Administrativen Aufwand senken dank Webservice Schnittstelle zum ERP

Immer mehr Interaktion zwischen Kunden und Anbietern läuft übers Web: Kontaktanfragen, Buchungen für Veranstaltungen bei Beratungsunternehmen, Supporttickets bei dem Softwareanbieter einstellen u.v.m.
Gerade bei Dienstleistern, die lieber Leistungen verrechnen, als administrativen Aufgaben nachzugehen, sorgt das Verschlanken von Prozessen für Wettbewerbsfähigkeit.

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie z.B. als Vertec-Kunde mit Hilfe der Webservice Schnittstelle Informationen von außerhalb mit minimalem administrativen Aufwand verarbeiten und sich somit mehr dem Kerngeschäft widmen können, ohne in weitere Software investieren zu müssen.

ERP mit CMS verbinden - so kann administrative Arbeit abgebaut werden

Seminare, Workshops, Veranstaltungen – das führt zu allerhand Verwaltungsaufwand

Viele Berater, Softwareunternehmen und Anwälte bieten neben ihren Beratungsleistungen auch Seminare bzw. Workshops oder Schulungen an oder laden Kunden und Interessenten zu Veranstaltungen ein. Business Lunch, Unternehmerfrühstück, ein "Get together" beim Feierabendbier etc. liegen nach wie vor im Trend. Doch zwischen Einladung und Durchführung der Veranstaltung gibt es jede Menge Administration zu bewältigen.

Steht schon mal das Programm für Ihre Veranstaltung, müssen die potentiellen Teilnehmer informiert bzw. eingeladen werden. Die Kampagnen werden beispielsweise in Vertec geplant und die Zielgruppe wird eingeladen. Es werden Newsletter verschickt oder Serienmails, manchmal auch klassisch Briefe per Post verschickt. Das sieht hochwertig aus. Soweit so gut. Jetzt erhofft man sich zahlreiche Anmeldungen. Spricht das Thema die Zielgruppe an, kommen diese auch. Per Antwortkarte oder Antwort-Email, per Telefon, per Webseite.

Wenige Teilnehmer lassen sich noch problemlos manuell einpflegen: "Dörte Hansen, angemeldet am, Anzahl Personen, etc." Doch viele Teilnehmer bei mehreren Events zu verwalten, das frisst schon mehr Zeit. Spätestens wenn die Veranstaltung kostenpflichtig ist, geht es richtig los mit der Arbeit. Der Preis muss noch eingetragen werden. Ach ja, und bloß nicht vergessen, mal eben in Word die Rechnung zu stellen! Noch mehr Aufwand.

Helfen denn Content Management Systeme dabei nicht?

Doch, schon, aber! Ich kann vieles im Content Management System (CMS) tun, in WordPress oder Typo 3 zum Beispiel. Im Backend legen Sie die Veranstaltungen an und diese sind dann sofort online und buchbar. ABER: Wie kommt die Rechnung zum Kunden, wie sehen Sie, welcher Kunde sich wo in der Vergangenheit angemeldet hat, No-Shows, oder gar den Deckungsbeitrag der Veranstaltung? Richtig! In Vertec zum Beispiel.

Schritte sparen dank Webservice Schnittstelle

Logische Konsequenz wäre da also, die Systeme zu verbinden. Denn meist ist es nicht gewollt oder gar möglich, den Kunden Zugriff auf Ihr ERP zu gewähren. Eine Webservice Schnittstelle (XML API) kann hier die Lösung bieten.

Wie wäre da zum Beispiel das? Sie pflegen die Veranstaltungen nur einmal – im CMS, beispielsweise in WordPress. Die Interessenten lotsen Sie in Ihren Einladungen auf Ihre Webseite und dort melden sie sich an. Dank der Webserviceschnittstelle synchronisieren sich nicht nur die Veranstaltungen und die Anmeldungen der Teilnehmer mit Vertec, sondern in Vertec werden auch gleich die entsprechenden Informationen vernetzt. Wenn Sie wollen sogar noch die Rechnungen für die Teilnehmer automatisch generiert? Dann klappt es ja doch, pünktlich zum Abendessen zu Hause zu sein!

Webservice Schnittstelle Vertec - Kontaktübersicht

Beispiel in Vertec: Übersicht auf einem Kontakt, auf welche Veranstaltungen dieser bereits eingeladen war

Webservice Schnittstelle Vertec - Seminarteilnehmer

Beispiel in Vertec: Excel adé. Verknüpfte Teilnehmer auf einem Seminar

Webservice Schnittstelle Vertec - Rechnungen

Beispiel in Vertec: Automatisch erzeugte Rechnungen je Teilnehmer auf einem Seminar. Das erspart Handarbeit!

Die Webservice Schnittstelle bietet noch mehr Einsparpotential –
Kontaktaufnahme von Interessenten, Projektstände, Supporttickets, u.v.m.

Möchten Sie zum Beispiel, dass sich Interessenten über die Webseite melden und gleich im CRM angelegt werden? Natürlich mit dem DSGVO-Flag "Kam über die Webseite und ist mit der Datenspeicherung einverstanden"? Geht. Schon spart man sich den manuellen Übertrag ins CRM und könnte auch gleich noch dem Verkauf eine Wiedervorlage generieren lassen. Hier muss man allerdings sagen, dass die Häufigkeit dieses Events für eine Kosten/Nutzen-Betrachtung ausschlaggebend ist. Denn so toll Automatisierungen klingen, muss man immer abwägen, wann sich das Investment amortisiert.

Mittels dieser Schnittstelle lassen sich also XML Objekte zwischen der Webseite und Vertec austauschen. So könnten Kunden beispielsweise auch Projektstände einsehen oder weitere Informationen aus Ihrem ERP zur Verfügung gestellt bekommen, je nach individuellem Anwendungsbeispiel. Und das Ganze ohne eine Lizenz für den Kunden zu benötigen, oder ihm Zugang zu Ihrem System gewähren zu müssen. Trotz Berechtigungsschemata ist das nach wie vor sehr häufig unerwünscht.

Man kann mit der Anbindung Web an Vertec auch noch weiter gehen. Unser Kunde conplement AG aus Nürnberg hat z.B. eine Möglichkeit geschaffen, dass seine Kunden per Web Tickets für den Support erfassen und nachverfolgen können. Diese Tickets werden dann in Vertec per Webservice Schnittstelle angelegt und die Bearbeitungsstände werden dann zurück zur Webseite übertragen (vgl. Success Story).

Kann ich diese Anbindung selber umsetzen?

Sofern Sie über entsprechendes Knowhow verfügen, ist das machbar. Wir haben die Webservice (XML) Schnittstelle entsprechend in unserer Knowledge Base transparent dokumentiert. Hier finden Sie die Artikel XML Schnittstelle und XML Server.

Und wenn ich das alles haben möchte, aber selber nicht umsetzen kann?

Auch dafür gibt es Profis. Die Digitalisierungsprofis von webschuppen haben bereits viele Erfahrungen mit der Vertec API gesammelt und verfügen daher über das entsprechende Knowhow. webschuppen hat einen sehr ähnlichen Anwendungsfall für die Seminarbuchungen, wie oben beschrieben bereits umgesetzt. Erfahren Sie mehr über das Vertec WordPress Plugin der Firma webschuppen. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten eines kompetenten Ansprechpartners.

Tobias Wielki

Blogartikel erfasst von

Tobias Wielki

Geschäftsführer Vertec GmbH

Seit 2012 verantwortet Tobias Wielki den Vertec-Standort Hamburg.

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