Papierloses Büro mit Vertec und DMS-Lösungen

16.08.2018 | Urs Berli | 0 Kommentare

Wie lange träumen wir schon vom papierlosen Büro? Da gibt es auf der einen Seite seit Jahren Customer Relationship Management-Systeme (CRM), die eine lückenlose Kunden- und Mandatshistorie sicherstellen, auf der anderen Seite Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) für die Verwaltung von digitalen Dokumenten. Was, wenn sich diese beiden Systeme sogar verstehen und ergänzen?

Inhaltsverzeichnis:

Vorteile des papierlosen Büros
Dokumentenmanagement
CRM- und ERP-Dokumente ins DMS übertragen
Digitale Alternativen für Papiernotizen

 

Vorteile des papierlosen Büros

  • Das digitale Suchen (oder besser: Finden) von Dokumenten ist schnell, einfach und kann mit diversen Metadaten unterstützt werden. Diese variieren je nach DMS Lösung. Eine beispielhafte Anwendung ist das Kennzeichen von Fotos nach Thema. Ihre Marketing-Abteilung möchte auf alle Fotos der Geschäftsleitung zugreifen? Mit Metadaten spart man sich das Durchsuchen der Ordnerstruktur und bekommt alle relevanten Fotos geliefert.
  • Ortsunabhängige Arbeit wird mehr und mehr zur Normalität. Die Umstellung auf ein papierloses Büro schliesst die Lücken in den Prozessen. Beispiel Spesenbelege: können diese von allen Mitarbeitenden digital erfasst werden, ist die Weiterverarbeitung durch die Administration stark vereinfacht. Keine verlorenen Belege, kein Ärger mit der Administration. Weitere Informationen dazu liefert unser Blogartikel "Spesenautomatisierung mit der Vertec Phone App".
  • Vollständige und gesetzeskonforme Archivierung. Je nach Land gelten sehr spezifische Regeln für das Archivieren von Daten. Ohne ein gut konfiguriertes DMS ist dieser Pflicht nur noch schwer nachzukommen. Wenn nun noch CRM/ERP und DMS Hand in Hand arbeiten, ist die Konformität vollständig in Ihre Prozesse implementiert.

Dokumentenmanagement

In einem DMS findet man umgehend die Dokumente, die man benötigt. Der entscheidende Unterschied zu einem normalen Laufwerk: das Was steht im Zentrum, nicht das Wo. Es ist nicht relevant wo das Dokument abgelegt ist, sondern was Sie suchen. Konkret suchen Sie beispielsweise nach einem ABV (Aktionärbindungsvertrag) und nicht nach dem Ort, wo sie diesen gespeichert haben.

Transparente Dokument-Historie

Schluss ist auch mit den vielen überarbeiteten Files! Da gab es ja jeweils die ganz Kreativen, die ein überarbeitetes Dokument mit "Vertrag-neu.docx" oder "Vertrag-alt-2.docx" speicherten. Und keiner hatte mehr den Durchblick, welches nun genau das gültige Dokument ist. In DMS-System sind Änderungen, also wer, was, wann gemacht hat, in Dokumenten nachvollziehbar.

Bearbeiter können pro Version Kommentare erfassen. Und auch wenn Speicherplatz heute sehr günstig ist, spart diese Art der Versionierung Ressourcen. Gerade in Cloud-DMS Lösungen kann dies durchaus eine Rolle spielen.

Von Papier zur Datei

Es ist nicht vollständig zu vermeiden – einige Dokumente erhalten Sie in Papierform. Der Weg ins DMS führt über den Scan dieser Dokumente. Dafür stehen Ihnen je nach Volumen verschiedene Methoden zur Verfügung. Wer nur noch sehr selten mit Papier kämpft und keine gebundenen Dokumente erhält, dem kann ein einfacher Dokumentenscanner gute Dienste leisten. Solche Geräte sind sogar mobil mit Akku nutzbar und passen in eine Tragetasche.

Profiscanner für den stationären Einsatz sind der Mittelweg. Für hohes Scanvolumen stehen Dienstleister bereit, die selbst komplizierte Mappen und Ordner digitalisieren. Bei allen Lösungen muss man den Weg vom Papier zum DMS bedenken. Welche Software bietet das Gerät oder der Service? Gibt es eine geeignete Schnittstelle oder Übertragungsmöglichkeit in mein DMS?

