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Schneller Konfliktcheck mit Vertec

In Vertec haben Sie zwei Optionen, einen Konfliktcheck durchzuführen. Die erste Möglichkeit ist die aktenbasierte Suche auf einem Mandat. Vertec prüft dabei, ob die relevanten Rollen wie Gegenpartei, Schiedsgericht, Gericht, Beteiligungen oder Beziehungen auf dem neuen Mandat dem System schon bekannt sind.

Bei der individuellen Suche suchen Sie entweder nach einer Adresse oder nach einem Freitext. Genau wie bei der aktenbasierten Suche werden die Suchergebnisse direkt rechts unter „Resultate“ ausgegeben und langfristig in Vertec gespeichert. Bei Bedarf können Sie die „phonetische Suche“ in der Suchmaske auswählen. Dabei werden ähnlich klingende Worte in die Liste der Resultate mit einbezogen und ausgegeben.

Einen ausführlichen Beitrag zum Thema finden Sie auf unserem Blogartikel Konfliktcheck für Anwälte: Zwei Lösungswege in Vertec.

Elektronische Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung ist in der Rechtsberatung auf dem Vormarsch. Internationale Formate wie LEDES oder PEPPOL sind in einigen Ländern bereits verpflichtend. In Vertec können Sie die damit verbundenen speziellen Anforderungen dieser Formate hinterlegen und abbilden. Somit steht einer länderübergreifenden Abrechnung als E-Rechnung in Vertec nichts mehr im Wege.

Für mehrere Vertec-Kunden wurde bereits erfolgreich das LEDES Format implementiert. Dabei entsprechen die Tätigkeitstypen in Vertec den standardisierten Acitity Codes in LEDES. Leistungen können wie gefordert erfasst und anschliessend auch als E-Rechnung abgerechnet werden.

Einen ausführlichen Beitrag zu „E-Rechnungen mit Vertec“ finden Sie in unserer Knowledge Base.

Notarielle Dienstleistungen verrechnen

Die Abrechnung von notariellen Dienstleistungen stellt spezielle Anforderungen an die Kanzleisoftware: Unter anderem müssen neben einfachen Rechnungen auch nach Parteien aufgeteilte Rechnungen gestellt werden können. Daneben ist die Berechnung von Amtsgebühren ohne Mehrwertsteuer (MwSt) oder standardisierten Gebühren wie Handänderungssteuer, Eintragungskosten für Grundbuch oder Handelsregister gefragt. Vertec kann diese speziellen Anforderungen abbilden und damit Ihre täglichen Arbeitsschritte stark vereinfachen.

Von der Rundung bei der Rechnungsaufteilung bis zur Hinterlegung von Vorschüssen auf Projekten oder Phasen können Sie auch spezielle Anforderungen implementieren. Es ist möglich, Rechnungen auf mehrere Rechnungsempfänger aufzuteilen und mit unterschiedlichen Rechnungsanteilen zu verrechnen. Dabei können auch die einzelnen Rechnungsadressen voneinander abweichen.

Mehr zu Verrechnung notarieller Dienstleistungen erfahren Sie in unserem ausführlichen Blogbeitrag.

Übersichtliche Dokumentenverwaltung

In Vertec können Sie projekt- und kundenbezogene Dokumente wie beispielsweise Briefe oder Rechnungen einfach erstellen. Die Dokumente werden anschliessend automatisch am definierten Speicherort abgelegt und gleichzeitig im Vertec-CRM am richtigen Ort verlinkt.

Mit Hilfe so genannter Add-ins ordnen Sie E-Mails aus Outlook und Dateien aus Word oder Excel mit wenigen Klicks einem Kontakt oder Projekt zu. Anschliessend können Sie die entsprechenden Dokumente an den anderen Ablageorten löschen. Sie sind nun zentral im jeweiligen Kunden- bzw. Projektordner von Vertec gespeichert.

Wenn Sie als Kunde einen lokalen File-Server mit einer Ordnerstruktur haben, können Sie diesen in Vertec anbinden. Alternativ ermöglicht Vertec die Anbindung von Cloud-Lösungen wie Dropbox, Box oder Sharepoint. Wenn Sie eine Cloud-Lösung einsetzen, werden auch Ihre Vertec-Dokumente in der Cloud und nicht lokal gespeichert. Über einen Automatismus können Sie auch Ordnerstrukturen auf Ihrem File-Server anlegen lassen.

Anwender mit vielen Dokumenten sowie Versionierungen von Dokumenten wie beispielsweise Anwälte oder beratende Ingenieure verwenden häufig ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Hinterlegte Metadadaten wie Rechnungsnummer, Währung und Sprache erleichtern die Suche nach Dokumenten. Vertec bietet Ihnen die Möglichkeit, einige DMS wie beispielsweise M-Files direkt anzubinden.

Zur ausführlichen Beschreibung der Sharepoint-Anbindung.

SIA Leistungsphasen

Die Leistungsphasen nach dem Schweizerischen Ingenieur- und Architektenverband (SIA)  können in jedem gängigen SIA Rechner berechnet und, sofern dieser Rechner einen Datenexport zulässt, der via Excel-Import in Vertec übernommen werden. So kann das ermittelte Honorar einem Projekt zugeordnet und auch als Angebot an den Kunden geschickt werden. Die Projektphasen können dann wie gewohnt pauschal oder nach Leistungsstand abgerechnet werden.

Häufig wiederkehrende Projekte mit derselben SIA-Struktur können in Vertec als Vorlagen hinterlegt und angebotsspezifisch angepasst werden. Auch Grossprojekte mit Projektphasen, Subphasen und Sub-Subphasen können bei Bedarf in Vertec dargestellt und abgerechnet werden.

Ausführliche Informationen zu den SIA Leistungsphasen in Vertec erhalten Sie im Customizing-Beispiel SIA Leistungsphasen.

Wie kann ich meine Auslastungsplanung abbilden?

Mit dem Modul «Ressourcen & Projektplanung» können Sie Ihre Mitarbeiter auf Projekte verplanen. Es gibt in Vertec drei Wege, einen schnellen Überblick über die verfügbaren Zeiten für anstehende Projekte zu erhalten:

Option 1: Mit Standardberichten wie der Ressourcenauslastung erhalten Sie die Zahlen aus Vertec als Grafik in Excel.

Option 2: In einer Übersicht sehen Sie beispielsweise alle Mitarbeiter (Ressourcen) inklusive ihrer verfügbaren Arbeitszeiten.

Option 3: Die verfügbaren Stunden können Sie alternativ als Excel-Bericht ausgeben.

Nach der Kontrolle der verfügbaren Ressourcen, können Sie die Ressourcen monats-, wochen- oder tageweise auf die einzelnen Projekte bzw. Teilprojekte planen. Die verfügbaren Stunden der Mitarbeiter ergeben sich aus den Sollzeiten abzüglich der bereits geplanten Urlaube und der bereits geplanten Stunden auf anderen Projekten.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Ressourcenplanung.

Wie setzte ich nachträgliche Änderungen in grösseren Projekten um?

Erweiterte Anforderungen der Kunden oder neue Konstellationen bzw. Änderungswünsche führen in grösseren Projekten häufig zu einem höheren Aufwand und damit einer nachträglichen Anpassung des Budgets. Um einen ganzheitlichen Blick auf das Projekt zu behalten und im Review schnell sehen zu können, wann genau sich Budget-Änderungen ergeben haben, sollte die Anpassung dieser Werte in Vertec festgehalten werden.

Sie haben in Vertec die Möglichkeit die Anpassungen des Budgets auf einer Phase anzugeben. Das Änderungsprotokoll bildet dabei den alten und neuen Wert, einen Kommentar oder eine Bemerkung sowie den jeweiligen Bearbeiter ab. Alternativ können Sie auch eine weitere Phase im Projekt eröffnen. Auf dieser buchen Sie dann alle zusätzlichen Leistungen, die ausserhalb des vorher festgelegten Budgets liegen.

