Vertec-Integration in Canon Therefore™

Bezeichnung	Vertec-Integration in das System Therefore von Canon
Anbieter	Canon (Schweiz) AG
Lizenz	Einmalige Lizenzkosten oder Miete
Zielgruppe	Vertec-Kunden, die Prozesse transparenter und effizienter gestalten sowie ihre Dokumentenverwaltung elektronisch lösen, gesetzeskonform archivieren und einfach von überall im Zugriff haben wollen.
Kurzbeschreibung	Die Vertec-Therefore-Integration archiviert Dokumente wie Rechnungen, Briefe, Mails etc., die in Vertec produziert werden. Mit Therefore von Canon, organisieren Sie elektronische Dokumente innerhalb Ihres Unternehmens effizient und legen sie gesetzeskonform ab. Mit Hilfe elektronischer Workflows lösen sie manuelle durch elektronische Prozesse ab, um die Übersichtlichkeit zu steigern und Bearbeitungszeiten zu verkürzen.
Voraussetzungen	Eine aktive Vertec- und Therefore-Installation
Kosten	Auf Anfrage
Kontakt	Canon (Schweiz) AG Richtistrasse 9 8304 Wallisellen Tel. +41 848 833 835 im@canon.ch www.canon.ch/im   Canon Deutschland GmbH Europark Fichtenhain A10 D-47807 Krefeld Tel. +49 2151 345 0 www.canon.de

Canon Therefore? ist eine massgeschneiderte «Information-Management-Lösung» für Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen jeder Grösse. Therefore stellt eine technologisch führende, unternehmensweite Systemarchitektur zur Verfügung, die das Verwalten, Finden und Bearbeiten von Dokumenten optimiert. Es wurde speziell für die heutigen, anspruchsvollen Anforderungen an die Unternehmensorganisation entwickelt.

Beispiel einer Integration von Therefore in eine Systemlandschaft mit Vertec:

Der Trend zu dezentraler Unternehmensführung wird immer stärker. Flache Führungsstrukturen setzen den unmittelbaren Zugriff auf wichtige Informationen für die Mitarbeiter voraus, egal wo und wann. Das Therefore Dokumentenmanagement garantiert eine effiziente Informationsverarbeitung. Es ermöglicht ein schnelles Finden, Bearbeiten und Verteilen von Informationen und unterstützt so unternehmerische Entscheidungen - unabhängig vom Standort. Organisation und Optimierung der Prozess- und Servicequalität durch das Therefore Dokumentenmanagement schaffen Wettbewerbsvorteile, reduzieren die Kosten, erhöhen die Sicherheit und gewährleisten eine vollständige Revision sämtlicher Unternehmensdaten.

Das Konzept dieser Funktion lässt sich am besten am Beispiel der papierbasierten Entsprechung erklären. Dies könnte ein Hefter mit einem Deckblatt sein, das übergeordnete Informationen wie die Fallnummer und Kundendetails enthält. In dem Hefter könnten sich mehrere Trennblätter befinden, um die verschiedenen Arten von Dokumenten zu unterscheiden, die zum Fall gehören. Hierbei könnte es sich um Berichte, Angebote und Schriftwechsel handeln. Mit Therefore Case Management kann eine elektronische Version des Falls erstellt werden. Diese besteht aus einer Falldefinition mit den übergeordneten Informationen und den einzelnen Kategorien, über die die Art der Dokumente definiert wird, die im jeweiligen Fall enthalten sind.

Zusätzlich unterstützt diese Funktion auch das Konzept dokumentenfreier Workflows. So kann beispielsweise durch ein Telefongespräch ein Kunden-Support-Workflow ausgelöst werden, selbst wenn keine E-Mail oder ein sonstiges Dokument vorliegt, um den Workflow zu starten.

Dokumentenlösungen von Therefore bieten den Benutzern neue Möglichkeiten zur Erfassung und Verteilung von Informationen. Die Lösungen lassen sich in vielen Geschäftsbereichen wie Bestellungen, Lieferscheine, Zustellungsnachweise, Rechnungen und Debitoren anwenden. Innerhalb des Marktes für Firmenanwender richtet sich Therefore an alle Unternehmensformen, vom Klein- und Mittelbetrieb bis zum multinationalen Konzern - ganz einfach an jedes Unternehmen, in dem Informationen archiviert oder Papierdokumente umgehend am Arbeitsplatz verfügbar sein müssen.

• Direkt von Vertec oder anderen Applikationen via standardisierter oder individueller Schnittstellen
• Via Hotfolder aus einem Netzwerkverzeichnis
• Drag and Drop
• Eingescannt mit einem MFP oder jedem anderen Scanner
• Erfassung-Workflow mit Form-, OCR-, ICR- und Barcode-Erkennung

• Prozess- und Servicequalität: Standortunabhängige Online-Verfügbarkeit aller Dokumente, Kundendokumente online, effiziente Suche und Bearbeitung, sofortige Auskunftsbereitschaft und Verteilung wichtiger Informationen, flexible Prozessgestaltung und Reduktion der Durchlaufzeiten
• Controlling und Sicherheit: Flexible Suche durch Navigation in den Dokumenten, konsequentes Drill-Down vom Report bis auf Belegebene, Zugriffsberechtigung, automatische Datenspiegelung, Ausfallsicherheit
• Kostenreduktion: Weniger Papier- und Reproduktionskosten, geringere Archivierungskosten (Mobiliar, Raum)
• Wettbewerbsvorteile: Verkürzung von «Time-to-Market», schnellere Produktentwicklung durch Online-Verfügbarkeit, Qualitätsdaten-Management

Der Therefore-Server stellt die Dokumente unternehmensweit für die Benutzer bereit. Die Auslastung der Speichermedien und des Netzwerks wird durch die technisch führende Systemarchitektur optimiert. Zudem steuert er die Verfügbarkeit aller Dokumente.

• Berücksichtigt die individuellen Zugriffsberechtigungen der Benutzer
• Steuert den Workflow für alle archivierten Dokumente
• Speichert kostenoptimiert durch Auslagerung auf verschiedene Endmedien
• Bietet Ausfallsicherheit durch automatisches Backup Failover
• Erstellt einen Volltext-Index
• Erstellt eine digitale Signatur für alle archivierten Dokumente

Therefore bietet verschiedene Zusatzmodule für das Einscannen von Papierdokumenten und das Archivieren im Datenspeicher.

Die Microsoft Exchange E-Mail-Archivierung erlaubt es, den MS Exchange Server nachhaltig zu entlasten. Die gemäss den Vorgaben wie Alter, Grösse, Ordner usw. selektierten E-Mails werden vom MS Exchange Server übernommen und im Therefore-Archiv gespeichert. Das E-Mail wird im MSG-Format inklusive allen Attachments archiviert. Der Benutzer erkennt die Auslagerung durch das Therefore-Icon im Outlook. Der Zugriff ist für die Benutzer weiterhin jederzeit möglich.