GIT CAD mise sur Vertec

Productivité d'une petite équipe

GIT CAD Sàrl est un petit bureau de spécialistes du dessin assisté par ordinateur. Fondé en 1997 et établi à Vevey, il occupe aujourd'hui cinq personnes et réalise des mandats dans les domaines suivants:

Formation au logiciel AutoCAD de Autodesk dont GIT CAD fait partie du Developer Network

Dessin assisté par ordinateur (DAO) dans le domaine architectural (plans de locaux, réseaux dans les bâtiments, etc.)

Vente du produit AutoCAD architecture.

Caractéristique typique de cette petite entreprise dynamique: les spécialistes de GIT CAD se trouvent rarement au siège de leur société. Leur place de travail se situe chez le client et les réunions se tiennent au domicile de l'un d'eux ou n'importe où ailleurs. Un bon système de communication, aussi bien interne qu'avec les clients, est donc primordial et a influencé le choix du système de décompte des prestations.

GIT CAD possède une trentaine de clients, parmi lesquels figurent une grande banque de la place pour laquelle il réalise des travaux de saisie sur CAO, ainsi que l'État de Vaud pour lequel il remplit un mandat d'administrateur DAO.

Le cauchemar des décomptes

Par le passé, le décompte des heures consacrées aux clients était réalisé à l'aide de feuilles Excel. Mais la situation devint critique lorsque deux nouveaux collaborateurs furent engagés pour effectuer des travaux en sous-traitance. "On n'arrivait plus à suivre pour faire les décomptes et établir les factures" constate Jean-Philippe Suter, associé.

"Établir une facture pouvait prendre jusqu'à trois heures, quelques fois autant de temps que celui consacré au travail chez le client". La tâche n'est en effet pas simple car, souvent, les factures pour un même client portent sur des mandats différents et doivent êtres adressées à des destinataires spécifiques. Au printemps 2007, sur conseil de partenaires, GIT CAD décida donc de tester le logiciel de gestion des prestations Vertec. Un des arguments clés en faveur de ce produit était la proximité de Hostettler Informatique - Hostagest, revendeur romand de Vertec.

"Nous avons travaillé pendant trois mois avec la version démo de Vertec et avons été emballés par la structure de ce logiciel dont la logique correspond exactement à ce dont nous avions besoin" remarque Jean-Philippe Suter. Le produit fut donc acquis et mis en service en juillet 2007. "Il nous a permis de diviser au moins par cinq le temps nécessaire à l'établissement des factures" constate Vincent Filliettaz, fondateur de la société.

Dompter la complexité

Par le passé, le processus de facturation obligeait Jean-Philippe Suter à établir les décomptes d'heures à partir des rapports de travail des collaborateurs. Ces décomptes étaient ensuite transmis à la secrétaire qui établissait les factures. Mais la tâche ne s'arrêtait pas là car, dans bien des cas, il fallait ensuite les corriger et les refaire. Chez un client, en particulier, GIT CAD gère en effet une vingtaine de mandats rattachés à des instances internes différentes, chacun de ces projets étant en outre divisé en phases. Souvent il n'est pas évident de déterminer au départ à quel projet et à quelle phase une certaine prestation doit être imputée.

Mais le module Gestion des phases de Vertec est justement conçu pour de telles situations. Aujourd'hui, les collaborateurs enregistrent eux-mêmes leurs heures et les décomptes mensuels sont ensuite produits sur un clic de la souris. Présentés au client, ils peuvent être corrigés si nécessaire avant que la facture officielle ne soit éditée. En outre, la possibilité de pouvoir discuter de la facture avec le client avant de l'envoyer représente un atout relationnel important.

Les outils du nomade

Règle générale: les collaborateurs saisissent sur leur lieu de travail par Internet ou portable PDA les prestations effectuées. L'accès par Internet implique pourtant d'établir une liaison VPN (réseau virtuel privé) avec le serveur de GIT CAD à partir d'un poste du client, ce qui n'est pas accepté partout et oblige le collaborateur à effectuer cette opération plus tard à son domicile. L'alternative PDA élimine ce problème. "Nous avons porté notre choix sur Vertec justement à cause du module Mobile" affirme Vincent Filliettaz. "Cette solution nous permet de saisir les prestations n'importe où et n'importe quand".

En fait, GIT CAD est le premier client Vertec en Romandie à s'être équipé de cette solution. L'implémentation de Mobile sur les portables s'est révélée extrêmement simple. Avec cet outil, le collaborateur peut rapidement saisir sur son portable le projet, la phase, le type d'activité, un texte explicatif et la plage horaire consacrée au travail. Pour tous ces paramètres, le nom du projet, par exemple, il n'a qu'à choisir parmi les valeurs que lui sont proposées sur l'écran. Lorsque la saisie est complète, la synchronisation avec le serveur s'effectue de manière bidirectionnelle, un nouveau projet étant par exemple immédiatement visible sur le portable.

Au service de la productivité

L'énorme économie de temps et la précision des décomptes ne représentent pas l'unique avantage apporté par Vertec à GIT CAD. Les données accumulées fournissent évidemment toutes les informations statistiques intéressantes sur la rentabilité des projets et le rapport entre travaux facturés et tâches internes.

Ce dernier aspect est particulièrement important dans le cas des mandats de formation qui impliquent beaucoup de préparation. Grâce aux données des anciens projets, les offres sont en outre plus faciles à établir, ce qui se fait à présent directement depuis Vertec. Déchargée des travaux de facturation, la personne s'occupant du secrétariat peut aujourd'hui consacrer son temps à des tâches plus productives telles que le contact avec la clientèle, la commande des logiciels à livrer, l'établissement d'offres et la prospection.

Mais GIT CAD compte bien exploiter encore davantage l'outil Vertec dans le futur. Entre autres gérer les temps de travail des collaborateurs, effectuer les décomptes des heures supplémentaires et des vacances, déterminer le rapport entre heures productives et heures de présence. Pour l'instant, GIT CAD a, grâce à Vertec, résolu son problème de facturation, permettant à ses collaborateurs de se consacrer pleinement à des tâches productives.

Vertec SA

Vertec SA, basé à Zurich, est un éditeur suisse de logiciels de gestion pour prestataires de services. Les solutions de Vertec sont modulaires et servent à la gestion de projets, à la saisie des prestations, à la facturation, au contrôle budgétaire, à la gestion de la clientèle (CRM), à la postcalculation ainsi qu’aux analyses (benchmarking).
Fondée en 1996, la société est le principal éditeur de logiciels pour prestataires de services en Suisse et en Allemagne et compte plus de 500 clients et 10'000 utilisateurs.
Parmi ses clients figurent d'importantes sociétés dans les domaines suivants: informatique, conseil d'entreprises, fiduciaires, bureaux d'ingénieurs et d'architectes, relations publiques et marketing, études d'avocats, collectivités publiques et départements de services de grandes entreprises.