So sehen Sie die Überstunden aller Mitarbeiter auf einen Blick

Die Mitarbeiterübersicht in Vertec gibt Ihnen einen schnellen Überblick. So haben Sie die zentralen Werte wie beispielsweise alle aktiven Mitarbeiter mit ihren zugehörigen Überstunden immer im Blick. Jeder Mitarbeiter sieht in Vertec zudem in seinen persönlichen Ordnern selbst seine hinterlegten Werte. Ständige Nachfragen der Mitarbeiter an die Personalabteilung nach offenen Urlaubstagen oder Überstunden lassen sich so einfach vermeiden. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Informationen zu den eigenen Mitarbeitern und kann jederzeit um weitere Parameter ergänzt werden.

In der Mitarbeiterauswertung erhalten Sie weitere Informationen über die einzelnen Mitarbeiter und können die Gesamtzahlen aller Mitarbeiter schnell und einfach auswerten. Diese Auswertungen können über alle Mitarbeiter, wie im unten stehenden Screenshot abgebildet, oder auch für einzelne Mitarbeiter ausgegeben werden. Der Zeitraum und viele weitere Parameter lassen sich dabei einfach auf Ihre individuellen Bedürfnisse hin anpassen. Wer Zugriff auf diese Informationen erhält, können Sie über Benutzerberechtigungen steuern.

Wie kann ich Monatspauschalen und Retainer effizient abrechnen?

Agenturen verrechnen ihre Leistungen meist als Monatspauschalen oder in Retainern, im Bereich der Webdienstleistungen geht es häufig um die Erstellung von Wartungsrechnungen. Der administrative Aufwand diese regelmässigen Beträge manuell abzurechnen, ist hoch. Durch Tippfehler oder veränderte Verträge schleichen sich zudem schnell Fehler ein. Mit einer softwaregestützten Abrechnung können diese Rechnungen (teil-)automatisiert werden. Auch bei einer steigenden Anzahl von Kunden bzw. Rechnungen entsteht in der Administration so kaum Mehraufwand. Zudem können Sie zu den regelmässigen Einnahmen einfach Forecasts über die zu erwartenden Umsätze abbilden.

Option 1: Wiederkehrende Teilrechnungen bis zu einem definierten Gesamtbetrag

Wird mit dem Kunden ein Gesamtbetrag für ein Projekt vereinbart, welches in regelmässigen Intervallen wiederkehrend abgerechnet werden soll, kann Vertec die vereinbarten Teilrechnungen automatisch generieren. Sie können pro Projekt einen Budgetwert für die gesamte Laufzeit hinterlegen. In einem weiteren Schritt definieren Sie das Rechnungsintervall und den abrechenbaren Pauschalbetrag. So wird die Rechnung für den entsprechenden Leistungszeitraum mit dem gewünschten Abrechnungsbetrag erstellt. Nach Verbrauch des Budgets können Sie das Projekt verlängern oder auf "inaktiv" setzen. Die einzelnen Schritte lassen sich mit Hilfe von Scripts auch automatisieren.

Option 2: Wiederkehrende Rechnungen über einen definierten Zeitraum

Alternativ können Sie beispielsweise für die Erzeugung von Wartungsrechnungen über eine definierte Laufzeit Vorschussrechnungen erstellen. Dafür wird eine Projektphase "Wartung" angelegt und mit dem Gesamtbetrag über die Laufzeit budgetiert. Anschliessend legen Sie ein Abrechnungsintervall fest und erzeugen die Vorschüsse, die auf Wunsch dann zum Fälligkeitsdatum automatisiert erstellt werden.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Fakturierung.

Alles im Blick: Mobiles Arbeiten für Unternehmensberater

Wer seine Leistungen direkt mobil mit dem Smartphone erfasst, macht weniger Fehler und spart Zeit. In der Vertec Phone App können Arbeitszeiten eingetragen und auf die entsprechenden Projekte oder Kunden gebucht werden. Auch Spesen können von unterwegs eingetragen und intern weitergeben werden.

In der Phone App können Spesen angelegt, dazugehörige Papier-Belege mit dem Handy abfotografiert sowie einzelne Belege Spesen zugeordnet werden. In wenigen Minuten hat die Buchhaltung alle Reisekosten, Spesen und sonstige Abrechnungen vorliegen und kann diese direkt weiter bearbeiten.

Auf den Projekten ist es möglich, Aufgaben anzulegen, zu terminieren und Mitarbeitern zuzuweisen. In der Phone App sind alle bestehenden Aufgaben sichtbar und können verwaltet werden. So haben Sie im Blick, welche Aufgaben noch ausstehend und welche ggf. schon überfällig sind. Zudem ist es mobil möglich, neue Aufgaben anzulegen und diese direkt Mitarbeitern im Back Office zuzuweisen.

Wer unterwegs mit dem Laptop arbeitet, kann auch alle anderen Funktionen der Software nutzen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Blogartikel.

Mandatsmanagement in Vertec

Vertec bietet Ihnen auf Knopfdruck eine kompakte Sicht auf Ihre laufenden Mandate. Dort sehen Sie auch alle offenen Leistungen und Spesen.

Beim Blick auf ein Mandat erhalten Sie einen Überblick über sämtliche mandatsrelevanten Informationen wie beispielsweise Teilmandate, Gegenpartei(en), Memos und Rechtsschriften.

Dokumentenmanagement-System (DMS) für Mandate

Vertec bietet Ihnen auf Knopfdruck eine kompakte Sicht auf Ihre laufenden Mandate. Dort sehen Sie auch alle offenen Leistungen und Spesen.

Beim Blick auf ein Mandat erhalten Sie einen Überblick über sämtliche mandatsrelevanten Informationen wie beispielsweise Teilmandate, Gegenpartei(en), Memos und Rechtsschriften.

Split-Rechnungen und Anteilsrechnungen

Wie kann ich die Rechnungstellung aufgeteilt nach einem Schlüssel an mehrere Rechnungsempfänger versenden? Diese Frage kommt vor allem in Joint Ventures auf, bei denen Leistungen auf einem Projekt oder Mandat erbracht werden.

Wenn Sie in Vertec nicht alle Leistungen entsprechend aufteilen und getrennt in Rechnung stellen, ergeben sich zwei Vorteile: Rundungsdifferenzen werden vermieden und eine Pauschalrechnung ist möglich. Für die Bewertung der Leistung in der Nachkalkulation bei pauschalen Rechnungen müssen die Leistungen korrekt bewertet werden.

Bei unseren Kunden hat sich für die Rechnungsaufteilung an mehrere Rechnungsempfänger folgende Umsetzung bewährt: Auf dem jeweiligen Projekt oder Mandat werden die prozentualen Anteile der verschiedenen Rechnungsempfänger hinterlegt. Ein Script teilt dann automatisiert die Gesamtrechnung auf die verschiedenen Rechnungsempfänger prozentual auf.

Mandatseröffnung – integrierte Prozessabbildung

Prozesse bilden definierte Leitplanken und Wegweiser für wiederkehrende Arbeiten. Im Fall von Treuhändern betrifft dies beispielsweise die Mandatseröffnung oder den Mandatsabgang. Einige unserer Kunden haben mit der Einführung von Vertec die Nutzung von Papier-Formularen ersetzt. Diese sind für die Mandanten unkomfortabel in der "Bedienung". Darüber hinaus ist auch die Verarbeitung der Daten für Sie als Treuhänder damit besonders aufwändig, fehleranfällig und bildet keine stabile Basis für die nächsten Schritte.

