Spesen digital und automatisiert erfassen mit der Vertec Phone App

Mitarbeiter im Außendienst, im Home Office und an mehreren Standorten: Viele Unternehmen wissen, dass die Rückerstattung von Spesen oft einen hohen administrativen Aufwand verursacht. Dies gilt vor allem in Dienstleistungsunternehmen, wo die Spesen für laufende Mandate oder Projekte getätigt und entsprechend abgerechnet werden müssen. Vertec kann hier Ihre internen Prozesse verschlanken und dabei helfen Zeit zu sparen: Denn mit unser Vertec Phone App können Spesenbelege ab sofort auch digital erfasst werden.

  1. Lange Wege bis zur Rückerstattung der Spesen
  2. Spesenbelege einfach mit dem Smartphone fotografieren
  3. Papierbeleg und Speseneintrag miteinander verknüpfen
  4. Spesenfreigabe komplett digitalisiert mit Vertec

1. Lange Wege bis zur Rückerstattung der Spesen

Was für ein Aufwand: Mitarbeiter müssen ihre Spesen erfassen und zusammen mit den Papierbelegen bei der Administration für eine vollständige Spesenabrechnung einreichen. Anschließend werden diese beispielsweise vom Vorgesetzten freigegeben und von der Finanzabteilung erneut geprüft und kontiert. An dieser Stelle stellt insbesondere die korrekte Verbuchung der Mehrwertsteuer (Vorsteuer) eine grosse Herausforderung dar. Aber auch das Zusammenführen der Papierbelege und der schon auf dem Projekt gebuchten Spesen ist eine aufwändige Arbeit. Die Buchhaltung muss nun prüfen, ob für jeden Speseneintrag auf dem Projekt auch ein entsprechender Papierbeleg vorliegt.

Wie man schon der Schilderung entnehmen kann, bindet dieser Ablauf zahlreiche Ressourcen und kostet intern eine Menge Zeit. Denn nicht selten kommen in dem Erstattungsprozess Rückfragen auf, die zu einem Ping-Pong-Spiel per E-Mail führen. Fehlende Informationen müssen mühsam zusammengetragen werden. Noch aufwändiger kann das Ganze bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder virtuellen Unternehmen werden. Hier müssen die Papierbelege per Post an die zentrale Buchhaltung geschickt werden.

2. Spesenbelege einfach mit dem Smartphone fotografieren

Mit dem neuesten Update (Version 1.0.3, benötigt Vertec 6.2.0.7, im Cloud Abo bereits verfügbar) unterstützt die Vertec Phone App das Aufnehmen von Spesenbildern direkt bei der Spesenerfassung. Nachdem Sie in Vertec eine Spese eingegeben und erfasst haben, können Sie den passenden Papierbeleg als Belegbild mit dem Handy abfotografieren und der jeweiligen Spese zuordnen.

3. Papierbeleg und Speseneintrag miteinander verknüpfen

Auch wenn man nicht bereit ist, den Prozess vollständig zu digitalisieren, ein wesentlicher Vorteil ist damit schon erreicht: Für die Buchhaltung ist sofort ersichtlich, welcher Papierbeleg zu welchem Speseneintrag gehört.

4. Spesenfreigabe komplett digitalisiert mit Vertec

Der Prozess der Spesenbearbeitung lässt sich mit Vertec aber auch vollständig digitalisieren. Denn die Behörden akzeptieren für den Nachweis einer Vorsteuer immer häufiger rein digitale Belege (so beispielsweise in der Schweiz). Der Prozess, auch der Spesenfreigabe, kann somit auf Wunsch auch heute schon komplett digital durchgeführt werden. Für die meisten Unternehmen dürfte sich dies lohnen, insbesondere wenn sie mehrere Standorte haben oder einige ihrer Mitarbeiter im Home Office tätig sind.

Aber was passiert, wenn die Steuerbehörden den rein elektronisch verfügbaren Beleg bei einer Betriebsprüfung vielleicht nicht akzeptieren? Im Idealfall lassen Sie alle Spesenbelege (beispielsweise von den jeweiligen Mitarbeitern) sammeln und Ende des Geschäftsjahrs zentral ablegen - ohne das eine manuell Zuordnung ("reconciliation") erfolgt.

Überzeugt? Dann freuen wir uns auf Ihre Anfrage!

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Disclaimer: Wir sind keine Steuerexperten und können daher nicht sagen, ob die Steuerbehörden in jedem Fall die Vorsteuer gewähren, wenn man diese nur elektronisch geltend macht. Im Zweifelsfall sollten Sie Ihren Spesenprozess mit Ihrem Steuerberater oder den Steuerbehörden abstimmen.

Claudio Pietra

Blogartikel verfasst von

Claudio Pietra

Geschäftsführer Vertec Gruppe

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