CRM und ERP für Software­-​Entwickler

Vertec unterstützt Software-Entwickler in Ihren individuellen Projektabläufen. Mit dem integrierten CRM und ERP behalten Sie Projektstände stets im Blick und erfassen Leistungen intuitiv, schnell und optional mit JIRA-Anbindung.

ERP für Softwarehersteller

Die Architektur von Vertec ermöglicht umfassendes Projektcontrolling und exakte Kostenrechnung.

Vom Erstkontakt bis zur Rechnung

Integriert in einem System

CRM

Kombinieren Sie CRM Funktionen und Vertriebsaktivitäten mit Hilfe der lückenlosen Kontakthistorie.

  • Adressen verwalten und Angebot erstellen
  • Kundenbeziehungen pflegen und Sales Pipeline nutzen
  • Alle Vorlagen auf Ihr Corporate Design anpassen

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Projektcontrolling

Behalten Sie die Rentabilität Ihrer Aufträge tagesaktuell im Blick und kontrollieren Sie Ihre Arbeiten auf Knopfdruck.

  • Projektkalkulation und Projektcontrolling nutzen
  • Kostendeckung berechnen und Umsätze abgrenzen
  • Rentabilität berechnen

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Leistungserfassung

Erfasste Daten werden für Fakturierung, Auswertungen, Kontrollen sowie die Projekt Soll/Ist-Vergleiche verwendet.

  • Zeiten bzw. Leistungen erfassen
  • Spesen auch mobile erfassen mit der Vertec Phone App
  • Optional mit JIRA Anbindung

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Fakturierung

Rechnungen für Projekte und Mandate lassen sich mit Vertec mit wenigen Klicks erstellen.

  • Abrechnung nach Projektphasen oder Perioden
  • Freigaben in Ihre workflows einbinden
  • Wiederkehrende Rechnungen automatisch generieren

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«Vertec hat am besten zu uns gepasst, denn die agile Vorgehensweise von conplement passt ideal zu Vertec und garantiert Zukunftsfähigkeit.»

Frank Hauptlorenz, Teamleiter conplement AG

Business Software, wie für mich gemacht

Nutzen Sie den Mehrwert aus der Kombination von Standardsoftware und individueller Anpassbarkeit.

  • Jedes Unternehmen hat individuelle Prozesse – Vertec ist dafür gemacht, diese exakt so abzubilden, wie Sie es benötigen.
  • Dabei bleibt Ihr Vertec garantiert updatefähig, sodass Sie neue Features und Optimierungen nutzen können.
  • Transparente Hilfe dank Vertec Support, tagesaktueller Knowledge Base, Youtube Channel und Vertec Blog.

Konkrete Anwendungsfälle für Software-​Hersteller

    Wie kann ich wiederkehrende Rechnungen (Abo- und Wartungsverträge) effizient abrechnen?

    Viele Softwareentwickler aber auch andere Dienstleister wie z.B. Beratungsunternehmen erzeugen in gewissen Intervallen wiederkehrende Rechnungen für ihre Kunden. Bei den Softwareentwicklern geht es primär um Wartungsrechnungen oder Mietlizenzen, bei Beratungsunternehmen können es Kontingente für Beratungsleistungen sein.

     

    Der administrative Aufwand, diese Beträge abzurechnen ist meist sehr hoch, da er häufig manuell durchgeführt wird. Die alten Rechnungen werden dabei häufig als Vorlage genutzt und die entsprechenden Positionen, das Datum, usw. werden aktualisiert. Durch klassische Tippfehler oder das Übersehen von Vertragsänderungen schleichen sich hier schnell Fehler ein. Mit einer softwaregestützten Abrechnung können Sie diese Fehlerquellen vermeiden und eine Menge Zeit einsparen. Denn gerade Rechnungen, die in einem gewissen Intervall an Ihre Kunden gehen, lassen sich mit Software sehr gut (Teil-)automatisieren. Voraussetzung: Sie haben nicht bei diversen Kunden „Sonderlocken“ eingebaut, denn Digitalisierung erfordert auch immer ein gewisses Maß an Standardisierung.

     

    Die Vorteile der softwaregestützten Abrechnung von wiederkehrenden Rechnungen:

     

    • Es werden manuelle Aufwände im Backoffice eingespart
    • Die Fehlerquote in den Rechnungen wird minimiert
    • Mit steigender Anzahl an Rechnungen entsteht kaum Mehraufwand in der Administration
    • Sie können zu dem regelmäßigen Einnahmen sehr einfach Forecasts über die zu erwartenden Umsätze abbilden

     

    Die Anforderungen an wiederkehrende Rechnungen sind unterschiedlich

     

    Je nach Detailanforderungen lassen sich in Vertec verschiedene Lösungen finden, um die wiederkehrenden Rechnungen zu erzeugen.