Beispiel Mandatseröffnung

Um den Start mit einem neuen Mandat schnell und fehlerfrei realisieren zu können, unterstützt Vertec Sie mit zentralen Checklisten. Üblicherweise wird dafür zwischen den fünf Mandatsarten "Steuern", "Fibu", "Lohn", "Revision" und "MWST" unterschieden. Die Checkliste bildet Abklärungen oder Prozessschritte ab, die von Ihnen bei der Mandatseröffnung durchgeführt werden müssen.

Als Prozessschritt können Sie beispielsweise Abklärungen zu Risiken und Bonität oder die systematische Erfassung von Stamminformationen definieren. Auch Fragestellungen im Zusammenhang mit dem GWG (Geldwäschereigesetz) sind darüber zu steuern. So ist es möglich, dass Sie Mandate, die dem GWG unterliegen, besonders behandeln.

In den meisten Fällen arbeiten verschiedene Personen in einem Prozess. Vertec vermerkt, welcher Bearbeiter oder Mitarbeiter den Eintrag jeweils bearbeitet hat und was das Ergebnis der Abklärung war. Somit steht Ihnen eine zentrale Verwaltung offener Checklisten-Einträge zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie sich auch alle Mandate anzeigen lassen, deren Checkliste noch unvollständig ist.

Modernes Mandatsmanagement

Treuhänder, die ihre Prozesse bereits in grossen Teilen zentral steuern, sprechen gerne vom "Mandatsmanagement". Doch was genau ist damit eigentlich gemeint? Aus unserer Sicht bezeichnet Mandatsmanagement die standardisierte Abwicklung (meist jährlich) wiederkehrender Aufgaben innerhalb eines Mandates.

Nehmen wir uns ein Beispiel aus dem Bereich Mehrwertsteuer (MWST): Bestimmte Stamminformationen wie die Steuermethode und Steuerart müssen hier stets vorhanden sein. Darauf aufbauend werden die einzelnen Quartale oder Semester verwaltet. Oft arbeiten mehrere Personen an diesen Bereichen des Mandats, was eine zentrale Verwaltung der Daten in diesem Geschäftsbereich unerlässlich macht.

Durch die Zuordnung von Mandatsmanagementarten zu den jeweiligen Mandaten kann Vertec Ihnen vordefinierte Prozesse und Ansichten bereit stellen. So werden zum Beispiel für eine Revision spezifische Fragen in Form einer Checkliste bearbeitet. Auch die Verwaltung von Jahreseinträgen auf dem Mandat wird zentral dokumentiert. Über sogenannte "Rootordner" erhalten Sie übergeordnete Übersichten und Auswertungen.

Fristen und Terminen gehen in einer Excelliste schnell verloren. In Vertec haben Sie dagegen auf einen Blick die Übersicht aller betroffenen Mandate und sehen sofort, wenn beispielsweise ein Arbeitsschritt ausstehend ist. Die Bearbeitung der diversen Arbeitsschritte wird über Logs dokumentiert. So fällt Ihnen die Einhaltung von Fristen und Terminen sehr viel leichter.

Gewinnaufteilung in Mandaten

Um in Anwaltskanzleien Gewinne zu verteilen, müssen die Regeln sauber definiert sein. Typischerweise sind der Akquisiteur, der Kundenbetreuer und der Mandatsleiter am Gewinn beteiligt. Aber wer soll welchen Gewinnanteil erhalten? Meist werden hier situative, mandatsspezifische Lösungen angestrebt.

Die Basis für eine Gewinnverteilung bildet stets die bezahlte Rechnung. Offene Posten werden dagegen nicht berücksichtigt. Ein transparentes System wie Vertec liefert nachvollziehbare Resultate und kann technisch nahezu alle Fälle der Gewinnaufteilung abbilden. Bei unseren Kunden hat sich die Darstellung in einfachen Modellen bewährt.

In Vertec können Sie Mitarbeiter für die Gewinnberechtigung einem Mandat zuordnen. Auf diesen Zuordnungen wird eine Quote als prozentualer Anteil und in vielen Fällen eine Rolle wie beispielsweise Akquisiteur, Mandatsverantwortlicher oder Kundenbetreuer hinterlegt.

Bei lange laufenden Dauermandaten kann sich die Verteilung im Laufe der Zeit verändern. Gleiches gilt für die Zahlen aus einer Vorperiode. Das ist vor allem zu berücksichtigen, wenn der Zahlungseingang ein Teil der Methodik ist.

Die Gewinnverteilung kann über das gesamte System oder nur für einen bestimmten Unternehmensbereich erfolgt. Kennzahlen wie Umsatz, Zahlungseingang oder Leistungserbringung können dabei berechnet und ausgewiesen werden. In einem Reporting können Sie für jeden Partner einzeln die Anteile pro Mandat berechnen und auflisten. So ist für alle Beteiligte jederzeit nachvollziehbar, von wo die einzelnen Kennzahlen stammen.

Darüber hinaus können Sie mit Vertec auch Zielvereinbarungen und daran gekoppelte Zielumsätze hinterlegen.  Die Mitarbeiter sehen in Vertec ihre Beteiligungen und in Prozent den bislang erreichten Grad des Gewinns. In der Übersicht können Sie sich alle Mitarbeiter mit ihrem prozentual erreichten Stand anzeigen lassen.

Wie behalte ich alle Fristen und Termine im Blick?

In Vertec haben Sie mit dem Fristenkalender nicht nur Ihre persönlichen Fristen, sondern auch die Ihres Teams oder der ganzen Kanzlei jederzeit im Blick. Bewährt hat sich dabei das „Ampelsystem“:

  • Gelb = Frist endet in 5 Tagen
  • Orange = Frist endet in 3 Tagen
  • Rot = Frist ist abgelaufen

Dies kann selbstverständlich individuell angepasst oder ergänzt werden.

Während des Mandatverlaufs können Sie sich die überfälligen Tasks und Fristen Ihres Teams anzeigen lassen. So haben Sie die Fristenkontrolle im Griff und den Überblick über:

  • Termine
  • Fällige Tasks
  • Pendenzen
  • Wiedervorlagen
  • Unerledigte Aktivitäten des Teams

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Fristenkontrolle.

Wie kann ich Adressen und Mandate miteinander verknüpfen?

Als Kanzlei ist es für die professionelle Mandatsbetreuung  wichtig, die Verflechtungen innerhalb eines Mandats zu kennen. In Vertec können Sie dafür einen Konfliktcheck bzw. eine Kollisionsprüfung eines neuen Mandats durchführen. Dabei schauen Sie, bei welchen Personen die Kanzlei bereits als Gegenpartei aufgetreten ist, um Anfragen schnell bearbeiten oder auch abweisen zu können.

Manche Mandate haben mehrere Beteiligte wie beispielsweise Gegenparteien, Beteiligungen, Gerichte oder Schiedsgerichte. Sie sparen Zeit und erhöhen Ihre interne Transparenz, wenn die weiteren Beteiligten ohne grosse Suche aufzufinden sind.

Mit Vertec als Kanzleisoftware können Rechtsanwälte einfach Firmen, Kontakte, Personen und Paare per Drag and Drop miteinander verknüpfen. Pro Firma oder Mandat gibt es so einen Container mit den entsprechenden Adressen. Wie Sie Linktypen individuell anpassen, erfahren Sie in unserem Video oder in unserem Knowledge Base Artikel Custom Linktypen Custom Linktypen

Wie kann ich Offerten bei Bestellung in die Auftragsabwicklung übergeben?

