CRM und ERP Software für Berater

Vom Angebot über die Leistungserfassung bis zur Fakturierung alles in einem System. Bilden Sie Ihre Unternehmensprozesse so ab, wie es zu Ihnen passt.

Vertec Beratungssoftware

Leistungen erfassen leicht gemacht – die Daten werden für Fakturierung, Auswertungen und Controlling genutzt. Auch mobil per Phone App.

Vom Erstkontakt bis zur Rechnung

Integriert in einem System

CRM

Kombinieren Sie CRM Funktionen und Vertriebsaktivitäten mit Hilfe der lückenlosen Kontakthistorie.

  • Adressen verwalten und Angebot erstellen
  • Kundenbeziehungen pflegen und Sales Pipeline nutzen
  • Alle Vorlagen auf Ihr Corporate Design anpassen

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Projektcontrolling

Behalten Sie die Rentabilität Ihrer Aufträge tagesaktuell im Blick und kontrollieren Sie Ihre Arbeiten auf Knopfdruck.

  • Projektkalkulation und Projektcontrolling nutzen
  • Kostendeckung berechnen und Umsätze abgrenzen
  • Rentabilität berechnen

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Leistungserfassung

Erfasste Daten werden für Fakturierung, Auswertungen, Kontrollen sowie die Projekt Soll/Ist-Vergleiche verwendet.

  • Zeiten bzw. Leistungen erfassen
  • Spesen auch mobile erfassen mit der Vertec Phone App
  • Abwesenheiten verwalten

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Fakturierung

Rechnungen für Projekte und Mandate lassen sich mit Vertec mit wenigen Klicks erstellen.

  • Abrechnung nach Projektphasen oder Perioden
  • Freigaben in Ihre workflows einbinden
  • Wiederkehrende Rechnungen automatisch generieren

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Unsere Kunden

«Dank der integrierten Dokumentenverwaltung stehen alle relevanten Daten sofort zur Verfügung.»

Dr. Daniel Gubler, Mitglied der Geschäftsleitung AFC Air Flow Consulting AG

Business Software, wie für mich gemacht

Nutzen Sie den Mehrwert aus der Kombination von Standardsoftware und individueller Anpassbarkeit.

  • Jedes Unternehmen hat individuelle Prozesse – Vertec ist dafür gemacht, diese exakt so abzubilden, wie Sie es benötigen.
  • Dabei bleibt Ihr Vertec garantiert updatefähig, sodass Sie neue Features und Optimierungen nutzen können.
  • Transparente Hilfe dank Vertec Support, tagesaktueller Knowledge Base, Youtube Channel und Vertec Blog.

Konkrete Anwendungsfälle für Consulting-​Unternehmen

    Wie sehe ich die Kosten für meine Akquise im Vertrieb?

    Die Kosten für Akquisetätigkeiten im Vertrieb sind meist nicht unerheblich und dennoch für die Geschäftsanbahnung und das Neukundengeschäft unerlässlich. Bei einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung im Projektgeschäft können die Akquisetätigkeiten aber eine wichtige Rolle spielen, denn Sie geben einen Hinweis über die Rentabilität von Neukundengeschäften. Wenn Sie Akquiseaufwände im Controlling berücksichtigen möchten, gibt es prinzipiell zwei Wege, dies zu tun.

     

    Möglichkeit 1: Die unternehmensweite Betrachtung der Akquisekosten

    Sie buchen die Aufwände Ihrer Verkäufer, sowie die entstehenden Spesen auf ein internes Projekt namens "Akquise", um die vertrieblichen Tätigkeiten unternehmensweit auszuwerten. Die dort erfassten Leistungen sind schnell eingetragen und Sie erhalten eine Gesamtbetrachtung über die Akquisekosten insgesamt, können diese nach Zeiträumen filtern und sie in Relation zum Neukundenumsatz stellen.

    Akquisekosten in einem Projekt erfassen

    Akquisekosten unternehmensweit erfassen mittels Akquise-Projekt

    Möglichkeit 2: Die projektspezifische Betrachtung der Akquisekosten

    Möchten Sie den Genauigkeitsgrad erhöhen, erfassen Sie die Aufwände projektspezifisch. Das hat natürlich den Haken, dass sie jedes Mal ein Projekt anlegen  müssen, wenn Sie verkaufen. Genauer wird diese Betrachtung je Kunden-Projekt, indem eine Phase mit Namen "Akquise" erstellt wird. In der Detailansicht dieser Phase nehmen Sie einfach den Haken "Verrechenbar" raus.

     

    Somit kann der Vertrieb in der Leistungserfassung das Projekt und die Akquise Phase auswählen. Diese Leistungen werden somit nicht an den Kunden in Rechnung gestellt und steht für interne Auswertungen zur Verfügung. Diese Phase lässt sich wiederum global auswerten, um eine Gegenüberstellung der einzelnen Projekte z.B. hinsichtlich Akquise zu erhalten.

    Projektphase für Akquise

    Akquisekosten mittels Projektphase erfassen

    Wie viele Aufträge können wir noch annehmen?

