Optimaliser le décompte des prestations
Pittet Associés se donne pour mission d'être l'interlocuteur privilégié des institutions de prévoyance concernant leurs besoins en matière d'actuariat (analyse du risque financier), de finance, de droit, d'organisation, de formation et de communication. Fondée en 1993, cette société de conseils compte aujourd'hui une vingtaine de collaborateurs répartis sur les places de Genève, Lausanne et Berne. Sa société sœur Pittet Risk Management assume auprès de ses clients les fonctions de contrôle exigées par la loi suisse sur la surveillance des assurances et conseille ses clients dans la réalisation du Swiss Solvency Test (capacité des assureurs à assumer les risques).
Puissance et flexibilité
David Pittet, directeur de Pittet Associés, présente comme suit les
raisons qui ont poussé en 2006 sa société de s'équiper d'un système de
décompte des prestations.
"Par le passé, la saisie des heures pour la facturation mensuelle se
faisait chez nous sur la base de relevés établis au moyen de feuilles
Excel. Ce système était inefficace, peu sûr et ne permettait pas
d'obtenir facilement des décomptes selon différents critères. Il
fallait alors un jour et demi pour faire la facturation, alors
qu'aujourd'hui, avec Vertec, tout est terminé en un demi-jour, bien que
le chiffre d'affaires ait doublé entre-temps. Nous avions en outre
divers fichiers d'adresses séparés et ce système devenait impossible à
gérer. Vertec nous a permis de les réunir en un seul. Pour effectuer
notre choix, nous avons étudié tous les systèmes offerts sur le marché
romand. Aucun ne nous a satisfait. C'est sur recommandation de
collègues alémaniques que nous sommes tombés sur Vertec et nous avons
immédiatement été convaincus par sa puissance et sa flexibilité.
Après démonstration et prise de références, nous avons décidé
d'acquérir ce produit qui a été mis en service chez nous en septembre
2006". La solution adoptée par Pittet Associés comprend les modules de
base et de benchmarking (analyses) du progiciel de gestion des
prestations de Vertec.
Gestion multi-sociétés
David Pittet s'est lui-même chargé de l'implémentation du produit dans la maison, ceci avec l'aide de Hostagest, partenaire de Vertec en Suisse romande. "Dès le départ nous avons été satisfaits, aussi bien du produit que du service fourni par Hostagest. Le produit répond parfaitement à nos attentes et nous satisfait toujours, alors que nos besoins ont fortement évolué entre-temps, notamment du fait de la création de Pittet Risk Management et de la mise sur pied de nos filiales en Suisse alémanique. Nous effectuons aujourd'hui une véritable gestion multi-sociétés, ce que nous permet Vertec depuis l'installation de la version 5.3. L'évolution des besoins s'est également fait fortement sentir au niveau de la gestion des adresses, devenue un outil essentiel pour notre travail. Toutes les adresses sont à présent réunies en un fichier unique, bien que correspondant à différentes catégories d'adresses caractérisées par des critères spécifiques. Nous avons par exemple un fichier de journalistes avec lesquels nous collaborons; dans ce cas, nous voulons enregistrer de quel genre de revue il s'agit et la langue dans laquelle elle paraît. Pour d'autres types d'adresses, les informations stockées sont différentes". Les besoins sophistiqués en matière de gestion des adresses chez Pittet Associés ont pu entièrement être satisfaits par paramétrage du logiciel Vertec, une partie des adresses a même été reprise automatiquement à partir des anciens fichiers. Depuis 2008, Vertec est également relié au programme de comptabilité Topal utilisé dans la maison, avec création automatique et transmission des écritures correspondant aux factures établies, d'où gain de temps substantiel. Une dernière personnalisation du logiciel concerne l'intégration de l'identité graphique de la société dans la présentation des documents produits par le programme, rendue possible par la forte intégration de Vertec avec les produits Microsoft Office.
Gain de productivité et sécurité
La mise en service du produit Vertec chez Pittet Associés s'est déroulée sans problème majeur, y compris dans les filiales alémaniques. Le système a été bien accepté par l'ensemble des collaborateurs qui se sont rapidement adaptés au nouvel outil. La plupart saisissent leurs heures en fin de journée, certains préférant toutefois le faire en direct au fur et à mesure de l'accomplissement de chaque tâche. Le nouveau système a entraîné une clarification du répertoire des prestations. Bien que difficile à chiffrer exactement du fait de l'accroissement des affaires et de la société, le gain de productivité a été remarquable et la perte d'heures susceptibles d'être facturées appartient au passé. La sécurité est également mieux assurée, notamment du fait de l'absence de pertes de données. Le système permet aujourd'hui d'effectuer un contrôle de gestion efficace par client, mandat et collaborateur. David Pittet relève finalement lui aussi l'excellente intégration de Vertec avec les outils Microsoft Office, ainsi que la grande flexibilité offerte en terme de listes et d'évaluations.
Analyses et enrichissement de la base de données
Le projet Vertec chez Pittet Associés n'est pas terminé pour autant. David Pittet compte particulièrement exploiter dans leur totalité les fonctionnalités du module Benchmarking, sous-utilisées durant la première phase. Benchmarking permettra par exemple, sur la base de la comparaison entre résultats et budgets, de définir de façon plus précise la grille des tarifs liés aux prestations offertes. Un autre développement concerne l'enrichissement du fichier d'adresses avec des informations supplémentaires sur les clients, liées à leur métier spécifique. Il s'agira aussi bien de données touchant au domaine de la prévoyance que d'informations sur le suivi des travaux effectués pour ces clients.
Fort du regard sur le marché que lui offre son activité, David Pittet entrevoit un grand potentiel pour Vertec chez diverses catégories de clients de sa société, les fiduciaires et études d'avocats notamment. Grâce à ses possibilités de paramétrage, Vertec pourrait avec avantage remplacer des logiciels spécifiquement conçus pour ces professions.
Vertec SA
Vertec SA, basée à Zurich, est un éditeur suisse de logiciels de gestion pour prestataires de services. Les solutions de Vertec sont modulaires et servent à la gestion de projets, à la saisie des prestations, à la facturation, au contrôle budgétaire, à la gestion de la clientèle (CRM) ainsi qu'à la postcalculation et aux analyses (benchmarking). Fondée en 1996, la société comprend 16 collaboratrices et collaborateurs. Avec plus de 360 clients et 6’500 utilisateurs, elle est le principal éditeur suisse de logiciels pour prestataires de services. Parmi ses clients figurent d'importantes sociétés dans les domaines suivants: études d'avocats, bureaux d'architectes et d'ingénieurs, informatique, relations publiques et marketing, collectivités publiques, conseil d'entreprises et fiduciaires.
