Fakturierung

Rechnungen für Projekte und Mandate lassen sich mit Vertec äusserst einfach erstellen. Dabei wird entweder das ganze Projekt, eine bestimmte Periode (bsp. Quartal) oder eine bzw. mehrere Projektphasen verrechnet. Die Rechnung wird manuell auf einem einzelnen Projekt oder automatisch auf einer Gruppe von Projekten erstellt. Die Rechnungs- und Reportvorgaben des entsprechenden Projekts werden automatisch übernommen.

Das Layout der Rechnung und die Rechnungstotale lassen sich flexibel anpassen. Unterstützt werden auch Manipulationen auf einzelnen Leistungen, Pauschalrechnungen, Rabatte, Spesenpauschalen etc.

Fakturavorschlag

Grundsätzlich können alle Mitarbeitenden oder Projektleiter, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, Rechnungen erstellen. In der Praxis fällt die Fakturierung jedoch meist in die Zuständigkeit der internen Administration. Es stehen verschiedene Ausdrucke („Fakturavorschläge“) zur Verfügung, welche einfach bearbeitet und angepasst werden können.

Fakturierung in Vertec mittels Rechnungsvorlagen

Rechnungs­übersicht

Eine neue Rechnung kann ganz einfach per Mausklick aus einem Projekt erstellt werden (oder automatisch aus einer Liste von Projekten). Im nebenstehenden Beispiel sehen Sie die Übersicht einer Rechnung. Darauf sind alle relevanten Informationen zusammengefasst. Es können dabei auch diverse Einstellungen wie Pauschalrechnungen, Rabatte oder Spesenpauschalen vorgenommen werden.

Rechnungsübersicht in Vertec

Detailansicht mit Einzel-​Manipulationen

In einer Rechnung können einerseits Manipulationen auf dem Gesamtbetrag durchgeführt werden (siehe unten). Andererseits lassen sich jedoch auch einzelne Leistungen, Spesen oder Auslagen bearbeiten. Sämtliche Zahlen werden doppelt geführt, wodurch sichergestellt wird, dass auf der Aufwandseite nichts verloren geht. Dies ist vor allem für die Nachkalkulation von Bedeutung. Alle Manipulationen lassen sich einfach wieder rückgängig machen.

Einzelne Leistungen und Spesen können jederzeit verändert werden.

Manipulationen über den gesamten Betrag

Verdeckte Manipulationen (Veränderung des Aufwandes) können falls nötig über die ganze Rechnung hinweg durchgeführt werden.

Auch der Gesamtbetrag der Rechnungen kann verändert werden.

Verrechnung von Phasen

Falls ein Projekt in Phasen unterteilt ist, können einzelne Projektphasen zur Fakturierung ausgewählt werden. In diesem Fall werden nur die Leistungen der entsprechenden Phase verrechnet.

Ausdrucke

Für Rechnungen stehen verschiedene Reports zur Verfügung. Word-Reports lassen sich als Dokumentvorlagen (*.dot-Dateien) ganz einfach anpassen.

Rechnung in Word exportieren und ausdrucken

Verbuchen einer Rechnung

Wenn die Rechnung fertig bearbeitet und erstellt ist, kann sie verbucht werden. Ist eine Finanzbuchhaltungslösung an Vertec angebunden, wird direkt eine Debitorenbuchung ausgelöst. Im nebenstehenden Beispiel sehen Sie die fertig bereitgestellten Buchungssätze.

Verbuchen einer Rechnung in Vertec