    Viele Dienstleister nehmen neue Aufträge an, ohne konkret zu wissen, ab wann und mit welchen Ressourcen sie mit dem Auftrag anfangen können. Bis zu einer gewissen Grösse und Komplexität reichen Erfahrungswerte und Augenmass meist aus, doch ab einem bestimmten Punkt hilft es, wenn Sie die Ressourcenauslastung entsprechend strukturieren. Dies bietet Ihnen die folgenden Vorteile:

     

    • Sie können die Auslastung bzw. die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter optimieren
    • Sie können die Mitarbeiter nach Skills strukturieren und deren verfügbare Ressourcen einsehen
    • Sie können Aussagen über den zukünftigen Geschäftsverlauf treffen
    • Sie können Ihren Kunden verlässlichere Aussagen über den Projektverlauf geben

     

    Mit einer integrierten Software wie Vertec können Sie Sollzeiten, Urlaube und geplante Ressourcen auf einen Blick anzeigen lassen und über frei gewählte Zeiträume auswerten. Auf Wunsch können Sie für ein Reporting auch entsprechende Grafiken mit einfachen Excel Reports generieren.

    ressourcenplanung in vertec

    Ressourcenplanung in Vertec

    Mit einer Ressourcenplanung in Vertec vermeiden Sie Leerläufe bzw. Engpässe Ihrer Ressourcen gleichermassen und können entsprechend z.B. auch im Vertrieb darauf reagieren und Massnahmen vornehmen, um weitere Projekte/Aufträge zu gewinnen. Sie können in Vertec die Ressourcen monats-,wochen- oder tageweise planen, indem Sie Mitarbeiter auf Projekten oder Teilprojekten (Phasen) zuordnen. Sollzeiten, Urlaube und die Zuordnung zu anderen Projekten werden sofort mit berücksichtigt.

    ressourcenauslastung in vertec

    Excel-Report zur Ressourcenauslastung pro Mitarbeiter

    Wie kann ich meine Verkaufschancen tracken?

    Ein gutes Controlling im Vertrieb mit einem ERP System bietet Ihnen erhebliche Vorteile:

     

    • Es wird mit Wiedervorlagen sichergestellt, dass Sie keine Leads vernachlässigen, also auch rechtzeitig vom Vertrieb nachgefasst wird, um keine Aufträge zu verpassen.
    • Sie erhalten einen guten Forecast. Ein sogenanntes Lead Scoring hilft Ihnen, Leads zu bewerten in puncto Eintrittswahrscheinlichkeit, Datum und Volumen, um zu wissen, wie die Auftragslage in nächster Zeit aller Wahrscheinlichkeit sein wird.
    • Somit können Sie belastbare Aussagen über die zu erwartenden Einnahmen und die Liquidität des Unternehmens, sowie auf die Auslastungssituation der Mitarbeiter treffen.

     

    Das Bewerten und Tracken der Verkaufschancen ist heute in Sales Software bzw. in vielen CRM Systemen aufzufinden. Wichtig hierbei ist es, das richtige Controlling-Mass zu finden, um weder zu rudimentär, noch "over the top" zu controllen.

    Entscheidend ist, dass Sie ähnlich wie auch bei den Stammdaten (z.B. Kundenadressen) die Wiedervorlagen und Sales Opportunities zentral abspeichern. Somit sind für das gesamte Team einsehbar und für die Geschäftsleitung auswertbar. Dezentrale und unstrukturierte Ablagen der Vertriebsmitarbeiter machen ein verlässliches Controlling oder eine professionelle Krankheits- bzw. Urlaubsvertretung im Vertrieb unmöglich.

     

    Wiedervorlagen in Vertec

    In Vertec lassen sich Wiedervorlagelisten über die Aktivitäten sehr einfach erstellen. Die Aktivität in Vertec kennt per se Felder wie den Zuständigen, Priorität, Datum und Status (erledigt, offen) und kann sowohl mit einer Adresse, als auch mit einem Projekt verknüpft werden.

    Aktivität in Vertec

    Screenshot einer Aktivität in Vertec

    Diese Aktivitäten lassen sich in Vertec zentral verwalten, in Listen nach verschiedenen Kriterien (Zuständigkeit, Typ, Priorität) abfragen und sortieren. Alle Listen können je nach dem individuellen Kundengeschmack aufbereitet werden (Farben, Reihenfolge, etc.):

    Wiedervorlageliste in Vertec

    Screenshot einer frei konfigurierbaren Wiedervorlageliste

    Die Sales Pipeline in Vertec

    Eine Sales Pipeline kann in Vertec auf unterschiedliche Arten angelegt werden. Entscheidend ist es, dass Sie diese mit Ihrem individuellen Akquiseprozess abgleichen. Werden beispielsweise die Opportunities sehr früh festgehalten und ist die Auftragswahrscheinlichkeit eher gering, bieten sich auch hier die Aktivitäten in Vertec an. Diese lassen sich mit Zusatzfeldern einfach um weitere Felder ergänzen, wie z.B. Volumen und Auftragswahrscheinlichkeit, etc.

    Verkaufschancen in Vertec abbilden

    Screenshot eines Kundenbeispiels: Aktivität "Verkaufschance" erweitert um individuelle Felder

    Die Verkaufschancen auf Basis von Aktivitäten lassen sich ebenfalls als Sales Pipeline in einer Liste darstellen. Man kann diese Abfragen auf Wunsch auch nach einem Datumsbereich abfragen und eingrenzen.