     

    Bei unseren Kunden erleben wir häufig, dass diese Anforderungen sehr unterschiedlich sind und auch an Bedingungen geknüpft sein können. Diese wiederkehrenden Beträge sind z.B. ein %-Wert von einem Lizenzpreis, sind abhängig von den Modulen und Paketen, usw.

     

    In Vertec können Sie viele der Möglichkeiten abbilden, um Ihre wiederkehrenden Rechnungen ganz einfach zu verwalten und per Knopfdruck auszugeben. Die Idee in Vertec ist, dass alle Informationen auf einem Projekt oder einer Phase abgebildet werden und daraus die Berechnungen und weiteren Aktionen erfolgen.

     

    Option 1: Wiederkehrende Teilrechnungen bis Gesamtbetrag erreicht ist

     

    Wird mit dem Kunden ein Gesamtbetrag für ein Projekt vereinbart, welches in regelmäßigen Intervallen, also wiederkehrend abgerechnet werden soll, kann Vertec die vereinbarten Teilrechnungen automatisch generieren. Sie können einen Budgetwert auf einem Projekt für die gesamte Laufzeit hinterlegen. In einem weiteren Schritt definieren Sie das Rechnungsintervall und den abrechenbaren Pauschalbetrag. So wird die Rechnung für den entsprechenden Leistungszeitraum mit dem gewünschten Abrechnungsbetrag erstellt. Nach Verbrauch des Budgets können Sie das Projekt verlängern oder auf "inaktiv" setzen. (siehe Knowledge Base Artikel Teilrechnungen). Die einzelnen Schritte lassen sich über Scripting auch einfach automatisieren.

     

    Option 2: Wiederkehrende Rechnungen über einen definierten Zeitraum

     

    Eine Alternative hierzu wäre es, in Vertec Vorschussrechnungen in gewissen Intervallen zu erzeugen, z.B. um Wartungsrechnungen über eine definierte Laufzeit zu erzeugen. Hierfür können Sie in Vertec eine Projektphase "Wartung" anlegen, welche Sie mit dem Gesamtbetrag über die Laufzeit budgetieren. Dann legen Sie ein Abrechnungsintervall fest und erzeugen via Skript ("Akonto pro Periode erzeugen") die Vorschüsse, die auf Wunsch dann zum Fälligkeitsdatum automatisiert erzeugt werden.

    Wartungsphase mit Akonto

    Nach Abschluss des Leistungszeitraums erstellen Sie eine Schluss-Rechnung, auf denen diese Vorschüsse wiederum abgezogen werden. (siehe Fakturierung)

     

    Option 3: Abbildung nach individuellen Vorstellungen

     

    Es können auch kundenindividuelle Anforderungen in Vertec eingerichtet werden. Gerade bei der Abrechnung von Lizenzen ist es sinnvoll, auf die kundenspezifischen Anforderungen in der Abrechnungssoftware einzugehen. Im Folgenden stellen wir Ihnen ein Kundenbeispiel vor, welches sich in ähnlicher Art und Weise  bei mehreren unserer Kunden etabliert hat:

     

    In diesem Beispiel werden Lizenzen und Wartungsbeträge (SSV=Softwareservicevertrag) an abgerechnet. Dies geschieht in Vertec auf der Ebene der Projektphasen. So lässt sich ein gesamtes Implementierungsprojekt übersichtlich darstellen und phasenspezifisch auswerten. Die Beträge für die Softwareserviceverträge werden in Vertec auf Basis des Lizenzwertes ermittelt. Je nach Laufzeit des Vertrages ändert sich der %-Wert auf diesen Lizenzbetrag.

     

     

    Wartungsvertrag auf einer Projektphase

    Wartungsvertrag auf einer Projektphase

    Die einzelnen Wartungsverträge lassen sich dann in Vertec auch bequem global abfragen, wie in dem unteren Screenshot dargestellt. Wenn erwünscht, kann diese Abfrage auch nach Zeiträumen eingegrenzt werden, um so eine belastbare Aussage zu den zukünftigen Einnahmen über die Wartungsverträge zu erhalten.

    Wartungsvertragsübersicht global

    Wartungsvertragsübersicht global

    Über einen Automatismus lassen sich die Wartungsverträge ganz einfach für die entsprechende Laufzeit verrechnen.

     

    Fazit: In Vertec gibt es verschiedene und auch kundenindividuelle Möglichkeiten, wiederkehrende Rechnungen abzubilden und den Prozess zu automatisieren. Haben Sie ebenfalls Bedarf, diesen Prozess bei Ihnen zu digitalisieren? Sprechen Sie uns an, wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

    Wie kann ich Lizenzen und Wartungsverträge vernünftig managen?

