Spesen digital und automatisiert erfassen mit der Vertec Phone App

Mitarbeiter im Außendienst, im Home Office und an mehreren Standorten: Viele Unternehmen wissen, dass die Rückerstattung von Spesen oft einen hohen administrativen Aufwand verursacht. Dies gilt vor allem in Dienstleistungsunternehmen, wo Reisekosten und Spesen für laufende Mandate, Kunden oder Projekte getätigt und entsprechend abgerechnet werden müssen. Vertec kann hier Ihre internen Prozesse verschlanken und dabei helfen Zeit zu sparen: Die Vertec Phone App bietet als Spesenabrechnung App die Möglichkeit, Belege  direkt mobil zu erfassen.

1. Lange Wege bis zur Rückerstattung der Spesen
2. Belege mobil mit dem Smartphone fotografieren
3. Papierbeleg und Speseneintrag miteinander verknüpfen
4. Spesenfreigabe komplett digitalisiert mit Vertec

1. Lange Wege bis zur Rückerstattung der Spesen

Was für ein Aufwand: Mitarbeiter müssen ihre Spesen erfassen und zusammen mit den Papierbelegen bei der Administration für eine vollständige Spesenabrechnung einreichen. Anschließend werden diese beispielsweise vom Vorgesetzten freigegeben und von der Finanzabteilung erneut geprüft und kontiert. An dieser Stelle stellt insbesondere die korrekte Verbuchung der Mehrwertsteuer (Vorsteuer) eine grosse Herausforderung dar. Aber auch das Zusammenführen der Papierbelege und der schon auf dem Projekt gebuchten Spesen ist eine aufwändige Arbeit. Die Buchhaltung muss nun prüfen, ob für jeden Speseneintrag auf dem Projekt auch ein entsprechender Papierbeleg vorliegt.

Wie man schon der Schilderung entnehmen kann, bindet dieser Ablauf zahlreiche Ressourcen und kostet intern eine Menge Zeit. Denn nicht selten kommen in dem Erstattungsprozess der Reisekosten und Spesen Rückfragen auf, die zu einem Ping-Pong-Spiel per E-Mail führen. Fehlende Informationen müssen mühsam zusammengetragen werden. Noch aufwändiger kann das Ganze bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder virtuellen Unternehmen werden. Hier müssen die Papierbelege per Post an die zentrale Buchhaltung geschickt werden. Automatisch läuft hier gar nichts.

2. Spesenbelege einfach mit dem Smartphone fotografieren

Mit dem neuesten Update (Version 1.0.3, benötigt Vertec 6.2.0.7, im Cloud Abo bereits verfügbar) unterstützt die Vertec Phone App in ihren Basis-Funktionen das Aufnehmen von Spesenbildern direkt bei dem Erfassen der Spesen und Reisekosten. Nachdem Sie in Vertec eine Spese eingegeben haben, können Sie den passenden Beleg direkt als Belegbild mit dem Handy fotografieren und der jeweiligen Spese in der App zuordnen. Dies geschieht komplett mobil in der Spesen App von Vertec.

3. Papierbeleg und Speseneintrag miteinander verknüpfen

Auch wenn man nicht bereit ist, den Prozess vollständig zu digitalisieren, ein wesentlicher Vorteil ist damit schon erreicht: Für die Buchhaltung ist sofort ersichtlich, welcher Papierbeleg und welche Quittung zu welchem Speseneintrag gehört. Der gesamte rückzuerstattende Betrag wird in Vertec automatisch berechnet.

4. Spesenfreigabe komplett digitalisiert mit Vertec

Der Prozess der Bearbeitung von Spesen und Belegen als Reisekostenabrechnung für Geschäftsreisen  lässt sich mit Vertec aber auch vollständig digitalisieren. Denn die Behörden akzeptieren für den Nachweis einer Vorsteuer immer häufiger rein digitale Belege (so beispielsweise in der Schweiz). Der gesamte Prozess der Abrechnung, inklusive der Spesenfreigabe, kann auf Wunsch heute schon komplett digital durchgeführt werden - auch in mehreren Währungen bzw. Ländern. Für die meisten Unternehmen dürfte sich dies lohnen, insbesondere wenn sie mehrere Standorte haben oder einige ihrer Mitarbeiter im Home Office tätig sind.

Aber was passiert, wenn die Steuerbehörden den rein elektronisch verfügbaren Beleg bei einer Betriebsprüfung nicht akzeptieren? Im Idealfall lassen Sie alle Spesenbelege (beispielsweise von den jeweiligen Mitarbeitern) als Daten sammeln und am Ende des Geschäftsjahrs zentral ablegen - ohne das eine manuell Zuordnung ("reconciliation") erfolgt. Diese Daten können Sie auch als Export aus Vertec heraus zur Verfügung stellen.

Überzeugt? Dann freuen wir uns auf Ihre Anfrage!

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Disclaimer:Wir sind keine Steuerexperten und können daher nicht sagen, ob die Steuerbehörden in jedem Fall die Vorsteuer gewähren, wenn man diese nur elektronisch geltend macht. Im Zweifelsfall sollten Sie Ihren Spesenprozess mit Ihrem Steuerberater oder den Steuerbehörden abstimmen.