    Sales Pipeline in Vertec abbilden

    Screenshot Sales Pipeline auf Basis von Aktivitäten

    Je nach Kundenbedarf und Akquiseprozess können Sales Pipelines in Vertec auch anders aufgebaut werden. Manche Unternehmen tragen die Opportunities erst dann als Forecast ein, wenn mögliche Projekte schon auf Projekt(phasen)ebene kalkuliert und budgetiert sind und ein Angebot vorliegt. Die Felder sind in der Auswertung wiederum recht ähnlich, das Volumen wird aus dem Projektphasenbudget ermittelt. In diesem Beispiel werden auf den einzelnen Projektphasen sogenannte Trichterwerte hinterlegt, um die verschiedenen Stadien (von der Kontaktphase bis zur Vertragsphase) einzeln abfragen zu können.

    Sales Pipeline auf Phasen

    Screenshot einer Sales Pipeline auf Projektphasenebene inkl. Trichterwert

    Fazit: In Vertec lässt sich Ihre Verkaufssteuerung softwaretechnisch sehr gut abbilden. Es gibt mehrere Varianten, wie man dies umsetzen kann.

    Wie kann ich schnell und unkompliziert meine Leistungen für die Rechnungsstellung kontrollieren?

    Viele Dienstleistungsunternehmen erfassen Ihre Leistungen in Tabellenkalkulationen oder in Zeiterfassungstools und übertragen diese manuell in Word für die Rechnungsstellung. Das Back-Office steht hierbei vor der Aufgabe, auf die Erfasser oder die jeweiligen Projektleiter zugehen zu müssen, um in Erfahrung zu bringen, ob und welche Leistungen verrechnet werden dürfen. Nach der Rechnungsstellung wird die Rechnung dann an den verantwortlichen zum letzten Check bzw. zur Freigabe geschickt.

     

    Es werden Leistungen gestrichen, falls diese Stunden nicht abgerechnet werden dürfen oder es werden Änderungen in Form von Texten oder Stunden vorgenommen. Mit Standardsoftware lässt sich hier viel Zeit und Abstimmungsaufwand einsparen. Über sogenannte Freigabeverfahren kann je nach individuellem Prozess sichergestellt werden, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und das OK für die Abrechnung durch die Verantwortlichen vorliegt.

     

    In Vertec können die Leistungen periodenweise freigegeben werden und nach Freigabe für eine weitere Anpassung gesperrt werden. Individuelle je Kunde können aber auch beliebige andere Freigabeverfahren umgesetzt werden. So kann auch auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert vom Bearbeiter freigegeben werden.

    Leistungsfreigabe je User

    Leistungsfreigabe je User

    Nach entsprechender Freigabe kann der Vorgesetzte oder Projektleiter diese z.B. einmal monatlich überprüfen und gesammelt für die Fakturierung genehmigen.

    Leistungsfreigabe durch Projektleiter auf Projektebene

    Leistungsfreigabe durch Projektleiter auf Projektebene

    Das Back-Office kann auf einen Blick sehen, welche Leistungen aktuell verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Etwaige Kommunikation untereinander wird so auf ein Minimum reduziert. Durch die Freigabe von Leistungen werden ebenfalls weniger Anpassungen an erstellten Rechnungen notwendig, was zu einer Reduktion von Aufwand und Kosten führt.

    Wie stelle ich sicher, dass ich keine kritischen Termine vergesse?

    Im Tagesgeschäft von Dienstleistungsunternehmen ist es von zentraler Bedeutung, seine Wiedervorlagen und Termine so zu verwalten, das nichts unter den Tisch fällt. Angebote müssen nachgefasst werden, Fristen laufen ab, Verträge müssen verlängert oder gekündigt werden. Häufig organisieren sich die dafür zuständigen Mitarbeiter hierfür mit Hilfe von Outlook Aufgaben oder Kalendereinträgen. Die Nachverfolgung dieser Aufgaben und Wiedervorlagen ist in den meisten Fällen nur für die jeweilige Person möglich und kann nicht über alle Bearbeiter hinweg ausgewertet werden. Bei Urlaub, Krankheit oder anderen Abwesenheiten können schnell Aufgaben und Termine übersehen werden.

     

    Tools wie Trello oder Asana eignen sich hier schon besser, gerade wenn es um Collaboration geht, denn andere können diese Aufgaben verfolgen, bekommen E-Mails bei Updates, Fälligkeit oder Erledigung. Was hierbei für eine kundenorientierte Arbeitsweise fehlt, ist der Link bzw. die lückenlose Historie am Kunden oder dem jeweiligen Kundenprojekt.

     

    Mit einer Business-Software können Sie Ihre Aktivitäten, Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine schnell und einfach erfassen. Diese können Sie auch an andere Kollegen vergeben und nachverfolgen. Sie sehen auf einen Blick, ob der Kollege diese Aufgabe schon erledigt hat oder diese in Bearbeitung ist, z.B. für den Fall, dass der Kunde genau bei Ihnen nachfragt. So können sie diesem Kunden schnell Auskünfte erteilen. In Vertec können Sie diese Termine und Wiedervorlagen über sog. "Aktivitäten" abbilden.

    Offene Aktivitäten in Vertec

    Ansicht der offenen Aktivitäten

    Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, beim Login in Vertec über ein Pop-up z.B. auf Termine oder Fristen hingewiesen zu werden. In unserem Blogartikel Benachrichtigung für fällige Tasks, Aktivitäten und Wiedervorlagen finden Sie ein Skript, um ein neuen Tab mit den offenen Aktivitäten beim Login zu öffnen. Somit können Sie keinen wichtigen Termin mehr übersehen. Über ein auf Ihre individuellen Regeln abgestimmtes Pop-Up können Sie ebenfalls direkt zu den Terminen, Aufgaben und anderen Dingen navigieren, und diese entsprechend abarbeiten.

