Outlook Kalender Schnittstelle

Produktlinien: Standard, Expert
Module: Leistung & CRM
Erstellt: 12.09.2012, Änderung:
Artikel angepasst an Vertec 6.2
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Aus der Vertec Desktop App können Aktivitäten über die Outlook Kalender Schnittstelle als Termine mit Microsoft Outlook synchronisiert werden.

Schnittstelle installieren

Öffnen Sie in Vertec im Menü Einstellungen die Extensions. Sie müssen dazu als Administrator in Vertec angemeldet sein. Aus der Liste Gefundene Extensions wählen Sie die Outlook Kalender Schnittstelle und drücken zum Installieren den >>-Button.

Kalender-Aktivitäten erzeugen

Damit eine Aktivität zur Kalender-Aktivität wird, müssen auf der Seite Weitere Info die entsprechenden Kalender-Informationen eingetragen werden:

Folgende Werte der Aktivität sind für den Abgleich mit Outlook relevant:

  • Datum: Als Datum wird das Datum der Aktivität genommen (nicht der Termin)
  • Erfasser: Die Kalender-Aktivität gilt für den Erfasser der Aktivität (nicht für den Zuständigen)
  • Von - Bis, Dauer, Ganzer Tag: Diese Angaben bestimmten den Umfang des Termins, welcher nach Outlook übertragen wird

Kalender-Aktivitäten mit Outlook abgleichen

Ist die Outlook Kalender Schnittstelle installiert, erscheint im Menü Einstellungen ein neuer Menüpunkt Kalender abgleichen. Ein Klick auf diesen Menüpunkt startet die Synchronisation.

Der Datenabgleich mit Outlook erfolgt für jeden Benutzer (eingeloggt in Vertec und in Outlook) separat und lokal auf seinem Rechner. Im Outlook erscheinen die Vertec Kalenderaktivitäten in grüner Farbe, um sie gut von anderen Outlook-Einträgen unterscheiden zu können:

Von Vertec nach Outlook werden nur die Aktivitäten synchronisiert, die der eingeloggte Benutzer erfasst hat und die Kalender-Angaben eingetragen haben.

Von Outlook nach Vertec werden die Termine, die von Aktivitäten aus Vertec stammen, bei Änderungen zurücksynchronisiert. Dies betrifft nur Änderungen, keine Löschungen. Wird ein Termin im Outlook gelöscht, erscheint er bei der Synchronisierung mit Vertec wieder, falls er in Vertec nicht ebenfalls gelöscht wurde.

Schreibrecht Ganzer Tag bei Kalender-Aktivität

Das Schreibrecht für die Checkbox Ganzer Tag auf der Aktivität ist ab Version 6.1 an das Schreibrecht von kalenderDauer gekoppelt. Dieses ist standardmässig erteilt.