Das Mandats-Management im Griff – dank ausgereifter Leistungssoftware
Die 1993 aus der Einzelfirma von Hans Schoch hervorgegangene STT
Schoch Treuhand Team AG bietet ihren Kunden eine umfassende
Dienstleistungs-Palette in sämtlichen Treuhand-Belangen an: von der
Startup-Begleitung (und Firmengründung) über die Buchführung bis hin
zur Jahresabschluss-, Steuer- und Nachfolgeberatung – und vieles
mehr.
Für die effiziente Leistungserfassung, das umfassende Controlling der
Kundenmandate oder die speditive Fakturierung vertraut STT auf die
Leistungssoftware von Vertec.
Mit ihren über 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an vier Standorten in den Kantonen Zürich und Zug gehört STT zu den etablierten, mittelgrossen Betrieben der Branche. Abgesehen von klassischen Treuhand-Dienstleistungen bietet das in mancherlei Hinsicht recht unkonventionelle Unternehmen auch Schulungen im KMU-Umfeld sowie Pensionierungsberatungen für Firmen und Institutionen an. Weil die bislang eingesetzte Leistungssoftware nicht mehr weiterentwickelt und der Wartungsvertrag gekündigt wurde, hat sich STT vor rund zwei Jahren intensiv nach einer neuen, modernen und zweckmässigen Lösung, die den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wurde, umgesehen.
Sorgfältige Evaluation zahlt sich aus
Bei der Ablösung der bestehenden Lösung zur Leistungserfassung fanden sich sowohl prozessgerichtete als auch technologische Kriterien im von STT erstellten Pflichtenheft: Aus geschäftlicher Perspektive waren die zentrale Verwaltung und Vereinigung von Kundenstamm, Leistungserfassung sowie ausgebaute MIS-Funktionalitäten – wie beispielsweise das Benchmarking mit Deckungsbeitragsvergleichen und anderen Auswertungen – entscheidende Elemente, nicht zuletzt unter dem Aspekt einer wirkungsvollen Qualitätssicherung. Auch eine übersichtliche Präsenzzeitverwaltung sowie die umfassende Mandats-Dokumentation (History) waren wichtige Punkte. Beim Technologie-Entscheid standen bei STT folgende Ansprüche im Vordergrund: Gewährleistung der lückenlosen Datenmigration, anpassungsfähige Software mit der Möglichkeit zur Parametrisierung, Standard-Schnittstellen zu Word und Excel, Datenbankunabhängigkeit und Terminalserver-Lauffähigkeit sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung der Software.
Insgesamt hatte STT acht verschiedene Anbieter angefragt; auf der Grundlage des vorgefertigten Kriterienrasters kamen dann noch drei davon in die engere Auswahl. Diese drei Anbieter wurden von STT eingeladen, ihre Lösungen vor Ort zu demonstrieren – und zwar anhand konkreter Daten, die STT für den Testbetrieb zur Verfügung stellte. Für die Verantwortlichen des Treuhandunternehmens ging Vertec hierbei als klare Siegerin hervor. Roland Hitz, Partner und Geschäftsführer bei STT, begründet den gefällten Entscheid: „Abgesehen von den von uns definierten Anforderungen hat uns bei Vertec insbesondere der modulare Aufbau sowie die flexible Struktur beziehungsweise Anpassungsfähigkeit der Software und der zugrunde liegenden Datenbank überzeugt. Vertec erschien uns in jeder Hinsicht als die modernste aller evaluierten Lösungen. Ausserdem durften wir feststellen, dass Vertec die individuellen Wünsche der Kunden sehr ernst nimmt und auch wirklich auf diese eingeht – diese konsequente Kundenorientiertheit deckt sich mit unserer eigenen Philosophie.“
Bedürfnisorientierter Ausbau der Lösung
Zu den Einsatzgebieten der implementierten Vertec-Lösung gehört – abgesehen natürlich von der Timer-unterstützten Erfassung der geleisteten Mandatsstunden durch die Mitarbeiter auf die verschiedenen Projekte (respektive auch Projekt-Phasen) – die Kundenstammführung in den einzelnen Niederlassungen, die Erstellung von Dokumenten und Rechnungen direkt aus Vertec sowie eine integrierte Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung mit zentraler Debitorenverwaltung. Für die Mandatsverantwortlichen von STT sind zusätzlich die integrierten CRM-Funktionen und das Benchmarking-Modul ausgesprochen wertvoll.
Als kundenspezifische Besonderheit, die speziell für STT implementiert wurde, ohne dass dabei in den Vertec-Programmcode eingegriffen werden musste, ist das so genannte Mandatsmanagement zu erwähnen. Es ermöglicht eine laufende Überwachung sämtlicher Mandate anhand ausgewählter Parameter. Auf diese Weise geht zum Beispiel die Einhaltung von Fristen – gerade bei Steuer- und Revisionsmandaten von grosser Wichtigkeit – nicht vergessen, weil die Sachbearbeiter und Mandatsleiter alle Eckdaten (inklusive Stand der Arbeiten und anderes mehr) jederzeit auf Knopfdruck abrufen und rechtzeitig die nötigen Massnahmen ergreifen können.
Leistungssoftware bietet echten Mehrwert
Die Einführung der Leistungssoftware verlief bei STT dank umsichtiger Vorbereitung sehr rasch und weitgehend problemlos. Nach kurzer Schulung von weniger als einem halben Tag und dank der klaren Benutzeroberfläche waren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sofort in der Lage, die wenigen System-Eingaben in Sofortzeit im beruflichen Alltag vorzunehmen. Und wenn in der Anfangsphase hin und wieder Fragen auftauchten, stand der Vertec-Support mit Rat und Tat zur Seite. „Die unkomplizierte und kompetente Unterstützung durch das Vertec-Team ist für uns ein grosses Plus“, sagt Roland Hitz. „Die lösungsorientierte Zusammenarbeit entspricht unseren Vorstellungen einer professionellen und vertrauensvollen Partnerschaft.“
Nicht zu vergessen ist der unbestrittene, wenn auch schwierig zu quantifizierende Mehrwert, den die Leistungssoftware STT bringt. Dazu zählen insbesondere die sehr flexiblen Fakturierungsmöglichkeiten, die Einbindung der kundenspezifischen Wünsche in die Software, die detaillierte und niederlassungsübergreifende Gesamtübersicht, die Projektverwaltung sowie die exakte Erfassung der produktiven beziehungsweise verrechenbaren Leistungen. Als nächste Schritte stehen bei STT der systematische Einbezug der Benchmarking-Funktionen sowie der Wunsch nach einer noch näheren Anbindung zu MS Outlook an, um beispielsweise die Adressverwaltung zu vereinheitlichen und Redundanzen zu vermeiden.
