Pro-aktives Controlling dank integriertem ERP
In die Projekte des international tätigen
Engineering-Unternehmens Zühlke sind häufig mehrere
Ländergesellschaften involviert. Dank der Leistungs-Software von Vertec
verfügt die Zühlke Gruppe heute über eine einheitliche Sicht auf alle
Projekte und Geschäftseinheiten inklusive einer automatisierten
internen Verrechnung. Dies ermöglicht ein zeitnahes und
vorausschauenden Controlling.
Engineering auf höchstem Niveau: Diesem Grundsatz hat sich das vor
über 40 Jahren gegründete Technologie- und Beratungsunternehmen Zühlke
verschrieben. Rund 350 Mitarbeitende in Deutschland,
Grossbritannien, Österreich und der Schweiz entwickeln für Kunden
aus unterschiedlichsten Branchen massgeschneiderte
Softwarelösungen und Produktinnovationen, etwa im elektronischen
Zahlungsverkehr, bei Maschinensteuerungen oder für Embedded
Systeme.
Einheitliche Prozesse als Wachstumsbasis
Weil das Projektgeschäft naturgemäss volatil ist, ist es für
Zühlke entscheidend, sämtliche Aufwendungen für alle Projekte
jederzeit unter Kontrolle zu haben. Hinzu kommt, dass in die einzelnen
Projekte häufig Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen und
Ländergesellschaften involviert sind, deren Leistungen intern
sauber verrechnet werden müssen. «Die Zühlke Gruppe wächst seit
einigen Jahren rasch: Umsatz- und Mitarbeiterzahlen steigen, neue
geografische Räume werden erschlossen. Für die Zusammenarbeit im
internationalen Unternehmen sind einheitliche Prozesse und ein
strategisches Controlling bis auf die Ebene der einzelnen
Projekte unumgänglich», kommentiert Dr. Rolf P. Maisch die
Herausforderung für die Zühlke Gruppe. Mit der Einführung der auf die
Bedürfnisse von Dienstleistungsunternehmen zugeschnittenen ERP-Lösung
von Vertec hat der Senior Management Consultant Maisch im Januar
2008 die Voraussetzungen für eine pro-aktive
Unternehmenssteuerung geschaffen.
Ein integriertes ERP-System von A bis Z
Bislang befanden sich in der Zühlke Gruppe separate Systeme für die
Leistungserfassung, das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), das
Bestellwesen und die Finanzbuchhaltung im Einsatz. Hinzu kamen mehrere
Dutzend teilweise untereinander verknüpfte Excel-Anwendungen in den
Abteilungen. Diese heterogene Applikationslandschaft wird in der neuen
Architektur durch die Leistungs-Software von Vertec abgelöst, welche
Leistungserfassung, CRM, Projektmanagement, Rechnungsstellung und
Business Intelligence in einem modularen ERP-System integriert. Die
verschiedenen Simultan-Finanzbuchhaltungssysteme der einzelnen
Ländergesellschaften sind über Standard-Schnittstellen direkt mit
Vertec verbunden. Das System unterstützt damit den ganzen Projektablauf
vom ersten Kundenkontakt, über die Budgetierung, die Leistungserfassung
und das Projektmanagement bis zur Fakturierung und zum Reporting.
Automatisierte Kostenrechnung für alle Länder
Die neue Architektur bringt Zühlke konkrete Vorteile: Vor
Vertec wurden aus der Projektrechnung die erfassten Stunden pro Projekt
auf ihre Werthaltigkeit überprüft, bezüglich der Kontierung
kategorisiert und manuell in der Finanzbuchhaltung verbucht. Heute
beurteilt der Projektleiter über die Ertrags- und Aufwandbudgets die
Aktivierungsfähigkeit der Aufwände, welche automatisch gebucht werden.
