CCCG SA mise sur Vertec

Une fiduciaire bien gérée

La fiduciaire genevoise CCCG se sert de Vertec pour assurer le décompte des prestations fournies aux clients et gérer les heures de travail. Avec cet outil, réaliser ces opérations est devenu non seulement plus efficace et plus simple, mais la Direction dispose à présent d'informations précises sur la rentabilité des mandats et de données destinées à la planification.

CCCG SA est une fiduciaire avec pignon sur rue au milieu du quartier des affaires et des banques de Genève. Ses activités couvrent le conseil d'entreprise, la tenue de la comptabilité des sociétés, l'établissement des déclarations fiscales et la révision comptable. Fondée en 1984, elle est devenue société anonyme en 1999 et occupe neuf collaborateurs auxquels viennent s'ajouter un nombre égal de personnes travaillant pour une société sœur qui partage les locaux et s'occupe de gestion du patrimoine. La clientèle de CCCG est pour moitié internationale et pour moitié composée de PME et de privés. "Nous tenons à rester petits et très proches de nos clients, nous voulons vraiment mettre l'accent sur la relation humaine" déclare Minh-Duc Do, président et administrateur délégué de la société.

Vers une solution professionnelle

Le décompte et la facturation des heures vouées aux mandats des clients représentent bien sûr un aspect essentiel de la gestion d'une fiduciaire. "On peut dire qu'en 2006 encore, le système que nous utilisions pour accomplir cette tâche était en réalité une absence de système. Le logiciel dont nous nous servions, un programme comptable modifié, tournait sur un poste unique sur lequel tous les collaborateurs devaient saisir leurs activités à la fin de chaque mois. La solution manquait totalement de convivialité et les possibilités d'analyse étaient pratiquement nulles" se souvient M. Do. Décidé à changer cette situation, il se mit à la recherche d'un logiciel moderne de gestion des prestations. Internet lui fournit une très longue liste de solutions dont il sélectionna cinq offres sérieuses, étudiées ensuite au moyen de versions de démonstration. Les deux critères principaux d'appréciation furent: le rapport coût/prestation et la qualité humaine du support. Très rapidement, la solution Vertec se détacha du lot, également à cause de la très bonne relation qui s'établit rapidement avec Hostettler Informatique - Hostagest, le distributeur romand de ce logiciel. Déjà convaincue, CCCG fut encore confortée dans son choix par les recommandations provenant d'autres sociétés déjà utilisatrices du produit. La fiduciaire décida donc d'acquérir et d'implémenter cette solution, y compris Vertec Benchmarking, le module d'analyse décisionnelle.

L'utilisation: une sinécure

Deux demi-journées de formation suffirent à M. Do pour se mettre au courant du système. Il s'attela ensuite à la saisie des paramètres, tâche accomplie avec l'aide de Hostettler Informatique - Hostagest, et la mise en service se fit en quelques jours en décembre 2006 pour un départ propre au début de la nouvelle année. Tout le monde fut étonné par la rapidité de cette implémentation. M. Do forma ensuite lui-même deux autres collaborateurs qui, à leur tour, se chargèrent de transmettre leur savoir à d'autres collègues. "Ce système est si formidable que des cours sont inutiles" affirme-t-il. "En un quart d'heure, les gens savent l'utiliser". Depuis cette date, près d'une vingtaine de personnes au total enregistrent sur Vertec les heures qu'elles consacrent à leurs mandats, en temps réel pour la majorité d'entre eux. Énorme progrès par rapport au passé, où chacun devait se battre à la fin du mois pour accéder à un poste unique. Dans la pratique, fenêtre Vertec ouverte en permanence, le collaborateur n'a qu'à spécifier le client et le type d'activité et à laisser "tourner le chronomètre". Cette fonction est particulièrement appréciée, du fait qu'elle permet de passer rapidement d'un mandat à un autre, par exemple lorsqu'un appel téléphonique vient interrompre l'activité en cours. Le système est également utilisé pour gérer les temps de présence et les vacances des collaborateurs.

Précision des décomptes, suivi du client

"Vertec nous facilite bien la vie" reconnaît M. Do. "Nous savons constamment où nous en sommes avec nos mandats, connaissons le nombre d'heures passées sur le projet et qui a fait quel travail. Nous disposons ainsi d'un suivi bien meilleur du client. Et une fois les prestations facturées, nous pouvons calculer le profit ou la perte sur le mandat et obtenir des statistiques précises sur la période". La fin de l'année 2007 a marqué la conclusion du premier exercice avec Vertec. L'occasion d'effectuer, pour la première fois, toutes les analyses voulues pour déterminer la profitabilité des prestations fournies, d'obtenir la relation entre heures de travail et heures facturables, d'établir les budgets pour l'exercice suivant et de mettre sur pied une planification par client et collaborateur.

Gains de productivité et de connaissance

Le recours à Vertec a d'abord permis à tous les collaborateurs de CCCG de gagner un temps considérable pour le décompte de leurs activités et la saisie de leurs heures de présence. Unanimement, ils apprécient l'efficacité du produit et sa convivialité. Ensuite, du fait qu'on peut leur fournir, si désiré, un décompte précis des prestations facturées, les clients tirent également profit de la nouvelle solution, en harmonie avec la politique de la Direction de promouvoir la transparence de la relation. Il est indubitable pourtant que le plus grand profit se situe au niveau de la gestion même de la fiduciaire. Alors qu'auparavant les informations étaient pratiquement inexistantes, M. Do dispose à présent des outils et données nécessaires au suivi, au contrôle et à l'établissement des statistiques. Outils qui lui fournissent non seulement un regard précis sur le passé, mais également les informations nécessaires pour la planification du futur. "Non seulement nous avons obtenu un gain de temps significatif, mais également un gain de connaissance" constate-t-il.

Divers projets sont en cours concernant l'utilisation de Vertec, par exemple l'introduction du module Gestion des Projets. "Mais cette étape ne pourra être envisagée que lorsque nous exploiterons entièrement ce que nous possédons déjà, ce qui est loin d'être le cas" conclut M. Do qui souligne encore l'aide apportée par Hostettler Informatique - Hostagest, "toujours à l'écoute et dont nous apprécions particulièrement la réactivité".

Vertec SA

Vertec SA, basé à Zurich, est un éditeur suisse de logiciels de gestion pour prestataires de services. Les solutions de Vertec sont modulaires et servent à la gestion de projets, à la saisie des prestations, à la facturation, au contrôle budgétaire, à la gestion de la clientèle (CRM), à la postcalculation ainsi qu’aux analyses (benchmarking).
Fondée en 1996, la société est le principal éditeur de logiciels pour prestataires de services en Suisse et en Allemagne et compte plus de 500 clients et 10'000 utilisateurs.
Parmi ses clients figurent d'importantes sociétés dans les domaines suivants: informatique, conseil d'entreprises, fiduciaires, bureaux d'ingénieurs et d'architectes, relations publiques et marketing, études d'avocats, collectivités publiques et départements de services de grandes entreprises.