Spesenautomatisierung mit der Vertec Phone App

Claudio Pietra | 09.07.2018 0 Kommentare

Die Rückerstattung von Spesen, welche Mitarbeiter in Dienstleistungsunternehmen für laufende Mandate oder Projekte tätigen, stellt viele Unternehmen vor grosse administrative Aufwände. Die Mitarbeitenden müssen die Spesen erfassen, zusammen mit den Papierbelegen einreichen, diese werden z.B. vom Vorgesetzten freigegeben und von der Finanzabteilung erneut geprüft und kontiert.

Hier stellt insbesondere die korrekte Verbuchung der Mehrwertsteuer (Vorsteuer) eine grosse Herausforderung dar. Auch das Zusammenführen der Papierbelege und der schon auf dem Projekt gebuchten Spesen ist eine aufwändige Arbeit: habe ich für jeden Speseneintrag auf dem Projekt auch einen Papierbeleg? So ergeben sich häufige Rückfragen und Ping-Pong Mailverkehr.

Noch aufwändiger wird es bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder virtuellen Unternehmen: die Papierbelege müssen per Post dann an die zentrale Buchhaltung geschickt werden. Dieser Prozess lässt sich aber auch automatisieren, resp. digitalisieren: mit der Vertec Phone App lässt sich zu der Spesenerfassung auch gleich ein Belegbild fotografieren:

Belegbild in Vertec Phone App

Belege einfach abfotografieren mit der Phone App.

Ein wesentlicher Vorteil ist damit schon erreicht, auch wenn man nicht bereit ist, den Prozess vollständig zu digitalisieren: für die Buchhaltung ist sofort ersichtlich, welcher Papierbeleg zu welchem Speseneintrag gehört.

Belegbild in Web App

Der erfasste Beleg in der Web App.

Der Prozess lässt sich aber auch vollständig digitalisieren: die Behörden akzeptieren immer mehr auch für den Nachweis einer Vorsteuer rein digitale Belege (siehe z.B. für die Schweiz). Der Prozess, auch der Spesenfreigabe, kann somit vollständig digital durchgeführt werden, was sich bei den meisten Unternehmen lohnen dürfte, insbesondere wenn diverse Standorte oder Home Office Mitarbeitende existieren.

Um dem Risiko zu begegnen, dass die Steuerbehörden den rein elektronisch verfügbaren Beleg bei einer Betriebsprüfung vielleicht nicht akzeptieren, können die Spesenbelege (z.B. beim Mitarbeitenden) gesammelt und Ende Geschäftsjahr zentral abgelegt werden – ohne dass eine manuell Zuordnung ("reconciliation") stattfindet.

Mit dem neuesten Update (Version 1.0.3, benötigt Vertec 6.2.0.7, im Cloud Abo bereits verfügbar) unterstützt die Phone App das direkte Aufnehmen von Spesenbilder direkt bei der Spesenerfassung. Sie erhalten die Vertec Phone App kostenlos im App Store und auf Google Play.

 

Disclaimer: wir sind keine Steuerexperten, und ob die Steuerbehörden in jedem Fall die Vorsteuer gewährt, wenn man diese nur elektronisch geltend macht, können wir nicht sagen. Im Zweifelsfall sollten Sie Ihren Spesenprozess mit Ihrem Steuerberater oder den Steuerbehörden abstimmen.

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