Vertec bei WIA Wohnen im Alter AG, Thun

Kostentransparenz für öffentliche Kooperationen

Die staatlichen Alterspflegestrukturen werden in der Schweiz zunehmend nach privatwirtschaftlichen Grundsätzen geführt. So auch im Berner Oberland, wo die Stiftung Altersheime der Stadt Thun 2007 in eine Stiftung Wohnen im Alter Thun, der die Immobilien gehören und in die Betriebsgesellschaft WIA Wohnen im Alter AG umstrukturiert wurde. WIA Wohnen im Alter ist für den Betrieb der vier Altersheime der Stiftung zuständig und erbringt Verwaltungsdienstleistungen für weitere, externe Heime. Die Zentralen Dienste und die vier eigenen Heime werden dabei als eigenständige Profitcenter geführt.

Eine Leistungssoftware für mehr Struktur

„Mit diesen Strukturen haben wir uns fit für die Zukunft gemacht“, erklärt Peider Nicolai, Geschäftsführer der Betriebsgesellschaft WIA Wohnen im Alter AG. „Durch die Führung der einzelnen Betriebe und der Zentralen Dienste als Profitcenter sind wir für den sich weiter verstärkenden freien Markt im Bereich der Alterspflege gerüstet.“

In der neuen Struktur erbringen die Zentralen Dienste für die Betriebe Dienstleistungen in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen, Bewohneradministration, Mitarbeiteradministration und Lohnverarbeitung,  Informatikinfrastruktur sowie Beratung zu allen rechtlichen und verwaltungstechnischen Fragen im Umfeld der Arbeit mit älteren Menschen.

Im Herbst 2007 kam die Geschäftsleitung zum Schluss, dass für eine effiziente Führung der Profitcenter eine detaillierte Kostenrechnung notwendig sei. Die pauschale Abrechnung der Leistungen der Zentralen Dienste liess kaum Möglichkeiten zur gezielten Effizienzsteigerung. Zudem gehört der Ausbau der Zentralen Dienste zu einem im Markt aktiven Dienstleistungsanbieter für andere, externe Betriebe, für die eine Auslagerung der Verwaltungsdienstleistungen Sinn macht, zu den strategischen Zielen von WIA. Gerade für kleinere und mittlere Institutionen im Bereich der Alterpflege ist der Bezug von Verwaltungs- und Beratungsdienstleistungen attraktiv. Für sie lohnt sich der Aufwand, die Verwaltung selbständig zu betreiben, angesichts der immer grösser werdenden regulatorischen Anforderungen immer weniger. Um als Dienstleister im Markt aktiv werden zu können, muss WIA die einzelnen Dienstleistungen den externen Kunden aber transparent verrechnet können. Für Peider Nicolai war dabei klar, dass dies am besten mit einer Standardsoftware erreicht werden könnte, mit der die einzelnen Leistungen detailliert erfasst werden.

Effiziente Lösung

Im Verlauf der Evaluation einer für seine Bedürfnisse geeigneten Software stiess Peider Nicolai schon schnell auf Vertec Leistungs-Software. Eine Vorführung der Software durch den Berner Vertec-Partner smartcoach GmbH überzeugte ihn sofort. Die modulare, betriebswirtschaftliche Gesamtlösung enthält sämtliche von WIA gewünschten Funktionalitäten im Standard und ist dank ihrer einzigartigen Flexibilität auch einfach an allfällige zukünftige Bedürfnisse anpassbar. „Mit Vertec können wir nicht nur unsere aktuellen Bedürfnisse optimal erfüllen, sondern werden auch allenfalls in der Zukunft wichtig werdende Anforderungen einfach abbilden können“, wie Nicolai zusammenfasst.

Wie gut Vertec auf die Bedürfnisse von WIA passt, zeigte auch die schnelle Einführung. Bereits am 1. Januar 2008 war das System produktiv. „Durch das klar strukturierte Vorgehen von smartcoach verlief die Einführung äusserst effizient. Aufkommende Fragen wurden schnell gelöst. Genauso effektiv war die Schulung durch die Spezialisten von smartcoach. Der lokale Vertec-Partner spricht unsere Sprache“, wie Nicolai zufrieden bilanziert. „Mit Vertec haben wir nun eine schlanke Lösung, die genau das kann, was wir benötigen. Dank der Flexibilität der Software können wir zum Beispiel Bereiche, in denen dies Sinn macht, pauschal behandeln, während wir andere detailliert erfassen, verrechnen und auswerten.“

Hohe Akzeptanz auch bei den Mitarbeitern

Konkret erfasst WIA heute alle Mitarbeiterleistungen auf den jeweiligen Projekten und Dienstleistungen, führt die Ferienplanung im System und generiert die Reports und Verrechnung für die internen und externen Kunden direkt aus Vertec. Zentral ist dabei für Nicolai unter anderem auch die einfache Bedienung der Software. Seine Mitarbeiter fanden sich mit Vertec sehr schnell zurecht. Entsprechend hoch ist heute die Akzeptanz. Die bequeme Handhabung ist aber nicht nur aus Akzeptanzgründen wichtig. Sie garantiert auch eine hohe Datenqualität, indem immer alle Leistungen korrekt erfasst werden.

Herzstück der Vertec-Installation ist für Nicolai das Benchmarking: „Ich habe nun jederzeit genau die Auswertungen zur Verfügung, die ich für die Betriebsführung und die Planung wirklich brauche. Die verrechneten Pauschalen sind jetzt nicht mehr nur vage Schätzungen, sondern können transparent an die tatsächlichen Aufwände angepasst werden.“

Dank der umfassenden Analysemöglichkeiten hat WIA heute jederzeit einen genauen Überblick über alle Aufwände, Kosten und Einkünfte. Unter dem Strich zieht Nicolai eine äusserst positive Bilanz: „Mit Vertec verfügen wir nun über eine solide Grundlage, um als Verwaltungsdienstleister im Heimumfeld wachsen zu können. Wir haben aber nicht nur unsere Kostenstrukturen im Griff. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis der Software selber ist sehr gut.“

Über Vertec

Vertec AG, mit Sitz in Zürich, ist ein Schweizer Hersteller von betriebswirtschaftlicher Software für Dienstleistungsunternehmen. Die Lösungen von Vertec sind modular aufgebaut und dienen dem Projektmanagement, der Leistungserfassung, der Fakturierung, der Budgetkontrolle, dem CRM sowie der Nachkalkulation und dem Benchmarking. Die 1996 gegründete Firma mit Sitz in Zürich ist mit über 500 Kunden und mehr als 10’000 Anwendern in der Schweiz und in Deutschland der führende Anbieter von ERP-Lösungen für Dienstleistungsunternehmen. Zu den Kunden zählen namhafte Firmen aus den Bereichen Ingenieurwesen, ICT-Dienstleistungen, Unternehmensberatung, Treuhand/Steuerberatung, Advokatur, PR/Marketing, öffentliche Hand und Architektur sowie Dienstleistungsabteilungen von Grossunternehmen.