In vielen Unternehmen ist die manuelle oder halb automatisierte Auftragsabwicklung noch der Standard. Diese ist aber zeitaufwändig und zugleich auch Fehler anfällig. Die Offertstellung variiert nach Unternehmensgrösse, Branche und Tätigkeitsbereich stark. Diese drei Ausprägungen sind weit verbreitet:

  • Standardisierte Offerten mit wenig Text, dafür mit unterschiedlichen Positionen
  • Individuelle Offerten mit viel Text
  • Kalkulation nach Pauschalbetrag oder Aufwand (Time & Material)

Die Offertstellung in einem integrierten System wie Vertec bietet Ihnen mehrere Vorteile:

  • Offertwerte werden nur einmal eingetragen und stehen bei Beauftragung direkt im Projektverwaltung zur Verfügung
  • Offene Offerten können in einer Sales Pipeline ausgewertet werden, um zu sehen, welche Aufträge wann mit welcher Wahrscheinlichkeit eintreten
  • Offene Offerten und damit einhergehende Wiedervorlagen gehen nicht verloren
  • Die zukünftige Ressourcensituation einfach festzustellen
Weitere Informationen zur Offerte können Sie in Vertec eintragen.

Sie können individuelle Textbausteine hinterlegen und diese für eine Projektphase oder Angebotsposition auf das Angebotstemplate überführen. Bei umfangreicheren Offerten mit grossen Textmengen übertragen Sie per Mapping die Budgets für Stunden und Geldeinheiten aus Vertec in Ihre Wordvorlage. Anschliessend ergänzen Sie in dem Word-Dokument den Text, speichern die Offerte ab und verschicken es.

Die Offerte ist dann standardmässig mit dem Projekt und/oder dem Kunden verknüpft und kann aus Vertec aufgerufen werden. Die Budgetwerte stehen für Abfragen und Auswertungen im System zur Verfügung. Wenn das Angebotsobjekt oder einzelne Phasen/Positionen auf "erteilt" gesetzt werden, werden die hinterlegten Werte sofort in der Projektverwaltung als verfügbares Budget angezeigt.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Offertstellung.

 

Wie optimiere ich meinen Fakturierungsprozess?

Die manuelle Abrechnung ist für Dienstleistungsunternehmen oft ein zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess. Bei der Leistungserfassung und Rechnungsstellung durch eine Insel-Lösung oder gar Word und Excel schleichen sich schnell Fehler ein. Was kann man mit einer automatisierten Verarbeitung sparen? Wenn Sie beispielsweise pro Rechnung eine Stunde brauchen und 30 Rechnungen pro Monat schreiben, kostet Sie die Rechnungsstellung bei einem Stundensatz von 50 Euro monatlich (30 x 1) x 50 € = 1.500 €. Das sind 18.000€ im Jahr.

Automatisieren Sie den Prozess in Vertec, beträgt der Zeitaufwand mit Nachkontrolle pro Rechnung nur noch 15 Minuten. Die Rechnungen werden mit Hilfe von hinterlegten Stundensätzen und individualisierbaren Vorlagen per Klick erzeugt. Die Kosten dafür belaufen sich auf (30 x 0,25) x 50 € = 375 € monatlich. Das macht 4.500 € pro Jahr. Allein im Rechnungsprozess können Sie also jährlich 13.500 € sparen.

Darstellung einer Rechnungsbuchung in Vertec.

Diese automatisierte Abrechnung senkt vor allem bei Intervallrechnungen wie Wartungs- oder Pauschalrechnungen die internen Kosten. Abrechnungszeiträume können nach Ihren Anforderungen vordefiniert oder ausgewählt werden und die manuelle Übertragung von Leistungen, Spesen oder Drittleistungen entfällt. Darüber hinaus lassen sich individuelle Ansichten erstellen, die aufgrund der Höhe der offenen Leistungen oder der Höhe der Drittkosten zeigen, welche Projektstände sich zur Abrechnung anbieten.

Bei Bedarf können Sie Ihr Mahnwesen ebenfalls über die Vertec-Funktionen abbilden und sich den Zahlungsstand anzeigen lassen. Die Geldeingänge können den Rechnungen zugeordnet werden. Mit Hilfe der Standardschnittstelle zu DATEV werden die Rechnungen beispielsweise zur Finanzbuchhaltung übertragen und Zahlungseingänge in die Software importiert.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Fakturierung.

Wie stelle ich einen zentralen, stets aktuellen Projektstatusbericht sicher?

Projektstatusmeetings sind echte Zeitfresser: Aufwändige Excel-Tabellen werden gepflegt und Projektleiter müssen die Zahlen vor dem Termin auf den aktuellsten Stand bringen. Budget, erbrachte Leistungen, abgerechnete Leistungen, Fremdkosten, Fertigstellungsgrade und die persönliche Einschätzung des Projekts sind feste Bestandteile. Doch kaum ist das Projektstatusmeeting vorbei, ist der Statusbericht schon wieder veraltet. Denn der Projektstatus ändert sich permanent.

Nutzen Sie Vertec für die Verwaltung Ihrer Projekte, kennen alle beteiligten Mitarbeiter immer den aktuellen Projektstand. Die wichtigsten Kennzahlen wie SOLL/IST-Vergleich des Budgets, Fertigstellungsgrad, Abarbeitungsstand einzelner Tasks (Aktivitäten), offene Leistungen und Drittkosten sowie Ressourcenverfügbarkeit werden zentral erfasst.

Beispiel einer Budgetübersicht des Projektverantwortlichen.

Um die Deckungsbeiträge, Rentabilität und den Abschlusstermin eines Projekts im Auge zu behalten, sind Budget-Controlling und Fertigstellungsgrad entscheidende Faktoren. Den Fertigstellungsgrad eines Projekts ermittelt man in Vertec am besten über einen Vergleich von fehlenden Stunden mit verfügbarem Restbudget. Für manche Projekte kann man mit Hilfe von Earned Value Analysen noch weiter gehen und die Werthaltigkeit der Projekte ermitteln. So ist auch eine Leistungsabgrenzung für Geschäftsabschlüsse möglich.

In Vertec können Sie Ihr individuelles Projektcontrolling umsetzen und spezielle Anforderungen einfach ergänzen. Aufgaben lassen sich hier projektbezogen verwalten und den zuständigen Mitarbeitern zuordnen. Mit der Vertec Ressourcenplanung sehen Sie zudem, wer mit welchen Verfügbarkeiten an den jeweiligen Projekten arbeitet.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Projektcontrolling.

Wie kontrolliere ich auf Mandaten erfasste Leistungen für die Rechnungsstellung?

Viele Kanzleien erfassen ihre Leistungen häufig in Excel oder Zeiterfassungstools und übertragen sie dann für die Rechnungsstellung manuell in Word. Das Sekretariat muss von dem Erfasser oder verantwortlichen Mitarbeiter für die zu verrechnenden Leistungen eine Freigabe einholen. Nach der Rechnungsstellung schickt es die Rechnung nochmals zur finalen Freigabe. Oft werden dabei Änderungen an den Texten oder den erfassten Leistungen vorgenommen.

Mit Vertec lässt sich hier viel Zeit sparen. Über Freigabeverfahren wird sichergestellt, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und die Freigabe von dem Verantwortlichen vorliegt. Die Leistungen können periodenweise freigegeben werden und anschliessend für weitere Anpassungen gesperrt werden. Individuell je Mandat können Sie auch beliebige andere Freigabeverfahren umsetzen. Beispielsweise können Sie auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert freigeben. Einmal monatlich überprüft der Vorgesetzte oder verantwortliche Mitarbeiter die Leistungen und gibt sie gesammelt für die Fakturierung frei.

Ihr Sekretariat sieht so auf einen Blick, welche Leistungen verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Durch die Freigabe von Leistungen sind weniger nachträgliche Anpassungen an den erstellten Rechnungen erforderlich. Und die interne Kommunikation wird auf ein Minimum reduziert.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fakturierung.

Darstellung der Leistungsfreigabe je User in Vertec.