    Neben den Entwicklungs- und Beratungsdienstleistungen ist das Lizenz- und Wartungsgeschäft eine wichtige Einnahmequelle für Software-Entwickler. Entweder wird Software von Drittanbietern weiterverkauft oder es werden eigene Lizenzen und darauf basierende Wartungsverträge definiert und verkauft. Klassische Warenwirtschaftssysteme sind für dieses Geschäftsmodell oft nicht passend genug, Eigenentwicklungen und Excel häufig zu ineffizient. Was können Sie also tun, um die Lizenzen und Wartungsverträge passgenau auf Ihre Bedürfnisse abzubilden und, wo sinnvoll, zu automatisieren?

    Lizenzen in Vertec

    Alle Lizenzen in einer Übersicht

    In modernen ERP-Systemen wie Vertec können Sie Ihre individuellen Lizenz- und Wartungsmodelle abbilden. Voraussetzung ist, dass Sie die Vertragssituation "normalisieren", also wenig bis keine Sondervereinbarungen mit den Kunden haben. Denn Automatisierung heisst immer auch Standardisierung.

     

    Auch die Verwaltung und Abrechnung von Wartungsverträgen ist oftmals ein jährliches Chaos, wenn diese wieder geballt zum Jahresende anstehen und an alle Kunden verschickt werden müssen. Je nach Unternehmen berechnen und verlängern sich die Wartungsverträge unterschiedlich. Ein Jahr oder mehrere Jahre, als Prozentwert des Lizenzwertes oder als Pauschale. Zwar steht dies schon häufig in Excel, wird dann aber erneut aktualisiert und per Hand in Word auf eine Rechnung gebracht.

     

    Standardsoftware kann diesem Chaos ein Ende setzen.

    Modularer Aufbau im Lizenzmanagement

    Modularer Aufbau

    Mit Vertec, der Branchenlösung für Softwareunternehmen, kann man hier deutlich produktiver werden. Lizenzverkäufe und das Abwickeln von Wartungsverträgen lassen sich hier zentral abbilden, auswerten und abrechnen.

    Die Vorteile sind eindeutig:

     

    • Projektmanagement: Werten Sie die Lizenzerträge aus, je Projekt (DB inkl./exkl. Lizenzen und Wartung),
    • Key Account Management: Man erkennt sofort, bei welchem Kunden was im Einsatz ist und erkennt Up- und Cross-Selling Potentiale sehr leicht. Auch sehen Sie, mit welchen Kunden Sie welchen Umsatz für Lizenzen und Wartung generieren.
    • Vertragsmanagement: Haben Sie Ihre Verträge im Blick: Sie sehen, wann welche Verträge auslaufen und wann welche Verträge erneuert werden müssen.
    • Einfaches Abrechnen: Fakturieren Sie Lizenzen oder Wartungsverträge per Knopfdruck, gerade für die jährlichen Renewals der Wartungsrechnungen lässt sich hier erheblich interner Aufwand einsparen.
    • Cash Flow Analyse: Man kann einfach analysieren, welche Vertragsverlängerungen wann in Rechnung gestellt werden können. Somit lassen sich die Einnahmen für die folgenden Monate gut prognostizieren.
    • Eigene Produktbewertung: Überprüfen Sie Ihr eigenes Portfolio. Welche Lizenzen sind die "cash cows", welche die "poor dogs"?

     

    Wie viel Automatisierung in Standardsoftware sinnvoll ist, hängt von mehreren Faktoren ab:

     

    1. Wie viel Zeit benötigen Sie heute für das Lizenz- und Wartungsmanagement ohne Automatisierung/Stand heute?
    2. Wie viel lässt sich hiervon automatisieren? Sind die Berechnungsgrundlagen eindeutig?
    3. Wie gross ist Ihr Softwareportfolio, oder benötigen Sie gar ein Warenwirtschaftssystem?

     

    Weitere Informationen zum Lizenzmanagement mit Vertec erhalten Sie auf der Funktionsbeschreibung für Lizenzen und Wartungsverträge.

    Wie stelle ich einen zentralen, stets aktuellen Projektstatusbericht sicher?

    Die meisten projektorientierten Unternehmen kennen es: Projektstatusmeetings. Hierfür werden häufig Excel Tabellen gepflegt und die verantwortlichen Projektleiter investieren vorher viel Zeit, um die Zahlen auf den neuesten Stand zu bringen: Budget, erbracht Leistungen, abgerechnet Leistungen, Fremdkosten, Fertigstellungsgrade, persönliche Einschätzung der Lage usw. Sobald das Meeting vorbei ist, ist der Statusbericht schon wieder alt, denn die Geschehnisse im Projektverlauf ändern sich permanent.