     

    Über Ihre eigenen Termine hinaus können auch Teamleiter die offenen Aufgaben oder Wiedervorlagen des eigenen Teams einsehen oder auch Aufgaben und Fristen per SQL Suchordner in Vertec suchen. Sehen Sie in der Funktionsbeschreibung Fristenkalender, wie Sie Ihre  eigenen Fristen, oder die Ihres Teams mit Vertec organisieren können.

     

    In der On-Premise Variante von Vertec können Sie auch bei bestimmten "Events" eine E-Mail automatisch verschicken lassen. Dies empfiehlt sich insbesondere für Mitarbeiter, die sich nicht täglich in Vertec einloggen oder für sehr kritische Aufgaben.

    Wie kann ich Angebote bei Bestellung schnell und unkompliziert in die Auftragsabwicklung übergeben?

    Sie erstellen ein Dienstleistungsangebot in Word, Excel o. ä. und legen es im Anschluss in der Kundenablage ab? Dann kennen Sie das – bei Auftragserteilung wird das Angebot oder die Bestellung dann manuell bzw.- per E-Mail an die Auftragsabwicklung übergeben. Je nachdem, ob Sie mit Excel oder mit einem Zeiterfassungs- bzw. Projektmanagement-Tool arbeiten, tragen Sie dann die verkauften Kontingente oder Pauschalaufträge dort wieder ein, um den Verlauf der Projekte controllen zu können.

     

    Je nach Unternehmensgröße, Branche und Tätigkeitsbereichen variiert die Angebotserstellung. Dabei können Angebote folgende Merkmale haben:

     

    • sehr standardisierte Angebote mit wenig Text, dafür mit unterschiedlichen Positionen
    • sehr individuelle Angebote, welche viel Text enthalten
    • Kalkulation nach Pauschalbeträgen oder nach Aufwand (Time & Material)

     

    Die Vorteile, die Angebote direkt in einem integrierten System wie Vertec zu erfassen, liegen dabei auf der Hand:

     

    • Sie tragen die Angebotswerte nur einmal ein und bei Beauftragung stehen diese bereits im Projektcontrolling zur Verfügung. Ohne doppelte Dateneingabe oder Tippfehler.
    • Sie können die offenen Angebote in einer Sales Pipeline auswerten, um zu sehen, welche Aufträge wann mit welcher Wahrscheinlichkeit eintreten
    • Es gehen keine offenen Angebote und damit einhergehende Wiedervorlagen verloren
    • Sie können Aussagen über die zukünftige Ressourcensituation treffen
    Angebotstext in Vertec

    Kompakte Informationen zum Angebot

    Projektphasen im Angebot

    Projektphasen im Angebot

    Je nach Komplexität bzw. Individualisierungsgrad der Angebote können Sie in Vertec Textbausteine hinterlegen, die je Projektphase bzw. Angebotsposition auf Ihr Angebotstemplate überführt werden. Bei umfangreicheren Angeboten mit viel Prosa hat es sich bewährt, die Budgets für Stunden und Geldeinheiten aus Vertec in Ihre Wordvorlage per Mapping zu übertragen und dann in dem Word direkt den Text zu ergänzen, bevor das Angebot abgespeichert und verschickt wird.

     

    Das Angebot ist dann standardmässig mit dem Projekt und/oder dem Kunden verknüpft und kann aus Vertec aufgerufen werden. Die Budgetwerte stehen Ihnen für Abfragen und Auswertungen im System sofort zur Verfügung. Stellen Sie das Angebotsobjekt in Vertec oder auch nur einzelne Phasen/Positionen auf "erteilt", werden die hinterlegten Werte sofort in dem Projektcontrolling als verfügbares Budget angezeigt.

    Wie kann ich meine externen Mitarbeiter an den Kunden verrechnen?

    Viele projektorientierte Dienstleister arbeiten mit externen Mitarbeitern, z.B. mit Freelancern oder Spezialisten für bestimmte Fachbereiche zusammen. Meist senden diese dann nach getaner Arbeit Rechnungen an das Unternehmen. Entweder werden diese 1:1 mit Marge oder "verdeckt" an den Kunden weiterberechnet. Das Handling der Rechnungen erfordert in der Regel hohen administrativen Aufwand und ist auch eine mögliche Fehlerquelle im eigenen Fakturierungsprozess. Denn die Rechnungsbeträge oder einzelnen Leistungen der Freelancer werden meist manuell von Tabellenkalkulationen in Word übertragen, neu berechnet und als Rechnung an den Kunden geschickt. Moderne ERP Systeme vereinfachen dies und bieten ein hohes Einsparpotenzial.

     

    Um die externen Mitarbeiter effizient in den Prozess einzubinden, gibt es grundsätzlich zwei Varianten. Welche Methode man hier wählt, hängt davon ab, wie stark die externen Mitarbeiter in der Regel in die organisatorischen Abläufe eingebunden sind und wie diese Mitarbeiter ausgewertet und Ihren Kunden gegenüber abgerechnet werden müssen. Werfen wir mal einen Blick auf diese beiden Varianten:

     

    Variante 1: Die externen Mitarbeiter werden wie interne Mitarbeiter im ERP geführt

     

    Die externen Mitarbeiter erhalten in diesem Fall einen eigenen Login in das ERP System, die Berechtigungen sind dabei auf die ihm zugewiesenen Projekte beschränkt. Nun können die externen Mitarbeiter z.B. über das Web oder das Smartphone ihre Leistungen und Spesen direkt auf Ihren Kundenprojekten erfassen.