CRM- und ERP-Dokumente ins DMS übertragen

Im Vertec CRM & ERP lassen sich mandats- und kundenbezogene Dokumente wie Briefe oder Rechnungen einfach erstellen. Die Dokumente werden automatisch am definierten Speicherort abgelegt und gleichzeitig im CRM am richtigen Ort verlinkt. Dank sogenannten Add-ins lassen sich auch E-Mails aus Outlook und Dateien aus Word oder Excel mit wenigen Klicks einem Mandat oder einem Kontakt zuordnen.

Auch beliebige andere Dateien wie z.B. gescannte Dokumente kann man im CRM verlinken und später bequem öffnen. Bei jedem Dokument können auch Kommentare hinzugefügt, Zuständigkeiten und Termine vergeben oder andere Aktivitäten definiert werden. In diesem Fall erscheint dann das Dokument als termingebundene Arbeit in der Taskliste des Mitarbeiters.

Dank CRM-Systemen verfügen Sie über eine lückenlose digitale Kunden- und Mandatshistorie, vorausgesetzt natürlich, Sie und Ihre Mitarbeiter pflegen die Daten mit der nötigen Disziplin. Wenn Vertec und Ihr DMS zusammenarbeiten, profitieren Sie von den Vorteilen auf beiden Seiten und es entsteht weiterer Zusatznutzen.

Bei einer Mandatseröffnung im CRM werden diverse Attribute / Parameter ausgewählt wie Mandatstyp, Kunde, Währung, Sprache etc. Diese Metadaten können dem DMS automatisch übergeben werden, welche dann, möglicherweise zusammen mit Berechtigungen, im DMS angelegt werden. Letztere sind dann von grosser Bedeutung, wenn der Kreis der Mitarbeiter klein ist, die auf ein Mandat und die entsprechenden Dokumente zugreifen dürfen (z.B. bei M&A-Mandaten).  Auch wird definiert, was passiert, bzw. was sich im DMS ändern soll (update), wenn sich im CRM die Attribute / Parameter verändern oder ein Mandat abgeschlossen wird (Archivierung).

Im CRM erstellte Dokumente wie Briefe oder Rechnungen werden dann inkl. der Metadaten im DMS gespeichert. Das CRM kennt dabei den Speicherort. So kann das Dokument direkt aus dem CRM oder dann auch im DMS gefunden und geöffnet werden. Das CRM verfügt über die vollständige Kunden- und Mandatshistorie, das DMS kennt die Metadaten, was die Suche nach einem Dokument weiter vereinfacht.

Das Zusammenspiel von Vertec und Dokumentenmanagement-Systemen

Digitale Alternativen für Papiernotizen

Viele von uns haben sich über Jahre an Notizblöcke gewöhnt. Welche Alternativen bietet die Digitalisierung für Papierenthusiasten?

Für das Aufnehmen von Notizen in Meetings bieten sich To-Do Apps an. Nach dem Gespräch können die Inhalte noch nachbearbeitet und dann an Kollegen verteilt oder mit weiteren Daten wie Screenshots oder Links angereichert werden.

Vertec bietet für diese Anwendungsfälle die sogenannten Aktivitäten. Diese können Adressen oder Mandaten zugeordnet werden und kennen die Zustände offen und erledigt. Ein einfaches Management von Pendenzen ist damit gut realisierbar.

Protokolle lassen sich gut in Wiki-Lösungen wie Confluence verarbeiten. Mit wenigen Minuten Nachbearbeitungszeit ist das Protokoll für alle Berechtigen zugänglich und kann dort später kommentiert und weiterverarbeitet werden. Das Abtippen von Papierprotokollen entfällt und der Weg ins DMS ist offen. Wieder greift der Hauptvorteil eines DMS: Sie suchen das Protokoll, nicht den Ablageort.

Für grafische Aufgaben gab es lange keine guten Alternative zu Stift und Papier. In den letzten Jahren hat sich das geändert, da viele Anbieter den Markt für sich entdeckt haben. Neben Microsoft und Apple liefern diverse Anbieter kombinierte Hard- und Softwarelösungen für digitales Zeichnen. Die Anwendungsfälle gehen weit über künstlerische Arbeiten hinaus. Das schnelle Skizzieren von Prozessen und Abhängigkeiten eignet sich gut für teamübergreifende Zusammenarbeit. Wo Ihre Kollegen sitzen, spielt dann kaum mehr eine Rolle.

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Urs Berli

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Urs Berli

Leiter Verkauf

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