     

    Im laufenden Projekt ist es ein erheblicher Vorteil, wenn alle Beteiligten den aktuellen Projektstand kennen. Dies ist die Grundlage um möglichst gut reagieren und gegensteuern zu können, wenn etwas nicht nach Plan läuft. Zentrale Elemente sind hierbei unter anderem:

     

     

    Das Budget-Controlling ist hierbei ein entscheidender Faktor, um die Deckungsbeiträge und die Rentabilität der Projekte im Auge zu behalten. Neben dem Budget ist aber auch der Fertigstellungsgrad von meist größeren Projekten von zentraler Bedeutung. Er kann Auskunft darüber geben, inwieweit ein Projekt abgeschlossen ist und welche Aufwände für den Projektabschluss notwendig sind.

    Projektphasen mit Budgetüberschreitung

    Beispiel einer Budgetübersicht des Projektverantwortlichen

    Die Fertigstellungsgradermittlung über ein SOLL/IST Vergleich des Budgets zu ermitteln, ist ein Indikator aber selten korrekt. Viel entscheidender ist es, wenn der Projektleiter eine Restaufwandsschätzung abgibt, um die fehlende Stunden mit dem verfügbaren Restbudget zu vergleichen. Für manche Projekte kann man über sogenannte Earned Value Analysen noch weiter gehen und die Werthaltigkeit der Projekte ermitteln. Dies ist ein wichtiger Punkt für die Leistungsabgrenzung bei Geschäftsabschlüssen.

     

    In einer Projektcontrolling-Software wie Vertec können Sie Ihr individuelles Projektcontrolling umsetzen. Die von Vertec zur Verfügung gestellten Controlling Funktionen lassen sich um Ihre speziellen Anforderungen sehr einfach ergänzen. Auch Aufgaben lassen sich projektbezogen verwalten und den zuständigen Mitarbeitern zuordnen. Mit der Vertec Ressourcenplanung können Sie darüber hinaus einsehen, wer mit welchen Verfügbarkeiten an den aktiven Projekten arbeitet.

     

    Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne, das für Sie passende Projektcontrolling in Echtzeit aufzusetzen. So können Sie auf das manuelle Zusammentragen von Projektstatusinformationen in Zukunft verzichten.

    Wie kann ich schnell und unkompliziert meine Leistungen für die Rechnungsstellung kontrollieren?

    Viele Dienstleistungsunternehmen erfassen Ihre Leistungen in Tabellenkalkulationen oder in Zeiterfassungstools und übertragen diese manuell in Word für die Rechnungsstellung. Das Back-Office steht hierbei vor der Aufgabe, auf die Erfasser oder die jeweiligen Projektleiter zugehen zu müssen, um in Erfahrung zu bringen, ob und welche Leistungen verrechnet werden dürfen. Nach der Rechnungsstellung wird die Rechnung dann an den verantwortlichen zum letzten Check bzw. zur Freigabe geschickt.

     

    Es werden Leistungen gestrichen, falls diese Stunden nicht abgerechnet werden dürfen oder es werden Änderungen in Form von Texten oder Stunden vorgenommen. Mit Standardsoftware lässt sich hier viel Zeit und Abstimmungsaufwand einsparen. Über sogenannte Freigabeverfahren kann je nach individuellem Prozess sichergestellt werden, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und das OK für die Abrechnung durch die Verantwortlichen vorliegt.

     

    In Vertec können die Leistungen periodenweise freigegeben werden und nach Freigabe für eine weitere Anpassung gesperrt werden. Individuelle je Kunde können aber auch beliebige andere Freigabeverfahren umgesetzt werden. So kann auch auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert vom Bearbeiter freigegeben werden.

    Leistungsfreigabe je User

    Leistungsfreigabe je User

    Nach entsprechender Freigabe kann der Vorgesetzte oder Projektleiter diese z.B. einmal monatlich überprüfen und gesammelt für die Fakturierung genehmigen.

    Leistungsfreigabe durch Projektleiter auf Projektebene

    Leistungsfreigabe durch Projektleiter auf Projektebene

    Das Back-Office kann auf einen Blick sehen, welche Leistungen aktuell verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Etwaige Kommunikation untereinander wird so auf ein Minimum reduziert. Durch die Freigabe von Leistungen werden ebenfalls weniger Anpassungen an erstellten Rechnungen notwendig, was zu einer Reduktion von Aufwand und Kosten führt.

    Wie kann ich wiederkehrende Rechnungen (Abo- und Wartungsverträge) effizient abrechnen?

    Viele Softwareentwickler aber auch andere Dienstleister wie z.B. Beratungsunternehmen erzeugen in gewissen Intervallen wiederkehrende Rechnungen für ihre Kunden. Bei den Softwareentwicklern geht es primär um Wartungsrechnungen oder Mietlizenzen, bei Beratungsunternehmen können es Kontingente für Beratungsleistungen sein.