Wie behalte ich kritische Termine im Blick?

Offerten müssen nachgefasst, Verträge verlängert oder gekündigt werden und Fristen laufen ab: Im Tagesgeschäft ist die effektive Verwaltung von Wiedervorlagen und Terminen sehr wichtig. Die Organisation mit Hilfe von Outlook Aufgaben, Kalendereinträgen oder Tools wie Trello und Asana ist nur mit Abstrichen zu empfehlen. Dort können Aufgaben und Wiedervorlagen nicht für alle Mitarbeiter nachverfolgt werden. Auch die lückenlose Historie am Kunden oder des jeweiligen Projekts ist nicht möglich.

Mit Vertec arbeiten Sie hier deutlich globaler. Sie können Ihre Aktivitäten, Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine schnell und einfach erfassen, an andere Kollegen vergeben und nachverfolgen. Zudem  sehen Sie auf einen Blick, ob ein Kollege die ihm zugewiesene Aufgabe schon erledigt hat oder diese aktuell bearbeitet.

Beim Login in Vertec können Sie sich über ein Pop-up auf Termine oder Fristen hinweisen lassen und diese fokussiert abarbeiten. Über Ihre eigenen Termine hinaus können Teamleiter auch die offenen Aufgaben oder Wiedervorlagen des eigenen Teams einsehen oder Aufgaben und Fristen per SQL-Suchordner suchen. Bei bestimmten "Events" kann eine automatische E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter verschickt werden. So behalten alle den Überblick.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fristenkontrolle.

Ansicht der offenen Aktivitäten in Vertec.

Wie kann ich Adressen und Mandate miteinander verknüpfen?

Als Kanzlei ist es für die professionelle Mandatsbetreuung  wichtig, die Verflechtungen innerhalb eines Mandats zu kennen. In Vertec können Sie dafür einen Konfliktcheck bzw. eine Kollisionsprüfung eines neuen Mandats durchführen. Dabei schauen Sie, bei welchen Personen die Kanzlei bereits als Gegenpartei aufgetreten ist, um Anfragen schnell bearbeiten oder auch abweisen zu können.

Manche Mandate haben mehrere Beteiligte wie beispielsweise Gegenparteien, Beteiligungen, Gerichte oder Schiedsgerichte. Sie sparen Zeit und erhöhen Ihre interne Transparenz, wenn die weiteren Beteiligten ohne grosse Suche aufzufinden sind.

Mit Vertec als Kanzleisoftware können Rechtsanwälte einfach Firmen, Kontakte, Personen und Paare per Drag and Drop miteinander verknüpfen. Pro Firma oder Mandat gibt es so einen Container mit den entsprechenden Adressen. Wie Sie Linktypen individuell anpassen, erfahren Sie in unserem Video oder in unserem Knowledge Base Artikel Custom Linktypen.

Wie sehe ich die Kosten für meine Akquise im Vertrieb?

Die Kosten für Akquisetätigkeiten im Vertrieb sind für die Geschäftsanbahnung und das Neukundengeschäft sehr wichtig. Wer die Rentabilität von Neukundengeschäften erkennen möchte, sollte die Akquisetätigkeiten im Projektgeschäft genauer betrachten. In Vertec können Sie Akquiseaufwände im Controlling auf zwei unterschiedlichen Wegen abbilden:

Unternehmensweite Betrachtung der Akquisekosten

Sie erfassen die Aufwände Ihrer Verkäufer sowie die Spesen auf einem internen Projekt "Akquise". Anschliessend können Sie die vertrieblichen Tätigkeiten unternehmensweit auswerten. Zudem erhalten Sie eine Aufstellung über alle Akquisekosten. Diese können nach Zeiträumen gefiltert und in Relation zum Neukundenumsatz gestellt werden.

Projektspezifische Betrachtung der Akquisekosten

Noch genauer ist die projektspezifische Erfassung der einzelnen Aufwände. Dafür erstellen Sie in jedem Kundenprojekt eine Phase "Akquise". In der Detailansicht dieser Phase entfernen Sie den Haken "verrechenbar". Der Vertrieb kann nun seine Leistungen auf das Projekt und die Phase „Akquise“ erfassen. Diese Leistungen werden nicht dem Kunden in Rechnung gestellt und stehen für interne Auswertungen zur Verfügung. Für eine Gegenüberstellung der einzelnen Projekte beispielsweise  hinsichtlich der Akquiseaufwände können Sie diese Phase auch global auswerten.

Erfassung der Akquisekosten mit Hilfe einer separaten Projektphase.

Wie kann ich externe Mitarbeiter an den Kunden verrechnen?

Die Abrechnung von externen Mitarbeitern wie Freelancern oder Spezialisten erfolgt 1:1 mit Marge oder wird "verdeckt" an den Kunden weiterberechnet. Die manuelle Übertragung der Rechnungsbeträge oder Leistungen von Excel in Word verursacht einen hohen administrativen Aufwand. Das Handling in Vertec vereinfacht den Prozess, minimiert die Übertragungsfehler und bietet ein hohes Einsparpotenzial. Die Rechnungen können über die Standardschnittstelle direkt an die Finanzbuchhaltung beispielsweise in DATEV übergeben werden.

Es ist möglich externe Mitarbeiter in Vertec wie interne Mitarbeiter zu führen. In diesem Fall erhalten die externen Mitarbeiter einen eigenen Login und können ihre Leistungen und Spesen direkt auf Kundenprojekten erfassen. Die Berechtigungen sind dabei auf die zugewiesenen Projekte beschränkt. Sie können die erfassten Stunden Ihrer Freelancer bei Bedarf sehr detailliert gegenüber Kunden ausweisen. Insgesamt haben Sie so alle Zahlen für Controlling, Auslastungsplanung, Finanzbuchhaltung, Skillmanagement und Rechnungsstellung im direkten Zugriff.

Alternativ können Sie externe Mitarbeiter auch als Projektkosten betrachten und deren Leistungen autark erfassen. Am Monats- oder Projektende erhalten Sie dann eine Rechnung der externen Mitarbeiter. Diese verbuchen und fakturieren Sie als Drittkosten (Spesen) auf das Projekt in Vertec. So erhalten Sie ein einfaches Kostencontrolling über alle Drittkosten. Die Rechnung Ihrer Freelancer kann mit oder ohne Marge direkt an Ihre Kunden weiterberechnet werden, der administrative Aufwand ist hierbei minimiert.

Die Kosten des externen Mitarbeiters können als Spesen mit Marge verrechnet werden.

Wie kontrolliere ich erfasste Leistungen vor der Rechnungsstellung?

Dienstleistungsunternehmen erfassen ihre Leistungen häufig in Excel oder Zeiterfassungstools und übertragen sie dann für die Rechnungsstellung manuell in Word. Das Back-Office muss von dem Erfasser oder Projektleiter für die zu verrechnenden Leistungen eine Freigabe einholen. Nach der Rechnungsstellung schickt es die Rechnung nochmals zur finalen Freigabe an den Verantwortlichen. Oft werden dabei Änderungen an den Texten oder den erfassten Leistungen vorgenommen.

Mit Vertec lässt sich hier viel Zeit sparen. Über Freigabeverfahren wird sichergestellt, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und die Freigabe für die Abrechnung durch den Verantwortlichen vorliegt. Die Leistungen können periodenweise freigegeben und anschliessend für eine weitere Anpassung gesperrt werden. Alternativ kann die Freigabe vom Bearbeiter auch auf einzelnen Leistungslisten oder einzelnen Leistungen gruppiert erfolgen. Im letzten Schritt überprüft der Vorgesetzte oder Projektleiter schliesslich die Leistungen und gibt sie an die Fakturierung weiter.

