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Plug-in: Lizenzverkauf und Serviceverträge

Dieses Plug-in ergänzt Vertec mit Funktionen zum Verkaufen, Verwalten und Verrechnen von Lizenzen und Serviceverträgen.

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Erstellt: 27.07.2021
Aktualisiert: 06.08.2021 | Erstpublikation

Mit dem Plug-in Lizenzverkauf und Serviceverträge lassen sich der Verkauf von Softwarelizenzen und die Verwaltung und Abrechnung von Serviceverträgen, wie zum Beispiel Wartungs- oder Hotlineverträge, abbilden.

Download und Installation

Laden Sie das Plug-in mit nachfolgendem Download Link herunter und spielen Sie es in Ihr Vertec ein. Das genaue Vorgehen ist im Artikel Wissenswertes zu den Plug-ins beschrieben.

Version Beschreibung Download
6.4.0.17

Ab dieser Version können pro Klasse mehrere Klasseneinstellungen parallel geführt werden und somit Konflikte zwischen importierten Klasseneinstellungen und bereits bestehenden Anpassungen vermieden werden.

ConfigSet_LizenzverkaufUndServicevertraege.xml

Anforderungen

  • Für dieses Plug-in ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.
  • Die Zusatzklasse28 darf noch nicht in Verwendung sein.

Anwendung

Durch den Import dieses Plug-ins wird die Zusatzklasse Lizenzprodukte angelegt. Unter Einstellungen > Lizenzprodukte können Name und Hersteller als Freitext eingegeben werden.

Um Lizenzen zu verkaufen oder Serviceverträge abzuschliessen, müssen Auslagetypen angelegt werden. Die hinterlegten Lizenzprodukte stehen anschliessend in den Auslagentypen zur Auswahl. Dadurch können für ein Lizenzprodukt verschiedene Arten von Verträgen und Lizenzen angelegt werden, um beispielweise Staffelpreise abzubilden.

Auf Auslagetypen kann zusätzlich zu den Lizenzprodukten auch eine Art ausgewählt werden. Die zwei Arten Lizenzverkauf und Servicevertrag sind für dieses Plug-in relevant und werden automatisch mitimportiert. Bei allen anderen vorhandenen Auslagentypen, bzw. diejenigen, die nichts mit Lizenzen oder Serviceverträgen zu tun haben, bleibt das Feld Art Auslagentyp leer.

Auslagentypen Servicevertrag

Beim Typ Servicevertrag können folgende Felder ausgefüllt werden:

  • Kündigungsfrist: freies Textfeld zur reinen Information (Kündigungen müssen manuell eingegeben werden)
  • Rechnungsintervall: monatlich, quartalsweise, habjährlich, jährlich
  • % vom Lizenzbetrag: Damit kann der Preis des Servicevertrages berechnet werden, z.B. 5 % des Lizenzbetrages. Der Wert kann später auf den Serviceverträgen aber noch übersteuert werden.
    • Beispiel: 5 % aus einem Lizenzverkauf von 10.000 CHF ergibt einen Preis von 500 CHF.
  • Rabatte berücksichtigen: Wenn der Preis aus einem Lizenzverkauf berechnet wird, muss entschieden werden, ob der rabattierte oder der Orinigalpreis als Basis verwendet wird.
    • Beispiel: 5 % aus einem Lizenzverkauf von 10.000 CHF abzüglich einem Rabatt von 10%, also 9.000 CHF, ergibt einen Preis von 450 CHF.

Auslagentypen Lizenzverkauf

Beim Lizenzverkauf können zusätzlich zu den Feldern Code und Text die Felder Produkt und Lieferant ausgefüllt werden. Die Preise können über den internen und externen Stückwert hinterlegt werden.

Erfassung von Lizenzverkäufen und Serviceverträgen

Um eine Lizenz oder einen Servicevertrag zu verkaufen bzw. abzuschliessen, muss ein Projekt (und wenn gewünscht dazu eine Offerte) angelegt werden. Daher muss der Benutzer der Benutzergruppe Projektleiter zugeordnet sein. Zu dem Projekt muss zudem eine Phase angelegt werden, auf der sich die Art auswählen lässt: Lizenzverkauf oder Servicevertrag. Alle anderen Phasen haben die Art Dienstleistungen und können nicht für Lizenzverkäufe oder Serviceverträge genutzt werden. Für Projektphasen werden neue Listeneinstellungen mit einer zusätzlichen Spalte Art mitgeliefert.

Hinweis: Bestehende Listeneinstellungen für die Linktypen Phasen unter Projekten und Offerten werden dabei überschrieben und können nicht wiederhergestellt werden. Sichern Sie bei Bedarf Ihre Listeneinstellungen mithile der Vertec Excel-Datei zum Kopieren von Listen.

Je nach Art der Phase gibt es auf der Phase im Neu-Menü die Einträge Lizenzverkauf oder Servicevertrag .

Im Rootordner Verkauf stehen zudem Jahresübersichten für verkaufte Lizenzen und Serviceverträge zur Verfügung.

Lizenzverkauf

Beim Lizenzverkauf kann zusätzlich zum Offerttext eine individuelle Bezeichnung eingegeben werden.

Die Ansätze werden aus dem Auslagentyp übernommen und können bei Bedarf überschrieben werden. Auf den Verkaufspreis kann ein prozentualer Rabatt oder Rabattbetrag gewährt werden. Nach der Eingabe der Anzahl wird der Totalbetrag berechnet.

Servicevertrag

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Preis eines Servicevertrages zu berechnen:

Berechnung über Anzahl und Preis

Bei dieser Berechnung wird der Totalbetrag aus Anzahl und Verkaufspreis berechnet. Auf den Preis kann ein Rabatt gewährt werden.