     

    Der administrative Aufwand, diese Beträge abzurechnen ist meist sehr hoch, da er häufig manuell durchgeführt wird. Die alten Rechnungen werden dabei häufig als Vorlage genutzt und die entsprechenden Positionen, das Datum, usw. werden aktualisiert. Durch klassische Tippfehler oder das Übersehen von Vertragsänderungen schleichen sich hier schnell Fehler ein. Mit einer softwaregestützten Abrechnung können Sie diese Fehlerquellen vermeiden und eine Menge Zeit einsparen. Denn gerade Rechnungen, die in einem gewissen Intervall an Ihre Kunden gehen, lassen sich mit Software sehr gut (Teil-)automatisieren. Voraussetzung: Sie haben nicht bei diversen Kunden „Sonderlocken“ eingebaut, denn Digitalisierung erfordert auch immer ein gewisses Maß an Standardisierung.

     

    Die Vorteile der softwaregestützten Abrechnung von wiederkehrenden Rechnungen:

     

    • Es werden manuelle Aufwände im Backoffice eingespart
    • Die Fehlerquote in den Rechnungen wird minimiert
    • Mit steigender Anzahl an Rechnungen entsteht kaum Mehraufwand in der Administration
    • Sie können zu dem regelmäßigen Einnahmen sehr einfach Forecasts über die zu erwartenden Umsätze abbilden

     

    Die Anforderungen an wiederkehrende Rechnungen sind unterschiedlich

     

    Je nach Detailanforderungen lassen sich in Vertec verschiedene Lösungen finden, um die wiederkehrenden Rechnungen zu erzeugen.

     

    Bei unseren Kunden erleben wir häufig, dass diese Anforderungen sehr unterschiedlich sind und auch an Bedingungen geknüpft sein können. Diese wiederkehrenden Beträge sind z.B. ein %-Wert von einem Lizenzpreis, sind abhängig von den Modulen und Paketen, usw.

     

    In Vertec können Sie viele der Möglichkeiten abbilden, um Ihre wiederkehrenden Rechnungen ganz einfach zu verwalten und per Knopfdruck auszugeben. Die Idee in Vertec ist, dass alle Informationen auf einem Projekt oder einer Phase abgebildet werden und daraus die Berechnungen und weiteren Aktionen erfolgen.

     

    Option 1: Wiederkehrende Teilrechnungen bis Gesamtbetrag erreicht ist

     

    Wird mit dem Kunden ein Gesamtbetrag für ein Projekt vereinbart, welches in regelmäßigen Intervallen, also wiederkehrend abgerechnet werden soll, kann Vertec die vereinbarten Teilrechnungen automatisch generieren. Sie können einen Budgetwert auf einem Projekt für die gesamte Laufzeit hinterlegen. In einem weiteren Schritt definieren Sie das Rechnungsintervall und den abrechenbaren Pauschalbetrag. So wird die Rechnung für den entsprechenden Leistungszeitraum mit dem gewünschten Abrechnungsbetrag erstellt. Nach Verbrauch des Budgets können Sie das Projekt verlängern oder auf "inaktiv" setzen. (siehe Knowledge Base Artikel Teilrechnungen). Die einzelnen Schritte lassen sich über Scripting auch einfach automatisieren.

     

    Option 2: Wiederkehrende Rechnungen über einen definierten Zeitraum

     

    Eine Alternative hierzu wäre es, in Vertec Vorschussrechnungen in gewissen Intervallen zu erzeugen, z.B. um Wartungsrechnungen über eine definierte Laufzeit zu erzeugen. Hierfür können Sie in Vertec eine Projektphase "Wartung" anlegen, welche Sie mit dem Gesamtbetrag über die Laufzeit budgetieren. Dann legen Sie ein Abrechnungsintervall fest und erzeugen via Skript ("Akonto pro Periode erzeugen") die Vorschüsse, die auf Wunsch dann zum Fälligkeitsdatum automatisiert erzeugt werden.

    Wartungsphase mit Akonto

    Nach Abschluss des Leistungszeitraums erstellen Sie eine Schluss-Rechnung, auf denen diese Vorschüsse wiederum abgezogen werden. (siehe Fakturierung)

     

    Option 3: Abbildung nach individuellen Vorstellungen

     

    Es können auch kundenindividuelle Anforderungen in Vertec eingerichtet werden. Gerade bei der Abrechnung von Lizenzen ist es sinnvoll, auf die kundenspezifischen Anforderungen in der Abrechnungssoftware einzugehen. Im Folgenden stellen wir Ihnen ein Kundenbeispiel vor, welches sich in ähnlicher Art und Weise  bei mehreren unserer Kunden etabliert hat:

     

    In diesem Beispiel werden Lizenzen und Wartungsbeträge (SSV=Softwareservicevertrag) an abgerechnet. Dies geschieht in Vertec auf der Ebene der Projektphasen. So lässt sich ein gesamtes Implementierungsprojekt übersichtlich darstellen und phasenspezifisch auswerten. Die Beträge für die Softwareserviceverträge werden in Vertec auf Basis des Lizenzwertes ermittelt. Je nach Laufzeit des Vertrages ändert sich der %-Wert auf diesen Lizenzbetrag.