Das Back-Office sieht auf einen Blick, welche Leistungen verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Durch die Freigabe von Leistungen sind weniger nachträgliche Anpassungen an den erstellten Rechnungen erforderlich. Die interne Kommunikation wird so auf ein Minimum reduziert.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fakturierung.

Ansicht der offenen Aktivitäten in Vertec.

Wie optimiere ich den Fakturierungsprozess meiner Kanzlei?

Die Abrechnung in Kanzleien ist oft ein zeitintensives und fehleranfälliges Thema. Wenn für die Leistungserfassung und die Rechnungsstellung Insellösungen oder gar Word und Excel im Einsatz sind, dann schleichen sich viele Fehler ein. Leistungen und Beträge werden manuell übertragen, Leistungen oder Fremdkosten werden vergessen. Der Einsatz von Abrechnungssoftware kann diese Arbeiten erheblich vereinfachen.

Das Tool kann die Arbeiten erheblich vereinfachen, jedoch steht am Anfang der Prozess. Idealerweise klären Sie intern zunächst, wer für welchen Handlungsschritt verantwortlich ist. Hierbei gibt es einige Punkte vorab zu klären:

  • Wer überprüft die auf den Mandaten erfassten Leistungen?
  • Wer stellt sicher, dass diese Leistungen vollständig sind, z.B. mittels Freigabeprozess?
  • Wer entscheidet, wann welche Leistungen abgerechnet werden können?
  • Wer erstellt und verschickt die Rechnungen?

Haben Sie diese Fragen für sich beantwortet, bietet Ihnen eine Leistungserfassungs- und Fakturierungssoftware erhebliche Vorteile. Die auf den Mandaten erfassten Leistungen können per Knopfdruck abgerechnet werden. Manuelles Übertragen von Leistungen, Spesen oder Drittleistungen ist nicht mehr notwendig, diese erscheinen automatisch auf der Rechnung. Abrechnungszeiträume können ebenfalls vordefiniert oder ausgewählt werden.

Es geht aber noch besser: Vertec Software können Sie ohne grossen Aufwand genau auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise lassen sich auf Ihren Rechnungsprozess angepasste Sichten erstellen, mit deren Hilfe Sie sofort sehen, welche Mandatsstände sich zur Abrechnung anbieten, sei es aufgrund der Höhe der offenen Leistungen oder der Höhe der Drittkosten.

Ansicht aller Projekte mit offenem Honorar.

Wie kann ich meine Verkaufschancen tracken?

In Vertec können Sie Ihre Verkaufssteuerung abbilden und das Controlling nach vorne bringen. Mit Wiedervorlagen stellen Sie sicher, dass keine Leads vernachlässigt werden. So verpassen Sie keine Aufträge und erhalten einen guten Forecast. Das Lead Scoring hilft Ihnen, Leads im Hinblick auf Eintrittswahrscheinlichkeit, Datum und Volumen zu bewerten. Sie wissen, wie die Auftragslage in Zukunft sein wird und können belastbare Aussagen über die zu erwartenden Einnahmen und die Liquidität des Unternehmens, sowie auf die Auslastungssituation der Mitarbeiter treffen.

Über die Aktivitäten können Wiedervorlagelisten erstellt werden. Aktivitäten enthalten Felder wie den Zuständigen, Priorität, Datum und Status (erledigt, offen) und können sowohl mit einer Adresse als auch mit einem Projekt verknüpft werden. Sie können in Listen nach verschiedenen Kriterien wie Zuständigkeit, Typ oder Priorität abgefragt und sortiert werden.

Die Sales Pipeline in Vertec sollte an Ihren individuellen Akquiseprozess angelehnt werden. Sie können diese über Aktivitäten sowie ergänzende Zusatzfelder für beispielsweise Volumen und Auftragswahrscheinlichkeit abbilden. Die Verkaufschancen lassen sich ebenfalls als Sales Pipeline auf Basis von Aktivitäten in einer Liste darstellen. Sie können diese Abfragen nach einem Datumsbereich abfragen und eingrenzen.

Alternativ ist es möglich, die Opportunities erst dann als Forecast einzutragen, wenn mögliche Projekte schon auf Projektebene kalkuliert sowie budgetiert sind und eine Offerte vorliegt. Die Felder sind in der Auswertung ähnlich, das Volumen wird aus dem Projektphasenbudget ermittelt. In diesem Fall werden auf den einzelnen Projektphasen Trichterwerte hinterlegt, um die verschiedenen Stadien von der Kontaktphase bis zur Vertragsphase einzeln abfragen zu können.

Ausführliche Informationen zur Sales Pipeline erhalten Sie in der Funktionsbeschreibung.

Wie organisiere ich meinen Weihnachtskarten- oder Newsletterversand?

Im Jahresendspurt ist das Versenden von Weihnachtskarten an Kunden und Partner oft eine zeitaufwändige Tätigkeit. Vertec bietet dafür gleich zwei Zeit sparende Lösungswege. Ein Stichwortordner bildet in beiden Fällen die Grundlage für Ihre Verteilerliste.

Wenn Sie langfristig eine Liste nutzen möchten, können Sie diese in Vertec Jahr für Jahr pflegen. Dafür erzeugen Sie einen neuen öffentlichen Ordner „Verteiler" und können darin andere Verteilerlisten als Unterordner erstellen. In den Folgejahren müssen Sie vor Weihnachten die Zuweisung der Adressen aktualisieren. Neben der Weihnachtskarte sind weitere Unterordner denkbar, bspw. für Newsletter mit MailChimp. Alternativ können Sie auch jedes Jahr eine neue Liste nutzen. Dafür erstellen Sie ebenfalls einen neuen öffentlichen Ordner „Verteiler" und legen darin pro Jahr eine individuelle Liste als Unterordner an.

In beiden Fällen erfolgt die Zuweisung der Adressen auf den Weihnachtskarten-Verteiler entweder über die Auswahl des passenden Stichworts innerhalb des Kontakts oder aber per Zuweisung der Kontakte auf die Verteilerliste über Drag and Drop. Per Listenexport wird dann ein Serienbrief erstellt oder Etiketten gedruckt. Auch weiteres Customizing ist möglich. Beispielsweise können Sie Weihnachtskarten einzelnen Mitarbeitenden zuweisen, die unterschreiben sollen.

Zum ausführlichen Blogbeitrag für den Weihnachtskartenversand mit Vertec:

Hotlinemanagement und Ticketing

IT-Dienstleister und Softwarehersteller müssen häufig schnell und effizient auf Hotline-Anfragen reagieren. Auftretende Supportfälle möchten sie möglichst wirtschaftlich lösen. Vertec unterstützt Sie dabei: Denn Sie können nicht nur Supporttickets erzeugen und dem Kunden zuordnen, sondern auch anfallende Aufgaben Mitarbeitern zuordnen. Jeder Mitarbeiter hat dank der lückenlosen Kundenverwaltung alle Informationen im Blick und kann schnell reagieren.

Im Support können Sie alle Informationen zu einem Supportfall erfassen und diese Ihren Kollegen zuweisen. Dokumente sowie Leistungen lassen sich ebenfalls direkt zu diesem Ticket erfassen. Eine fortlaufende Generierung der Ticketnummern ermöglicht einen schnellen Zugriff. Die erfassten Leistungen können Sie von einem Kontingent abziehen oder an Ihre Kunden fakturieren. Der IT-Leiter oder das gesamte Support-Team kann die einzelnen Tickets global einsehen. So haben Sie die Gesamtsituation mit allen offenen Tickets und bereits bearbeiteten Fälle stets im Blick.

Ausführliche Informationen erhalten Sie im Customizing-Beispiel Hotlinemanagement und Ticketing.

In Vertec sind alle relevanten Informationen zum Ticket gebündelt.

