Productivité d'une petite équipe
GIT CAD Sàrl est un petit bureau de spécialistes du dessin assisté par ordinateur. Fondé en 1997 et établi à Vevey, il occupe aujourd'hui cinq personnes et réalise des mandats dans les domaines suivants:
- Formation au logiciel AutoCAD de Autodesk dont GIT CAD fait partie du Developer Network
- Dessin assisté par ordinateur (DAO) dans le domaine architectural (plans de locaux, réseaux dans les bâtiments, etc.)
- Vente du produit AutoCAD architecture.
Caractéristique typique de cette petite entreprise dynamique: les spécialistes de GIT CAD se trouvent rarement au siège de leur société. Leur place de travail se situe chez le client et les réunions se tiennent au domicile de l'un d'eux ou n'importe où ailleurs. Un bon système de communication, aussi bien interne qu'avec les clients, est donc primordial et a influencé le choix du système de décompte des prestations.
GIT CAD possède une trentaine de clients, parmi lesquels figurent une grande banque de la place pour laquelle il réalise des travaux de saisie sur CAO, ainsi que l'État de Vaud pour lequel il remplit un mandat d'administrateur DAO.
Le cauchemar des décomptes
Par le passé, le décompte des heures consacrées aux clients était
réalisé à l'aide de feuilles Excel. Mais la situation devint critique
lorsque deux nouveaux collaborateurs furent engagés pour effectuer des
travaux en sous-traitance. "On n'arrivait plus à suivre pour faire les
décomptes et établir les factures" constate Jean-Philippe Suter,
associé.
"Établir une facture pouvait prendre jusqu'à trois heures, quelques
fois autant de temps que celui consacré au travail chez le client". La
tâche n'est en effet pas simple car, souvent, les factures pour un même
client portent sur des mandats différents et doivent êtres adressées à
des destinataires spécifiques. Au printemps 2007, sur conseil de
partenaires, GIT CAD décida donc de tester le logiciel de gestion des
prestations Vertec. Un des arguments clés en faveur de ce produit était
la proximité de Hostettler Informatique - Hostagest, revendeur romand
de Vertec.
"Nous avons travaillé pendant trois mois avec la version démo de Vertec et avons été emballés par la structure de ce logiciel dont la logique correspond exactement à ce dont nous avions besoin" remarque Jean-Philippe Suter. Le produit fut donc acquis et mis en service en juillet 2007. "Il nous a permis de diviser au moins par cinq le temps nécessaire à l'établissement des factures" constate Vincent Filliettaz, fondateur de la société.
Dompter la complexité
Par le passé, le processus de facturation obligeait Jean-Philippe
Suter à établir les décomptes d'heures à partir des rapports de travail
des collaborateurs. Ces décomptes étaient ensuite transmis à la
secrétaire qui établissait les factures. Mais la tâche ne s'arrêtait
pas là car, dans bien des cas, il fallait ensuite les corriger et les
refaire. Chez un client, en particulier, GIT CAD gère en effet une
vingtaine de mandats rattachés à des instances internes différentes,
chacun de ces projets étant en outre divisé en phases. Souvent il n'est
pas évident de déterminer au départ à quel projet et à quelle phase une
certaine prestation doit être imputée.
Mais le module Gestion des phases de Vertec est justement conçu pour de telles situations. Aujourd'hui, les collaborateurs enregistrent eux-mêmes leurs heures et les décomptes mensuels sont ensuite produits sur un clic de la souris. Présentés au client, ils peuvent être corrigés si nécessaire avant que la facture officielle ne soit éditée. En outre, la possibilité de pouvoir discuter de la facture avec le client avant de l'envoyer représente un atout relationnel important.
Les outils du nomade
Règle générale: les collaborateurs saisissent sur leur lieu de
travail par Internet ou portable PDA les prestations effectuées.
L'accès par Internet implique pourtant d'établir une liaison VPN
(réseau virtuel privé) avec le serveur de GIT CAD à partir d'un poste
du client, ce qui n'est pas accepté partout et oblige le collaborateur
à effectuer cette opération plus tard à son domicile. L'alternative PDA
élimine ce problème. "Nous avons porté notre choix sur Vertec justement
à cause du module Mobile" affirme Vincent Filliettaz. "Cette solution
nous permet de saisir les prestations n'importe où et n'importe
quand".
En fait, GIT CAD est le premier client Vertec en Romandie à s'être équipé de cette solution. L'implémentation de Mobile sur les portables s'est révélée extrêmement simple. Avec cet outil, le collaborateur peut rapidement saisir sur son portable le projet, la phase, le type d'activité, un texte explicatif et la plage horaire consacrée au travail. Pour tous ces paramètres, le nom du projet, par exemple, il n'a qu'à choisir parmi les valeurs que lui sont proposées sur l'écran. Lorsque la saisie est complète, la synchronisation avec le serveur s'effectue de manière bidirectionnelle, un nouveau projet étant par exemple immédiatement visible sur le portable.
Au service de la productivité
L'énorme économie de temps et la précision des décomptes ne
représentent pas l'unique avantage apporté par Vertec à GIT CAD. Les
données accumulées fournissent évidemment toutes les informations
statistiques intéressantes sur la rentabilité des projets et le rapport
entre travaux facturés et tâches internes.
Ce dernier aspect est particulièrement important dans le cas des mandats de formation qui impliquent beaucoup de préparation. Grâce aux données des anciens projets, les offres sont en outre plus faciles à établir, ce qui se fait à présent directement depuis Vertec. Déchargée des travaux de facturation, la personne s'occupant du secrétariat peut aujourd'hui consacrer son temps à des tâches plus productives telles que le contact avec la clientèle, la commande des logiciels à livrer, l'établissement d'offres et la prospection.
Mais GIT CAD compte bien exploiter encore davantage l'outil Vertec dans le futur. Entre autres gérer les temps de travail des collaborateurs, effectuer les décomptes des heures supplémentaires et des vacances, déterminer le rapport entre heures productives et heures de présence. Pour l'instant, GIT CAD a, grâce à Vertec, résolu son problème de facturation, permettant à ses collaborateurs de se consacrer pleinement à des tâches productives.
Vertec SA
Vertec SA, basée à Zurich, est un éditeur suisse de logiciels de gestion pour prestataires de services. Les solutions de Vertec sont modulaires et servent à la gestion de projets, à la saisie des prestations, à la facturation, au contrôle budgétaire, à la gestion de la clientèle (CRM) ainsi qu'à la postcalculation et aux analyses (benchmarking). Fondée en 1996, la société comprend 15 collaboratrices et collaborateurs. Avec plus de 310 clients et 5'300 utilisateurs, elle est le principal éditeur suisse de logiciels pour prestataires de services. Parmi ses clients figurent d'importantes sociétés dans les domaines suivants: études d'avocats, bureaux d'architectes et d'ingénieurs, informatique, relations publiques et marketing, collectivités publiques, conseil d'entreprises et fiduciaires.