     

     

    Wartungsvertrag auf einer Projektphase

    Wartungsvertrag auf einer Projektphase

    Die einzelnen Wartungsverträge lassen sich dann in Vertec auch bequem global abfragen, wie in dem unteren Screenshot dargestellt. Wenn erwünscht, kann diese Abfrage auch nach Zeiträumen eingegrenzt werden, um so eine belastbare Aussage zu den zukünftigen Einnahmen über die Wartungsverträge zu erhalten.

    Wartungsvertragsübersicht global

    Wartungsvertragsübersicht global

    Über einen Automatismus lassen sich die Wartungsverträge ganz einfach für die entsprechende Laufzeit verrechnen.

     

    Fazit: In Vertec gibt es verschiedene und auch kundenindividuelle Möglichkeiten, wiederkehrende Rechnungen abzubilden und den Prozess zu automatisieren. Haben Sie ebenfalls Bedarf, diesen Prozess bei Ihnen zu digitalisieren? Sprechen Sie uns an, wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

    Wie optimiere ich meinen Fakturierungsprozess?

    Die Abrechnung in Dienstleistungsunternehmen ist oft ein zeitintensives und fehleranfälliges Thema. Wenn für die Leistungserfassung und die Rechnungsstellung Insellösungen oder gar Word und Excel im Einsatz sind, dann schleichen sich viele Fehler ein. Leistungen und Beträge werden manuell übertragen, Leistungen oder Fremdkosten werden vergessen. Der Einsatz von Abrechnungssoftware kann diese Arbeiten erheblich vereinfachen.

     

    Das Tool kann die Arbeiten erheblich vereinfachen, jedoch steht am Anfang der Prozess. Idealerweise klären Sie intern zunächst, wer für welchen Handlungsschritt verantwortlich ist. Hierbei gibt es einige Punkte vorab zu klären:

     

    • Wer überprüft die auf den Projekten erfassten Leistungen?
    • Wer stellt sicher, dass diese Leistungen vollständig sind, z.B. mittels Freigabeprozess?
    • Wer entscheidet, wann welche Leistungen abgerechnet werden können?
    • Wer erstellt und verschickt die Rechnungen?

     

    Haben Sie diese Fragen für sich beantwortet, bietet Ihnen eine Leistungserfassungs- und Fakturierungssoftware erhebliche Vorteile. Die auf den Projekten erfassten Leistungen können per Knopfdruck abgerechnet werden. Manuelles Übertragen von Leistungen, Spesen oder Drittleistungen ist nicht mehr notwendig, diese erscheinen automatisch auf der Rechnung. Abrechnungszeiträume können ebenfalls vordefiniert oder ausgewählt werden.

     

    Es geht aber noch besser: Vertec Software können Sie ohne grossen Aufwand genau auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise lassen sich auf Ihren Rechnungsprozess angepasste Sichten erstellen, mit deren Hilfe Sie sofort sehen, welche Projektstände sich zur Abrechnung anbieten, sei es aufgrund der Höhe der offenen Leistungen oder der Höhe der Drittkosten.

    Ansicht aller Projekte mit offenem Honorar

    Ansicht aller Projekte mit offenem Honorar

    Sie können die Projekte beispielsweise nach zuständigem Projektleiter, Zeitraum oder weiteren Kriterien abfragen. Was nun folgt, sind meist manuelle Schritte:

     

    • Projekt öffnen
    • Rechnung erzeugen
    • Rechnung verrechnen
    • Rechnungsbeleg drucken
    • Per E-Mail versenden

     

    Vertec kann bei Bedarf diese Schritte für Sie automatisiert übernehmen. Sie rufen dann beispielsweise nur den Menüpunkt "offene Posten verrechnen" auf und Vertec legt Ihnen die Rechnungen als PDF per E-Mail Entwurf in Ihr Outlook. Automatisierungen bieten sich vor allem an bei Intervallrechnungen, sei es für Wartungsrechnungen oder Pauschalrechnungen.

     

    Bei Bedarf können Sie das Mahnwesen in Vertec abbilden und sich den Zahlungsstand Ihrer Rechnungen nach eigenen Kriterien anzeigen lassen. Möchten Sie die entsprechenden Mahnungen je Stufe mit dem der Mahnstufe zugehörigen Text drucken, so hinterlegen Sie einfach die Berichtsvorlage für Mahnungen.