Berechnung über Lizenzbetrag

Bei dieser Berechnung muss die Checkbox Preis berechnen aktiviert werden. Anschliessend können die Lizenzen ausgewählt werden, aus denen der Preis berechnet werden soll.

Abhängig vom Auslagentyp werden Rabatte auf dem Lizenzverkauf berücksichtigt oder nicht.

Angebotserstellung

Mit diesem Plug-in wird eine Berichtsvorlage für Offerten über Lizenzen und Serviceverträge mitgeliefert. Erstellen Sie dafür auf dem Projekt eine Offerte und ordnen die entsprechenden Phasen zu. Anschliessend kann die Offerte in der Menüleiste via Drucken aufgerufen werden.

Fakturierung

Für die Fakturierung der Lizenzen und Serviceveträge gibt es zwei Scripts:

  • Lizenzen verrechnen (erstellt eine Lizenzrechnung für ein Projekt)
  • Serviceverträge verrechnen (erstellt eine Rechnung für alle Serviceverträge eines Projektes)

Diese können auf dem Projekt, der Phase oder dem entsprechenden Lizenzverkauf oder Servicevertrag ausgeführt werden.

Bei den Lizenzen werden nur diejenigen Lizenzverkäufe berücksichtigt, die noch nicht verrechnet wurden.

Bei den Serviceverträgen wird geschaut, ob laut Abrechnungsintervall (bspw. monatlich oder quartalsweise) eine Rechnung erzeugt werden muss und ob es für diesen Abrechnungszeitraum schon eine Verrechnung gab. Fällt das Startdatum in das Abrechnungsintervall, statt auf einen Anfang, so wird erst das nächste volle Abrechungsintervall fakturiert. Fällt das Enddatum in die Mitte eines Abrechnungsintervalls statt auf ein Ende, so wird dennoch der komplette Abrechnungszeitraum fakturiert.
Beispiel: Bei einer Laufzeit von 15.01. bis 15.02. und monatlicher Abrechnung wird nur der gesamte Monat Februar fakturiert.

Es wird nur vorschüssig fakturiert:

  • Monatsverträge werden monatlich für den Folgemonat fakturiert.
  • Quartalsverträge werden nur alle drei Monate fakturiert. Ist das Startdatum der 1. Juli, so wird nur bei Aufruf des Verrechnungsscripts mit Rechnungsdatum im Juni, September, Dezember und März der Vertrag fakturiert.
  • Halbjahresverträge werden nur alle sechs Monate fakturiert. Bei Startdatum 1. Juli wird nur bei Aufruf des Verrechnungsscripts mit Rechnungsdatum im Juni und Dezember fakturiert.
  • Jahresverträge werden nur alle 12 Monate fakturiert. Bei Startdatum 1. Juli wird nur bei Aufruf des Verrechnungsscripts mit Rechnungsdatum im Juni fakturiert.

Wenn die Verrechnung auf einem Projekt oder einer Phase ausgeführt wird, können die zu verrechnenden Verträge noch einmal manuell ausgewählt werden. Bei Projektlisten und Phasenlisten werden ohne Auswahl alle Einträge verrechnet.

Technische Informationen

Durch den Import des Plug-ins werden folgende Objekte angelegt:

Ordner

Rootordner Verkauf mit folgenden Unterordnern:

  • Lizenzverkauf und Serviceverträge
    • Projekte Lizenzverkauf und Serviceverträge: Enthält alle Projekte, in denen Lizenzen oder Serviceverträge enthalten sind.
    • Lizenzverkauf: Enthält einen Suchordner für Lizenzverkäufe. (Hier werden keine neuen Lizenzverkäufe angelegt, diese werden über die Phase angelegt.)
    • Serviceverträge: Enthält einen Suchordner für Serviceverträge. (Hier werden keine neuen Serviceverträge angelegt, diese werden über die Phase angelegt.)
    • Jahresübersicht verkaufte Lizenzen und Serviceverträge : Hier kann nachgeschaut werden, welcher Umsatz jeweils mit den Serviceverträgen und den Lizenzverkäufen erzielt wird.

Ordner Lizenzprodukte unter Einstellungen.

Benutzergruppen
  • Projektleiter (damit ein Projekt angelegt werden kann)
  • Ordnerzugriff Verkauf
  • Ordnerzugriff Rechnungsstellung

Die Bearbeiter müssen den entsprechenden Benutzergruppen zugeordnet werden.

Custom-Link-Typ
  • Auslagen-Verkauf
Wrapper-Link-Typ
  • Phasen-Auslagentypen
  • Lizenzverkauf-Phase
  • Phase-Serviceverträge
  • Offerte-Phasen
  • Projekt-Phasen
Scripts
  • Script: calculate_price_from_licences
  • Script: Lizenzen verrechnen
  • Script: Serviceverträge verrechnen
  • Script: module_licences
  • Script: tmp_tag_new_purchasetypephaselink
  • Event-Script: Event: Purchasetype changes on purchasetypephaselink
  • Event-Script: Event: Value changes on purchasetypephaselink
  • Event-Script: Delete licence invoice
  • Event-Script: New purchasetypephaselink
Berichtsvorlagen
  • Berichtsvolage Angebot Lizenzen und Serviceverträge
  • Berichtsvolage Rechnung Lizenzen und Serviceverträge
Klasseneinstellungen

Klasseneinstellungen und Seitenanpassungen für die Zusatzklasse28, Projektphase, Auslagentyp sowie Auslagentyp Zuordnung.

Zusatzfelder Es werden insgesamt 19 Zusatzfelder angelegt.
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