Jira und Vertec miteinander verknüpfen

Softwarehersteller setzen für Ticketing und Entwicklung oft die Software Jira ein. Der Jira-Vertec Connector schafft darüber hinaus eine schnelle Abrechnung der entsprechenden Leistungen auf Projektbasis. Er reduziert Ihren Aufwand um ein Vielfaches, denn Sie können damit:

  • Projekte anlegen und verlinken
  • Arbeitsprotokolle automatisiert übertragen
  • Perfekte Übersicht und Dokumentation nutzen
  • Informationen dahin lenken, wo sie gebraucht werden

Sie können die in Vertec angelegten Projekte mit dem Vertec Connector innerhalb von Jira Core oder Jira Software verlinken. Welcher Ihrer Mitarbeiter die Befugnis dazu bekommt, entscheiden Sie selbst. Dabei können Sie jedes Epic, Projekt oder Ticket in Jira mit jedem Projekt, jeder Phase oder Subphase in Vertec verlinken. Darüber hinaus können Sie ein Ticket auch einem völlig anderen Projekt zuordnen.

Arbeitsprotokolle (Worklogs) eines Tickets (Issue) können automatisch oder manuell mit dem Jira-Vertec Connector an Vertec übertragen werden. Der Connector nutzt für die automatische Zuordnung der Nutzerdaten, Zeiten und anderen Informationen eine spezielle Übersetzungs- und Zuordnungstabelle. Auf diese Weise können fehlende, doppelte oder manipulierte Buchungen im Vorfeld vermieden werden.

Gleichzeitig bietet Jira eine aktuelle und individuelle Übersicht der letzten Übertragungen. Diese werden in einem Protokoll erfasst und können gefiltert oder exportiert werden. Dieses Feature unterstützt Sie bei Ihren Analysen und Auswertungen. Die Dokumentation umfasst ausserdem die Aufstellung des Restaufwandes. So können Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit den geplanten Zeitaufwand mit dem tatsächlichen Einsatz vergleichen.

Ausführliche Informationen erhalten Sie in unserem Blogartikel.

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Wie manage ich Lizenzen und Wartungsverträge in Vertec?

Lizenzverkäufe und die Abwicklung von Wartungsverträgen können Sie in Vertec zentral abbilden, auswerten und abrechnen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie wenig bis keine Sondervereinbarungen mit Ihren Kunden treffen. Darüber hinaus sollten Sie festlegen, inwieweit eine Automatisierung Ihrer Prozesse sinnvoll ist.

Wie gross ist Ihr Softwareportfolio? Wie viel Zeit benötigen Sie heute für das Lizenz- und Wartungsmanagement? Sind die Berechnungsgrundlagen eindeutig? Die Antworten auf diese Fragen bilden die Grundlage für die Einrichtung der Automatisierung.

Die Abbildung in Vertec bietet dann folgende Vorteile:

  • Projektmanagement: Werten Sie Lizenzerträge pro Projekt aus.
  • Key Account Management: Erkennen Sie, bei welchem Kunden was im Einsatz ist und identifizieren Sie so Up- und Cross-Selling Potentiale.
  • Vertragsmanagement: Behalten Sie alle Verträge im Blick: Sehen Sie, wann welche Verträge auslaufen und erneuert werden müssen.
  • Administration: Fakturieren Sie Lizenzen oder Wartungsverträge per Knopfdruck. Bei den jährlichen Verlängerungen der Wartungsrechnungen können Sie so den internen Aufwand verringern.
  • Cash Flow Analyse: Analysieren Sie, welche Vertragsverlängerungen wann in Rechnung gestellt werden können und prognostizieren Sie Ihre Einnahmen für die folgenden Monate verlässlich.
  • Eigene Produktbewertung: Überprüfen Sie Ihr eigenes Portfolio. Welche Lizenzen sind die "cash cows", welche die "poor dogs"?

Ausführliche Informationen zum Lizenzmanagement mit Vertec erhalten Sie im Customizing-Beispiel Lizenzen und Wartungsverträge.

Wie kann ich meine Rahmenverträge in Vertec abbilden?

In Rahmenverträgen werden mehrere Projekte in einem gewissen Zeitraum zu fest verhandelten Konditionen abgewickelt. Meist sind darin Zeitraum, Gesamtbudget, Kosten je Stunde, je Mitarbeiter oder sowie Preisstaffelungen geregelt. In Vertec können Sie Rahmenverträge ganz individuell nach Ihren Anforderungen erstellen und auswerten. Auf dem Rahmenvertrag können Sie individuelle Felder erstellen, abfragen und controllen.

Je mehr Projekte unterhalb des Rahmenvertrags laufen oder je länger der Zeitraum eines Rahmenvertrags angelegt ist, desto unübersichtlicher wird hier das Controlling. Diese Unübersichtlichkeit wird noch verstärkt, wenn Sie Rahmenverträge mit mehreren Kunden abgeschlossen haben. Das manuelle Handling dieser Prozesse ist unübersichtlich und bietet eine hohe Fehleranfälligkeit.

Wenn Sie Ihre Rahmenverträge in Vertec abbilden und pflegen, haben alle Mitarbeiter zentral Zugriff auf den aktuellen Stand. Die manuelle Nachpflege entfällt. Die erfassten Leistungen aller Mitarbeiter fliessen sofort in die aktuellen Projektstände ein und individualisierbare Auswertungen je Kunde, Rahmenvertrag, Vertragsart oder Projekttyp sind einfach zu ermitteln. So erkennen Sie die jeweilige Rentabilität auf einen Blick. Änderungen oder Erweiterungen an den Rahmenverträgen sind jederzeit, auch im laufenden Betrieb, unkompliziert möglich.

Übersicht aller vorhandenen Rahmenverträge.

Die Vorteile, Ihre Rahmenverträge in integrierter Software individuell abzubilden und zentral zu pflegen sind:

  • Zentraler Zugriff aller Mitarbeiter auf den aktuellen Stand der Rahmenverträge
  • Keine manuelle Nachpflege notwendig, die erfassten Leistungen aller Mitarbeiter fließen sofort in die aktuellen Projektstände ein
  • Individualisierbare Auswertungen je Kunde, Rahmenvertrag, Vertragsart oder Projekttyp, um somit die jeweilige Rentabilität einfach zu ermitteln

Änderungen oder Erweiterungen an den Rahmenverträgen sind jederzeit, auch im laufenden Betrieb, einfach möglich.

Wie kann ich wiederkehrende Rechnungen (Abo- und Wartungsverträge) effizient abrechnen?

Viele IT-Dienstleister stellen ihren Kunden wiederkehrende Rechnungen. Für Softwareentwickler bzw. Softwarehersteller sind dies meist Wartungsrechnungen oder Mietlizenzen, für Beratungsunternehmen Kontingente für Beratungsleistungen. Die Anforderungen sind dabei oft sehr unterschiedlich und können auch an Bedingungen geknüpft sein. Die wiederkehrenden Beträge sind beispielsweise ein Prozentwert von einem Lizenzpreis und abhängig von den Modulen oder Paketen. Die Herausforderung besteht darin, dies in der CRM-Software sinnvoll abzubilden.

Der administrative Aufwand regelmässige Beträge manuell abzurechnen, ist hoch. Durch Tipper oder veränderte Verträge schleichen sich schnell Fehler ein. Mit einer softwaregestützten Abrechnung können Rechnungen (teil-)automatisiert werden. Auch bei einer steigenden Anzahl von Kunden bzw. Rechnungen entsteht in der Administration so kaum Mehraufwand. Zudem können Sie zu den regelmässigen Einnahmen einfach Forecasts über die zu erwartenden Umsätze abbilden. Voraussetzung dafür ist, dass Sie wenig bis keine Sondervereinbarungen mit Ihren Kunden treffen.

