Vertec Notes Addin

Bezeichnung	Vertec Notes Addin
Anbieter	CROSS-WORKS AG (www.cross-works.net / info@cross-works.net)
Lizenz	Das Vertec Notes Addin wird pro Vertec-User lizenziert
Zielgruppe	Vertec-Kunden, die IBM Notes/Domino einsetzen
Kurzbeschreibung	Das Vertec Notes Addin erlaubt es dem Benutzer, in IBM Notes Client erhaltene, versendete und neue (ungespeicherte) E-Mails einfach nach Vertec zu exportieren. Zudem ermöglicht es dem Benutzer im Notes Client direkt auf E-Mail Adressen aus Vertec zuzugreifen.
Voraussetzungen	Eine aktive Vertec und IBM Notes/Domino Installation
Kosten	Implementierung Wahlweise durch den Kunden oder CROSS-WORKS Nach Aufwand Lizenzkosten Einmalig Grundmodul CHF 1'500.00 Einmalig pro User CHF      35.00
Kontakt	CROSS-WORKS AG Technoparkstrasse 2 8406 Winterthur Tel. +41 52 208 03 33 info@cross-works.net www.cross-works.net

Das Vertec Notes Addin wird ins Notes Mailtemplate integriert und als Button dem Benutzer zur Verfügung gestellt. Beim Ansprechen der Vertec Schnittstelle wird geprüft, ob der Benutzer bereits angemeldet ist. Ist dies der Fall, kann direkt mit der Verarbeitung der Daten gestartet werden. Ist der Benutzer nicht in Vertec angemeldet, wird die Software gestartet und der Benutzer muss sich anmelden.

Bei einem Export nach Vertec wird die E-Mail einem bestehenden Objekt (Projekt, Kunde, etc.) im Vertec zugeordnet und in diesem Kontext als Aktivität abgelegt. E-Mails können nur an bestehende Vertec Objekte angehängt werden. Sollte der Kunde respektive das Projekt nicht existieren, muss dieses vorgängig in Vertec erfasst werden.

Beim Speichern nach Vertec werden alle erforderlichen Vertec-Felder einer Aktivität gesetzt. Dies sind unter anderem:

• E-Mail-Absender
• E-Mail-Empfänger
• Projektnummer (falls vorhanden)
• Mail-Betreff
• E-Mail-Inhalt (Text)
• Aktivitätstyp

Zusätzlich wird die komplette E-Mail als Datei exportiert und als Anhang zu dieser Aktivität gespeichert. Dabei wird die E-Mail so exportiert, dass diese direkt wieder im E-Mail Client (Lotus Notes) geöffnet werden kann. Das Format für die exportierte E-Mail ist EML.

Erhaltene, gesendete oder neue (ungespeicherte) E-Mails können über den Button In Vertec speichern nach Vertec exportiert werden:

Der Button In Vertec speichern ruft den Vertec Addin-Dialog auf:

In diesem Vertec-Dialog kann nun die E-Mail einem Objekt (Projekt, Kunde, etc.) zugeordnet werden. Der Dokumentpfad wird automatisch anhand des selektierten Objektes definiert. Dokumentname, Titel und Aktivitätstyp werden automatisch anhand des selektierten E-Mails gesetzt, können bei Bedarf aber vom Benutzer geändert werden.

Durch klicken der Schaltfläche OK wird das Dokument in Vertec als Aktivität abgelegt. Die E-Mail Metadaten (Empfänger, Sender, etc.) und die gesamte E-Mail als Anhang werden im Hintergrund aufbereitet und an Vertec übermittelt.

In Vertec sieht die erstellte Aktivität dann wie folgt aus:

Innerhalb von Vertec werden Kunden und deren E-Mail Adresse abgelegt. Diese E-Mail Adressen werden durch das Vertec Notes Addin auch im Notes Client zur Verfügung gestellt.

Beim Erstellen eines neuen E-Mails kann der Benutzer über den Button Adressauswahl Adressen direkt aus Vertec beziehen.

Ein Klick auf diesen Button öffnet einen Dialog, in dem auf die Adressen in Vertec zugegriffen werden kann. Die entsprechenden E-Mail Adressen können dann in den Feldern AN, CC, und BCC positioniert werden.

Weiter kann auch eine Datei hinzugefügt werden. Ein Klick auf den Button Datei... öffnet die Dateiablage des ersten Objekts in der Liste der ausgewählten Einträge in folgender Reihenfolge:

1. Projekt
2. Phase
3. Adresseintrag

Zusätzlich können auch bereits Projekte und Phasen vorausgewählt werden. Projekte und Phasen werden oben unter Ausgewählte Einträge dargestellt. Adressobjekte werden dort nicht noch einmal aufgelistet, sie werden jeweils in den Feldern AN, CC, BCC als E-Mail Adresse angezeigt.

Möchte man den Kunden suchen, so kann im Dialog auf den Tab Suchen geklickt werden. Danach erscheint folgende Suchmaske:

Durch klicken auf die Schaltfläche OK wird der Dialog geschlossen und die E-Mail um die selektierten Daten ergänzt.

Beim Ansprechen der Vertec Schnittstelle wird geprüft, ob der Benutzer bereits angemeldet ist. Ist dies der Fall, kann direkt mit der Verarbeitung der Daten gestartet werden. Ist der Benutzer nicht in Vertec angemeldet, wird die Software gestartet und der Benutzer muss sich über das Anmeldefenster anmelden. Meldet sich der Benutzer nicht an, wird der Vorgang abgebrochen.