    Was spricht für diese Variante?

     

    • Sie können den jeweiligen Freelancer im Controlling mit aufnehmen und Kennzahlen wie Margen, Anzahl Stunden je Projekt/Zeitraum, erfasste Tätigkeiten usw. je nach Bedarf analysieren
    • Sie können den Mitarbeiter in der Auslastungsplanung berücksichtigen und sofort sehen, wann sie welchen Freelancer für wie lange brauchen
    • Die Rechnungen können direkt in Ihre Finanzbuchhaltung gehen, ohne diese zusätzlich im ERP zu erfassen und zu verwalten
    • Die Freelancer erfassen Ihre Projektzeiten direkt im ERP, ohne dass manuelle Schritte Ihrer Administration bei der Rechnungsstellung erforderlich sind
    • Sie benötigen zwar zusätzliche Lizenzen für die Freelancer, dies amortisiert sich aber sehr schnell durch die administrativen Einsparungen
    • Es lassen sich Profile inkl. Projekthistorie im ERP sehr einfach pflegen, somit können Sie auch eine Art Skillmanagement pflegen
    • Sie können die erfassten Stunden Ihrer Freelancer sehr detailliert ihren Kunden gegenüber ausweisen – müssen es aber nicht

     

     

    Variante 2: Die externen Mitarbeiter werden als Projektkosten betrachtet

    In dieser Variante erfassen die Freelancer oder weitere externe Mitarbeiter ihre Leistungen autark. Am Monats- oder Projektende erhalten Sie eine Rechnung der externen Mitarbeiter, die Sie als Drittkosten (Spesen) auf das Projekt im ERP System verbuchen und fakturieren.

    Was spricht für diese Variante?

     

    • Sie haben ein einfaches Kostencontrolling über die Drittkosten neben den erfassten Leistungen ihrer eigenen Mitarbeiter und sehen die Margen inkl. der Freelancer, wenn auch nicht detailliert aufgeschlüsselt
    • Die Rechnung Ihrer Freelancer kann (mit der ohne Marge) direkt an Ihre Kunden weiterberechnet werden, der administrative Aufwand ist hierbei minimiert
    • Die Rechnungsstellung wird vereinfacht, sowohl bei Festpreisen, als auch bei Projekten nach Aufwand

     

    Die Rechnungen der Freelancer können direkt an die FiBu via Standardschnittstelle übergeben werden (z.B. zu Datev)

    fremdleistungen verrechnen

    Kosten des ext. Mitarbeiters als Spesen mit Marge

    Mit Vertec lassen sich beide Varianten sehr gut abbilden und die Auswertungen nach den individuellen Bedürfnissen einrichten. Gerne helfen wir Ihnen bei der Analyse, welche Variante für Sie zielführender ist.

    Wie stelle ich einen zentralen, stets aktuellen Projektstatusbericht sicher?

    Die meisten projektorientierten Unternehmen kennen es: Projektstatusmeetings. Hierfür werden häufig Excel Tabellen gepflegt und die verantwortlichen Projektleiter investieren vorher viel Zeit, um die Zahlen auf den neuesten Stand zu bringen: Budget, erbracht Leistungen, abgerechnet Leistungen, Fremdkosten, Fertigstellungsgrade, persönliche Einschätzung der Lage usw. Sobald das Meeting vorbei ist, ist der Statusbericht schon wieder alt, denn die Geschehnisse im Projektverlauf ändern sich permanent.

     

    Im laufenden Projekt ist es ein erheblicher Vorteil, wenn alle Beteiligten den aktuellen Projektstand kennen. Dies ist die Grundlage um möglichst gut reagieren und gegensteuern zu können, wenn etwas nicht nach Plan läuft. Zentrale Elemente sind hierbei unter anderem:

     

     

    Das Budget-Controlling ist hierbei ein entscheidender Faktor, um die Deckungsbeiträge und die Rentabilität der Projekte im Auge zu behalten. Neben dem Budget ist aber auch der Fertigstellungsgrad von meist größeren Projekten von zentraler Bedeutung. Er kann Auskunft darüber geben, inwieweit ein Projekt abgeschlossen ist und welche Aufwände für den Projektabschluss notwendig sind.

    Projektphasen mit Budgetüberschreitung

    Beispiel einer Budgetübersicht des Projektverantwortlichen

    Die Fertigstellungsgradermittlung über ein SOLL/IST Vergleich des Budgets zu ermitteln, ist ein Indikator aber selten korrekt. Viel entscheidender ist es, wenn der Projektleiter eine Restaufwandsschätzung abgibt, um die fehlende Stunden mit dem verfügbaren Restbudget zu vergleichen. Für manche Projekte kann man über sogenannte Earned Value Analysen noch weiter gehen und die Werthaltigkeit der Projekte ermitteln. Dies ist ein wichtiger Punkt für die Leistungsabgrenzung bei Geschäftsabschlüssen.