Je nach Detailanforderung gib es in Vertec dafür mehrere Lösungen:

Option 1: Wiederkehrende Teilrechnungen bis zu einem definierten Gesamtbetrag

Wird mit dem Kunden ein Gesamtbetrag für ein Projekt vereinbart, welches in regelmässigen Intervallen wiederkehrend abgerechnet werden soll, kann Vertec die vereinbarten Teilrechnungen automatisch generieren. Sie können pro Projekt einen Budgetwert für die gesamte Laufzeit hinterlegen. In einem weiteren Schritt definieren Sie das Rechnungsintervall und den abrechenbaren Pauschalbetrag. Die einzelnen Schritte lassen sich mit Hilfe von Scripts auch automatisieren.

Option 2: Wiederkehrende Rechnungen über einen definierten Zeitraum

Alternativ können Sie für die Erzeugung von Wartungsrechnungen über eine definierte Laufzeit Vorschussrechnungen erstellen. Dafür wird eine Projektphase "Wartung" angelegt und mit dem Gesamtbetrag über die Laufzeit budgetiert. Anschliessend legen Sie ein Abrechnungsintervall fest und erzeugen die Vorschüsse, die auf Wunsch dann zum Fälligkeitsdatum automatisiert erstellt werden.

Option 3: Abbildung nach individuellen Vorstellungen

In Vertec können neben den Standard-Funktionen auch individuelle Anforderungen eingerichtet werden. Folgendes Beispiel hat sich bei mehreren Kunden etabliert: Die Abrechnung von Lizenzen und Wartungsbeträge (SSV=Softwareservicevertrag) läuft über die Ebene der Projektphasen. So können Sie das gesamte Implementierungsprojekt übersichtlich darstellen und phasenspezifisch auswerten.

Die Beträge für die Softwareserviceverträge werden auf Basis des Lizenzwertes ermittelt. Je nach Laufzeit des Vertrages ändert sich der Prozentwert auf dem Lizenzbetrag. Die einzelnen Wartungsverträge lassen sich dann global abfragen, wie in dem unteren Screenshot dargestellt. Für eine belastbare Aussage zu den zukünftigen Einnahmen über die Wartungsverträge kann diese Abfrage in Zeiträumen eingegrenzt werden.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Fakturierung.

Wie kann ich Adressen und Projekte miteinander verknüpfen?

Für die professionelle Betreuung von Kunden ist es wichtig, die Verflechtungen sowie die wirtschaftlichen Zusammenhänge innerhalb eines Unternehmens sowie im Management zu kennen. Finden Sie diese Informationen ohne grosse Suche, sparen Sie Zeit und erhöhen Ihre Transparenz.

Vielleicht sind in einigen Ihrer Projekte neben dem Kunden auch externe Berater, Geldgeber, Beeinflusser oder Investoren eingebunden. Und auch die Frage, wer bei welchen Firmen im Aufsichtsrat bzw. Verwaltungsrat sitzt oder an welchen Unternehmen beteiligt ist, sollte für eine erfolgreiche Beratung nicht in einzelnen Tools, sondern zentral im CRM-System abgebildet werden.

In unserer Business Software können Sie Firmen oder Adressen per Drag and Drop mit Projekten oder miteinander verknüpfen. Pro Firma oder Projekt verwenden wir einen Container mit den entsprechenden Adressen. Wie Sie Linktypen individuell anpassen können, erfahren Sie in unserem Video oder erhalten dazu weitere Informationen in dem Knowledge Base Artikel Custom Linktypen.

Verlinkung der Adressen per Drag & Drop: Die exxo services GmbH hat die Rolle "Mutterfirma bei der Gallfor AG".

Honorarermittlung nach der HOAI

In Vertec können Sie Projekte einfach kalkulieren und abrechen. Die Kalkulation erfolgt entweder auf Basis eines frei verhandelbaren Honorars (nach Aufwand oder pauschal) oder nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI). Die Honorartafeln und Leistungsbilder der HOAI 2009 und 2013 bilden dabei die Grundlage. Bei Bedarf können Sie einfach neue Honorartafeln einpflegen und bestehende anpassen. So bleibt Vertec flexibel und bietet Ihnen auch für die Zukunft eine sichere Basis.

Die Honorarermittlung erfolgt direkt bei der Anlage eines Projekts. Dabei werden mit Hilfe einer Kalkulationsmaske die Leistungsphasen basierend auf den HOAI-Tafeln berechnet. Diese Maske kann mit minimalem Aufwand nach Ihren Anforderungen (z.B. Zu- und Abschläge) individuell angepasst werden.

Für Ihr Änderungs- oder Nachtragsmanagement erstellen Sie mehrere Kalkulationen für ein Projekt oder eine Projektphase und entscheiden dann, welche Sie übernehmen. Die anrechenbaren Kosten können gemäss DIN 276 (Kostenrahmen, -anschlag, -schätzung, -berechnung, -feststellung) hinterlegt werden. Zu- und Abschläge für Wiederholungen lassen sich mit wenig Aufwand ergänzen. Die Werte von pauschalen Phasen oder hinterlegten Tariftabellen können Sie nachträglich überschreiben.

Auf Basis der Kalkulation erstellen Sie anschliessend mit Ihrer individuellen Angebotsvorlage ein Angebot. Auch die Abrechnung der Leistungen und Pauschalen erfolgt in Vertec. So ist von den Tarifen bis zur Rechnung an den Kunden alles vollständig in einer Software integriert.

Ausführliche Informationen zu der HOAI-Integration in Vertec erhalten Sie im Customizing-Beispiel.

Wie kann ich Angebote bei Bestellung in die Auftragsabwicklung übergeben?

In vielen Unternehmen ist die manuelle oder halb automatisierte Auftragsabwicklung noch der Standard. Diese ist aber zeitaufwändig und zugleich auch Fehler anfällig. Die Angebotserstellung variiert nach Unternehmensgrösse, Branche und Tätigkeitsbereich stark. Diese drei Ausprägungen sind weit verbreitet:

  • Standardisierte Angebote mit wenig Text, dafür mit unterschiedlichen Positionen
  • Individuelle Angebote mit viel Text
  • Kalkulation nach Pauschalbetrag oder Aufwand (Time & Material)

Die Angebotserstellung in einem integrierten System wie Vertec bietet Ihnen mehrere Vorteile:

  • Angebotswerte werden nur einmal eingetragen und stehen bei Beauftragung direkt im Projektverwaltung zur Verfügung
  • Offene Angebote können in einer Sales Pipeline ausgewertet werden, um zu sehen, welche Aufträge wann mit welcher Wahrscheinlichkeit eintreten
  • Offene Angebote und damit einhergehende Wiedervorlagen gehen nicht verloren
  • Die zukünftige Ressourcensituation einfach festzustellen
Weitere Informationen zur Offerte können Sie in Vertec eintragen.

Sie können individuelle Textbausteine hinterlegen und diese für eine Projektphase oder Angebotsposition auf das Angebotstemplate überführen. Bei umfangreicheren Angeboten mit grossen Textmengen übertragen Sie per Mapping die Budgets für Stunden und Geldeinheiten aus Vertec in Ihre Wordvorlage. Anschliessend ergänzen Sie in dem Word-Dokument den Text, speichern das Angebot ab  und verschicken es.

Das Angebot ist dann standardmässig mit dem Projekt und/oder dem Kunden verknüpft und kann aus Vertec aufgerufen werden. Die Budgetwerte stehen für Abfragen und Auswertungen im System zur Verfügung. Wenn das Angebotsobjekt oder einzelne Phasen/Positionen auf "erteilt" gesetzt werden, werden die hinterlegten Werte sofort in dem Projektverwaltung als verfügbares Budget angezeigt.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Angebotserstellung.