     

    Die Geldeingänge, sei es Teilbeträge oder der gesamte Betrag, können den Rechnungen zugeordnet werden. Mit Hilfe von Schnittstellen (z.B. der Standardschnittstellen zu DATEV) lassen sich nicht nur die Rechnungen zur FiBu übertragen, sondern auch Zahlungseingänge ganz bequem in die Software importieren. Vertec kann Sie bei überfälligen Rechnungen erinnern und den Verantwortlichen z.B. automatisiert eine Mail schicken, je nach Ihrem Bedarf.

     

    Die entsprechenden Finanzbuchhaltungs-Konten werden in Vertec hinterlegt und an die FiBu übergeben. Die Konten sind auf dem jeweiligen Rechnungsobjekt einsehbar.

    rechnung buchen

    Rechnung buchen in Vertec

    Die Faktura Software ermöglicht es Ihnen, Ihren Fakturierungsprozess zu optimieren und Ihr Back-Office zu entlasten. Gerne helfen wir Ihnen bei der Umsetzung.

    Wie stelle ich sicher, dass ich keine kritischen Termine vergesse?

    Im Tagesgeschäft von Dienstleistungsunternehmen ist es von zentraler Bedeutung, seine Wiedervorlagen und Termine so zu verwalten, das nichts unter den Tisch fällt. Angebote müssen nachgefasst werden, Fristen laufen ab, Verträge müssen verlängert oder gekündigt werden. Häufig organisieren sich die dafür zuständigen Mitarbeiter hierfür mit Hilfe von Outlook Aufgaben oder Kalendereinträgen. Die Nachverfolgung dieser Aufgaben und Wiedervorlagen ist in den meisten Fällen nur für die jeweilige Person möglich und kann nicht über alle Bearbeiter hinweg ausgewertet werden. Bei Urlaub, Krankheit oder anderen Abwesenheiten können schnell Aufgaben und Termine übersehen werden.

     

    Tools wie Trello oder Asana eignen sich hier schon besser, gerade wenn es um Collaboration geht, denn andere können diese Aufgaben verfolgen, bekommen E-Mails bei Updates, Fälligkeit oder Erledigung. Was hierbei für eine kundenorientierte Arbeitsweise fehlt, ist der Link bzw. die lückenlose Historie am Kunden oder dem jeweiligen Kundenprojekt.

     

    Mit einer Business-Software können Sie Ihre Aktivitäten, Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine schnell und einfach erfassen. Diese können Sie auch an andere Kollegen vergeben und nachverfolgen. Sie sehen auf einen Blick, ob der Kollege diese Aufgabe schon erledigt hat oder diese in Bearbeitung ist, z.B. für den Fall, dass der Kunde genau bei Ihnen nachfragt. So können sie diesem Kunden schnell Auskünfte erteilen. In Vertec können Sie diese Termine und Wiedervorlagen über sog. "Aktivitäten" abbilden.

    Offene Aktivitäten in Vertec

    Ansicht der offenen Aktivitäten

    Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, beim Login in Vertec über ein Pop-up z.B. auf Termine oder Fristen hingewiesen zu werden. In unserem Blogartikel Benachrichtigung für fällige Tasks, Aktivitäten und Wiedervorlagen finden Sie ein Skript, um ein neuen Tab mit den offenen Aktivitäten beim Login zu öffnen. Somit können Sie keinen wichtigen Termin mehr übersehen. Über ein auf Ihre individuellen Regeln abgestimmtes Pop-Up können Sie ebenfalls direkt zu den Terminen, Aufgaben und anderen Dingen navigieren, und diese entsprechend abarbeiten.

     

    Über Ihre eigenen Termine hinaus können auch Teamleiter die offenen Aufgaben oder Wiedervorlagen des eigenen Teams einsehen oder auch Aufgaben und Fristen per SQL Suchordner in Vertec suchen. Sehen Sie in der Funktionsbeschreibung Fristenkalender, wie Sie Ihre  eigenen Fristen, oder die Ihres Teams mit Vertec organisieren können.

     

    In der On-Premise Variante von Vertec können Sie auch bei bestimmten "Events" eine E-Mail automatisch verschicken lassen. Dies empfiehlt sich insbesondere für Mitarbeiter, die sich nicht täglich in Vertec einloggen oder für sehr kritische Aufgaben.

    Wie viele Aufträge können wir noch annehmen?