     

    In einer Projektcontrolling-Software wie Vertec können Sie Ihr individuelles Projektcontrolling umsetzen. Die von Vertec zur Verfügung gestellten Controlling Funktionen lassen sich um Ihre speziellen Anforderungen sehr einfach ergänzen. Auch Aufgaben lassen sich projektbezogen verwalten und den zuständigen Mitarbeitern zuordnen. Mit der Vertec Ressourcenplanung können Sie darüber hinaus einsehen, wer mit welchen Verfügbarkeiten an den aktiven Projekten arbeitet.

     

    Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne, das für Sie passende Projektcontrolling in Echtzeit aufzusetzen. So können Sie auf das manuelle Zusammentragen von Projektstatusinformationen in Zukunft verzichten.

    Wie optimiere ich meinen Fakturierungsprozess?

    Die Abrechnung in Dienstleistungsunternehmen ist oft ein zeitintensives und fehleranfälliges Thema. Wenn für die Leistungserfassung und die Rechnungsstellung Insellösungen oder gar Word und Excel im Einsatz sind, dann schleichen sich viele Fehler ein. Leistungen und Beträge werden manuell übertragen, Leistungen oder Fremdkosten werden vergessen. Der Einsatz von Abrechnungssoftware kann diese Arbeiten erheblich vereinfachen.

     

    Das Tool kann die Arbeiten erheblich vereinfachen, jedoch steht am Anfang der Prozess. Idealerweise klären Sie intern zunächst, wer für welchen Handlungsschritt verantwortlich ist. Hierbei gibt es einige Punkte vorab zu klären:

     

    • Wer überprüft die auf den Projekten erfassten Leistungen?
    • Wer stellt sicher, dass diese Leistungen vollständig sind, z.B. mittels Freigabeprozess?
    • Wer entscheidet, wann welche Leistungen abgerechnet werden können?
    • Wer erstellt und verschickt die Rechnungen?

     

    Haben Sie diese Fragen für sich beantwortet, bietet Ihnen eine Leistungserfassungs- und Fakturierungssoftware erhebliche Vorteile. Die auf den Projekten erfassten Leistungen können per Knopfdruck abgerechnet werden. Manuelles Übertragen von Leistungen, Spesen oder Drittleistungen ist nicht mehr notwendig, diese erscheinen automatisch auf der Rechnung. Abrechnungszeiträume können ebenfalls vordefiniert oder ausgewählt werden.

     

    Es geht aber noch besser: Vertec Software können Sie ohne grossen Aufwand genau auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise lassen sich auf Ihren Rechnungsprozess angepasste Sichten erstellen, mit deren Hilfe Sie sofort sehen, welche Projektstände sich zur Abrechnung anbieten, sei es aufgrund der Höhe der offenen Leistungen oder der Höhe der Drittkosten.

    Ansicht aller Projekte mit offenem Honorar

    Ansicht aller Projekte mit offenem Honorar

    Sie können die Projekte beispielsweise nach zuständigem Projektleiter, Zeitraum oder weiteren Kriterien abfragen. Was nun folgt, sind meist manuelle Schritte:

     

    • Projekt öffnen
    • Rechnung erzeugen
    • Rechnung verrechnen
    • Rechnungsbeleg drucken
    • Per E-Mail versenden

     

    Vertec kann bei Bedarf diese Schritte für Sie automatisiert übernehmen. Sie rufen dann beispielsweise nur den Menüpunkt "offene Posten verrechnen" auf und Vertec legt Ihnen die Rechnungen als PDF per E-Mail Entwurf in Ihr Outlook. Automatisierungen bieten sich vor allem an bei Intervallrechnungen, sei es für Wartungsrechnungen oder Pauschalrechnungen.

     

    Bei Bedarf können Sie das Mahnwesen in Vertec abbilden und sich den Zahlungsstand Ihrer Rechnungen nach eigenen Kriterien anzeigen lassen. Möchten Sie die entsprechenden Mahnungen je Stufe mit dem der Mahnstufe zugehörigen Text drucken, so hinterlegen Sie einfach die Berichtsvorlage für Mahnungen.

     

    Die Geldeingänge, sei es Teilbeträge oder der gesamte Betrag, können den Rechnungen zugeordnet werden. Mit Hilfe von Schnittstellen (z.B. der Standardschnittstellen zu DATEV) lassen sich nicht nur die Rechnungen zur FiBu übertragen, sondern auch Zahlungseingänge ganz bequem in die Software importieren. Vertec kann Sie bei überfälligen Rechnungen erinnern und den Verantwortlichen z.B. automatisiert eine Mail schicken, je nach Ihrem Bedarf.

     

    Die entsprechenden Finanzbuchhaltungs-Konten werden in Vertec hinterlegt und an die FiBu übergeben. Die Konten sind auf dem jeweiligen Rechnungsobjekt einsehbar.

    rechnung buchen

    Rechnung buchen in Vertec

    Die Faktura Software ermöglicht es Ihnen, Ihren Fakturierungsprozess zu optimieren und Ihr Back-Office zu entlasten. Gerne helfen wir Ihnen bei der Umsetzung.

    Wie kann ich wiederkehrende Rechnungen (Abo- und Wartungsverträge) effizient abrechnen?

    Viele Softwareentwickler aber auch andere Dienstleister wie z.B. Beratungsunternehmen erzeugen in gewissen Intervallen wiederkehrende Rechnungen für ihre Kunden. Bei den Softwareentwicklern geht es primär um Wartungsrechnungen oder Mietlizenzen, bei Beratungsunternehmen können es Kontingente für Beratungsleistungen sein.