Die aufwändige manuelle Umbuchung entfällt. Die optimierte
Strukturierung erlaubt eine genaue Differenzierung der Ertrags- und
Aufwandseite und wesentlich transparentere Auswertungen. Detaillierte
Kostenrechungen für einzelne Projekte, Arbeitstypen, Abteilungen oder
bestimmte Kundengruppen können mühelos erstellt werden. Auch interne
Transfers und Querverrechnungen zwischen Abteilungen und
Ländergesellschaften sind über definierte Regeln weitgehend
automatisiert. «Ein integriertes System mit standardisierten Prozessen
vereinfacht unter dem Strich allen die Arbeit und ermöglicht Effizienz
und strategisches Wachstum», wie Maisch die Vorteile der Lösung
zusammenfasst.
Dienstleistungsgerechtes CRM
Einen zusätzlichen Vorteil bietet Vertec durch das eng mit dem
Projektmanagement verknüpfte CRM. Verkaufs- und Projektteams verfügen
dadurch – wie dies im Dienstleistungsgeschäft Sinn macht – stets über
dieselben Informationen. So sind etwa die Account-Manager über den
Stand der Kundenprojekte auf dem Laufenden und können beim
Projektabschluss gezielter nachfassen. Die Projektmitarbeitenden sind
gleichzeitig immer über die aktuellen Verkaufs- und
Marketingaktivitäten im Bild.
Vertec im Team mit Sharepoint und Brandic
Eine Besonderheit der Vertec-Lösung für die Zühlke Gruppe stellt die
Integration mit dem Sharepoint-Server von Microsoft und der Office-
Erweiterungssoftware Brandic des Schweizer Herstellers Zigware dar. Sie
gewährleistet zusätzlich zur zentralen Dokumentenverwaltung auch ein
einheitliches Corporate Design in sämtlichen Dokumenten vom Brief über
E-Mails bis hin zu Rechnungen und Berichten. Der Sharepoint-Server
dient als Document Vault und übernimmt im Zusammenspiel mit Microsoft
Word die Versionsverwaltung sowie andere Dokumentenmanagement-
Aufgaben, während Brandic für das korrekte Erscheinungsbild der
Dokumente verantwortlich ist. Dabei lassen sich alle Dokumente direkt
aus Vertec öffnen oder anlegen.
Umfassende Analysen im Benchmarking
Je mehr Daten im Vertec-System erfasst sind, desto stärker kommen
auch die Möglichkeiten des Benchmarking zum Tragen. Die
ausgefeilten Business-Intelligence-Funktionalitäten erlauben es,
sämtliche in der Software abgebildeten Unternehmensstrukturen
miteinander in Beziehung zu setzten. Vom Abteilungsleiter bis zum
Geschäftsleitungsmitglied kann somit jeder Verantwortungsträger
Leistungsdaten wie etwa den Deckungsbeitrag einzelner
Mitarbeitender oder von Abteilungen jederzeit analysieren und gestützt
darauf fundierte Entscheidungen treffen. Und mit dem Essen kommt
der Hunger, wie Maisch feststellt: «Heute werden an die
Vertec-Lösung mit einer Selbstverständlichkeit Anforderungen gestellt,
die einem früher nicht einmal in den Sinn gekommen wären.»
Iterativ zum Projekterfolg
Eine grosse Herausforderung ist auch die Implementierung eines ERP-Systems in einem internationalen Unternehmen. Weil gleichzeitig die Prozesse aller sechs Standorte standardisiert wurden, mussten umfangreiche Änderungen in den Finanzbuchhaltungen der einzelnen Ländergesellschaften vorgenommen werden. Dies gelang durch ein gemeinsam mit den Vertec- Spezialisten umgesetztes, iteratives Vorgehen. Dabei wurde zuerst die Gesamtarchitektur mit den grundlegenden Anforderungen und Systemgrenzen festgelegt. Das ganze Projekt wurde anschliessend in sechs Pakete unterteilt, die schrittweise an die produktive Form angenähert und parallel zum alten System getestet wurden. Für Maisch ist klar: «Das hervorragende Know-how von Vertec in technischer, betriebswirtschaftlicher und Projektmanagement-Hinsicht war für die erfolgreiche Umsetzung entscheidend.» So blieb das Projektrisiko jederzeit kontrollierbar, obwohl die Einführung sämtliche Unternehmensstrukturen tangierte und praktisch auf einen Schlag der produktive Betrieb aufgenommen wurde.