    Viele Dienstleister nehmen neue Aufträge an, ohne konkret zu wissen, ab wann und mit welchen Ressourcen sie mit dem Auftrag anfangen können. Bis zu einer gewissen Grösse und Komplexität reichen Erfahrungswerte und Augenmass meist aus, doch ab einem bestimmten Punkt hilft es, wenn Sie die Ressourcenauslastung entsprechend strukturieren. Dies bietet Ihnen die folgenden Vorteile:

     

    • Sie können die Auslastung bzw. die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter optimieren
    • Sie können die Mitarbeiter nach Skills strukturieren und deren verfügbare Ressourcen einsehen
    • Sie können Aussagen über den zukünftigen Geschäftsverlauf treffen
    • Sie können Ihren Kunden verlässlichere Aussagen über den Projektverlauf geben

     

    Mit einer integrierten Software wie Vertec können Sie Sollzeiten, Urlaube und geplante Ressourcen auf einen Blick anzeigen lassen und über frei gewählte Zeiträume auswerten. Auf Wunsch können Sie für ein Reporting auch entsprechende Grafiken mit einfachen Excel Reports generieren.

    ressourcenplanung in vertec

    Ressourcenplanung in Vertec

    Mit einer Ressourcenplanung in Vertec vermeiden Sie Leerläufe bzw. Engpässe Ihrer Ressourcen gleichermassen und können entsprechend z.B. auch im Vertrieb darauf reagieren und Massnahmen vornehmen, um weitere Projekte/Aufträge zu gewinnen. Sie können in Vertec die Ressourcen monats-,wochen- oder tageweise planen, indem Sie Mitarbeiter auf Projekten oder Teilprojekten (Phasen) zuordnen. Sollzeiten, Urlaube und die Zuordnung zu anderen Projekten werden sofort mit berücksichtigt.

    ressourcenauslastung in vertec

    Excel-Report zur Ressourcenauslastung pro Mitarbeiter

    Wie kann ich in einem ERP meine Rahmenverträge sinnvoll abbilden?

    Projektorientierte Dienstleister, die beispielsweise mit Grosskunden diverse Projekte abwickeln, einigen sich mit deren Kunden häufig auf Rahmenverträge. Hier werden mehrere Projekte in einem gewissen Zeitraum zu verhandelten Konditionen abgewickelt. Üblicherweise sind die folgenden Punkte Bestandteil eines Rahmenvertrags.

     

    • Zeitraum
    • Gesamtbudget
    • Kosten je Stunde z.B. je Mitarbeiter oder Rolle für diesen Rahmenvertrag
    • Preisstaffelungen

     

    Je mehr Projekte unterhalb des Rahmenvertrags laufen oder je länger der Zeitraum eines Rahmenvertrags angelegt ist, desto unübersichtlicher wird das Controlling. Diese Unübersichtlichkeit wird noch verstärkt, wenn Sie Rahmenverträge mit mehreren Kunden abgeschlossen haben. Ohne ERP System kommen hier diverse Excel Listen zum Einsatz, deren Aktualität und Übersichtlichkeit nach einer gewissen Nutzungsdauer meist fraglich sind. Dies erschwert nicht nur Übersichtlichkeit und Aktualität des Controllings sondern auch die Kommunikation intern und mit den Kunden, die in gewissen Intervallen eine Übersicht des aktuellen Rahmenvertrags wünschen.

     

    Was können Sie also tun, um hier den Überblick zu behalten?

     

    In einer Business Software wie Vertec können Sie Rahmenverträge ganz individuell nach Ihren Anforderungen erstellen und auswerten. Es lassen sich auf dem Rahmenvertrag individuelle Felder erstellen, abfragen und controllen. Das folgende Bild zeigt Ihnen ein einfaches Beispiel.

    Rahmenvertrag in Vertec

    Diese Felder sind beliebig erweiterbar. Unterhalb des Kunden sehen Sie so im Baum links alle verhandelten Rahmenverträge und unterhalb des Vertrages die zugehörigen Projekte.

    Rahmenvertrag Details

    Die Rahmenverträge lassen sich wiederum global in Vertec auswerten, die Spalteneinstellungen sind je Kunde ebenfalls individualisierbar.

    Überblick Rahmenverträge

    Die Vorteile, Ihre Rahmenverträge in integrierter Software individuell abzubilden und zentral zu pflegen sind:

     

    • Zentraler Zugriff aller Mitarbeiter auf den aktuellen Stand der Rahmenverträge
    • Keine manuelle Nachpflege notwendig, die erfassten Leistungen aller Mitarbeiter fließen sofort in die aktuellen Projektstände ein
    • Individualisierbare Auswertungen je Kunde, Rahmenvertrag, Vertragsart oder Projekttyp, um somit die jeweilige Rentabilität einfach zu ermitteln

     

    Änderungen oder Erweiterungen an den Rahmenverträgen sind jederzeit, auch im laufenden Betrieb, einfach möglich.

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Tobias Wielki

Geschäftsführer Vertec GmbH Deutschland

+49 40 30 37 36 70