     

    Der administrative Aufwand, diese Beträge abzurechnen ist meist sehr hoch, da er häufig manuell durchgeführt wird. Die alten Rechnungen werden dabei häufig als Vorlage genutzt und die entsprechenden Positionen, das Datum, usw. werden aktualisiert. Durch klassische Tippfehler oder das Übersehen von Vertragsänderungen schleichen sich hier schnell Fehler ein. Mit einer softwaregestützten Abrechnung können Sie diese Fehlerquellen vermeiden und eine Menge Zeit einsparen. Denn gerade Rechnungen, die in einem gewissen Intervall an Ihre Kunden gehen, lassen sich mit Software sehr gut (Teil-)automatisieren. Voraussetzung: Sie haben nicht bei diversen Kunden „Sonderlocken“ eingebaut, denn Digitalisierung erfordert auch immer ein gewisses Maß an Standardisierung.

     

    Die Vorteile der softwaregestützten Abrechnung von wiederkehrenden Rechnungen:

     

    • Es werden manuelle Aufwände im Backoffice eingespart
    • Die Fehlerquote in den Rechnungen wird minimiert
    • Mit steigender Anzahl an Rechnungen entsteht kaum Mehraufwand in der Administration
    • Sie können zu dem regelmäßigen Einnahmen sehr einfach Forecasts über die zu erwartenden Umsätze abbilden

     

    Die Anforderungen an wiederkehrende Rechnungen sind unterschiedlich

     

    Je nach Detailanforderungen lassen sich in Vertec verschiedene Lösungen finden, um die wiederkehrenden Rechnungen zu erzeugen.

     

    Bei unseren Kunden erleben wir häufig, dass diese Anforderungen sehr unterschiedlich sind und auch an Bedingungen geknüpft sein können. Diese wiederkehrenden Beträge sind z.B. ein %-Wert von einem Lizenzpreis, sind abhängig von den Modulen und Paketen, usw.

     

    In Vertec können Sie viele der Möglichkeiten abbilden, um Ihre wiederkehrenden Rechnungen ganz einfach zu verwalten und per Knopfdruck auszugeben. Die Idee in Vertec ist, dass alle Informationen auf einem Projekt oder einer Phase abgebildet werden und daraus die Berechnungen und weiteren Aktionen erfolgen.

     

    Option 1: Wiederkehrende Teilrechnungen bis Gesamtbetrag erreicht ist

     

    Wird mit dem Kunden ein Gesamtbetrag für ein Projekt vereinbart, welches in regelmäßigen Intervallen, also wiederkehrend abgerechnet werden soll, kann Vertec die vereinbarten Teilrechnungen automatisch generieren. Sie können einen Budgetwert auf einem Projekt für die gesamte Laufzeit hinterlegen. In einem weiteren Schritt definieren Sie das Rechnungsintervall und den abrechenbaren Pauschalbetrag. So wird die Rechnung für den entsprechenden Leistungszeitraum mit dem gewünschten Abrechnungsbetrag erstellt. Nach Verbrauch des Budgets können Sie das Projekt verlängern oder auf "inaktiv" setzen. (siehe Knowledge Base Artikel Teilrechnungen). Die einzelnen Schritte lassen sich über Scripting auch einfach automatisieren.

     

    Option 2: Wiederkehrende Rechnungen über einen definierten Zeitraum

     

    Eine Alternative hierzu wäre es, in Vertec Vorschussrechnungen in gewissen Intervallen zu erzeugen, z.B. um Wartungsrechnungen über eine definierte Laufzeit zu erzeugen. Hierfür können Sie in Vertec eine Projektphase "Wartung" anlegen, welche Sie mit dem Gesamtbetrag über die Laufzeit budgetieren. Dann legen Sie ein Abrechnungsintervall fest und erzeugen via Skript ("Akonto pro Periode erzeugen") die Vorschüsse, die auf Wunsch dann zum Fälligkeitsdatum automatisiert erzeugt werden.

    Wartungsphase mit Akonto

    Nach Abschluss des Leistungszeitraums erstellen Sie eine Schluss-Rechnung, auf denen diese Vorschüsse wiederum abgezogen werden. (siehe Fakturierung)

     

    Option 3: Abbildung nach individuellen Vorstellungen

     

    Es können auch kundenindividuelle Anforderungen in Vertec eingerichtet werden. Gerade bei der Abrechnung von Lizenzen ist es sinnvoll, auf die kundenspezifischen Anforderungen in der Abrechnungssoftware einzugehen. Im Folgenden stellen wir Ihnen ein Kundenbeispiel vor, welches sich in ähnlicher Art und Weise  bei mehreren unserer Kunden etabliert hat:

     

    In diesem Beispiel werden Lizenzen und Wartungsbeträge (SSV=Softwareservicevertrag) an abgerechnet. Dies geschieht in Vertec auf der Ebene der Projektphasen. So lässt sich ein gesamtes Implementierungsprojekt übersichtlich darstellen und phasenspezifisch auswerten. Die Beträge für die Softwareserviceverträge werden in Vertec auf Basis des Lizenzwertes ermittelt. Je nach Laufzeit des Vertrages ändert sich der %-Wert auf diesen Lizenzbetrag.

     

     

    Wartungsvertrag auf einer Projektphase

    Wartungsvertrag auf einer Projektphase

    Die einzelnen Wartungsverträge lassen sich dann in Vertec auch bequem global abfragen, wie in dem unteren Screenshot dargestellt. Wenn erwünscht, kann diese Abfrage auch nach Zeiträumen eingegrenzt werden, um so eine belastbare Aussage zu den zukünftigen Einnahmen über die Wartungsverträge zu erhalten.

