Mandate effizient und übersichtlich verwaltet

Walder Wyss & Partner ist eine der führenden Wirtschaftskanzleien der Schweiz. Das Unternehmen ist stark verankert im Gesellschafts- und Handelsrecht, im Banken- und Finanzmarktrecht, im Immaterialgüter- und Wettbewerbsrecht, in der Prozessvertretung sowie im Steuerrecht. Die gesamte Mandatsverwaltung - von der Leistungserfassung über die Fakturierung bis zum Benchmarking für das Controlling - wickelt die Kanzlei über Vertec ab.

Die 1973 gegründete Walder Wyss & Partner gehört mit ihren 110 Mitarbeitern zu den grössten Anwaltskanzleien auf dem Platz Zürich. Zu den Kunden von ww&p gehören nationale und internationale Unternehmen aus Handel, Industrie und Dienstleistung.

Zusammenschluss ruft Vertec auf den Plan
Im Jahr 2000 hat sich ww&p mit einer Gruppe von Anwälten aus einer anderen Kanzlei zusammengeschlossen. Zum damaligen Zeitpunkt war die IT in einem sehr heterogenen Zustand, es waren sowohl Macintosh- als auch Windows-Computer im Einsatz. Bei der Neuorganisation nach dem Merger wurde unter anderem beschlossen, die IT-Landschaft - Hardware wie Software - komplett neu aufzubauen und zu vereinheitlichen. Ursprünglich war in Zusammenarbeit mit Simultan eine Auslagerung der gesamten Infrastruktur vorgesehen, von der aber aus verschiedenen Gründen wieder abgesehen wurde. Während der Evaluation und Umsetzung des Projektes ist Moreno Bellido, seinerzeit verantwortlicher Projektmanager bei Simultan, zu ww&p gestossen. Seither ist er als Office Manager zuständig für die Bereiche IT, Facility Management sowie das Controlling.

Bei der Evaluation der passenden Leistungssoftware hat sich ww&p rasch für Vertec entschieden, weil die dazugestossene Anwaltsgruppe die Software schon erfolgreich im Einsatz hatte und die Vorzüge bestens bekannt waren. Die damaligen Ansprüche fasst Moreno Bellido wie folgt zusammen: "Für uns waren vier Punkte entscheidend. Zum einen wollten wir ein Programm, das von unseren Anwälten und übrigen Mitarbeitenden möglichst einfach und effizient zu bedienen ist. Zweitens legten wir grossen Wert auf Flexibilität und den modularen Aufbau der Lösung. Drittens suchten wir nach einem umfassenden Controlling-Instrument, das uns jederzeit detaillierte Auswertungen ermöglicht, die wir in die strategische Planung einbeziehen können. Und schliesslich hat uns die ausgeprägte Kundenorientierung von Vertec überzeugt. Für uns war es wichtig, dass Vertec auf unsere spezifischen Anforderungen eingegangen ist und unsere Anregungen betreffend gewünschter Funktionalitäten aufgenommen und umgesetzt hat. Das partnerschaftliche Verhältnis, das uns mit Vertec verbindet, liegt zu einem wesentlichen Teil in der Art des persönlichen Kontaktes begründet; so wissen wir zum Beispiel die grosse Einsatzbereitschaft und die stets schnellen Reaktionszeiten bei Anfragen enorm zu schätzen."

Bequeme Leistungserfassung und grosse Flexibilität
Eingesetzt wird die Leistungssoftware von Vertec seit August 2000. Mit 110 Lizenzen gehört ww&p zu den grösseren Kunden des Herstellers von betriebswirtschaftlichen Lösungen für Dienstleistungsunternehmen. Zu den Schlüsselkomponenten gehören für ww&p die Leistungserfassung, die Fakturierung, die Mandatsverwaltung mit der ganzen Historie sowie insbesondere das Benchmarking-Modul für das Controlling.

Zentral ist natürlich die gesamte Leistungserfassung. Mit Vertec ist diese ausgesprochen bequem, was automatisch zu einer vollständigeren Erfassung aller verrechenbaren Leistungen führt. Dies wirkt sich direkt auf den Geschäftserfolg von ww&p aus, da dieser zu einem grossen Teil von der Anzahl der verrechenbaren Stunden der einzelnen Mitarbeiter und Partner abhängt. Mit Hilfe der umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten von Vertec können zudem die Leistungen der Mitarbeitenden im Detail analysiert sowie unproduktive Abläufe ermittelt und verbessert werden.

Die vielfältigen Möglichkeiten von Vertec zeigen sich beispielsweise bei der Verhinderung von Interessenkonflikten innerhalb der Kanzlei. "Vor jeder Eröffnung eines neuen Mandates muss eine sorgfältige Überprüfung der involvierten Parteien vorgenommen werden", erklärt Moreno Bellido. "Erst wenn ein Vergleich der in den zentral gehaltenen Stammdaten gespeicherten Informationen gezeigt hat, dass keinerlei Konfliktpotenzial besteht, wird der Auftrag eröffnet, und es erfolgt eine automatische Meldung mit allen wichtigen Angaben zum Mandat in unserem Intranet."

Lückenlose Dokumentation und faktenbasierte Transparenz
Viele Mandate bei ww&p ziehen sich über einen längeren Zeitraum hinweg, das macht eine lückenlose und professionelle Erfassung aller Dienstleistungen unumgänglich. Mit der Vertec-Leistungssoftware können sämtliche aufgewendeten Stunden pro Mandat sauber erfasst, dokumentiert und schliesslich automatisch verrechnet werden. Die im Vertec-System integrierten Daten erlauben einen umfassenden Überblick über sämtliche erbrachten, geplanten, anstehenden und bereits in Rechnung gestellten Leistungen und deren Kosten. Eine Schnittstelle zur Buchhaltung mit jeweiliger Rückmeldung an die Leistungssoftware nach erfolgter Begleichung einer Rechnung sorgt stets für einen klaren Durchblick beim aktuellen Status eines Mandates.

Von grosser Bedeutung für ww&p ist das Modul Vertec-Benchmarking. Es sorgt für die notwendige Transparenz in der Kanzlei und liefert den Verantwortlichen alle relevanten Informationen für faktenbasierte, fundierte Entscheidungen. Mit verschiedenen Analysemöglichkeiten wie beispielsweise Budget-Kontrolle stehen wirksame Instrumente für das gesamte Projektmanagement zur Verfügung. Auf diese Weise haben die verantwortlichen Mandatsleiter im Sinne eines Management-Informationssystems jederzeit alle relevanten Daten zur Hand. Und nach Abschluss eines Mandates kann ww&p mit den Benchmarking-Analysen Nachkalkulationen durchführen. Die Auswertungen zeigen im Detail auf, wie hoch die Deckungsbeiträge einzelner Dienstleistungen oder wie produktiv die einzelnen an einem Auftrag beteiligten Mitarbeitenden waren. Damit hat ww&p alle erforderlichen Grundlagen, um die Abläufe optimal zu gestalten und die Erkenntnisse aus dem Benchmarking in die strategische Planung einfliessen zu lassen.