apps: Cloud App, Web App, Desktop App

Screenshot zur Dokumentenverwaltung - Ablegen, archivieren und Implementierung von externen Dokumenten

Ihr Nutzen mit der Vertec Dokumentenverwaltung

  • Mehr Übersicht dank einer zentralen und strukturierten Dateiablage
  • Schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten
  • Erzeugen von Dokumenten direkt aus Vertec heraus

 

Nutzen Sie die Dokumentenverwaltung in weiteren Vertec Funktionen wie:

Funktionsbeschreibung: Dokumentenverwaltung

Flexible Dateiablage für Ihre Dokumente

Mit Vertec erstellen Sie Dokumente wie Angebote, Rechnungen oder Briefe direkt in unserer Software. Das soeben erstellte Dokument wird automatisch in der Dateiablage gespeichert und mit dem entsprechenden Kontakt / Firma / Projekt verknüpft.

Auch eine Integration von Dokumenten aus der MS Office Palette kann problemlos realisiert werden. Dabei wird das jeweilige Dokument einfach mit dem dazugehörigen Projekt verlinkt und automatisch in die Dateiablage hochgeladen. Die Dokumente können dann wiederum direkt in Vertec geöffnet und bearbeitet werden.

Screenshot zur Ablage von E-Mails in der Dokumentenverwaltung

Kollabora­ti­ons­mög­lichkeiten in Teams

Für eine optimale Zusammenarbeit innerhalb von Teams oder Projekten mit mehreren Dienstleistern bietet Vertec viele intelligente Kollaborationsmöglichkeiten an.

Sämtliche Dokumente werden in Vertec als Aktivität angelegt. Aktivitäten lassen sich wiederum mit Kommentaren, Zuständigkeiten, Terminen oder sogar anderen Aktivitäten erweitern. Die mit dem entsprechenden Dokument verknüpfte Aktivität erscheint dann als termingebundene Arbeit in der Aufgabenliste eines Mitarbeiters.

Screenshot zur Dokumentenablage innerhalb von Teams mit Hilfe von Aktivitäten

Dynamische Ablagestruktur

Die hinterlegten Dateipfade werden alle dynamisch angelegt. Sollte sich der Speicherort Ihrer Dokumente ändern, so lässt sich dies in Vertec schnell und problemlos umstellen. Möchten Sie also eine neue Ordnerstruktur in Ihrem Unternehmen etablieren, passt sich Vertec mit nur wenigen Klicks Ihren neuen Vorgaben an.

Screenshot zum Setup des Dokumentenpfads

E-​Mails als Dokument hinterlegen

Mit Erweiterungen für Microsoft Outlook oder IBM Notes lassen sich auch E-Mails als Dokumente archivieren und mit dem entsprechenden Ort verknüpfen. So lassen sich sämtliche Nachrichten direkt als Dokumente speichern. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, in Ihrem E-Mail Client auf die in Vertec hinterlegten Kontakte zuzugreifen.

Screenshot zur Ablage und Archivierung Ihrer E-Mails

Schnelle und effiziente Mail- und Briefkampagnen

Dank der Verknüpfung und dem reibungslosen Zusammenspiel aller Vertec Funktionen können Sie die Dokumentenverwaltung auch für den Versand von Massenmailings oder Serienbriefe verwenden. Erstellen Sie mittels MS-Office Integration einen Serienbrief in Vertec, so können Sie anschliessend auswählen, an welche Zielgruppe (Branche, Zulieferer, spezielle Kunden, etc.) die Kampagne versendet werden soll. Diese Vorgehensweise kann mittels E-Mail Integration natürlich auch für sämtliche Mailingkampagnen verwendet werden.