    Wartungsvertragsübersicht global

    Wartungsvertragsübersicht global

    Über einen Automatismus lassen sich die Wartungsverträge ganz einfach für die entsprechende Laufzeit verrechnen.

     

    Fazit: In Vertec gibt es verschiedene und auch kundenindividuelle Möglichkeiten, wiederkehrende Rechnungen abzubilden und den Prozess zu automatisieren. Haben Sie ebenfalls Bedarf, diesen Prozess bei Ihnen zu digitalisieren? Sprechen Sie uns an, wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

    Wie organisiere ich meinen Weihnachtskarten- oder Newsletterversand?

    Alle Jahre wieder: der Klassiker in vielen Dienstleistungsbetrieben ist die Organisation des Weihnachtskartenversands. Oftmals werden Listen von Kunden an alle Beteiligten geschickt, worauf ein Vermerk zum Versand der Weihnachtskarte geschieht. Anschliessend trägt meist die Administration diese Listen wieder zusammen und erstellt eine "Master-Liste" für den Kartenversand. Dieser Prozess nimmt eine Menge Zeit ein und frisst buchstäblich Ressourcen auf. Durch eine softwaregestützte Verwaltung und Erstellung einer solchen Liste können Sie diesen Prozess auf ein Minimum reduzieren.

     

    In Vertec haben Sie die Möglichkeit über "Stichworte" auf einem Kontakt oder einer Person diese Adresseinträge in den Weihnachtskartenverteiler oder auch weitere Verteiler aufzunehmen. Dies können Sie per Klick auf dem Kontakt geschehen oder per drag & drop auf einer Adressliste diese Kontakte in den Verteiler ziehen.

     

    Stichwortordner für Verteilerinformationen

    Zugewiesene Verteiler für Dörte Hansen bei der Firma LKT Engineering GmbH

    Nun haben Sie alle Kontakte in diesem Verteiler und können aus Vertec heraus Serienbriefe erzeugen oder die Liste als Excel exportieren und Versandaufkleber drucken.

    Verteilerliste für Weihnachtskarte

    Befüllter Verteiler für den nächsten Weihnachtskartenversand

    Mit Mailingprogrammen wie MailChimp lassen sich mit demselben Vorgehen auch Newsletter ganz einfach versenden. Lesen Sie im Blogartikel MailChimp und Vertec optimal kombinieren, wie das mit Vertec funktioniert.

    Wie kann ich Verflechtungen zwischen Adressen und Projekten darstellen?

    Als Dienstleister für Konzerne oder auch im klassischen Beratungsgeschäft ist es für eine professionelle Kundenbetreuung von Bedeutung, die Verflechtungen innerhalb einer Konzernstruktur bzw. eines Firmengeflechtes zu kennen, um z.B. wirtschaftliche Zusammenhänge nachvollziehen zu können. Manchmal kann es auch relevant sein, zu schauen, bei welchen Firmen jemand im Aufsichtsrat bzw. Verwaltungsrat sitzt, oder in welchen Unternehmen jemand beteiligt ist.

     

    Eine einfache Adressverwaltung, die Firmen und dazugehörige Kontakte darstellen kann, reicht in diesem Fall nicht aus. Ein weiterer Anwendungsfall für Verflechtungen: Manche Projekte haben mehr Beteiligte, als nur den Kunden. Wenn z.B. auf Projektebene externe Berater, Geldgeber, Beeinflusser oder Investoren von Relevanz sind und diese ohne grosse Suche sofort aufzufinden sind, kann dies enorm Zeit einsparen und die Transparenz deutlich erhöhen. Mit einfachen CRM Systemen oder Tabellenkalkulationen werden Sie hier schnell an Ihre Grenzen stossen.

     

    In Vertec können Sie diese Zusammenhänge ganz einfach mit sogenannten "Linktypen" darstellen. Diese können Sie nach Ihrem individuellen Bedarf jederzeit erstellen. Per drag & drop können Sie die einzelnen Firmen miteinander verknüpfen und erhalten je Firma einen Container mit den entsprechenden Adressen. Das Gleiche gilt für die Verknüpfung von Adressen mit Projekten. Die Linktypen können Sie nach Belieben auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Wie Sie dies selber machen, erfahren Sie in unserem Video oder in unserem Knowledge Base Artikel Custom Linktypen.

     

    Linktypen in Vertec

    Verlinkung der Adressen per drag & drop. Die exxo services GmbH hat die Rolle: Mutterfirma bei der Gallfor AG

    Tochterfirmen in Vertec

    Container Ansicht auf der Mutterfirma exxo services GmbH. Es werden die zugehörigen Tochterfirmen angezeigt.

    Mutterfirma in Vertec

    Auf der Tochterfirma Gallfor AG wird der Container Mutterfirma angezeigt mit der exxo services GmbH

    Die Abbildung von Adressen unterhalb eines Projektes funktioniert gleichermassen. Nutzen Sie diese Verflechtungen in Vertec, so haben Sie bei Aufruf einer Adresse oder eines Projektes sofort die volle Transparenz über mögliche Verflechtungen und können somit einen noch besseren Kundenservice bieten.

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Urs Berli

Leiter Verkauf

+41 43 444 60 00