Arbeitszeiterfassung in Vertec leicht gemacht

Zumindest in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung war die Vergangenheit einfacher: Arbeitnehmer kamen morgens in die Fabrik oder ins Büro und gingen abends nach Hause, die Zeit dazwischen galt – von Pausen abgesehen – als Arbeitszeit. In der Industrie kamen meist Stechuhren zum Einsatz, um diese Zeit minutengenau zu registrieren.

Heute sind gerade im Dienstleistungsbereich Arbeit und Privatleben kaum noch strikt zu trennen. Arbeitnehmer erledigen Arbeiten im Home Office, blicken im Abend nochmals in ihre Mailbox oder nutzen die Zugfahrt dafür, ein Angebot zu erstellen. Vor allem, wenn diese oftmals kürzeren Arbeiten nicht direkt einem verrechenbaren Projekt zuzuordnen sind, geht die Erfassung dieser Arbeitszeit gerne vergessen – meist, weil sie dem Mitarbeiter zu aufwändig erscheint oder er nicht weiss, welchem Projekt er diese Arbeiten belasten kann.

Eine solche Praxis ist langfristig weder im Sinne der Arbeitnehmer noch im Sinne der Arbeitgeber, da die einer ungesunden Überarbeitung Vorschub leistet. Vor allem widerspricht sie aber den gesetzlichen Vorgaben, die für die meisten Angestellten gelten. Die Gesetzgebung sieht auch für Dienstleistungsbetriebe nach wie vor eine vollständige Erfassung der Arbeitszeit als Normalfall vor.

Zeiterfassung mit oder ohne Leistungserfassung

Idealerweise werden in Vertec sämtliche Leistungen mit der bewährten Projektzeit- bzw. Leistungserfassung, dem Kern der Vertec-Software, auf externe oder interne Projekte erfasst. Die von den Mitarbeitern eingegebenen Daten werden dann direkt für die Fakturierung, die Arbeitszeitauswertungen, Überstunden- und Ferienkontrollen sowie für projektbezogene Soll-/Ist-Vergleiche verwendet. Sie stellen auch die Grundlage für die Kostenrechnung und Proftabilitätsanalyse dar. Zusätzlich zu den klassischen Eingabefeldern können bei der Leistungserfassung Von-Bis-Felder oder ein Pausenfeld eingeblendet werden. Mit der integrierten Timer-Funktion kann die Software die Arbeitszeit zudem fortlaufend erfassen und darstellen.
Alternativ dazu bietet Vertec mit der Präsenzzeit-Erfassung eine weitere Möglichkeit für die gesetzlich vorgesehene Arbeitszeit-Erfassung: Die Präsenzzeit-Liste erlaubt das Erfassen von mehreren Von-Bis-Zeitperioden pro Tag, pro Periode kann optional ein Text erfasst werden. So kann wie bei einer Stechuhr die gesamte Arbeitszeit dokumentiert werden.

Die Präsenzzeit-Erfassung hat keinerlei Auswirkungen auf erfasste Leistungen. Anhand der aufsummierten Präsenzzeit und der erfassten Leistungen lässt sich aber rasch erkennen, welcher Anteil der Arbeitszeit nicht als verrechenbare Leistung erfasst wurde oder ob – im Idealfall – für die gesamte Präsenzzeit Leistungen erfasst wurden.

Mit der Präsenzzeit-Erfassung und der vollständigen Leistungserfassung bietet Vertec also ein breites Feld an Möglichkeiten, um die Zeiterfassung auf die Bedürfnisse der Angestellten und des Unternehmens und die gesetzlichen Anforderungen auszurichten.